王烽浅论现代秘书职业素质4

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浅论现代秘书职业素质

王烽

摘要：随着社会主义市场经济体制的逐步完善，秘书的工作环境、服务对象以及辅助办公工具等都有了显著的变化。秘书人员经过了从单纯的办事办文办会到既要具备一般的文秘知识又要懂得政治、经济、管理等多方面知识，从从事文稿撰写、文件整理归档等工作到既能处理基本的文秘事务又能从事翻译、会计、公关甚至是保镖、驾驶员等工作，从凭老经验办事到科学化管理的转变。现代社会对秘书的素质要求由单一型向复合型转化。面对当今社会对秘书工作者提出的职业素质要求，职业化的现代秘书必须跟上时代的脚步，努力提高自身的职业素质从而达到现代社会的要求，适应秘书工作的新形势。

关键词：现代社会 秘书 职业素质

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目 录

摘要…………………………………………………………………??1 导言…………………………………………………………………??1

一、 新时期秘书应具备的职业道德素质……………… ………??2

（一）职业道德素质是人们在一定的职业活动中的行为规范…………?2 （二）科学的世界观是秘书人员必备的基本素质 …………………… 2 （三）秘书人员必须具备良好的职业道德 …………………………….2

1.一名合格的秘书必须具备的条件…………………………??2 2.树立正确的苦乐观是秘书人员职业素养的组成部分…………?2 3.强烈的服务意识是秘书人员职业素养的基本要求…………??2

二、新时期秘书应具备的知识素养 …………………??????3

（一）基础知识?????????????????????????3

1.人文类基础知识??????????????????????3 2.自然科学类基础知识????????????????????3 （二）专业知识?????????????????????????4

1.专业理论知识???????????????????????4 2.行业业务知识???????????????????????4 （三）辅助知识?????????????????????????5

1.法律基本知识???????????????????????5 2.行政管理知识???????????????????????5 3.经贸类知识????????????????????????6 4.公共关系学知识??????????????????????6 5.心理学知识????????????????????????6

三、新时期秘书应具备的能力结构 ????????????????6

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（一）沟通能力????????????????????????6 （二）观察能力????????????????????????7 （三）表达能力????????????????????????7 （四）危机公关能力??????????????????????7. （五）创新能力????????????????????????7 （六）应用能力????????????????????????8

四、新型的工作技能??????????????????????8

(一) 较强的调查研究能力和创新能力??????????????8 (二) 较强的综合分析协调能力?????????????????9 (三) 现代信息的应用能力???????????????????9 (四) 敏锐的信息捕捉能力???????????????????9

参考文献????????????????????????????11 致谢词?????????????????????????????12

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论现代秘书职业素质

导言

秘书的正式定义为“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务以及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员”。秘书是领导人的智囊团和助手，能够辅助领导人很好地从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大责任。因此，秘书素质的强弱直接关系到其工作质量与效率的高低，关系到各项工作的兴衰成败。而新的时代要求秘书工作制度化、专业化、现代化，秘书人员应不断充实自己、提高自己，唯有这样才能跟上时代的步伐。现在中国对外开放的程度不断提高，特别是在加入了世界贸易组织之后，许多秘书从业人员服务于中外合资或是外商独资企业，但是即便如此，强调思想政治素质也是时代发展的需要。在新形势下的思想政治素质应该具备与时俱进的特点，不应该墨守成规。因此现代秘书应该具备一定的理论水平和政策水平。邓小平理论、三个代表和科学发展观是中国共产党制定一系列方针政策的理论基础，要掌握好中国特色的社会主义的现状则必须对马列主义和毛泽东思想等思想纲领进行学习和钻研，而秘书人员身处各个组织或部门的枢纽部分，要在领导决策的过称当中发挥参谋、助理的作用，工作中便会经常涉及大量的理论问题和政策问题，没有过硬的理论水平和政策水平就很难胜任；能动地运用理论和政策水平，具备一定的理论水平和政策水平只是基础，而能动地将其运用到实践中去才是关键。一名优秀的秘书工作人员应该具有很强的政治敏感性，能够吃透中央及上级部门政策规定的精神内涵，在领导做决策时，能出谋划策起到参谋作用。秘书人员发挥主观能动性运用好党和政府的各项方针、政策，这样既能为领导的决策提供得力的服务又能使得本单位的工作在党和政府政策的领导下更好的运行。

作为一名合格的现代秘书，思想政治素质固然重要，但现代社会对人才要求呈现出知识化、年轻化的趋势，且这种趋势越来越明显。因此对秘书人员的知识水平要求也是越来越高，知识结构单一化或者知识内容陈旧的秘书很难做好领导的参谋跟助手。所以现代秘书还必须具备过硬的知识素质、能力结构和新型技能。

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一、新时期秘书应具备的职业道德素质

（一）职业道德素质是人们在一定的职业活动中的行为规范

良好的职业道德素质是秘书从事快节奏、高效率工作的动力，是秘书自我完善的必要条件，是秘书职业活动的指南。《公民道德建设实施纲要》中提到的“爱国守法、明礼诚信、团结友善、勤俭自强、敬业奉献。”这二十个字是现代秘书应当具备的基本职业道德，除此之外，还应保守机密、具备团队精神。大量的实际案例告诉我们，没有良好职业道德的人绝对不会是称职的秘书，而秘书职业道德不仅仅是自身素养的反映，而且也是公司整体形象的折射，因此具备较高的职业道德素质对一位现代秘书来说至关重要。

（二)科学的世界观是秘书人员必备的基本素质

秘书首先要具有较高的政治觉悟和党性观念，坚定的政治立场，工作中自觉以党的路线、方针、政策和国家法律法规为准绳。其次，要树立正确的价值观，增强责任感和事业心，把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制，建立现代企业制度的需要，处理好国家利益、企业利益和个人利益的关系。

(三)秘书人员必须具备良好的职业道德

1．一名合格的秘书必须具备的条件

作为一名合格的秘书，必须做到：礼貌而不居高临下，诚实而不弄虚作假，参谋而不自以为是，谦虚而不傲上凌下，谨慎而不唯唯诺诺，公正而不见风使舵，原则而不论是道非，敬重而不阿谀奉承，适应而不委自尊大，本分而不炫耀示人。

2．树立正确的苦乐观是秘书人员职业素养的组成部分

秘书工作的苦和累是众所周知的。但从苦和累中得到领导和同事们的理解和肯定，从苦和累中为企业和职工间接地创造效益，虽然工作很琐碎，很辛苦，但秘书人员通过辛勤的劳动，锻炼了自己的手和脑，提高了自己的业务水平和能力。由于秘书工作总是同繁、杂、忙、累联在一起，所以秘书必须具有开朗、乐观、幽默的个性，这样才能以饱满的热情和充沛的精力去从事本职工作。

3．强烈的服务意识是秘书人员职业素养的基本要求

一要善于高层次服务。企业秘书要有较强的理论思维能力，诸如能预见，善

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归纳;能分析，善综合;能比较，善鉴别;能领会，善发挥。在工作中就要具备调查研究、捕捉信息的功夫，写出的材料要高质量，提出的问题和建议要有份量，进深要做到准确有度。二要善于超前服务。企业领导工作需要经常作出超前决策，企业秘书也必须相应地为领导提供超前服务。三要善于创造性服务。在为领导决策参谋过程中，要善于发现新问题，提出新见解;在贯彻领导意图上，要善于拿出突破性的方法;在文字材料撰写中，要力求形成自己的风格和特色。四要善于严谨周到服务。因为一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理都关系极大，因此要求企业秘书人员有严谨周到的工作作风。

二、新时期秘书应具备的知识素养

现代社会对人才要求呈现出知识化、年轻化的趋势，且这种趋势越来越明显。因此对秘书人员的知识水平要求也是越来越高，知识结构单一化或者知识内容陈旧的秘书很难做好领导的参谋跟助手。秘书部门的工作纷繁复杂，接触面广，如果秘书的知识面不够、见识不广对工作会产生不好的影响。秘书的知识机构基本可以分为三个层次，即基础知识、专业知识和辅助知识。

（一）基础知识

基础知识是现代秘书从事秘书职业所应具备的最基本的素质要素，是秘书从业的立身之本，处于现代秘书知识结构中的最基层部分。扎实的基础知识是秘书能够完成好工作任务的基础条件。秘书的基础知识主要可从以下两个方面来阐述。

1．人文类基础知识

人文类基础知识主要包括哲学、语言学、文学、历史、地理等学科的基础知识。这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品位，而且使秘书人员在日常工作中既有严谨的安排，又有审美的灵感；在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术。秘书人员不应仅是公式化的完成任务，而应让自己的工作更富有人文精神。

2．自然科学类基础知识

自然科学类基础知识主要包括数学、物理、化学、天文、地理、生物等学科的基础知识。秘书队伍中的绝大多数人都是文科专业，对自然科学类的知识欠缺了解，这就会导致秘书工作人员在工作中捉襟见肘。毕竟在以科学技术为第一生

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产力的现代社会、在缺乏创造性思维、科学精神的前提下要有所作为这基本是不可能的。自然科学类知识有利于秘书人员产生创造性思维、建立科学精神，在科学知识的熏陶中形成理性思维。秘书工作者的工作环境决定了自己不能完全凭感觉和激情办事，基于这一点，秘书工作者也应该学自然科学类的基础知识。扎实的基础知识和理论知识。是现代企业秘书必备的本领和基本功，是秘书人员顺利成长的阶梯，是不断走向成功的源泉。目前，现代企业秘书必须注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，注重理论联系实际，在实践中掌握科学的世界观和方法论，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以概括和总结，正视改革过程中出现的新情况、新问题。一般应具备法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等方面的知识。目前最为急需的是，一要尽快学习和掌握WTO的基本规则，熟悉其法律体系;二要注重按国际惯例的实际操作并积累相关运作经验;三要具备相当的外语水平以及处牌涉外文书的能力，以适应形势发展的需要。

（二）专业知识

扎实的基础知识是秘书知识机构的根基部分，而牢固的专业知识则是秘书工作者知识机构的核心部分，也是秘书人员区别于其他专门人才的重要标志，秘书人员的专业知识可以分为以下两个部分，即专业理论知识、行业业务知识。

1．专业理论知识

秘书专业知识主要包括秘书知识、秘书实务知识、文书写作知识、文书处理知识、档案管理知识、秘书礼仪知识、办公设备使用知识以及信息管理知识等。在现代秘书知识体系中，秘书专业知识处于核心地位，现代秘书只有精通并能熟练运用秘书专业知识，才能胜任职业岗位，才能成为合格的秘书人才。

2．行业业务知识

行业业务知识是指秘书人员在其服务的机构中所从事的有关行业的具体业务知识，如金融、建筑、贸易、咨询等。秘书人员在不同性质的行业和部门工作，工作环境也不一样，所要具备的行业知识也是不同的，现代秘书只有了解、掌握了这些与服务行业相关的业务知识，才能胜任本职工作，才能掌握工作的主动权和发言权，才能更好地为上司服务，才能真正发挥参谋和助手作用。现代企业秘

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书必须通晓本企业的业务，熟悉本企业的经营活动和发展战略、及时收集、处理与本企业相关的产、供、销、科技、资金、市场等信息，了解国家宏观调控方面的信息以及国内外经济动向等，熟悉与本企业有关的基本法规、特定规章。举例说，如果该秘书是在电信企业做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大政策，了解熟悉信息产业、通信行业、电信体制改革等具体政策，熟悉“电信条例”、“消费者权益保护法”、“劳动法”、“合同法”等，只有这样，才能保证从事的工作符合法律法规所设定的“游戏规则”。另外，秘书要有丰富的企业经营管理知识，包括一般的企业经营管理理论知识和所在企业的经营管理知识，通晓本企业行政、财务、统计、管理、市场、营销、战略、信息等方面的知识，努力成为现代商务型、复合型人才。

（三）辅助知识

秘书工作人员除了掌握了必须的基础知识和专业知识之外，还应掌握一些能够服务于本职工作的辅助知识。它是现代秘书提高职业素养，加强业务能力，积累发展后劲的“必修”知识，具备一定的辅助知识，在解决实际问题时能够帮助秘书工作人员扩展思维空间，找到新的思路，这样便能游刃有余了。所以，秘书人员应当掌握一些必要的辅助知识。

1．法律基本知识

法律基本知识包括国家宪法、法律法令、各种行政法规和规章制度。现代社会是法治社会，人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间的关系都受制于法律，如果对法律知识一无所知将寸步难行，会给工作带来严重的后果。特别是随着我国与世界各国的联系不断加强，作为领导助手的秘书特别是企业秘书要掌握国际法规知识，按照国际法规和管理办事，以便在国际交往中更好的维护国家和企业的权益。

2．行政管理知识

从职业性质的角度讲，秘书是为管理层服务的，但是作为现代秘书仍然需要掌握一定的管理知识。首先，秘书人员虽然不是行政管理工作的直接领导者，但他必须协助决策层参与行政管理工作，如果其行政管理知识完全缺失，那么组织协调工作很难做到位，其次，就秘书这个个体来说，现代秘书工作本身也是具有管理性的，如对自身的工作实施的目标管理、会务管理、时间管理、档案管理等，

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学习掌握好行政管理知识在有助于现代秘书协助上司实施管理的同时也有助于其对自身工作的有效管理。

3．经贸类知识

经贸类知识包括财务知识、统计知识、金融知识、证券知识、贸易知识等多个方面。现代社会是以经济建设为中心的社会，任何行业都与经济建设密切相关，都打上了知识经济的烙印，因此现代秘书必须学习经济理论，掌握一定量的经济知识，要摸清经济规律，熟悉经营管理，了解市场运作的方法，使自己成为通晓经济规律的知识型秘书。

4．公共关系学知识

公共关系学指以公共关系的客观现象和活动规律为研究对象的一门综合性的应用学科，是研究组织与公众之间传播与沟通的行为、规律和方法的一门学科。而秘书部门则是“内联外通”的机构，处理公共关系是秘书部门的重要职能。通过对公共关系的研究，秘书能够运用好这方面知识，这样既能更好的对企业进行市场推广，又能在企业遇到困难时运用危机公关的技巧和方法让其化险为夷，这对树立良好的企业形象，扩大企业知名度大有益处。

5．心理学知识

一方面，秘书在工作中不断与人打交道，其中包括上级领导、同级的同事、下级的工作人员以及接待对象等多层次各方面的人，秘书只有掌握心理学知识，在交际过程中善于观察、总结不同人的心理特征及其规律，才能实现无障碍交流、高效率的沟通。另一方面，秘书也需要掌握自身心理调适方法，从而使自己保持健康的心态和良好的心理素质，这样才能适应高强度的工作。

三、新时期秘书应具备的能力结构

秘书的职业素质总体上可以看成由知识素养和能力结构两部分构成，知识即秘书自身的文化涵养，是一种内在的修养，也是一个秘书能成功胜任现代秘书工作的地基。而能力即把知识转化为实际的力量，是知识跟实践的产物，是秘书能顺利完成工作任务的主观条件。因此要成为一个达到现代职业素质要求的秘书只具备立体的知识是远远不够的，必须要有完备的能力结构来作为支撑。

（一）沟通能力

沟通能力指沟通者所具备的能胜任沟通工作的优良主观条件。表面上来看，

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沟通能力似乎就是一种能说会道的能力，实际上它是包罗了从穿衣打扮到言谈举止等一切行为的能力。一个具有良好沟通能力的秘书，他可以将自己所拥有的专业知识及专业能力进行充分的发挥，并能给对方留下深刻印象。秘书部门处在对内对外联系的交汇点，缩小双方的分歧、扩大共识、创建合作关系等是秘书的使命，而沟通能力的高低将决定着这项使命的完成效果，只有不断提高沟通能力才能提高沟通效益。

（二）观察能力

观察力是人们有意识地对事物或现象进行直觉感受的能力，是人们认识世界的基本前提。具备较好的观察力能够让秘书及时地发现问题，适时地找到解决方法，从而化解矛盾。我们通常说的“政治敏感性”、“灵敏的市场嗅觉”等，其实都是基于对政治、经济、市场的一些现象进行观察之后，发现其中具有方向性意义的细微变化，从而决定自己下一步行动或变化的能力。而作为一个处在市场经济下的现代秘书，就应当具备这样的能力，发现事物发展变化的新趋势，这样便能更好的辅助领导完成工作。

（三）表达能力

表达能力分为两个部分即语言表达能力和文字表达能力。秘书要不断的处理人际关系，在口头沟通交流的过程中要精准的表达思想，这就需要良好的语言表达能力。同时，秘书在处理、起草各类文书就需要很好的书面表达能力。现代秘书每天都要跟文字接触，而文字工作也是秘书的基本工作，因而秘书必须要有扎实的文字功底。

（四）危机公关能力

危机公关是指应对危机的有关机制，它具有意外性，聚焦性，破坏性和紧迫性。危机公关对于国家、企业、个人等等都具有重要的作用。当公众感到自身的利益受到伤害就会对组织的态度和印象发生转变，这时就需要组织在第一时间站出来进行危机公关，以求在最大程度上挽救组织形象。在没有设置专门部门的组织中，危机公关这一重任就会落在秘书部门的肩上，危机公关的成效对于一个组织的存亡起到巨大作用，因此秘书就应当具有危机公关的能力。

（五）创新能力

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创新能力是运用知识和理论，在科学、艺术、技术和各种实践活动领域中不断提供具有经济价值、社会价值、生态价值的新思想、新理论、新方法和新发明的能力。创新能力是民族进步的灵魂、经济竞争的核心；当今社会的竞争，与其说是人才的竞争，不如说是人的创造力的竞争。创新能力是现代社会对于秘书的新的要求，只有通过创新才能提高工作的效率，才能扩大企业的收益，才能进一步体现新一代秘书的价值，才不会固步自封。现代秘书应该发挥丰富的想象力，强化创新意识、创新精神和创新能力的培养，这将为秘书工作提供持久的支持和动力，这样才能使秘书工作得心应手、挥洒自如。

（六）应用能力

秘书工作者的应用能力主要体现在办公自动化设备的运用和其他现代化通信传输手段的运用两个方面。每一种新的办公设备的引入都会不同程度的提高办公自动化的水平和秘书的工作效率。现代秘书应该尽快掌握各种现代化的办公设备，像电子计算机及其相关的办公软件、传真机、互联网等。而现代的通信手段、交通工具，现代秘书也应该去掌握，从而为工作的顺利开展增添一份保障。总之，新时期的秘书应该是符合时代要求、具有时代竞争力的人才。在世界经济一体化，国际竞争日益激烈的今天，秘书只有不断地完善自己的知识结构、提升自己的各项能力，充分提高自己的综合素质，才能不断地适应时代变化，不断地提升为上司服务的质量。

四、新型的工作技能

随着现代企业制度的建立，为适应市场经济发展的需要，企业秘书工作必须向改革型、经济型、外向型转变，因此，现代企业秘书必须具备以下工作技能。

（一）较强的调查研究能力和创新能力

在市场经济条件下，企业秘书人员应该围绕“企业一市场”这个轴心自觉而广泛地开展调研活动。首先，要找准企业与市场的复合点，诸如经营管理、企业改革、产品结构、市场营销等环节定期开展调研，为领导正确决策提供必要的依据。其次，要以企业进入市场参与竞争为主攻方向，围绕企业工作中心的重点难点，深入开展调查，协助领导作出正确决策。再次，要想领导之所想，以企业主要领导考虑的问题为课题，使调研真正为领导所需要。另外，作为现代企业秘书，

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在市场竞争中应该强化创新意识，提高创新能力，力争在工作岗位上有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想。要大胆地对所谓“司空见惯”或“完美无缺信息”和“权威性信息”提出逆向思维意见。要敢于面对新世纪的挑战，大胆树立抢先争胜的竞争观念，大胆设想，提出超前见解，提高思维的创造性。要有锐意改革的意识和积极改革的创新，勇于开拓，推动本企业的发展。考试大编辑整理

（二）较强的综合分析协调能力

要提高对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能力，就要求现代企业秘书无论是观察问题还是分析问题都必须以系统的观点作指导，从整体性原则出发，将诸多具有内在联系的能够反映整体的各种因素串联起来，从中提炼出可以体现整体精神的精要论点，科学阐述新意义上的整体内涵。综合协调是现代企业秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书高效、高速完成任务的要求。这种协调能力表现在：要讲究协调的方式、艺术、效果、效率。不论是对外关系的协调、对上下级工作的协调、对部门之间的协调，还是对上下矛盾的协调，都应建立在平等的基础之上，善于运用简捷的方法，力争短时间内处理好矛盾，以达到事半功倍的效果。要把握好协调的准则，既要坚持始终维护企业利益的原则，又要采取灵活多样的协调手段，为企业发展创造自好的环境。

（三）现代信息的应用能力

随着现代企业办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化，使用自动化信息工具是提高信息工作效率的重要途径，除了微机电脑打字机等基本信息工具外，以计算机管理信息系统为基础建立起来的决策支持系统，有效地提高领导的决策能力，辅助领导进行生产经营决策。这些现代办公设备的使用，有效地改变企业秘书人抄手写的手工劳动方式，极大地提高办公效率和管理水平。

（四）敏锐的信息捕捉能力

领导能否对错综复杂、不断变化的客观情况作出反应，并适时决策，很重要的一点是掌握核心信息是否及时，它要求秘书眼观六路、耳听八方、网开四面、身入其境，具有闻信而动、广集博采的信息抽提能力以及信息灵敏度，使企业领

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导不仅能迅速准确地判别核心信息的价值，而且能及时高效地处理和反馈核心信息。

没进入大学之前，我一直认为秘书工作就是单纯的办事办文办会，文稿撰写、文件整理归档等，通过3年的大学在校学习，加之这段时间的毕业实习，我深深的明白，现代社会对秘书的素质要求已由单一型向复合型转化。职业化的现代秘书必须跟上时代的脚步，努力提高自身的职业素质从而达到现代社会的要求。现代秘书首先必须具备良好的职业道德素质，同时还必须具备具备过硬的知识素质、能力结构和新型技能，这样才能成为一名合格的现代秘书。

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参考文献

一、编著类

1、赖邱佳编著：《浅谈高校教学秘书的角色定位及素质要求》，温州大学出版社2011年版。温州:温州大学，2011.

二、杂志类

1、吴秦秦：《新形势下如何培养适销对路的秘书人才》，载《婺江大学学报》1996年第3期。

2、吴坚：《现代秘书素质论》，载《湖南商学院学报》2000年12期。 3、谈青：《试论现代秘书的知识结构和能力结构》，载《中南民族大学学报》2006年第5期。

4、徐巧娣：《高校教学秘书的角色定位与素质要求》，载《南通大学学报》2008年第2期。

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致谢辞

本论文是在我的导师--董爱芹老师的亲切关怀和悉心指导下完成的。她严肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风，深深地感染和激励着我。从课题的选择到项目的最终完成，老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持。老师不仅在学业上给我以精心指导，同时还在思想、生活上给我以无微不至的关怀，在此谨向董爱芹老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。

在此，我还要感谢在一起愉快的度过大学生活的各位同门，正是由于你们的帮助和支持，我才能克服一个一个的困难和疑惑，直至本文的顺利完成。

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