公司档案管理制度（2014初稿） - 图文

集 团 管 理 制 度

档案管理制度

本制度由集团行政办公室于2016年02月10日发布 本制度于2016年02月首次制定。 本制度由集团行政办公室归口管理。 本制度起草人： 本制度审核人： 本制度批准人：

1 2 制3 度七4 明细5 条款 6 7 奖罚细则 发放形式 适用范围 发布部门 评审部门 通报形式 发布时间 通报周期 制度版本 解释部门 矛盾处理 按本制度 集团 集团总裁办 执行部门 报送范围 发送范围 管理部门 集团行政办公室 按本制度 董事长 集团各公司、各部门 集团行政办公室 2016年05月 每年一次 2016年第1版 企业管理部 通报内容 实施时间 检查周期 保密等级 联系电话 按本制度 2016年5月 每年一次 内部 本制度与集团制度有矛盾时，以集团制度为准。

2

目 录

1、档案管理办法??????????????????????（5） 1.1 总 则 ???????????????????????（5） 1.2 管理部门及其职责 ??????????????????（6） 1.3 文件材料的收集与归档 ????????????????（6） 1.4 档案的保管 ?????????????????????（7） 1.5档案的分类??????????????????????（8） 1.6 法律责任 ?????????????????????（9） 1.7 附则 ????????????????????????（9） 2、档案管理实施细则 ????????????????????（10）

2.1 文书档案管理实施细则 ????????????????（10） 2.2 工程档案管理实施细则?????????????????（13） 2.3会计档案管理实施细则?????????????????（16） 2.4声像档案管理实施细则?????????????????（17）

2.5实物档案管理实施细则??????????????????(19) 2.6档案移交实施细则???????????????????（20） 2.7档案借(查)阅实施细则 ?????????????????(21) 2.8档案库房管理实细则??????????????????(22) 3、日常档案管理工作重点规范???????????????(23) 3.1证照的日常管理????????????????????(23) 3.2证照的年检、变更工作?????????????????(24)

3

4、附件??????????????????????????（25） 4.1档案分类、保管期限、密级、归档范围一览表??????（25） 4.2年度文书档案汇总目录（封面）..???????????（31） 4.3年度文书档案归档统计汇总表?????????????（32） 4.4案卷目录 ??????????????????????（33） 4.5 卷内目录 ??????????????????????(34) 4.6 卷内备考表?????????????????????（35） 4.7 档案移交清单 ???????????????????（36） 4.8档案借（查）阅申请表 ?????????????????（37） 4.9档案管理组织架构图 ??????????????????（38） 4.10 档案移交流程图 ???????????????????(39） 4.11 档案借（查）阅流程图 ????????????????（39）

4

档案管理办法

第一章 总 则

第一条 目 的

为了加强和规范集团本部及各公司的档案管理工作，有效地保护利用档案资源，促进档案的标准化、规范化、信息化，维护文件的完整性和安全性，提高档案的利用工作。根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等有关法律、法规，结合本司实际，特制定本办法。

第二条 定 义

公司档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式、载体的历史记录的总和。包括房地产开发、物业管理、建筑设计等各项业务活动中形成的档案。 第三条 适用范围

本办法适用于集团本部及其所属各公司。各区域公司、地区公司须根据本办法的精神，结合所在地档案行政管理部门的档案规定及本司实际情况，进一步制定和完善各自的档案管理制度，保证档案管理制度的层次性、规范性和统一性。

第四条 公司各部门在工作活动中形成的文书档案（含党群工作、行政管理、经营管理）、基本建设档案、声像档案、实物档案，法务类档案、审计档案、房产物业类(物业管理、楼盘销售、租赁等)类目的档案由公司档案管理部门统一管理；人事档案、会计档案分别由行政人事部、财务部独立管理，以维护档案的完整和安全。

第五条 档案工作是公司各项管理工作的基础之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。档案信息化是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。

5

第二章 档案管理部门及其职责

第一条 管理部门

1、集团档案管理实行统一领导，分级管理的原则。

2、由集团行政人事经理，行政人事部负责集团本部各部门和各下属公司培训、业务指导等各项工作。各公司行政人事部负责各自公司的日常档案管理工作。（参见附件九） 第二条 管理职责

1、集团、各公司专(兼职)档案管理人员应严格执行集团《档案管理办法》和各项管理制度，履行各自管理职责。

2、公司各部门指定一名人员作为专（兼职）档案管理人员，负责公司文件材料（纸质、电子文件、声像、实物等）的收集、整理并应做好文档管理和移交工作。

第三章 文件材料的收集与归档

第一条 文件材料形成和积累是档案工作的基础，必须将文件材料归档工作纳入公司各部门工作计划和有关档案工作人员的岗位职责。公司各部门在工作中形成的文件材料，承办人在办理完毕后，应及时交本部门专（兼）职档案管理员统一整理进行管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。

第二条 集团本部、各公司、各部门，在日常工作中产生指导性文件材料必须及时收集、分类整理，立卷归档、编目、保管、检索、统计、利用鉴定等各个环节的工作，做好重要资料的保密工作。

第三条 应以公司形成的文件材料为主，凡是反应公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。

第四条 归档时间

1、文书档案：公司各部门办理完毕的文件材料，每年移交一次。各公司的档案于每年3月31日之前向其所在行政人事部办理移交。

6

2、 各地区公司的工程竣工档案，由各项目的专（兼职）档案管理人员进行收集整理、立卷工作。应与项目建设进度同步进行，按规定期限向所在地城建档案馆和公司档案室办理档案移交工作。

3、 声像档案、审计档案、法务档案、实物档案、楼盘销售、房产租赁等，在每项活动完成后三个月内归档。

4、 涉及员工调动、离岗时留在部门或者个人手中的文件材料及公司生产经营、组织机构设立、重大投资决策、产权变动等文件材料办理完毕一周内整理后立即移交归档。

第四章 档案的保管

第一条 集团、各公司应设专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守公司档案机密,任何人不得擅自进入档案库房,以保证维护档案的完整性和安全性。

第二条 档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三条 对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

第四条 档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

第五条 定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

7

第五章 档案的分类与整理

第一条 归档的文件材料，应参照国家和有关标准规范，充分考虑公司的管理职能，并结合档案的内容和形成特点。

第二条 档案的分类分别为党群工作类、行政管理类、经营管理类、基本建设类、会计档案类、房产物业类、人事档案类、声像类、实物类、法务类、审计类等。

第三条 根据国家档案管理局的有关规定，文书档案的保管期限定为永久、30年、10年；基本建设类、声像类、法务类、审计类、实物类、楼盘销售类、房产租赁类分为永久、长期、短期，其中永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下；会计档案分为永久、定期，其中定期为3年、5年、10年、15年、25年。

第四条 各公司行政人事部在接收各部门移交的档案后，应对移交档案进行检查、并完成档案汇总统计工作。

第五条 接收的移交档案要办理双方交接手续，做好编目工作，并及时入库。

第六条 各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。相关人员到档案管理员处借阅资料需办理借阅登记手续，（详见附表八《档案借（查）阅申请单》）。

第七条 对超过保管期限的档案，由集团行政人事经理、文件所属职能部门负责人负责鉴定，并出具鉴定报告后予以销毁。

第八条 集团行政人事部每年定期对各公司档案进行年度审核、检查工作。 第九条 所属公司对文件有留存的权力，员工在未经所属公司书面同意的情况下，不得将其保存的文件及复印件、电子文档等提供给第三方或者向公众公开。

第六章 法律责任

8

对有下列行为的员工，公司将根据情节轻重，给予警告或开除处理，严重者将追究法律责任：

1、将公司档案占为已有的行为；

2、在岗位调动或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的行为；

3、遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的行为； 4、擅自出卖、倒卖公司档案的行为；

第七章 附 则

第一条 本管理办法由集团行政人事部负责解释。

第二条 本管理办法自发布之日起实施。

9

档案管理实施细则

第一章 文书档案管理实施细则

一、目的

为了规范集团本部、各公司的文书档案管理工作,结合集团的各项管理规定,特制定本细则。

二、实施范围

集团本部及其所属各公司。 三、文书档案的定义

文书档案是指公司在日常管理事务活动中所产生的书面文件。包括公司党群工作、行政管理、经营管理、会计文件、审计文件、法务文件、房产物业、其他（合同、签报、批复、工作联系函、通知、会议纪要、工作计划和总结报告）等。

四、文书档案的管理职能

1、集团行政人事部负责建立、完善文书档案管理制度，并做好推行、培训和指导工作，定期检查集团本部各部门及各下属公司档案管理情况，发现问题及时提出整改意见。

2、各公司行政人事部作为档案管理部门，全面负责项目的文书档案工作，包括日常文档的收集、归档、借（查）阅工作，并将年度归档情况汇编成册。

3、集团本部、下属公司的各部门应设定专（兼职）档案管理人员负责部门文件的管理、立卷和归档工作。

4、各部门的档案管理人员须报集团行政人事部备案，岗位变动或离职的，部门必须做好人员交接工作，并将变更人员名单上报。

五、文书档案的归档范围（参见附件一） 1、党群工作类 2、行政管理类 3、经营管理类

10

4、房产物业类 5、财务类 6、其他

六、文书档案的收集、整理和立卷

1、各部门专(兼职)档案管理人员根据本部门业务情况，进行日常收集。 2、归档的文件按照文件的种类设置“案卷类目”，按年度存放于文件夹内，做好平时“预立卷”工作。

3、归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说明。

4、归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的文件不得存放在同一案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。

七、文书档案的编制和装订

1、填写卷内目录的要求：（参见附件五）

（1）卷内目录应与卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并置于卷首，卷内目录中各项内容填写必须符合一定要求。 （2）序号：文件排列的顺序号。

（3）文件编号：发文单位的发文号或图纸的原编图号。

（4）责任者：填写文件材料的直接形成单位和个人，有多个责任者时选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（5）文件名称：应完整填写文件材料上的标题。

（6）发文日期：文件材料形成时间（落款时间），并用XX-XX-XX表示。 （7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 （8）备注：文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代） 2、填写卷内备考表的要求：（参见附件六）

（1）本卷情况说明：要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如：文字材料XX页、照片XX张、附图XX张，说明组卷和使用情况，如卷内文件数量缺损、修改、书写材料不规范等，签上立卷人、检查人名字及立卷日期（如案卷中存在复印件替代原件归档的，应在卷内目录中注明原件的存放点）。 （2）立卷人：负责立卷的专/兼职档案人员的签名。

11

（3）检查人：集团（各公司）行政部档案人员对该案卷质量检验后的签名。 （4）完成立卷日期：该案卷通过合格检查的日期。 （5）卷内备考表放在文件后。 3、编码的要求

（1）卷内文件应按前后排列顺利依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。

（2）空白页不编号。 4、案卷归档号的编写

（1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。 （2）案卷归档号由公司和部门的英文专称缩写、年度号、归档类别的汉语拼音缩写和案卷号组成。 5、案卷封面及档案盒的填写

（1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。 （2）档案盒必须在侧面标注归档类别（文件名称）和案卷档号，便于查找。 6、案卷的装订

（1）每本案卷厚度原则上不超过2厘米，如超过2厘米，须另外组卷。 （2）案卷采用“三洞一线”方式进行装订。

八、年度文书档案汇总目录的编制（参见附件二、三、四、五）

1、各公司行政人事部在汇总各部门提交的年度文书档案后，必须对总体归档情况进行统计、汇总成册，以便日后查询。

2、汇总目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。 3、封面：主要注明年度及公司名称（集团提供电子版）。 4、统计汇总表：按部门提交案卷和档案盒数进行分类统计。

5、案卷目录和卷内目录：将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。 九、文书档案的保管

1、文书档案由集团行政人事部、各公司行政人事部编目、上架后统一保管。 2、档案管理人员应严格执行保密守则，维护档案的安全性和机密性。

12

第二章 工程档案管理实施细则

一、目的

为了加强集团所属项目工程档案的管理，维护档案的完整性和安全性，确保项目顺利通过工程档案验收，特制定本细则。 二、实施范围 集团所属各项目公司

三、建设工程档案的定义

建设工程档案是指在工程建设活动中自立项、设计、施工、竣工直至交付使用全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 四、 建设工程档案的管理职能

1、 各项目行政人事部协助、督导工程部做好工程档案管理工作。 2、 各项目行政人事部定期组织工程部、开发公司其他部门召开工程档案会议，对各施工单位的资料收集状况进行沟通，及时发现问题及时解决。

3、 各项目在总、分包单位进场后，由项目行政人事部会同工程部，召集所有施工单位召开工程资料交底会议，将业主方在资料上的要求进行明确。

4、项目行政人事部协同工程部做好竣工档案的收集、整理、预立卷工作，并在项目竣工时，及时完成编制及报验工作。

五、建设工程项目档案整理程序

（一）建设项目所形成的全部项目文件，在归档时必须按工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 立卷可采用如下方法：

立项文件及竣工文件应按同一事项先批复后请示，先正文后附件，先文件材料后附图的顺序组卷。

13

设计文件应按设计程序、单位工程、专业等组卷。

施工文件应按项目、单位工程、专业等组卷，其中有共性的文件材料可按项目或单位工程集中组卷。

监理文件应按阶段、单位工程、专业等组卷。 竣工图应按单位工程组卷，单位工程内应按专业组卷。

一个建设项目（工程）内所有的文件和图纸应按工程前期准备、设计、施工、竣工四个阶段排列程序组卷。

注：①民防部分独立组卷，排列在施工阶段，作为分部工程组卷。 ②备案验收单独组卷，排列在竣工阶段。

1、各项目竣工档案归档范围原则参照国家标准《建设工程文件归档整理规范》，以各项目所在地城建档案馆颁布规定为准。

2、工程竣工档案应编制三套，分别为：竣工档案报验（城建档案馆）、业主方和物业方各一套。

3、各项目工程部应按各施工阶段，选择拍摄具有代表性的照片或DV，形成完整的声像档案。

六、工程竣工档案的立卷要求 1、文件材料的编制

（1）工程文件的用纸规格为A4幅面（297mm×210mm），小于此规格的文件应进行托裱。

（2）托裱纸必须是白纸，单张托裱时文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐，多张托裱时文件内容严禁相互覆盖。

（3）工程文件组卷厚度不宜超过20mm,整卷为A4幅面的纸张应少于200张。 （4）文件立卷时要标明页号，正面标在右下角，背面标在左下角，空白页不标号，托裱时，页号标在文件上。

（5）案卷内不应有重复文件。

（6）不同载体的文件一般应分别组卷。 2、竣工图的编制

（1）竣工图须与实物相符，所有变更内容都必须修改、注记到位，做到图形清晰，字迹工整，竣工图必须用新的蓝图，修改、注记用黑色碳素墨水。

14

（2）在设计变更的依据性文件中，应当包含被修改的图号等内容。 （3）设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程师指令、工程会议纪要等设计变更的依据性文件，应注记其原始编号或日期。

（4）“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的上方或周围，不能压盖图形文字的地方，技术负责人、总监必须在审核后签字。

（5）竣工图不装订，采用散装法，按A4幅面规格折叠，图面朝里，图标外露，页号标在右下角。

（6）竣工图按单体工程排列，单体工程中按专业组卷。 七、工程档案的管理

1、项目行政人事部应对前期立项文件和竣工备案文件进行保管，并严格执行借阅制度。

2、各项目的施工资料收集应与施工进度基本保持一致。

3、各施工单位应设立专人负责工程资料的收集和管理工作，并由项目备案。 4、项目实行总承包的，由各分包单位收集、整理后移交总包，由总包汇总、整理，并进行预立卷。

5、施工、监理单位在工期各节点将预先立卷的工程资料，分批移交项目工程部验收、汇总，直至项目竣工汇总后交项目行政部保管。

6、对已组卷、归档的竣工档案，原则上不予外借，如有特殊情况，必须有项目总监确认。

15

第三章 会计档案管理实施细则

一、目的

为了加强公司会计档案管理的规范化和科学化，结合公司管理规定，特制订本细则。 二、实施范围

集团及所属各公司 三、会计档案的定义

会计档案主要是指公司财务凭证、账簿（册）、报表等的会计核算材料。

四、会计档案的管理

1、各公司财务部在年终对当年形成的会计档案，负责整理立卷并装订成册，由财务部自行保存。

2、会计档案的保管期限分永久和定期两种。其中定期分为3年、5年、10年、15年、25年。

3、各公司财务部所形成的会计档案，由本部门指派专人负责日常会计档案的装订、保管工作。

4、各公司财务部对接收保管的会计档案，应有目录清单，并保持原卷册的封装，有序存放，便于调阅，严格执行安全与保密制度。

5、会计档案的借阅，必须由部门经理和财务副总经理签字确认，原件不得带出。

6、会计档案不得对外借阅。

16

第四章 声像档案管理实施细则

一、目的

为了更好地展现公司发展历史，提高利用价值，有效实现资源共享，充分发挥声像档案的作用，特制定本细则。

二、实施范围 集团及所属各公司 三、声像档案的定义

声像档案是以照片、录音、录像、光盘等为载体形式，集声、像、画同步视听为一体，真实记录公司发展历史的档案。

四、归档部门

集团行政人事部或各公司行政人事部 五、 声像档案归档范围

1、公司召开的重要会议及活动形成的录像、录音、照片、光盘。 2、公司重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。

3、反映公司进行重要业务活动形成的录像、录音、照片、光盘。 4、工程奠基、开工仪式和竣工等的录像、录音、照片、光盘，反映工程概貌及施工进展的照片、录像。 六、 声像档案归档时间和要求

1、具有保存价值的声像档案由各责任部门及时向集团（各公司）行政部移交、保管。

2、归档的声像档案必须填写移交目录，概况说明、形成日期、责任部门等。 七、 声像档案的保管和利用

1、对归档的声像档案必须定期检查，可利用防磁设备保存。 2、借用声像档案必须经过审批，未经许可，任何人不得复制。

17

八、建设工程项目档案声像档案的编制整理程序

（一）建设工程声像档案，是竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、貌和工程施工主要过程及建成后的建构筑物的照片、录像档案。 （二）声像档案归档要求：一般项目报照片；总投资额在人民币5000万～1亿项目报送照片档案；重大工程项目及总投资1亿以上项目，除报送照片外，还需报送专业级录像带。

（三）声像档案的整理：归档照片（含底片）要求图像清晰，文字说明准确。录像片必须经过专业级剪辑、配音、制作合成的专业级录像带，其内容反映建设项目整个过程。

1）照片档案由照片、底片(从外单位收集的可不收底片)和文字说明三部分组成。文字说明要简单、明了，一般不超过200个字，其内容包括：（建设前原址、原貌、重要纪念物、动拆迁情况、各施工阶段代表性照片、特别是隐蔽工程、质量事故等）每张照片都要有摘要文字说明照片内容（照片至少60张，尺寸5寸），数码照片要同时报送光盘，像素大于400万。光盘内文件序号、文件名与纸质数码照片相同。

事由：照片所反映的事件、事物的情由

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄时间(用阿拉伯数字表示) 地点：被拍摄物所在的具体地点

人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份 背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景 拍摄者：照片的拍摄单位和拍摄人

2)工程录像档案：总投资在人民币一亿元以上的和重点工程建设项目必须报送以剪辑、合成后的专业级录像带，录像内容能基本反映建设工程项目全过程，要求图像清楚、声音清晰（录像长度不少于10分钟，录像带必须用BETACAM带，摄像机水平扫描线不低于500线，画面稳定，经过编辑、整理、配有解说词、文字说明）（按批复）。带盒上应标有简要说明、内容，包括工程名称、录制人、审核人及批准人，同时必须是原版、原件。

18

第五章 实物档案管理实施细则

一、目的

实物档案是企业发展成果的体现，为了加强管理，特制定本细则。

二、归档部门

集团行政人事部/营销管理部、各公司行政人事部 三、归档范围

1、在各种比赛中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗等。 2、各类荣誉证书。

3、在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。 四、归档时间和要求

1、由各责任部门及时向集团（各公司）行政/营销部门移交、保管。 2、归档的实物档案必须填写目录，注明获奖日期、概况说明、责任部门等。

19

第六章 档案移交管理实施细则

一、严格执行档案集中管理的原则，在本公司工作活动中形成的、具有保存利用价值的文件材料都应移交归档。

二、任何部门或个人办理档案移交时，交接双方必须认真核对，同时填写《档案移交清单》，一式二份，交接双方各执一份。（参见附件七）

三、各公司各部门应每年做好文书档案归档移交工作。（移交流程参见附件十）

1、各部门应在每年3月31日之前将文书档案移交行政人事部。

2、各公司行政人事部并于每年4月15日之前将文书档案统计汇总表移交集团行政人事部备案。

四、任何员工或档案管理人员若因岗位变动或离职，必须做好文件（档案）移交工作。

20

第七章 档案借（查）阅管理实施细则

为维护档案的完整与安全性，更好地为公司各项工作服务，特制订本细则。 一、公司所有员工都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》（参见附件八），经过相关审批流程后方可借阅，以确保档案的安全性。

三、会计类档案一般只能在财务部查阅，如有需要只能复印，不得外借。 四、工程类档案原则上不予外借（除工程档案底图需要晒图外）。 五、珍贵的实物档案、重要胶片、底片等档案一律不得外借。

六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会集团（各公司）行政人事部进行处置。

八、集团（各公司）行政人事部对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。

十、各公司行政人事部应配合集团行政人事部做好长期外借证照统一归还、入库工作。

21

第八章 档案库房管理实施细则

一、集团行政人事部、各公司行政人事部必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。 三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

五、根据档案库房情况需要，可配备去湿机、换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14-24℃，相对湿度40%-60%之间的规定要求。

六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。 八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由行政部专人负责保管，不得丢失。

22

日常档案管理工作重点规范

第一章 证照的日常管理

一、

证照原则由集团行政人事部进行统一管理，但考虑到项目日常使用，

各公司的证照原件系由各公司行政人事部管理保存。 二、

各公司需提供最新版本的各项证照的正副本复印件及扫描件到集团

行政人事部处备案，一旦取得最新证照，需第一时间通知及备案至集团行政人事部。 三、

借出的各类证照必须在办理后及时归还集团(各公司)行政人事部入

库保管。

四、 项目各部门如需借阅证照，应提前先向项目行政人事部提出申请。 五、 对于外借暂不能归还的证照，应由项目行政人事部指派专人保管。 六、

地产集团本部、各公司行政人事部应做好证照日常借阅的审核工作。

23

第二章 证照的年检、变更工作

一、各公司行政人事部应在每年的3～6月完成各类证照的联合年检工作（具体以各地工商行政部门规定为准），并在每年的9～12月完成组织机构代码证的验证工作。

二、各公司在办理完年检工作后，须及时将信息告知集团行政人事部，以确保证照的有效性。

三、各公司行政人事部应做好到期证照换证的审核工作，并及时通知相关部门予以办理，因延误未能及时办理，将承担相应的责任。

24

附件一

集团档案归档范围

类 别 党群工作类 归档范围 党务文件 董事会文件 行政类文件 公共管理类 行政管理类 法律事务类文件 人事文件 后勤文件 档案管理 资产管理类文件 计划管理类文件 经营管理类 行政合同 产品销售类资料 财务管理、审计 会计凭证、会计账簿、会计报表、其他 照片、录音、录像、奖杯、奖章、锦旗等 物业管理文件 密 级 机密 机密 机密 秘密 机密 机密 秘密 机密 机密 机密 机密 机密 秘密 机密 保管期限 长期、永久 永久 长期 长期 永久 永久

责任部门 行政人事部、其他部门 行政人事部、其他部门 行政人事部 行政人事部、营销管理部 法务部 归档时限 及时归档 及时归档 及时归档 年度归档 及时归档 及时归档 年度归档 年度归档 年度归档 年度归档 及时归档 年度归档 年度归档 年度归档 活动完成后三个月内归档 年度归档 行政人事部独立管理 短期 行政人事部 永久 行政人事部 营销管理、行长期 政人事部 营销管理、行长期 政人事部 行政人事部、长期、永久 相关部门 长期 长期 15年 营销管理部 审计法务部、相关部门 财务部独立管理 营销管理部、行政人事部 物业部 会计档案 实物档案、声像档案 房产物业类 机密 永久 机密 长期 注：工程基建档案归档范围不包括在内,工程档案归档参照国家规范和所在地城建档案馆要

求。

属类 序号 1 2 3 公司党委工作计划、总结 公司党委会议决议、会议记录或纪要 组织建设（包括机构建设、印鉴管理、发展党员等）；党员和党员干部管理（包括党内干部任免）、党费管理、党内评优评先等相关的文件材料 25

档案分类归档范围 1--党群工作类 1.1 党务工作

永久 永久 永久 保管 期限

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

党委的一般工作通知；上级单位普法需要执行的党群工作的规定、通知、重要会议 党委各种重要的调查报告、情况反映、党务工作大事迹 党委工作的请示、批复报告、通报 党委工作的各项规章制度、规定 纪委工作计划、工作总结、会议纪要、群众来信来访材料及调查处理结果、向上级的请示、报告、汇报及批复 对违纪案件、违纪党员的调查、处理决定、请示、批复材料；举报材料 公司纪委建立、改选、成员任免的批复、请示 公司纪监、廉政建设工作形成文件 扶贫、救灾、赞助希望工程等事迹材料 党员专题活动 2--行政管理类 公司董事会、总裁办公会综合性行政办公会议的材料（决议、专题报告、提案、会议记录、会议纪要、通知、委托书等 公司领导班子的构成及变更 上级领导机关对董事会工作要求、考核、规定、通知、通报及本公司贯彻执行文件 公司行政工作总结、计划、大事记、目标责任制 公司行政工作年度总经理工作会议、专题会议记录、纪要 公司成立、改制、增资、减资等形成的合同、章程、可行性研究报告的批复、请示、决议、协议、委托书、资金使用证明、验资报告 公司成立、改制、增资、减资、变更、等级、年检、申领各类营业执照、机构代码证等各类证书、文件 公司制订各类规章制度、管理办法（包含各部门、各类制度） 印鉴管理的规定 向公司的请示、报告、批复 与有关单位签订的行政合同、协议书等 公司贵重礼品、物品发放 公司对外宣传报道工作的请示、方案、批示等 公司重大活动、重要事项活动、签约仪式议程、议案、出席名单、领导讲话、主持稿、新闻统发稿、照片、录像带等 优秀工程的申报和验评资料，年度评定的各级优秀工程证书的决定 在国家、本系统获得的奖励证书等材料 市、区法院对本公司案件诉讼的判决、传票、起诉状、委托书、公证书 上级领导机关法律事务工作要求、规定、通知、通报 知识产权全部版权、商标、专利、服务标志、商号、域名、专有技术和品牌认证材料（包括对前述内容的申请) 有关法律事务类的文件材料 员工花名册、劳资统计报表 公司领导人员的任免、聘用的批复、请示 公司推荐干部的批复、请示、方案、签报 公司员工录用、招聘、转正、调薪、离职等员工的通知、请示、批复 公司干部考核、评定文件 公司员工培训、考察批文、申报表 公司对下属基层干部任免、聘用的批复、请示 人事、工资、职称、员工考勤、福利待遇、奖金、绩效考核等工作规定、方案办法、通知、请示、批复文件（机密文件另存档） 短期 永久 长期 短期 长期 永久 长期 长期 短期 短期 2.1 1 董事2 会工作 3 1 2 3 2.2 4 行政工作 5 6 7 8 1 2.3 2 公共3 管理工作 4 5 1 2.4 2 法律事务3 工作 4 1 2 3 2.5 人事工作 4 5 6 7 8 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 短期 长期 长期 长期 短期 永久 永久 短期 永久 短期 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 26

9 10 11 1 2.6 后勤工作 2.7档案管理

员工因公出国的报告、批复 本单位劳动模范，先进工作者及事迹材料及表彰决定 有关人事管理的统计 公司固定资产汇总表、验收单 公司申购、更新置换、报废车辆、办公用品批示、请示、验收单、随机文件 公司后勤管理、节假日通知 公司保卫、消防工作、工伤事故处理等文件 档案工作的规章制度 档案移交清单、借阅清单、档案鉴定销毁请示及报告 档案电子目录汇总表 3--经营管理类 长期 短期 长期 长期 短期 短期 短期 短期 永久 短期 2 3 4 1 2 3 1 3.1 2 资产管理3 /计划管4 理/ 5 合同管理 6 7 8 1 3.2 产品销售工作 2 3 4 1 2 3 3.3 财务管理工作 4 5 6 7 8 9 1 3.4 2 3 审计管理4 工作 5 6

公司投资、收购、组建、改制、增资扩股、减资缩股、歇业等董事会决议、议案等 公司投资、收购、组建、改制、增资扩股、减资缩股、歇业形成的合同、章程、可行性研究报告的批复、请示 下属公司成立、改制、变更、年检、申领各类营业执照、机构代码证等各类证书、文件 公司编制年度预算及上级批复、请示 有关计划统计工作的请示、报告、批复、通知、通报等 上级下达公司有关各项经营计划工作规定、通知 公司签订的年度合同（行政类） 其他有关文件材料 前期市场分析和客户定位报告、产品建议书 公司营销工作总结、计划、营销分析报告 公司营销过程中市场调查、策划报告 公司制定营销工作规定、通知 公司各种统计报表、分析文件 公司财务工作年度分析报告、项目财务报告、成本控制、资金管理工作汇报 公司有关资金运作请示签报、资金流量表 公司有关财务管理工作规定、通知 银行同意提供信用额度信函、协议、银行开户记录 税务申报税及完税凭证，年度企业所得税申报表 公司有关贷款、担保、借款请示签报、领导批示 关于财务工作计划和总结 有关财务管理及资金管理的规章制度、请示、报告、批复、通告 公司年度、专项、内部各类审计、审核报告 公司下属企业领导离职审计报告 公司制定各类审计管理规定、通知、请示 联合审计 公司审计调查文件 上级有关审计管理规定、通知 长期 长期 长期 长期 长期 短期 永久 短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 短期 永久 永久 长期 短期 长期 短期 4--会计档案类 4.1

1 会计总账、明细账、辅助账 27

15年

账簿 2 3 现金和银行存款日记账、外币日记账 固定资产卡片 现金收、付、转款凭证 涉及外事的会计凭证 年度财务报表（决算） 月、季度报表 会计移交清册 会计档案保管、销毁清册 银行余额调节表、银行对账单 纳税申报表 5--实物档案、声像档案 证书（营业执照正副本、税务登记证、组织机构代码证、荣誉证书、资质证书、质信证书、其他证书等） 奖牌、奖杯、奖状、锦旗、其他（书籍、纪念品）等 公司各种重要会议、业务活动的照片、录音带、录像带、光盘 上级领导亲临视察工作的照片、录音带、录像带、光盘 国内外来宾考察本单位的录音带、录像带、光盘 基建工程开工、竣工典礼的照片、录音带、录像带、光盘 重要合同、协议签字仪式、开业典礼的照片、录音带、录像带、光盘 本单位获国家、省、市级荣誉称号（证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗）的照片、录音带、录像带、光盘 6--房产物业类 15年 15年 15年 永久 永久 3年 15年 永久 永久 10年 4.2凭证 4.3报表 1 2 1 2 1 2 3 4 4.4其他

5.1 1 实物档案 2 1 2 5.2 3 声像档案 4 5 6

长期 长期 永久 永久 永久 永久 短期 短期 1 2 3 6.1 物业管理 4 5 6 7 8 9

物业接管通知书、回单、合同 客户入伙通知书、收取资料签收单 房屋使用、管理、维修公约 客房维修签报单、报修单、结算单、 物业交接验收文件 物业修缮保养文件 物业投诉、上访及处理文件 客户运营过程中协调文件 接管物业的工程管理文件、设备运行文件 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 一、 房屋出售法律文件 1 2 3 4 6.2 5 房产6 出售 7 二、 1 2 3

房屋预售意向书请示签报、领导批示 房屋预售意向书、预售合同 房屋出售合同请示签报、领导批示 房屋出售合同、公证书 房屋出售合同变更协议 客户退售或提前中止协议 客户贷款合同 其它文件 客户整幢楼(或整个住宅小区)出售汇编 客户营业执照或身份证 客户代理委托书 28

4 5 6 7 客户谈判记录 客户来往信函 客户拜访记录 客户付款记录 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 长期或短期 一、 租赁法律文件 1 2 6.3 3 房产4 出租5 /停车位6 出租 二、 1 2 房屋租赁意向书请示签报、领导批示 房屋租赁意向书 房屋租赁合同请示签报、领导批示 房屋租赁合同 房屋租赁合同变更协议 客户退租或提前中止协议 其它文件 客户档案索引 客户营业执照、业务经营简介、代理委托书、谈判记录、来往信函、付款记录等

业务类档案日常归档范围一览表

类 别 归档范围 前期准备阶段文件 密 级 机密 保管期限 永久 责任部门 项目前期发展部 项目前期发展部 前期开发类 前期文件、土地合同 机密 永久 项目成本管理部 前期证照及附图 其他类 设计阶段技术文件 设计报批文件、方案文本等 设计类 设计类合同 设计联系单、设计图 其他类 招投标文件 施工合同及协议 成本类 图纸、签证变更文件、结算依据性文件 其他类 企划类 商管类 营运类 机密 长期 商管公司营运部 机密 秘密 机密 机密 机密 机密 秘密 机密 机密 机密 秘密 机密 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 项目成本管理部 长期 短期 长期 商管公司企划部 年度归档 及时归档 项目行政人事部 项目前期发展部 项目规划设计部 项目规划设计部 项目成本管理部 项目规划设计部 项目规划设计部 年度归档 及时归档 年度归档 年度归档 归档时限 29

物业类 其他类 交付类文件 日常营运类 物业类 物业工程类 其他类

机密 秘密 机密 机密 机密 秘密 长期 短期 长期 长期 长期 短期 商管公司物业部 相关部门 物业公司 年度归档 注：1、业务类文件按项目保存，待项目清算完全结束后按类移交至本部/同区域内项目公司。 2、成本类文件管理依照地产集团归档要求，具体实施细则以成本部拟定制度执行。

3、各项目基建档案参照《建设工程归档整理规范》及所在地方城建档案馆要求，按前期、设计、施工、

竣工验收四个阶段分类、整理。

附件二：

二0一四年度文书档案

汇总目录

30

附件三：

年度文书档案归档统计汇总表

项目名称： 序号

归档部门 归档 盒数 案卷分类 案卷名称 盒数 31

卷数 备 注

合计: (盒) (卷) *归档盒数：指各部门当年归档实际产生的档案盒数量；案卷名称：指文书档案归档类别名称。

编制人： 部门经理： 项目总经理： 附件四：

案 卷 目 录

序号 归 档 号 案 卷 名 称 归档时间 份数 页 页 数 次 备注 32

附件五：

卷内目录

序号 文 件 编 号 发文者

文 件 名 称 33

日 期 页次 备 注

附件六：

卷 内 备 考 表

34

本卷情况说明： 立 卷 人： 检 查 人： 立卷日期： 附件七：

35

档案移交清单

序号

移交人（签字） 移交部门经理（签字）

接收人（签字） 移 交 日 期 _____ 附件八：

36

文件（案卷）名称 份 数 备 注

档案借（查）阅申请表

申请日期： 借 阅 单 位 文件名称： 借（查）阅用途： 借(查)文件类别: 申 请 人 部 门 证照类□ 公文类□ 工程竣工档案□ 实物类□ 财务类□ 合同类□ 其他类□ 借阅方式 借阅时间： 部门负责人签署： 项目总经理签署： 董事长签署： 办理情况： 附件九：

37

借 出 □ 阅 读 □ 归还时间： 行政人事部签署： 复 印 □

档案管理组织架构图

集团董事长办公室 集团行政办公室 各公司 专(兼职)档案管理员 集团各部门专(兼职) 各公司各部门 档案管理人员 专(兼职)档案管理人员 附件十：

38

档案借（查）阅流程图

（一）集团借阅流程： 申请人 部门负责人 办公室主任 董事长 档案人员办理

（二）各公司借阅流程:

档案人员办理 申请人 部门负责人 办公室 总经理 39

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/f2qx.html