设计院人工时管理

杭州慧智电子科技有限公司 沈建峰 057188864920-8028 Hzzhihui2000@163.com

一、系统开发背景

设计师是一种独特的不可替代的稀缺资源，如何提高设计师的工作效率并准确核算设计师人力成本，是管理设计项目的关键；而如何充分利用设计师人力资源，减少设计师资源的闲置率，是提高设计院综合效益和综合竞争力的关键。传统的以Excel或Project手工记录、收集和汇总设计工时信息，不仅费时费力，而且由于信息交换量大传递频繁而导致严重的延迟，无法做到数据实时共享。管理层也无法及时获知每个设计师的工作计划和设计项目进展，难以全面了解整个设计院资源利用率和每个项目人力占用情况。由于没有设计师准确的工时数据，自然也就无法准确核算设计项目成本和设计师人力成本，无法对设计师和设计项目进行绩效考核。

二、人工时管理系统实现目标

简单地说，人工时管理就是确定、分配、计算和记录每个员工在具体事项中用的工作时间并分析效果。员工正常情况下每天工作8小时，理论上就记录8小时的工时，但对8小时工时还要分清做项目工作或各类非项目工作所占用的工时，以及花费的工时所达到的效果。

利用现有的公司网络和internet,实现多个项目控制过程中的工作量和工程量、人工时的统计、计算、分析和报告。按照项目管理人员岗位的不同，设计不同的查询权限，以便于领导、项目管理部门及时了解工程项目的人力资源投入和使用情况。

规范项目管理流程，按照国际通行的模式、方法和步骤同时管理公司的多个项目，为定量化和系统化进行全面项目管理打下重要基础。

设计院项目人工时管理系统

智慧2000――设计院综合信息管理系统的第一高端品牌，专门推出设计院、工程公司、工程勘察设计院等企业的精细化工时管理软件解决方案，以便进行各设计项目的设计师工时的计划、填报、控制、考核和自动统计分析功能，进一步提高设计师的利用率，从而提升设计院的核心竞争优势！

三、人工时管理系统功能说明 3.1系统流程

对需要严格控制的项目，采取严格的流程，包括工作结构和组织结构的两重分解，以及个人填报工时的审核；对于不需要严格控制的项目，允许个人填写直接输入工时和工作内容。根据公司的实际的情况，一些非项目的工作内容也可以输入，如培训、外借等等。本次介绍的重点是严格控制项目，其流程如下: 首先，项目部录入项目名称和项目编号，确定项目经理。

其次，项目经理明确项目任务，进行项目工作结构分解，并将任务分配到人。确定项目组织结构分解，选定专业负责人。

再者，专业负责人为本项目本专业任务安排进度计划（计划开始，结束日期），选定参加人员。

第四，选定的参加人员登录系统后看到自己承担的任务和进度计划，填报该项目、专业、角色和任务对应的工时。

最后，填报的工时必须经过本专业负责人审核，只有审核后的工时才可以进行统计计算。

人工时系统流程图：

从上面的系统流程可以看出，系统主要有三部分功能构成：

? 项目任务、工时计划 ? 个人完成工作、工时的收集 ? 信息的统计分析与使用

功能结构图如下：

项目人工管理系统 项目工时计划与审核 个人工时管理 统计计算查询 安全模块项目经理管理部项目经理专业负责人项目工时管理 非项目工时管理出差自动填报管理工时统计查询公司级多项目组合统计查询 部门级多项目统计查询 专业任务工作包管理任务人员管理个人实填工时审核 3.2 人工时发生变更

当发生项目合同范围变化，公司原下达的项目人工时定额变得不合理时，或由于其它重要原因，致使项目人工时定额需要调整时，可以将新的人工时定额输入到系统中，将以新的基准进行运作。发生变更时，要按照规定办理相关变更审批手续。

3.3 人工时管理统计报表

通过建立项目BCWS(计划值-预算工时)，ACWP（实耗工时），BCWP(赢得值—预算工时的实际用量)，系统自动生成三组数据，相关人员进行项目进度控制，按时编写项目进度报告。

可以按项目、专业、时间段等各种方式统计、比较，绘制出人力平衡图。

3.4 人工时管理绩效考核

人工时数据统计是绩效量化重要依据，对于需要测评的项目内容编制并贮存在系统中，系统自动将需要的数据输入各类测评项目的绩效表格。如《部室超额完成人工时人员绩效汇总表（季度表）》，表中汇总了专业部室每季度超额完成人工时人员的的绩效数据累计值，用于对专业部室超额完成人工时人员的统计记录。

有效的绩效量化测评结果可用作对项目、部门、员工考核和评定的依据，也是员工奖励，工资上调/下调，职务升降和培训的依据。

多年积累的人工时统计数据也是项目管理部、部门管理工作和制定有关定额的依据。

四、注意事项

企业应建立适用的人工时定额估算和分配人工时的基准值，作为项目执行的的参照系统。在实施人工时管理中还应注意以下方面：1）不按定额进行估工和分配，估算工时会有误差；2）不按项目和和工作类别填写工时，所填工时是不真实的，最后统计会显示实际日历工时与项目实际工时消耗不吻合；3）对统计工时不进行效果分析，会使工时管理丧失一样；4）需要根据实际效果定期对工时定额进行调整和升版。

人工时管理需要制定规章制度，采用较准确定额和有效方法，按实际需要来合理分配和准确计算消耗人工时，并进行分析，才能有效进行人工时管理。

四、注意事项

企业应建立适用的人工时定额估算和分配人工时的基准值，作为项目执行的的参照系统。在实施人工时管理中还应注意以下方面：1）不按定额进行估工和分配，估算工时会有误差；2）不按项目和和工作类别填写工时，所填工时是不真实的，最后统计会显示实际日历工时与项目实际工时消耗不吻合；3）对统计工时不进行效果分析，会使工时管理丧失一样；4）需要根据实际效果定期对工时定额进行调整和升版。

人工时管理需要制定规章制度，采用较准确定额和有效方法，按实际需要来合理分配和准确计算消耗人工时，并进行分析，才能有效进行人工时管理。

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