浅谈投标文件的编制方法

浅谈编写建设工程投标文件的组织和方法

关键词：编写建设工程投标文件：组织；方法。

自2001年1月1日起施行的《中华人民共和国招标投标法》，2003年5月1日国家部委联合发布的《工程建设项目施工招标投标办法》和甘政办发【2005】109号文《甘肃省房屋建筑和市政基础设施工程招标投标管理办法》等。一系列相关法律法规的出台，使得建设工程招标投标工作进入了正规化、程序化、科学化的轨道。有了公开、公平、公正和诚实信用的基本原则。随之，投标文件的编写是经营工作的重中之重，投标文件编写的质量高低直接决定着本次投标的成败。同时，也反映了一个企业的整体综合能力、管理水平、施工能力、经营策略等，投标文件也具有了时效性、决定性、独立性（针对性）、完整性的特点。本人就几年来编写投标文件的经验谈谈，仅供参考。

一、建立健全投标小组

一个组织有方、训练有序、经验丰富、装备精良的投标小组是编写出高质量投标文件的前提。投标小组的成员应该有良好的思想品德和团队意识，齐全的专业技术，精通的业务水平，掌握相关政策，熟悉投标程序，思考问题沉着冷静，工作吃苦耐劳认真负责。其团队的组成有土建、水暖、电气、

通风等专业预算员、技术员、组织协调员及分管领导组成，一般成员不少于六人。

二、建立和执行标前例会制度。

标前例会制度是投标前根据投标文件的具体内容要求，有主管经营工作的经理组织投标小组学习招标文件、编写投标文件的一次组织分工和明确责任的例会。

接到招标文件后分管经营的领导要组织投标小组的所有成员召开例会，例会的主要内容是学习招标文件及设计图纸，根据招标项目的类型、规模，投标截止时间等特点，进行任务分工、明确责任。使投标小组每位成员明确各自的任务，做到各负其责，各尽其能，保质保量按时完成任务。同时，投标文件组成的内容专业性强，是独立的统一，要做到分工不分家、密切配合。

投标小组的分工一般按投标文件的组成部分分为：图纸预算、技术标、投标函、商务标及其装订组成，其中图纸预算按专业分为土建、电气、水暖、通风等。经营经理要全程参与，及时协调各成员的工作，做到动态管理和协调。

投标小组的预算人员尽可能安排单一工作，保证静心的在办公室做图纸预算，避免外出影响预算的连续性。投标小组的协调员主要负责室外工作。例如：图纸的购置，建筑材料的市场寻价，文件便函的收发，组织现场图纸答疑会等工作。及时准确的收集投标所需要的信息和资料，并且将其告

知投标小组成员。使编写投标文件组织有序，过程顺畅。

三、投标文件各组成部分的编写方法

投标文件组成包括：投标函部分、商务部分、技术部分。三部分内容专业性强，是独立的统一。独立性在于每部分可以单独完成，独立成章；统一性在于三部分的内容相互贯穿其中、相互统一，形式上相互一致。例如：技术部分的基坑施工方案开挖支护措施同商务标基坑开挖支护预算费用是相互统一的。投标函中的投标总报价和商务标中的投标报价汇总表是统一的，投标函中的工期和质量标准同技术标中的工期和质量也是统一的。在形式上三部分的页面设置和装订样式应保持一致。

施工图纸预算书因采用专用资料软件，在形式上可以采用专用软件样式，除招标文件另行规定的外。

（一）、投标函部分的编写方法

这一部分内容主要包括：法人证明、授权委托书、投标函及附录、企业有关证件复印件（营业执照、资质证书、安全生产许可证、取费类别等级证、法人组织代码证、税务登记证、财务审计报表等），企业获奖证书复印件（四个体系认证、质量奖、文明工地奖等），单位及项目经理历年施工过的同类型、同地址条件下的工程施工合同和中标通知书等。其中法人证明、授权委托书、投标函及附录要严格套用招标文件的格式，不得断章取意，也不得画蛇添足，如同考

试卷中的填空题，仅仅要求准确简明扼要的作答。后面部分内容要求全部是复印件，一般采用不低于300的分辨率扫描，库存在电脑里，随时根据招标文件的具体要求打印使用。复印件要清晰、完整、有效，要注意复印件和原件的一致性，完整性，不能出现原件是年检过的有效证件，复印件是未年检的无效证件；原件有三页，复印件只有两页，甚至一页等不一致的情况。

投标函部分的欠缺往往产生废标或扣分。投标函部分是投标文件经过初审合格后进入详细评审的前提。尤其是授权委托书和投标函的填写要求非常的严格，稍不慎重即可废标。常出现废标的情况有：改变格式废标，授权委托书要求格式中委托人是（签字），做标时直接电脑打上去了；数字书写错误废标，投标函报价大写数字写错或者忘填；考虑不周全，粗心马虎填写废标，施工工期填错等情况频繁出现。至于扣分项往往是项目经理历年施工过的合同忘编写，或者合同工程的结构形式，建筑面积及层数不符合招标文件要求。因此，投标人编写要认真，仔细，有高度的责任心。确保投标文件顺利通过评标委员会的初审进入详细评审阶段。

（二）、商务部分的编写方法

施工图预算是商务标的主要内容，也是投标文件的核心。这一部分是整个标书的重中之重，其质量的高低直接影响着最终投标报价，决定着此次投标是否中标的关键。

预算员必须具备两高，思想品德高，业务水平高。思想品德高是指预算员尽职尽责按时完成工作，叩首如萍保守秘密。业务水平高要求预算员按招标文件的要求，行政主管部门的相关文件，建筑行业预算规则，利用计算机专用软件平台，准确、科学的计算出设计图纸的实际造价。填写有关汇总表，为最后的投标报价提供最基础的数据。

建筑市场日趋竞争，压基压价再所难免，为了中标，施工图预算价往往要做调整，这个调整由企业领导决策。采用以下策略确定投标最终报价：

1、确保成本不亏损来确定最准报价的原则。

在施工图预算价的基础上，参考市场人工费、材料费、机械费加上间接费用测算出保本不亏损的价格，作为调价的最低红线，最终报价不得超越这条红线。

2、以甲方的标底价或者控制价确定最准报价。

从拿到招标文件之日起，多渠到的掌握甲方标底信息或设计概算信息，掌握了标的等于最终报价有了第二个参考值。或者甲方提前给定最高控制价。可以据此向下浮动确定最准报价。

3、同类项目对比确定最准报价。

根据建设方最近招标的同类型项目的标底和投标单位的报价，测算本工程的标底和投标最终报价。例如：中国石油化工总公司兰州化石油化工公司12街区商住楼，项目多，

结构相似，多次招标，中标价基本在图纸预算价基础上下浮10%~13%个百分点。

4、依据评标办法确定最准报价。

一般的评标办法都在招标文件中明确，评标办法各个省、市、军区和地方不尽相同，根据评标办法的具体得分来测算调整价和最准报价。

例如：甘肃省的评标办法仅是最准报价进入符合评标指标的计算和应得分的计算。

兰州军区的评标办法则是施工图预算价、下浮优惠调整价、风险金额、最终投标报价均参加评标计算且各项分别得分，最后合计总分。

商务部分的欠缺同样会产生废标或扣分。主要集中在：一是甲方暂估价随意改变或取费废标，二是预算价与报价出现不一致未作说明废标，三是预算书封面未签字、盖章废标等。

（三）、技术部分的编写方法

技术部分每个单位基本上形成了自己的版本和样式。每次投标也是在基本版本上的调整，根据不同的设计图纸、拟建工程周边的环境、建筑市场的特点，招标文件中规定的开工竣工日期及总工期的要求，质量标准要求等编写施工组织设计。做到总体施工部属合理，各项方案科学，资源配置要合理，机械设备充分运行不闲置，人员组织充沛不卧工，有

保障质量和安全文明施工措施，各项制度要健全，能够最大限度的指导施工。编写技术标，主要考虑以下几点：

1、遵循建筑工程施工的特点

劳动力密集型行业，劳动力流动性大，基本素质低，管理难度大；技术含量低，机械化程度低；施工过程受季节影响强，现场狭小，材料运输有时间的限制；资金使用量大。施工过程有严格的程序等特点，技术标的编写要渗透施工过程的“三控三管一协调”，即施工成本控制，施工进度控制，施工质量控制，施工安全管理，施工合同管理，施工信息管理，与施工有关的组织与协调。

2、全面熟读招标文件，明确施工工期和工程质量标准。 认真仔细的全面看清图纸和涉及到的施工图集，简明扼要的叙述工程概况。

3、施工部署要紧紧围绕工程的特点和招标文件的规定合理配置资源和划分流水段，选择成熟且先进的施工工艺、技术、材料。各分项工程施工方法科学先进，能够指导施工。积累经验，结合以往好的施工方案，不断完善新的施工技术方案。

4、质量保证措施要从人、机、料、法、环、测六的方面全面叙述，以及公司的各项质量管理制度和措施编写。

5、质量保证措施要从人的不安全行为和物的不安全状态叙述，依据公司的环境、安全认证手册，省市颁发的有关

文件和规定编写。同时要有相关的计算。

10、目录编写要求最少三级，应该从正文中提取，以达到目录与内容完全以一一对应。

11、附表附图按要求填写，不得改变表格的样式，但可以增加附页。尤其是施工机械配备表、劳动力计划表、主要材料进场计划表、检验设备一览表、现场临时用地一览表填写一定正确、全面、合理、科学。施工进度计划横道图或网络图要与正文中的工期计划一一对应。图面要采用专用软件绘图。平面布置图可以细化为施工现场平面布置图和施工现场安全设施平面布置图，并且附有文字说明和图例。施工现场平面布置图中必须有大型机械设备布置，临设办公室布置，材料堆放、加工区域布置，施工道路和大门布置，水路、电路布置等，最好采用专业绘图软件CAD彩色绘图，给评标小组成员耳目一新的感觉，得到高分。

四、编写精品投标文件的经验：

（一）、投标小组成员必须掌握和记住以下废标的条件，同时掌握各招标办的特点，确保不废标。

1、无投标人公章及企业法定代表人签字或法定代表人的委托代理人没有合法、有效的委托书原件及委托代理人签字的；

2、未按规定的格式填写，内容不全或关键字迹模糊、无法辨认的；

3、投标人名称或组织结构与资格预审时不一致的；

4、项目经理、技术负责人或者项目管理机构与资格预审时不一致的；

5、投标人递交两份或多份内容不同的投标文件，或在一份投标文件中对同一招标项目报有两个或多个报价，且未声明哪一个有效的；

6、未按招标文件要求提交投标保证金的；

7、联合体投标未附联合体各方共同投标协议的；

8、项目完成期限超过招标文件规定期限的；

9、投标预算书无单位公章、法定代表人或其委托代理人签字、编写人签字及造价工程师执业印章的；

10、投标报价超过工程预算控制价的；

11、投标报价被认定为以低于成本价竞争的；

12、改变招标文件规定的暂定价格的；

13、投标报价不执行招标文件规定的政策性价格的；

14、明显不符合技术规范、技术标准要求的；

15、不同投标人的投标文件存在明显雷同情况的；

16、投标报价的电子投标文件无法导入计算机评标系统的。

（二）、认真仔细阅读招标文件全文，对主要的条款用色笔画出，标前例会上告知投标小组的全体人员重视。积极参加图纸答疑会和踏勘现场情况，全面领会答疑会纪要。做小黑板悬挂在投标小组办公室墙上明显位置，写明投标工程名

称和开标时间，时刻提醒投标小组成员。

（三）、每报一个招投标的名要详细记录：项目组织机构、委托人、使用合同、代理人及联系方式。做标时必须核对，并且核实项目经理人和委托人身份证的有效性。开标前一天再核对一次投标所用证件的原件，做到完整、齐全、有效，万无一失。

（四）、技术部分的人、材、机物资计划表，进度计划表，安全费用计划表，设备仪器表，临时用地及现场平面图表要再次审核内容填写的准确、全面。

（五）、外装订部装订投标文件要有人看守，装订过程不得翻阅内容，最后确定报价应当只有两位同志参与，要保密以防泄露秘密。

（六）、盖章、签字页面要用纸条分隔，一是方便签字、盖章，二是防止遗漏，三是加强保密。

（七）、提前准备一份调整报价的调价函，内容写好，盖好公章，以便调整，获得最后的机会。

结束语

投标文件是一个建筑施工企业综合水平的体现，也是决定此次投标成功与否的关键，领导必须高度重视，团队认真负责。树立只要求第一，没有第二的理念，细节决定成败的现实。精益求精，不断进取，确保投标文件有效不废标，力争投标就中标，将投标文件的编写更上一个新的台阶。

兰州军区的评标办法则是由是预算价、调整价、最终报价分别得分，最后累加合计。其中：预算价得分是每家投标预算价与所有投标人报价算术平均值相比所得百分数，百分数在不同的区间范围内得相应的分数；调整价得分是在投标预算价的基础上每向下浮动1百分点加5分，最高加20分；最终报价得分是每家投标预算价与所有投标人报价算术平均值相比所得百分数，在不同的区间范围内得相应的分数。

浅谈编写建设工程投标文件的组织和方法

杨兴鸿 电话13993161833

甘肃省第八建筑工程公司

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