第三章 文书档案管理

第三章 文书档案管理

第三章 文书档案管理第一节 文书档案的收集工作 第二节 文书档案的整理工作 第三节 文书档案的鉴定和统计工作

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举例：如何整理家里的衣服

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第一节 文书档案的收集工作

一、文书档案收集工作的内容、重要性

二、文书档案收集工作的要求三、文书档案收集的方法

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一、文书档案收集工作的内容、重要性 (一) 内容 广义讲，包括三方面内 容：一是对本机关需要归档档案的接 收工作；二是档案馆对各现行机关和 撤消机关具有长久保存价值的档案的 集中和接收工作；三是档案馆对历史 档案的接收和征集工作。

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具体到一个立档单位，保证文 书档案收集工作的方法是制定

文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。

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1、归档范围 (1)确定归档范围需考虑三个因素

a本机关的职能活动c具有查考利用价值

b公文办理完毕

(2)内容a上级针对本机关的指导性公文 b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文 d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

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(3)注意问题：a 联合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务 时 C 本机关内部的公文如计划、总结、会 议记录 2、归档时间 一般在第二年6月底之前

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3、归档要求 a 种类、份数以及每份文件的页数 b 案卷封面填写、卷内文件排列、编页 、目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文

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(二)收集工作的重要性 1、收集工作是文书档案管理工作 的前提和基础 2、收集质量决定文书档案管理的 质量 3、充分发挥档案作用的保证

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二、文书档案收集工作的要求 (一)归档的文件材料应当齐全完 整，并符合长期保管的质量要求 1、齐全完整是指归档文件材料 在种类、份数以及每份文件的页 数等方面都保持齐全完整

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2、质量要求是指归档的文件材料不仅要 求内容上客观、真实，而且在制成材料 特别是书写材料方面要利于文件的长期 保存。

(二)归档的文件材料应当精练准确， 并反映单位的主要职能(三)档案部门要加强收集工作的调查 和指导

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三、文书档案收集工作的方法(一)严格按归档制度规定进行接收。 (二)建立相关制度加强零散文件的收集 1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和 人员的责任制。 2、建立外出开会人员带回材料归档制度。 3、保证工作变动人员手中材料归档制度

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(三)明确具体人员职责，保证归档文件 齐全完整 1、通过公文处理程序运转的文件，应 明确由文书人员负责收集。 2、对于各种会议文件应规定由各单位 办

公室主任或秘书人员负责收集并向 档案部门移交。

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3、本单位的综合性文件，如规章制 度、计划、总结、报表等应由文书人 员负责收集。一般指不走收发文程序 的文件。 4、对于各部门形成的文件，应由该

部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。

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第二节 文书档案的整理工作 一、文书档案整理工作的内容和原则 二、文书档案整理工作的方法和步骤

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思考 你单位适合哪种分类方法， 为什么？

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一、文书档案整理工作的内容和原 则 (一)整理工作的内容 通常分为系统化和基本编目两个部 分。系统化指档案的分类、案卷的 排列和档号的编制；基本编目指编 制案卷目录

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(二)整理工作的原则 1、充分利用原有的整理基础。

2、保持文件之间的历史联系。3、便于保管和利用。

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二、文书档案整理工作的方法和步骤 文书档案的整理方法包括组卷的整理和 归档文件整理两种方法。 (一)组卷整理法。 1、鉴定 此时的鉴定工作包括两方面的 内容。 一是是否留存，也就是对照归档范围看 是否属于归档范围之内，从而剔出没有 保存价值的文件。

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鉴定工作的另一部分内容是给留存的文 件确定保存期限。这两部分内容的确定 都要依据《归档范围和保管期限表》。 文书档案的保管期限有三种：永久、长 期、短期，学校有永久、50年、30年、 15年、5年5种期限，社区有永久、30年、 15年、5年4种期限

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2、分类 (1)分类的要求 首先，要结合本单位实际，采用适当 的分类方法，一经确定，不能随意变动 其次，文书档案的分类应采用统一的 原则，一个单位内部不能采取两种以上 的分类方法。 最后，文书的分类应遵循一定的逻辑 原则，类目之间不得交叉

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