上海环球展览有限公司会展管理信息系统应用方案

山东省高等教育自学考试毕业论文

高等教育自学考试本科

会展管理信息系统应用方案

题目：上海环球会展管理信息系统应用方案 准考证号：078816140001 姓名：刘文杰

山东财经大学 2017年09月25日

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上海环球展览有限公司会展管理信息系统应用方案

一、方案目标

上海环球展览有限公司会展管理信息系统的应用方案目标是建立一个高效、准确、操作方便，具有查询、更新及统计功能的微机管理信息系统，以满足会展管理人员进行综合的、模糊的查询及更新要求提升信息管理效率和相关利益群体满意度，为参展者和观众带来切实利益。

二、方案内容和实施方式

（一）展前策划与管理

1．展览策划及内部项目预算管理

策划及内部项目预算管理包括租用场地、新闻发布会、开幕式、宴会、礼品等项目预算支出、赞助情况。以协助管理会展过程中的开幕式、闭幕式、演出、研讨会、新闻发布会、宴会、重要仪式等活动,可记录事件信息及其时同安排,形成有效的日程文件,通过提醒功能提示及时处理最重要、最急迫的事件,减少工作疏漏;可以跟踪重要的事件,控制事件的进度,检查事件中发生的收支,确保每个事件的计划按预算完成。

2．项目决算管理

记录会展过程中的每一笔开支与收入，记录所有事件的财务明细，可以形成预算报表，分析每个会议的盈亏及现金流状况，确保业务目标的实现。

3.展会信息管理

展馆地址、开始和结束时间、行业类别、展会基本情况、外商情况、历届会议情况、展览相关新闻稿和图片的信息发布和管理、展会通知通告发布、展览会的主办机构和承办单位信息管理及维护、招展文件、招展说明管理(供展览会展商查看)等内容在展览会前需要随时增加和修改,并要及时发布在外部网站针对此特点,建议摒弃一般展览会所采取的配备网站信息维护人员,再与之沟通并由对方制作网页更新到网站的形式。这种方式在沟通上需要花费大量的时间,而且反应慢,浪费人力物力。建议采用自动主页生成技术,信息的更改随时可更新到外部网站上,使用的是可提供的自动生成网页技术。

（1）网页开发制作和信息发布

展览主办商利用服务商的技术力量，开发会展宣传网站。实现会展新闻、观众预登记、参展商在线申请、问卷调查、研讨会信息发布等功能。主办商可以通过该网页发布会展相关信息、在线招展(邀请参展商)和招商(邀请参观者)。参展商可以通过该主页了解会展信息，包括上届会展情况和报告、本届会展日程和活动安排、展馆地理情况、酒店预订、运输和搭建等。同时，在参展后，即可将有关资料和信息在该主页发布、修改和维护，通过工作平台管理预约观众信息等。观众和公众可以通过访问该主页，查看主办商和参展商发布的有关信息，了解展览动态，预约参观等。

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（2）参展商信息的收集和整理

全面的参展商公司和产品信息是最有价值的行业数据资源中心。参展商信息有三个来源：参展商参展调查表、参展商发放的产品资料、参展商公司网站以及相关行业媒体的介绍和评价。通过这种方式比起传统的会刊资料，需要进一步完善，我们需要收集和管理整个参展商的参展展品型号、报价和销售渠道、行业背景、获奖情况等多方面的资料。按照行业特点把参展商和展品进行分类，能使参展商信息更加容易利用。’

（3）展前观众邀请

服务商可以根据主办商的要求对有兴趣的客户和预登记的观众邮寄邀请函和胸卡。 （4）信息预登记

主办商可以利用服务商的技术优势和专业队伍，完成参展商和观众展会前信息的采集录入工作，彻底从这些细节中解脱出来。

（5）胸卡设计和制作

服务商可以根据主办商的要求，设计制作兼容非接触式智能卡、接触式智能卡、PVC条码卡、纸质条码卡等各种形式的卡证，同时，为展览主办商提供参展商和观众的胸卡设计和印刷服务。

（6）原有观众信息的导入

服务商可以提供对主办商原有观众数据科学化、合理化的整理，使之更符合展览会的需求，并将其导入到现有的数据库中。或建立基于互联网的快捷、稳定的查询。

（7）调查问卷的设计和印刷

根据展览会的实际情况，服务商结合自身经验和问题库，提供调查问题咨询，会同主办商设计最合理有效的调查问题，并负责排版制作。

（8）触摸屏系统设计和制作

结合展览会风格和不同需求，设计独特美观的触摸屏系统，提升展览会档次，满足使用者了解、查询等需求。

(二)展中策划与管理

1.展台销售合同跟踪及尾款收取管理

能及时查询到展台销售情况和尾款情况，及时提醒尾款催缴，对存在尾款的单位特别显示。

2.服务项目承办情况查询

提供对服务合同执行情况的管理功能。包括服务项目执行情况登记（提供服务合同项目执行情况的登记录入功能）和服务项目收费情况管理（提供服务项目收费情况的登记录入功能）。

3.展品运输管理 4.服务合同管理

提供对服务合同信息的录入管理功能。包括服务合同登记（提供服务合同信息的登记

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录入功能）和服务项目登记，提供服务项目（包括服务内容、数量、费用等）信息的登记录入功能；服务项目承办部门管理（提供服务项目承办单位信息的登记录入功能）。

5.投诉管理

对展会期间主办单位、参展商、观众的投诉进行处理，包括投诉受理登记（提供投诉信息的登记录入功能，并将投诉内容转送有关部门或人员处理）和投诉处理情况登记。

(三)展后策划与管理 1．展览会信息的整理

对展览会中收集的信息进行归类整理，生成便于今后查询的资料（如关键字设置等）。根据不同权限，按照主办商各类查询条件的要求，在会后提供完整的卖家信息资料库和买家信息资料库。参展商用户可以按照姓名、单位、职位、行业、学历等不同条件组合对到会的观众进行查询；同时，基于查询结果，可以查看详细信息、查看名片原件图像、下载观众信息等，同时，提供发送邮件和群发邮件等观众联络功能。

在展览结束之后，为主办方录人和完善现场获得的数据信息，并帮助主办方利用相关数据，相关服务如下：

（1）数据处理

对展览会现场收集的观众信息和观众行为数据进行深入的规范化处理。一是根据相应行业的特点，对各种不同部门和职位进行归类处理，确定观众的部门属性(管理、销售、技术、服务等)、决策层面、职位属性归类部门和职位；二是通过邮政编码、电话区号和全世界城市数据库的相互校验，确定观众所在城市、省份和大区信息规范地区；三是对残缺不全、明显无用的信息进行删除，提高信息的有效性进行观众信息整理；四是对基本信息相同的观众进行辨认，合并相同信息。

（2）会展统计分析报告

为主办商和参展商提供基于数据的多种分析报告。提供展览会各会场和研讨会的观众到达人数、在馆人数、到达人数等，这些可以帮助主办商分析现场展览效果，辅助未来展览策略。例如分析不同主题会场的到达人数情况可以调整主题设置；研讨会主办者可以分析和比较不同研讨会场的在馆人数，了解演讲的受欢迎程度和达到效果等。

会展统计分析报告包括比例类分析报告、调查类报告等。比例类分析报告，是指根据规范化的数据，以饼图或棒图的形式提供基于观众职位、部门、观众来源区域等的分析报告；调查类报告，则是通过对观众填写的调查表进行统计和分析，对组委会关心的每个调查问题(观众感兴趣的产品类别、会前各宣传媒体的效果、观众的行业细分等)提供备选答案的饼图、棒图或图表报告，以及对每个调查问题的相关性分析，如职位和某个问题看法的相关性分析。另外，提供对调查问卷的逐一查看功能。

（3）展后回访

提供专业的观众回访服务，方式包括邮寄、E-mail、传真等，内容包括会后满意度调查、下届参观意向等，通过展后回访，可以分别管理观众各种联系方式的有效性，进一步

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提高信息质量。

2．参展商服务、观众投诉处理和回复管理

展览收支情况报表：对展会期间的收入、支出情况进行项目决算。

展览会效果综合评估：根据展会实际情况，总结参展情况，包括展会详细情况、展团情况、参展效果、展会期间各项服务的质量、对下届展会的展望等。

三、方案参与者

负责现场管理的副总经理任开发、建设和实施的总负责人，企业计划部、销售部、人力资源部、展销营运部、财会部等部门各派一人任项目小组成员，各小组成员在总负责人的统一调度下，参与系统的开发、建设和实施。

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评语： 成绩： 教师签字： 年 月 日

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