采购管理流程

运营手册

包头市蒙康医药连锁有限公司

2016 年 01 月 01 日

（内部资料、严谨外泄）

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蒙康药房采购、配送管理

蒙康医药连锁依托于2015年GSP认证达标企业内蒙古益福医药有限责任公司进行委托配送，相关流程如下：

1、普药、中药计划（流程图1）

门店接到货后凭随货单与实货进行核对验收，并从系统提取配送申请单

完成审核入库并打印入库验收单

进入结算流程

由商业公司直接送货至相应门店 商业（升华、信泰恒、腾翔等）各门店电话报计划至相应商业（升华、信泰恒、腾翔等）并说明门店名称

各店依据实报计划在海典系统填写配送申请单 货物流转的信息（批号、效期、电子监管码等）发至益福医药，由李堃负责将数据经系统传输至蒙康连锁总部 开销售出库至益福医药 由连锁总部传输至各门店 门店验收人员在随货单和入库验收单上签字确认，将票交商业送货员 商业凭益福入库票据结款

业务员凭签字票据换取益福入库票据

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2、统采产品计划

为了防止断货，降低成本，统采产品须备有库存。 益福公司内代理人的产品合作办法

因代理人和连锁部同属于一个委托配送企业，故每周六由连锁采购部填写调拨申请单，经代理人同意后，按照2015年益福医药结算价（详见附录）调拨给销售六部（连锁部），调拨流程如下图；

外采产品管理合作办法

连锁采购部直接报计划给厂家，采购部做采购订单，厂家将货送至益福公司入库，直接入六部库区。财务应收应付由连锁自行管理（应收对门店，应付对厂家）。

统采产品开货：门店填写配送申请单，提交审核，将总部审核后转由批发直接开票、分拣、出库、配送即可、具体流程如下（流程图2）； 连锁采购部当日内依据店 各门店在海系统由开票处提内销售及现在库存情况在 典上报配送代理取转配送单 申请单 海典系统内审核上报配送 连人 申请单至委托配送方 对外移库 锁 报公司各部品种 公司部 各部 库内货量不足或无货：直接采购专员从益福海典系统里提取采购计划单并依据库存情况确认采购 转为采购请货单 数量后，联系厂家询问品种最新信息，如价格、效期、件等，确认采购 采购专员通知厂家销售员办理发货，随后跟进到货情况 库房主管、验收收货验收员提取 员已审核的订货单 签字后转交白联质量部，黄进行验收入库至 联连锁部库区并打 交财务应付货物到达库房后收货验收员通知采购部到货情况并核会计，粉联交于印采购入库单(一 对订货单及随货通行单，核对无误后，采购专员审核订供货商，蓝联交式三联) 货单 采购部。 转为门店验门店零连锁总部虚（接上）有货：开供应商依据票据 门店收扫码售扫码拟数据流扫票处提取请货单在规定时间内与 收货入库 出库 进、扫出 库内有货：在海典 进行配送流程，具体流程如下

采购部核对帐目 转为门店配送单 进入结算流程

进入配送流程

保健品及器械送至连锁总部 3

药品送至益福库内 送货司机在2日内送至门店 行政司机在2日内送至门店

3、保健食品及医疗器械 3.1直营门店

连锁采购部直接报计划给厂家，采购部做采购订单，厂家将货送至益福或连锁总部。财务应收应付有连锁自行管理（应收对门店，应付对厂家）。门店填写配送申请单，提交审核，将总部审核后转由批发直接开票、分拣、出库、配送即可。

医疗器械、保健食品送至益福仓库时，由对应区域配送司机负责送货，送货至连锁总部时，由行政司机负责送货。

原则上医疗器械、保健食品供应商应将货送至益福仓库统一配送，但因益福医疗器械证与保健食品备案审批未结束，统采的医疗器械及保健食品暂时送至连锁总部。益福完成相关审批后再进行配送，具体时间另行通知；具体流程如上（流程图2）。 3.2加盟店

门店直接报计划给正规供应商（经连锁质管部审核通过的供应商），供应商送货到门店，门店远程收货入库即可，此部分货款由加盟店自行清算。

食品、日化类产品及门店赠品

食品、日化类产品及门店赠品，暂时由门店自采，门店到后远程收货入库即可，直营门店由总部统一结算货款，加盟店货款自行清算。

4、门店计划上报时间及配送相关要求 4.1 计划上报时间

门店 二宫店 万达店、康复路店、桔井泉店、通顺街店 计划类型 普药 每周一、三、五报计划 每周一、四上午10点之前提交配送计划， 新药 送货司机 储运部行政司机（贾慧） 货物到店时间 当日计划，当日到店 配送司机（白涛） 其余自营门店 每周一、三报计划 1. 普药由合作商业送货，报计划第二天将货送至门店。 2. 新药每周四、日前必须将上一阶段的货全部送至门店。 丹之源、及土右加盟店 储运部行政司机 注：

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①连锁采购必须于当天14:00之前与开票处配合将所有新药的配送申请单转为批发销售单；若因特殊情况需在14:00后开票拣货的，采购部需与储运部沟通，确保当天开票全部分拣出库方可下班。 ②二宫店必须遵循当天计划，当天出库、当天配送的原则，司机当天完成配送后方可下班。 ③配送司机和行政司机的配送费用由益福公司运营和行政部门进行分配。 5收费标准： 5.1 门店服务费 5.1.1 普药、中药

每月最后一天，财务部汇总提供本月各店普药、中药出库配送总额给采购部，连锁采购部按普药及中药配送金额的1%向收取门店服务费，每月5日前催收上款。 5.2、新药

5.2.1 代理人产品：代理人按照结算价调拨给六部（连锁库区），六部加价后，开货给各门店。详见附属目录1，加价部分为门管专员服务费用，不加价部分由代理人直接服务门店。

5.2.2 含17%税供货新药：直接按照含税价开货给门店，不加收服务费，但税务费用须门店自己承担。

5.2.3 低于17%税率供货新药：进价加收5%的服务费开货给门店。 5.3 管理费用（2+1）

每月最后一天，批发财务提供配送报表(新药、普药分开)，连锁财务和批发财务部核对报表，无误后连锁按当月新药实际配送金额的3%（2%的库房管理费+1%的司机配送费用）向批发缴纳管理费用。司机配送费用由批发支付给送货司机，连锁不再向司机支付配送费用。管理费由连锁采购部催收，每月5日前上款。 6、结款管理

表1：结款时间安排表

支付类型 现金 客户类型 所有客户 厂家结款 时销月结 合作商业 代理人产品 门店与总部 频率（次/月） 2 1 1 1 1 1 结款时间 每月15、23日 每月23日 每月26日 每月28日 月结 据GSP规定，蒙康医药连锁与各供应商的合作由益福医药承担配送和办款业务，故办款前连锁需集中将供应商货款转给益福并附明细，益福必须在到款2日内，签代转款通知单并完成代转款。 结款流程详见附件：《蒙康药房财务付款流程》

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7、调拨管理

7.1代理人商品借款时以调拨单为结款凭证。原则上结款金额小于（当期出库金额+库存金额），具体流程如上（流程图2）；

7.2门店店间调拨管理

普药（调拨金额X）①店间调拨申请单出库①店间调拨申请入库①B给A结款金额=X*1.01A门店（调出方）②B给A结款金额=X*1.03B门店（调入方）②店间调拨申请单出库新药调拨金额Y②店间调拨申请入库备注：1.01=1+0.01（普药服务费），1.03=1+0.03（新药管理费）

店间调拨时调入门店向调出门店支付货款时需支付基础分服务费用。各店每月店间调拨调入金额不得大于2000元。

8退货流程 8.1供应商退货

8.1.1统一配送产品退货（含拒收）

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同意拒收打印拒收单①来货拒收来货直接拒收备注拒收原因不同意拒收门店正常收货下发退货通知退仓申请审核后退货采购部同意退仓打印退仓单填写退仓申请单②常规退货不同意退仓正常销售③公司通知退货于最近一次来货将货交司机带回仓库于最近一次来货将货交司机带回仓库于最近一次来货将货交司机带回仓库仓库注：退货、拒收单一式三联，白票交财务、粉票交采购、黄票交司机注：退仓申请单供应商必须选择正确。

8.1.2门店自采退货

同意退货供应商打印退仓单退货给供应商门店退仓申请单备注退仓原因采购部注：退货、拒收单一式三联，白票交财务、粉票交采购、黄票交供应商

图7、自采产品退货流程

注：退仓申请单供应商必须选择正确。 9、新品进场流程

注：首营产品资料不全时，禁止任何新品采购入库。

连锁对于益福医药的相关要求

1、当天到货的产品当天必须全部入库。

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2、没有完成首营资料审批的产品禁止办款采购。

3、2016年2月1日开始，连锁采购进入稳定阶段，凡首营资料不全的产品禁止采购入库，合作的批发企业来货首营资料不全的可后补，但必须于来货当天完成。

4、门店需购进新品时，联系商品部，填写新品审批表，提供相关的资质，经由质管部审核合格后方可通知采购部进行采购。未经新品审批，禁止任何人采购。 5、新品申请流程（5个工作日内完成审核）

① 商品部填写新品审批表，索取首营资质，录入海典系统 ② 质管部审核首营资质，反馈信息给商品部 ③ 不合格产品商品部通知厂家不合作。 ④ 合格商品提交新品审批表给采购部安排采购 批发采购入库及退货的管理要求， 1、采购入库

财务根据库管、验收员签字确认的“采购入库单”,总账会计、应付会计签字的“采购报销单”入账。

供应商将货送至益福库房，库管人员核对无误后，由库房出具益福公司入库单，入库单须由验收人员，库管签字。入库单一式四联，白联库房留存，每周六验收员将本周所有入库票连同随货同行票一起交予质量部部长。粉联交给供应商签字确认，蓝、黄联交采购部负责人签字后蓝联留存，黄联转往来会计。

2、销售退货

2.1 采购退货（购进退出）

采购部打印采购退货单，经采购部负责人、部门经理签字后转财务应付会计进行核算。采购退货单一式四联，白联库房留存，每周六验收员将本周所有退货单一起交予质量部部长。粉联交给供应商签字确认，蓝、黄联交采购部负责人签字后蓝联留存，黄联转往来会计。

2.2调拨退货

调拨情况下产生的退货：采购部打印“内部调拨退回单”，经代理人、退货部门负责人、采购部负责人签字后转财务应收会计进行系统审核，再转总账会计，冲收入和往来。 3.调拨管理

因代理人和连锁部同属于一个委托配送企业，故每周六，由连锁采购部填写调拨申请单，经代理人同意后，按照2015年益福医药结算价（详见附录）调拨给六部。调拨票一式三联，一联交批发财务，一联代理人保留，一联交连锁采购。

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