关于进一步加强营销员档案管理工作的通知

关于进一步加强营销员档案管理工作的通知

各二级机构：

为认真贯彻落实全国保险监管工作会议精神--“抓服务，严监管，防风险，促发展”，有效防范和化解管理风险，规范营销员委托合同签订和档案管理工作，规范营销员展业行为，特对档案管理相关工作补充要求如下：

一、明确档案所含必要资料

营销员档案中应包括基本信息和培训档案两部分，各项档案资料必须完整、合规、准确，确保归档资料交接准确，防止错漏、遗失等问题（清单见附件1和2）。

二、明确委托合同及展业证管理要求

目前，《个人业务保险营销员委托合同》由总公司下发规范模版、分公司自行印刷管理；《展业证》由各分公司根据当地行业协会规定，采取统一领取或自行联系印刷的管理方式。今后，总公司将实行对《个人业务保险营销员委托合同》及《展业证》的全国统一管理，统一编码，集中印制，系统征订，并与核心业务系统对接，实现《个人业务保险营销员委托合同》和《展业证》的系统控制与管理。请各分公司严格遵守《<个人业务保险营销员委托合同>及<展业证>管理要求》，落实统一合同编号、统一模板、统一台账登记等相关措施，按附件要求于4月30日前完成委托合同补签工作及信息补充工作，完成展业证信息系统录入工作（详见附件3）。

三、明确档案管理相关流程

个人营销员档案经过2011年四季度的自查工作，现基本实现了专人专管和营销员签约档案、培训档案的合并管理。但部分机构仍然存在档案管理流程不规范，档案管理人员不合理兼岗，档

案交接、分类无记录、无检视、无统计、无交叉复核机制，基本信息资料不完整等现象。为规范机构档案管理流程，三级机构（非省级分公司的营销业务部）营销部门应设立综合管理岗位，并于4月15日之前以分公司为单位将综合管理岗位人员名单及联系方式上报总公司联系人邮箱。综合管理岗位人员专职负责营销员档案管理工作，按档案管理相关流程（流程图见附件4），及时清理与维护营销员档案，并于每月5号整理上月档案资料，统计已签约人数、在职未签约人数及解约人数，将结果上报上级机构；分公司档案专管人员于每月10号将统计结果按统一模板上报总公司（模板见附件5）。

四、检查工作相关安排

自四月份起，总公司档案管理检查工作小组将陆续到分支机构进行档案管理工作专项检查、打分（评分表见附件6）。评分结果每月在全系统内通报，并列入分公司年终考评成绩。

请各分公司认真学习、贯彻本《通知》精神，工作中有何疑问，请及时与总公司联系。

总公司联系人： 个人部：

熊娜：010-85210810 xiongna@newchinalife.com 培训部：

许丽丽：010-85213422 xull1@newchinalife.com

特此通知 附件：

1、《新华人寿保险股份有限公司营销员档案管理要求》 2、营销员档案内容清单

3、《个人业务保险营销员委托合同》及展业证管理要求 4、营销员档案管理流程图 5、营销员档案定期自检登记表 6、营销员档案检查评分表

总公司个人业务管理部

总公司培训部 2012年3月20日

附件1：

《新华人寿保险股份有限公司营销员档案管理要求》

一、 建档对象 个险渠道全体营销员 二、 建档内容

营销员档案包括营销员基本信息和培训档案两部分。 基本信息中应包括《营销员信息登记表》、身份证复印件、学历证复印件、担保书、担保人身份证复印件、《个人业务保险营销员委托合同》、《保险代理人资格证书》复印件、《保险代理人展业证书》复印件、《晋升申请表》、奖惩记录、《异动申请表》、《解约申请表》等。

培训档案主要用于记录营销员从新人开始经历的所有培训，包括新人岗前培训、衔接培训、各类晋升培训、主管轮训、部经理峰会、总监论坛等。各级营销员的参训纪录均应记入培训档案，培训档案是营销员晋升的主要依据。

各机构给营销员建档时应当配齐其基本信息和培训档案（详见细则）两部分，并填写其个人信息内容登记表，同时将《营销员培训通行证》内页中登记核准后的个人信息、新人岗前班培训信息复印件和《诚信宣言》一并汇总装入个人业务保险营销员档案袋中，档案袋统一编号，存入档案柜。《营销员培训通行证》登记核准后由营销员自行保管。另培训档案中营销员培训班级档案由中支培训室单独存档。

三、培训档案细则

营销员培训档案主要由两部分组成，即培训班级档案、营销员培训档案。

（一）培训班级档案

培训班级档案记录主要指各类营销员培训的开班记录，主要用于各级培训部归档使用，采取电子版与纸质版档案归档的形式，班级档案归档内容主要包括《营销员参训人员信息汇总表》、《营销员参训人员签到表》、《营销员培训课程表》、营销员培训通知、营销员培训课件、《营销员培训授课评估表》、《营销员培训满意度调查表》、营销员培训班班级总结。

培训班级档案根据培训类别由相应培训操作执行培训室/部负责收集整理，并以培训班为单位单独统一归档(详细要求另见总公司培训部相关通知) 。

（二）营销员培训档案

营销员培训档案主要指营销员参加相应培训结训后，记录其参训信息即培训名称、培训时间、培训天数、培训内容、培训成绩等内容的参训信息档案。

营销员培训档案主要通过《营销员培训通行证》、营销员培训管理系统分别进行管理。

1.《营销员培训通行证》

《营销员培训通行证》主要作为营销员参训认证记录的个人留存凭证。该证书在新人参加完岗前培训班并取得代理证后由中支培训部负责登记、核准、发放，同时需将内页中登记核准后的个人信息和新人岗前班培训信息复印件一并汇总装入个人业务保险营销员档案袋中；营销员在之后参加各类晋升培训时均需携带《营销员培训通行证》，无证或缺失相应记录者需及时补办或补训。

2.营销员培训管理系统

营销员培训管理系统主要用于总、分、中支公司通过电子信息管理平台记录营销员参训经历（培训时间、培训类别、培训成绩等）的电子管理系统。录入系统内的岗前培训记录及代理证信

息是制约营销员上岗的重要条件；后续培训记录是营销员晋升的重要参考依据。

营销员培训管理系统的开发与应用基于2011年新版基本法对营销员签约流程的管理要求，系统内无岗前培训记录、代理证信息的新人将无法获得营销员代码；同时营销员晋升要求有相应级别的晋升培训记录录入系统，未参训或培训未结业者系统无法操作晋升申请。

四、档案维护

各级机构应当指定营销部门建立营销员档案，并指定专人负责档案的定期管理与及时维护。

营销员档案不得随意更改，伪造，由此造成的后果均由违规人承担，同时总公司追溯上级机构相关负责人责任。个人业务保险营销员异动及奖惩记录和培训信息应及时登记和归档。营销员档案管理人员工作异动时，应将档案列入移交内容，并向总公司培训部及时报备，一定要确保档案交接工作的保密、完全，杜绝遗失、错漏等问题。

五、档案封存

及时清理解约档案，《解约申请表》、《个人业务保险营销员委托合同》（一式两份）、《保险代理人展业证书》等一并收回，装入档案袋封存。解约档案登记造册，单独存放，原则上保存二年，销毁时须报批。

营销员在培训管理系统内的电子档案信息，原则上保存二年，到期清除须报总公司个人部与培训部审批，及时销毁解约营销员的《营销员培训通行证》。

附件2：

营销员档案内容清单

完整的营销员档案中应包括基本信息和培训档案两部分。 一、基本信息中应包括以下内容：

（一）《个人业务保险营销员信息登记表》（附表1-1，1-2）

（二）身份证复印件 （三）学历证复印件 （四）担保书

（五）担保人身份证复印件

（六）《个人业务保险营销员委托合同》 （七）《保险代理人资格证书》复印件 （八）《保险代理人展业证书》复印件 （九）银行账户复印件 （十）奖惩记录

（十一）《晋升申请表》（附表2-1，2-2） （十二）《异动申请表》（附表3） （十三）《解约申请表》（附表4） 二、培训档案中应包括以下内容：

（一）《营销员培训通行证》内页中登记核准后的个人信息 （二）新人岗前班培训信息复印件 （三）诚信宣言 模板如下：

诚信宣言

我已参加新华人寿保险股份有限公司组织的《新人岗前培训班》，对专业课程及合规课程进行了学习，同时已取得《营销员培训通行证》。

在此我郑重承诺：

签字： 日期：

我诚信，我光荣！ 我诚信，我成功

附表（1-1）：

个人业务保险营销员信息登记表

营销员姓名 身份证号 政治面貌 婚否 文化程度 毕业院校 专业 现住址 邮编 原职业 性别 出生日期 营销员代码 民族 正面免冠近照 1党员 □ 2团员 □ 3群众 □ 4其他 □ 1已婚 □ 2未婚 □ 户口所在地 申请参训所在地 原单位 家庭电话 移动电话 毕业时间 职称 1机关 □ 2职员 □ 3销售 □ 4教师 □ 0其他 □ 5工人 □ 6技术 □ 7管理 □ 8医务 □ 9财务 □ 代理证有效止期 申请签约时间 单证保证金收据号 营销员资格证书号 代理证有效起期 申请入司级别 姓 名 营销员代码 现级别 推荐人 支公司 营销服务部 营业部 营业组 育成人 增部人 姓 名______________营销员代码_______________ 姓 名______________营销员代码_______________ 姓名 担保人情况 时间 教育 情况 时间 工作 简历 身份证号码 学校名称 工作单位 家庭地址 联系方式 专业 职务 附表（1-2）：

个人业务保险营销员信息登记表

姓名 主要 社会 关系 调换 工作 原因 年龄 工作单位 职务 健康告知 本人健康告知如下： 1、 您是否患有肝炎、肝硬化、结核病等传染病？ 2、 您是否患有糖尿病、甲状腺肿大、甲亢等内分泌疾病？ 3、 您是否患有高血压、心脏病等心血管疾病？ 4、 您是否患有眩晕、抽搐、瘫痪、多次晕倒或任何精神病、脑病、神经系统之疾病？ 5、 您是否患有癌、瘤、囊肿或任何增生物？ 6、 您是否串有关节炎、痛风或任何脊椎、椎间盘脱出、肌肉、结缔组织、皮肤等疾病？ 7、 您是否患有肾炎、肾结石或任何泌尿生殖系统疾病？ 8、 您是否患有溃疡、消化不良、结肠炎、呕血、痔疮或肝、胆、胃、肠或肛门之疾病？ 9、 您是否患有眼、耳、鼻、喉或口腔之疾病？ 10、 您是否患有以上未涉及之疾病？ 11、 以上如有答“是”者请详细说明。 详细说明： 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 是 □ 否 □ 申 请 人 健 康 状 况 保险营销员诚信记录授权声明 本人同意将从事保险营销活动的表彰奖励记录、违法违规记录、投诉记录等信息披露予中国保险监督管理委员会、保险行业协会指定的相关社会媒体（http://iir.circ.gov.cn）供社会公众查询，特此声明。 申请人签字： 年 月 日 新人签约面试意见 部门经理意见 区经理意见 签字： 年 月 日 签字： 年 月 日 注：如本公司营销人员代新人告知、签名的，一经查实，追究代签名人、代告知人责任。

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