水利基本建设项目档案资料管理规定

水利基本建设项目(工程)档案资料管理规定

(1997年7月4日水利部发布)

第一章 总 则

第一条 为了切实抓好水利基本建设项目(工程)档案资料(以下简称水利工程档案)管理工作，充分发挥档案资料在水利工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合水利基本建设项目(工程)的具体情况，制定本规定。

第二条 水利工程档案工作是水利基本建设工作的重要组成部份，必须将其纳入基本建设项目管理工作的全过程，按统一领导、分级管理的原则，建立相应机构或配专人做好这一工作。

第三条 水利工程档案是水利科技档案的重要组成部分，是专业技术人员劳动智慧的结晶，它产生于整个水利基本建设全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招(投)标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。

第四条 本规定适用于所有大、中、小型水利基本建设项目(工程)，同时也适用于各单位办公楼、宿舍楼等小型基本建设项目与改建、扩建和技术改造项目。

第二章 档案资料的管理

第五条 各级基建部门应积极配合档案管理部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好本单位和本系统的水利工程档案工作。

第六条 水利工程档案工作的进程要与工程建设进程同步。即所有基本建设项目，从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议(合同)时，要对水利工程档案(包括竣工图)的质量、份数和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收(包括单位工程与阶段和竣工验收)时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。整个项目的归档工作，应在竣工验收后三个月内完成(项目尾工的归档工作，应在尾工完成后的一个月内完成)。

第七条 水利基本建设项目(工程)在各阶段工程质量评定和竣工时，水利工程档案(特别是竣工图)达不到规定要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收；

在规定期限内未完成归档任务的基本建设项目，不得评为优质工程。

第八条 水利工程档案的整理质量，应是衡量工程(项目)勘测、设计、研究、施工、监理等工作质量的重要内容。因此有关单位在未完成归档工作(办理移交手续)

前，建设单位不得返还其扣留的工程(项目)质量保证金。对于归档质量优良的有关单位或责任人，建设单位可予以适当的奖励。

第九条 工程技术人员应将本职工作中形成的有关工程的各种材料按档案部门的要求进行收订、整理和立卷。各单位应加强对此工作的督促检查。未完成归档任务的，不算完成工作任务，更不能申报有关奖励(项目)。工作调动前必须交清有关档案资料(对于可告一段落的项目，还应按要求完成有关材料的立卷归档工作)，否则，不能调动工作。

第十条 各有关单位(包括建设、管理、监理、施工、勘察设计等单位和工程现场指挥机构，以下同)必须有一位负责人分管档案工作。建设单位要对水利工程档

案负全责，其他有关单位也要各负其责。大、中型建设项目，特别是国家和省、部级的重点工程，建设单位在建设初期就必须设立档案室，落实档案专职人员，负责集中统一管理有关工程建设的全部档案资料，并对有关业务部门档案资料的整理工作进行指导；管理单位也应在组建初期建立健全档案工作，为接收工程档案资料创造条件。

第十一条 兴建国家重点水利基本建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的、符合要求的专用档案资料库房(具体标准可参见《档案馆建筑设计规范》)，并为档案保管与利用配置必要的装具和设备；其他水利基本建设项目，也应为档案工作解决所需的库房、装具和设备。其费用可分别列入工程总概算的管理房屋建筑工程项目类和生产准备费中。

第十二条 各有关单位，要采取有效措施强化档案部门参加设备开箱工作，特别要做好引进技术、

设备资料和图氏的收集与整理工作。对于通过其他途径获得的与引进技术、设备有关的档案资料也应及时移交给档案资料部门统一管理，以确保有关文件材料的完整与安全。

第十三条 建立水利工程档案管理登记制度，所有项目的建设与管理单位均应按期向上级主管单位的档案部门报送《建设项目档案资料管理情况登记表》(具体要求详见附件1)。

第十四条 档案资料部门在加强收集工作的同时，要大力开展编研工作，完善提供利用手段与措施，努力提高管理水平，积极为生产一线提供服务，以充分发挥档案资料的作用。对于不能或暂不能公开的档案资料，应按有关单位提出的利用范围，做好保密工作；对已超过保管期限的水利工程档案，应按《水利部科学技术档案管理暂行规定》进行鉴定、销毁。

第三章 工程档案资料的整理、汇总与移交

第十五条 水利工程档案必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还要附以有关情况说明，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褪色材料书写(包括拟写、修改、补充、注释或签名)。

第十六条 水利基本建设前期工作(如勘测、设计、科研等)产生的档案资料，除依据合同必须向委托或建设单位提供的材料和有关成果外，其余部分均应向产生单位的档案部门归档。

第十七条 竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位一定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件(单独立卷)，按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位的图标上方加盖竣工图章(竣工图章的内容与规格详见附件2)，并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。竣工图的编制形式和深度可按以下情况区别对待：

1、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图。

2、凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图(必须是新兰图)上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。

3、凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。

第十八条反映建设项目过程的图片、照片(包括底片)、录音、录像等声像材料，是水利工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并应对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。有关单位特别是施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。大中型建设项目，特别是重点工程的重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料，否则不予验收。

第十九条 水利工程档案的移交应履行签字手续，并按以下原则进行：

1、基本建设项目实行总承包的，各分包单位应负责收集、整理分包范围内的档案资料，然后交总包单位汇总、整理，再统一向建设单位与工程管理单位移交；

2、基本建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应负责收集、整理所包工程的档案资料，并由建设单位汇总，或由建设单位委托一个承包单位负责汇总、整理后，再向建设单位和工程管理单位移交。

3、基本建设项目实行监理制度的，由各有关单位按以上原则汇总、整理后交监理部门审查，经审查合格后的案卷，再向建设单位和工程管理单位移交。

第二十条 竣工图一般不得少于三套：一套交工程管理单位档案部门，一套交管理单位负责运行维护的业务部门；一套交工程建设单位档案部门(当建设单位就是管理单位时，可少交一套)；凡关系到全国性或某些城市规划的重要项目，还需按国家档案局的规定，增交一套给有关档案馆。集资或合资兴建的项目，可由建设单位根据实际情况增加竣工图的份数。

第四章 归档范围和保管期限表

第二十一条 水利基本建设项目(工程)文件材料的归档范围与保管期限，应严格执行《水利基本建设项目(工程)文件材料归档范围和保管期限表》(附件3)。表中如规定需由若干单位保存的文件材料，只有一份时，则由工程(项目)的产权单位保存原件(多家产权的，由投资多的一方保存原件)，其他单位保存复印件。

第二十二条 有特殊要求的建设项目，在正式开工前，建设单位可参照附件3，根据工程特点、规

模和工程全过程将要产生的文件材料，规定出比较详细的归档范围和保管期限表，直接印发给工程各有关单位，同时抄送给主管机关的档案部门。

第五章 水利工程档案的竣工验收

第二十三条 水利工程档案的竣工验收(包括初步验收，以下同)，应在基本建设项目验收委员会(或验收小组，以下同)的领导下，与工程(项目)验收同步或提前进行。

第二十四条 各级水利部门在组织水利工程竣工验收时，要通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员参加验收工作。国家重点工程由国家档案局和水利部档案部门参加；部属重点工程由水利部和有关流域机构的档案部门参加；水利部投资比例较大的省属重点工程由水利部或有关流域机构和省级水利厅(局)的档案部门参加；其他的省属重点工程由省档案局和各省级水利厅(局)的档案管理部门参加；一般的地方水利工程由有关地、市、县档案局和水利局的档案部门参加；小型水利工程等其他项目则由项目建成后的产权单位的档案部门参加。

第二十五条 工程(项目)竣工验收前，建设单位应组织施工、设计、监理、管理等单位的项目负责人、工程技术人员和档案管理人员，依据本规定对水利工程档案的收集、整理、归档等工作，特别是竣工图的编制与整理情况，进行一次彻底的检查，并写出自检报告(具体内容参见本规定第二十八条)，在申请工程(项目)验收时，一并报送给验收主管单位，并抄送验收主管单位的档案部门。

第二十六条 工程(项目)竣工验收时，应由参加验收的档案人员和建设、监理、管理、施工等单位的档案人员与工程技术人员组成档案资料验收组。大、中型建设

项目要在验收工作结束时写出验收专题报告(此报告应作为工程竣工验收鉴定书的附件，并将主要内容反映到鉴定书中)；一般工程也应在工程竣工验收鉴定书中反映出有关档案资料的情况与评价意见。 第二十七条 档案资料验收组，应通过听汇报(工程建设与档案资料管理概况和竣工档案资料自检报告)、参观工程建设现场(了解工程结构及生产流程)、抽查有

关档案资料(重点抽查竣工图的质量)等多种方式进行档案资料的检查验收。其中抽查工程档案资料的比例：有关文字材料不得少于案卷总数的10%；竣工图不得少于总张数的15%。

第二十八条 档案资料验收组的验收报告应包括以下内容：

1、档案资料工作概况：档案资料工作管理体制(包括机构、人员等)和档案保管条件(包括库房、设备等)及有关档案资料的形成、积累、整理(立卷)情况，其中包括项目单位、单项工程数和产生档案资料总数(卷、册、张)。

2、竣工图的编制情况与质量。

3、档案资料的移交情况，并注明已移交的卷(册)数、图纸张数等有关数字。

4、对档案资料完整、准确、系统性的评价及档案资料在施工、试运行和管理工作中发挥作用的情况。

5、档案资料工作中存在的问题、解决措施及对整个工程建设项目验收产生的影响。

第六章 附 则

第二十九条 本规定由水利部负责解释。

第三十条 本规定自公布之日起施行。

水办(1997)275号

水利基本建设项目(工程)文件材料归档范围和保管期限表

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