018供方开发管理办法

广东星星制冷设备有限公司

供方开发管理规定 Q.GX/G-ZD-18-2013-0/A

目 录

0 修改记录 1 目的范围 2 职责

3 管理内容和方法 4 相关文件 5 质量记录

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编写 审核 批准 实施日期 文件条款 修改页次 修改理由

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1 目的与范围

1.1目的：为规范新供方开发流程，确保适质、适价、适时、适量地提供生产所需原材料及零部件。 1.2范围：本标准适用于广东星星制冷设备有限公司对生产所需的原材料外购外协新供方开发流程及其职责分工与管理。

2 职责

2.1采购部是本办法的归口管理部门，具体承担以下职责： 2.1.1制定供方开发计划

2.1.2初步选择供方，与供方保持联系

2.1.3送样并按送样通知和小批量供货通知负责跟单 2.1.4 比价、议价并最终核定产品价格 2.1.5 新供方开发和合格供方申请 2.1.6 签订采购合同，正常采购 2.2 质量部职责：

2.2.1 组织进行供方现场审核 2.2.2 通知供方送样和小批量供货

2.2.3 进行样品检验、试验和安全零部件报备

2.2.4 与新供方签订质量保证协议书，新供方档案的建立 2.3 技术中心职责：

2.3.1 提供采购物资的产品图纸、技术要求、环保要求、验收标准等 2.3.2 现场确认供方的工艺能力和生产技术水平 2.3.3 负责样品试验验证,协助处理供方交货质量异常 2.4 外贸、内贸部以及服务中心负责客户端信息的及时反馈 2.5 总经理负责审批供方开发以及合格供方的批准

3 管理内容和方法

3.1 采购物资的分类

采购物资根据对随后产品实现过程及最终产品质量的影响程度划分为A、B、C类，技术部负责编制《采购物资分类明细表》。

A类：对产品质量起关键性作用的物资；

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B类：对产品质量起重要作用的物资； C类：对产品质量影响较小的物资。 3.2供方的选择和评价 3.2.1新供方的选择流程 3.2.1.1 供方初选

由技术中心、质量部、采购部根据现有供方的供货质量、供货价格、交期或供货资源等评价情况，建议并提交需开发新供方的产品零部件清单，采购部根据各部门提供的开发清单拟订供方开发计划，经评审会签后下发至各单位。采购部根据《供方开发计划》，明确职责，有针对性地选择供方，技术中心负责提供产品零部件图纸和技术参数。 3.2.1.2 供方初步调查和初步报价

采购部负责发放、回收《供方基本情况调查表》，对供方进行初步调查；并通知供方报价，将报价信息汇总并填写《新供方开发申请表》反馈给质量部，报经总经理审批。 3.2.1.3送样测试、检验、确认

供方初步调查和初步报价后，采购部通知供方送样，采购员负责跟单，质量部负责对供方提供的样品进行检验和试验, 并填写《样品检验报告》，样品检测合格后由质量部负责安全零部件报备。判定样品是否合格原则是：所有检验项目合格，认定样品合格，否则为不合格，需重新送样，连续送样三次检验不合格，停止开发此供方。 3.2.1.4价格核定

采购部负责比价、议价并最终核定产品价格。 3.2.1.5小批量供货试用

价格核定后质量部通知供方小批量供货，采购员负责跟单，质量部按封存的有效样品和进料检验标准进行检验，并对小批量供货使用情况进行检验评价，必要时填写《小批量试用报告》。 3.2.1.6 供方调查以及现场考察

质量部组织进行供方现场考察，包括审核计划、审核通知，审核前的准备，编制《供方现场审核检查表》进行现场考察，考察结束开具不合格报告通知供方预防改进，追踪其整改落实情况并编写《供方现场审核报告》。（本条可根据实际情况决定是否进行） 3.2.1.7合格供方的确定

小批量供货试用合格后，由采购部提出合格供方确认申请，经总经理审批后列入《合格供方名录》。 3.2.1.8 签订协议

技术中心、质量部、采购部分别负责与合格供方签订技术协议、质保协议、采购合同等，明确双方

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的职责和义务。 3.2.1.9 批量供货

采购部按协议要求下单、采购，当技术要求变更时，订单应予以明示； 质量部按要求进行验货。 合格，办理入库；不合格按不合格品处理。

3.2.2 对于非计划内的新供方的开发，必须由采购部提交《新供方开发申请表》，经总经理审批后再

按3.2.1条款相关流程进行开发。

3.2.3 供方初次送样时，需同时提供产品合格单或合格标识、相关技术说明或试验报告等；ROHS零

部件/原材料应提供第三方ROHS检测报告及绿色环保承诺书；安全零部件应提供产品安全认证证书。

3.2.4 送样通知单及小批量供货通知单均一式三份，采购部、进料检验、质量部各一份（可以OA形

式）。供方送样或小批量供货时，必须同时提供质量部下发的送样通知单或小批量供货通知单原件或复印件，若送货数量、交货时间与通知单不符，来料检验人员有权拒检、拒收。 3.2.5 若有供方主动送样，必须提前告知质量部，由质量部下发样品检验通知单，否则，质量部门有

权拒检、拒收。

3.2.6 在供方开发阶段，供方每次送样以及小批量供货的检验报告和试用报告都必须提交质量部存

档。

3.3 供方档案的建立

3.3.1质量部负责建立供方档案，档案可包含以下内容：

1）营业执照复印件、代理单位的委托书（合同）、经销授权书； 2）供方基本情况调查表； 3）供方现场审核表； 4）供方现场审核报告 5）检测报告；

6）第三方机构的质量体系认证证书、产品认证证书复印件； 7）绿色环保承诺书、产品安全零部件清单等。 3.4 采购文件

3.4.1通知供方送样时，采购部需同时提供产品的技术规格书、标准、规范、图样或供参考的有效样

品。

3.4.2在供方开发阶段，质量部下发的送样通知单和小批量供货通知单是唯一有效的下单凭证，口头

订单无效。

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3.4.3随样品提供的相关资料应清楚说明对采购物资的要求，如类别、型号、式样、尺寸、等级、规

范、加工工艺、验收方式以及运输包装、服务等，适用时还应包括环保要求。 3.5 物资的采购 3.5.1采购的信息沟通

按《采购控制程序》要求执行 3.5.2 进料检验

3.5.2.1 质量部编制《进料检验指导书》，作为进料质量验收及交货管理的依据； 3.5.2.2 外协检验应详细统计供方供货质量情况，并提交质量部备案

4 相关文件

《采购控制程序》 Q.GX/G-CX-05-2013-0/A 《供方管理办法》 Q.GX/G-ZD-115-2013-0/A 《采购合同管理规定》 Q.GX/G-ZD-19-2013-0/A

5质量记录 负责归档管理部门

小批量试用报告 JL－ZL－128 质量部 样品检测报告 JL－ZL－130 质量部 供方开发计划 JL－ZL－150 采购部 供方现场审核报告 JL－ZL－152 质量部 安全零部件报备表 JL－ZL－154 质量部 供货（送样、小批量）通知单 JL－ZL－155 质量部 供方现场审核通知 JL—ZL—158 质量部 供方基本情况调查表 JL－GY－01 采购部 供方现场审核表 JL－GY－02 质量部 新开供方定点申请表 JL－GY－33 采购部 新供方开发申请表 JL－GY－34 采购部

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供 方 开 发 计 划

JL－ZL－150 序号 部品名称 供应资源现状 供方名称 供货业绩 开点需求来源 拟开供方名称 /数量（家） 开发期限 编制： 审核： 批准： 日期：

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现 场 审 核 检 查 表

JL-ZL-058

审核员: 共 页 第 页 受审单位 标准条款 审核内容、方法 时间 年 月 日 时 审 核 记 录 评价 18——7

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附：供方现场审核清单

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供方现场审核结果

供方名称 配套产品 审核组长： 日期： 评定结果 广东星星制冷设备有限公司

供方现场审核清单

JL－GY－002 序号 说明： 本评定标准包括九个章节,共93条，每条都有具体的细则。 ☉评定时需要考虑企业的大小、具体产品、安全及法规项； ☉以下内容对部分供方可能部分条款是不适用的，对不适用条款在评定时可加以删除。 ☉特殊情况下，还要评估供方的外协工厂。 ☉实施有效性用以下准则评定： 评估项目/评估内容 评定分数 A：有完整文件，执行很好，有记录显示已严格按规定执行并持续改进 ------ 3分 B：有较完整的文件，执行较好，并有记录显示已按规定执行----- - 2分 C：无文件或文件不完善，有执行但记录不完整------1分 D：没有管理文件，没有执行------0分 能力水平的评定 能力水平的评定用如下公式计算：∑X/∑Y*100%，其中∑X为评价项目得分和，∑Y为评价项目总分和 四个等级的划分： 能力水平：≥90分 优良； 70～89分 合格； 60～69分 不合格待改进；＜60分 不合格 一、质量体系、组织机构和资源提供 1. 是否有专门独立的质量机构，人员是否充足 18——8

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序号 评估项目/评估内容 评定分数 2. 是否有完整的质量管理体系，并切实执行和持续改进。 3. 是否通过了第三方机构ISO9001：2008体系认证 4. 公司是否有明确的质量方针和质量目标 5. 质量方针、质量目标是否为每位员工所知悉 6. 是否将产品安全符合性、ROHS符合性要求纳入质量管理体系 7. 是否建立了程序保证产品安全要求和ROHS要求的持续符合性 8. 是否按规定的时间间隔对质量体系进行评审，以确保持续的适宜性和有效性 9. 是否规定和文件化了从事与质量有关的管理和验证工作的人员的职责、权限 10. 所有员工是否都明确各自在质量体系中的职责 11. 是否按计划进行培训并保存有培训记录 12. 公司是否确定了资源需求并提供充分的资源 二、文件控制和记录控制 13. 是否有相关规定保证在使用的图纸、技术文件和管理文件是最新有效版本 14. 文件的控制、保管及分发是否规范,并得到切实执行 15. 文件和资料发布前是否由授权人员审批 16. 文件的更改是否有程序规定?是否得到执行? 17. 外来文件是否得到控制并有效管理 18. 因公司需要而保留的任何作废文件是否都进行了有效标识？ 19. 是否保存了技术更改在生产中实施日期的记录？ 20. 记录是否按规定保存以证明产品符合规定的要求和证明质量体系有效运作？ 三、设计与开发 21. 是否有明确的设计开发程序 22. 相关设计开发文件资料是否受控 23. 客户要求在设计输入及变更中是否得到有效体现 并将必要的信息形24. 是否规定参与设计过程的不同部门之间在组织上和技术上的接口，成文件予以传递 25. 在设计的适当阶段，是否有相关部门对设计进行正式文件化评审并保存记录 26. 设计验证内容能否体现设计输入及客户要求 27. 设计验证发现的问题是否能及时反馈予以纠正 18——9 Q.GX/G-ZD-18-2013-0/A

序号 评估项目/评估内容 评定分数 28. 是否有相关规范保证设计变更能及时通知内部相关部门且得到客户认可 29. 产品的设计开发是否主动为客户提供质量改善建议 四、供方管理和采购控制 30. 是否有供方管理程序对供方进行全面评估和选择 31. 是否有来料检验系统,是否使来料的质量得到有效控制 32. 是否有来料不合格的评审程序,并有改善措施预防问题重复出现 33. 是否有程序保证问题能及时反馈给供方,并有跟进和解决记录 34. 是否有建立合格供方档案并保存有样品检测记录 35. 是否有供方管理控制程序对供方进行动态管理以优胜劣汰 36. 是否保存供方供货质量和供货交期记录 37. 采购文件发出之前，是否对规定的要求进行审核批准 38. 采购文件及其资料是否清楚的说明了所采购的产品或服务 39. 采购文件是否规定在供方货源处对采购产品进行验证的安排和放行的方式 40. 是否有对采购人员的素质培训和绩效考核 五、生产过程控制 41. 生产计划与控制是否健全、规范，能否确保生产进度的完成 42. 是否有足够的必需的设备和其他资源以保证生产交货能力 43. 生产设备是否有预防性维护方案，设备是否有定期检查并有专人维护和记录 44. 作业异常时是否有明确的应对方法并有效实施 45. 是否根据产品及客户要求设置产品质量监控点 46. 各监控点是否有明确的验证措施或标准 47. 产品的重要参数及工艺操作要求是否得到确认并维持其有效性 48. 有无对操作员工进行上岗培训 49. 生产全过程是否对产品类别、检验状态进行标识，实现可追溯 50. 现场质量状况是否被记录且可追溯 51. 对顾客提供的资料、样品等是否做好保密控制 52. 是否有相关规定对产品在生产区域的搬运进行防护 53. 是否有紧急应对措施，在客户急单情况下能保障向客户提供产品 六、测量和监控设备的控制 18——10

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供方现场审核报告

JL－ZL－152 本次审核的目的: 本次审核的范围: 受审核方名称: 审核依据: 审 核 组 成 员 名 单 审核组长： 审核组成员: 审核过程: 12基本 3情况 45基础设施： 人员和组织结构： 生产能力： 质量体系： 采购控制： 审核 发现 主要缺失： 需要改进的方面 改进要求： 审核结论 编制： 审核： 批准： 日期：

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外购、外协件样品（样件）试验（检验）报

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样品名称 供方 型号规格 样品数量 技术标准和图纸要求 样品提供日期 提供人 试验（检验） 项 目 试验（检验）结论： 试验（检验）结果 技术中心意见： 检验（试验）人员签名： 日期： 签名： 日期： 质量部意见： 签名： 日期： 本表一式三份，质量部、技术中心、来料检验各一份 18——17

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JL—GY— 33 供方名称 企业性质 开户银行 公司(厂)建立日期 与我司配套件生产能力 员工人数 体系 以及 产品 认证 采购 配件 （材料） 名称 型号规格 单价(元) 法人代表/总经理 广东星星制冷设备有限公司 新开供方定点申请表 供方类别 帐号 建筑面积 主要设备 技术人员 联系人 地址 NO： 联系电话 年销售额 质管/质检人数 供方 定点 申请 理由 部门： 申请人： 日期： 采购部 会签 技术中心 会签 质量部 会签 总经理 审批意见 签名： 日期： 签名： 日期： 签名： 日期： 签名： 日期： 18——18 Q.GX/G-ZD-18-2013-0/A ?广东星星制冷设备有限公司年度供方现场审核通知

JL—ZL—158 NO: 受审核供方名称: 审核目的: 审核范围： 审核依据: 审核时间： 审 核 组 成 审核组长： 员 名 单 组员： 审核实施项目及要点 审核成员 时间安排 审核准备： 广东星星制冷设备有限公司 日期：

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不 合 格 报 告

JL-ZL-059 NO： 审 核 部 门 日 期 不合格事实陈述： 不 符 合：质 量、环 境 手 册/程 序 条款编号： □GB/T19001idt ISO9001：2008 □GB/T ISO14001：2004 条款编号： 性 质：□严重 □较严重 □一般 审核组长： 审核员： 不 合 格 原 因 分 析： 部门负责人签字： 日期： 纠正、预防措施及完成日期： 受审核部门负责人： 日期： 审 核 员 认 可： 日期： 跟 踪 验 证 情 况： 审核员： 18——20

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