浅谈沟通在项目管理中的作用

浅谈项目管理中沟通的作用

目 录

内容提要 ................................................................................... 2

关键词 ....................................................................................... 2

一、引言 ................................................................................... 3

二、沟通的重要意义 ............................................................... 3

三、沟通的作用 ....................................................................... 4

四、项目经理的角色 ............................................................... 7

五、沟通的技巧 ....................................................................... 9

1、用“心”沟通 .................................................................. 9

2、学会倾听 ........................................................................ 10

3、运用正确的表达方式 ..................................................... 10

参考文献： ............................................................................. 12

内容提要

项目管理的过程是一个通过发挥各种管理功能，充分调动团队成员的积极性，提高工作效率，实现项目管理目标的过程。沟通从一定意义上讲，就是项目管理的本质。项目管理离不开沟通，沟通渗透于项目管理的各个方面。在项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，是在人、思想和信息之间建立的联系,它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。本文对项目管理中沟通的作用进行了研究。

关键词

项目管理 沟通 作用 技巧

一、引言

随着经济的全球化,企业面对的环境日趋复杂,竞争也越发激烈,在重大机遇面前能否把握机会，实现企业的发展战略，项目化管理必将大行其道。根据中航工业“两融、三新、五化、万亿”的发展战略以及公司制定的“四个坚定不移”、“三个三分之一”和“两个人均领先”的发展战略，国际合作项目也必将迎来新的更大的发展空间。坚持不懈开展和扩大转包生产和国际合作项目，将哈飞置身于国际大市场，融入世界航空产业链，增强企业的核心竞争力，提高企业的知名度。这是哈飞发展的迫切需要，也是哈飞发展的必由之路。沟通作为项目管理的纽带，对于项目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中，使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利。

二、沟通的重要意义

作为一名出色的项目经理需要识别、理解和管理人际交往。尽管大多数项目团队人员都具有所需学科专业的知识，但团队成员仍需要了解项目的目标并就此达成共识，因为必须准确的知道个人和团队应该完成哪些工作才能够实现项目目标。这就需要进行有效沟通的原因，同时也是项目经理应担负起娴熟的沟通管理者角色的原因所在。同样，理解和

平衡利益相关方的期望也需要沟通，这一方面的工作也需要以沟通管理作为关键的项目管理技术。

为了对管理沟通进行有效管理，项目经理应将项目沟通的目的、目标和约束熟记于心，然后根据情况采取适当的方法。需要注意的以下三点：

1、项目经理应极力避免事必躬亲，这是项目经理常常陷入的一个误区。

2、急于获得正确的沟通，导致缺乏经验的项目经理陷入过度沟通的误区，例如召开多余的会议、发送不相关或收件人不恰当的电子邮件等。与沟通不足一样，这同样会对项目造成负面影响。

3、项目经理应牢记：自己既不是“电话交换机”，也是不“邮件转发器”，不应该对项目中的所有沟通都有参与，因为一些问题在项目团队内就能得到很好的解决！过度控制可能会给项目沟通的质量带来致命的影响。

三、沟通的作用

没有沟通，就没有管理。沟通不畅是项目管理中存在的共性问题，项目的人员越多、机构越是复杂，其沟通越是困难。往往基层的许多建设性意见未及时反馈至高层决策者，

便已被层层扼杀，而高层决策的传达，常常也无法以原貌展现在所有人员之前。

项目成员之间，项目主管部门与职能部门之间，项目主管部门与客户之间，以及其他各个方面之间，特别需要彼此进行沟通，互相理解，互相信任，互通信息。然而，在实际工作中，人与人之间却常常横隔着一道道无形的“墙”，妨碍彼此的沟通。尽管现代化的通讯设备非常发达，但却无法穿透这种看不见的“墙”。如果沟通的渠道长期堵塞，信息不交流，感情不融洽，关系不协调，就会影响项目管理工作，甚至使项目管理工作无法开展。仔细分析起来，我们会随时看到这种“墙”的存在。比如，有的项目经理主观武断，一个人说了算，听不得团队其他成员的意见，更听不得对自己的错误的批评，他们不懂得团队成员之间要经常进行沟通，不懂的如果下级的意见和建议受到忽视、冷漠，就会挫伤他们的积极性和对本部门的责任感，下级就会消极、沉闷下去。这样的话，一旦本部门发生什么紧急情况，需要全体成员出主意、想办法、共渡难关时，团队成员就会无动于衷，不会有任何的热情和积极性。所以要管理好项目，就要不断加强本部门内部的互通信息、传递资料、交流感情，使团队成员

清楚知道项目的目标和所处的形势，并且逐步建立起一套成熟完善的沟通系统。

一是沟通有助于改进个人以及团队作出的决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题，项目经理就需要从广泛的团队内部的沟通中获取大量的信息情报，然后进行决策，或建议有关人员作出决策，以迅速解决问题。团队成员也可以主动与项目经理沟通，提出自己的建议，供领导者作出决策时参考，或经过沟通，取得上级领导的认可，自行决策。

二是沟通促使项目团队成员协调有效地工作，保持团队成员之间的相互信任，实现高度的合作互助。本部门中各个科室和各个职务是相互依存的，依存性越大，对协调的需要越高，而协调只有通过沟通才能实现。没有适当的沟通，管理者对下属的需求也不会充分知道，下属就可能对分配给他们的任务和要求他们完成的工作有错误的理解，使工作任务不能正确圆满地完成。

三是沟通有利于领导者激励下属，建立良好的人际关系和组织氛围，提高团队成员的士气。除了技术性和协调性的信息外，项目组团队成员还需要鼓励性的信息。它可以使领导者了解团队成员的需要，关心团队成员的疾苦，在决策中

就会考虑团队成员的要求，以提高他们的工作热情。人一般都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价。如果领导的表扬、认可或者满意能够通过各种渠道及时传递给员工，就会造成某种工作激励。同时，本部门内良好的人际关系更离不开沟通。思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解，消除误解、隔阂和猜忌，即使不能达到完全理解，至少也可取得谅解，使本部门有和谐的组织氛围，所谓“大家心往一处想，劲往一处使”就是有效沟通的结果。

四、项目经理的角色

介绍了项目沟通的作用后，现在分析一下项目经理在沟通过程中的角色。实际上，根据沟通活动目的的不同，项目经理扮演着以下四种不同的角色。

协调员。促成项目团队内部及与项目利益相关方的良好沟通，并为之提供支持，使项目内的沟通更加容易和有效。好的协调员能够让人们掌握正确的沟通工具；安排和主持会议，并做到会议顺利、及时、中肯，参会人员适当；确保每个人都有机会同他人分享信息，任何人接收到的信息都是相关的；识别并解决沟通问题等。这些也可以归为“沟通管理”。这一角色要求项目经理能够识别沟通需求并解决项目中影响良好沟通的问题。

通讯员。“产生”并发布信息。项目经理是项目团队的信息源之一，提供有关影响项目的外部因素的信息。项目经理还是为项目团队和利益相关方提供与项目计划有关的整体状况信息的信息源。另外，项目经理还是项目决策、任务分配、未解决问题和风险的信息源。这一角色实际上由两个子角色构成：⑴在项目经理作为信息的最初来源的时候，是信息生成者；⑵在其他情况下，项目经理“处理”、标准化合集成他人提供的信息，是信息集成者。我认为如果项目经理不能出色的履行这一角色的职能，就会导致项目瓶颈的出现。

听众。简单讲，这主要指的是项目经理要去“听别人说的话”。这意味着，不仅要让信息源能够方便地为项目经理提供信息，同时项目经理还要能够分辨信息是否相关，并在信息含糊不清时能够要求做进一步说明。此时，要在获得大量信息和不鼓励提供信息两个极端之间寻求平衡。整体而言，由于项目经理在没有相关信息的情况下是无法进行管理的，因此信息过量比信息不足要好一些。

利益相关方需求管理员——这是一个复杂的角色，在一定程度上会涵盖上述三个角色，目标是了解和平衡利益相关方需要。项目经理应识别重要的利益相关方并将其分类，然

后根据其项目的利益相关程度和其影响项目变更的权利大小选择适当的沟通策略，这还要求项目经理能够识别关键利益相关方的信息偏好和需求。

因此作为一名项目经理就要承担起整个项目管理的沟通环节。项目经理的沟通能力是影响管理和领导核心项目团队的主要因素，所以在项目运营中项目经理就不应该埋在一大堆的技术、管理工作中，甚至可能需要花费百分之九十或更多的时间去与项目干系人进行沟通，所以他们应站在较高的角度去审视整个项目，使自己既能准确地把客户的意图传递给项目相关人员，同时又能及时正确地去理解项目相关人员的需求，达成一种共识，使他们可以更好的理解你、支持你、帮助你。

五、沟通的技巧 1、用“心”沟通

(1)要有尊重的心。要像尊重自己一样尊重项目团队中的每一个人，始终保持一颗平等的心态，要更多地强调组员的重要性，使团队中的每个人都能感到自己受到尊重，便会激发出与项目团队同甘苦的工作热情。

(2)要有合作的心。要寻求合作关系，通过合作关系的确立，形成良好的工作氛围。

(3)要有服务的心。把团队中的每名员工当成自己的内部客户，只有让内部客户满意，才可以更好地服务外部客户。

(4)要有赏识的心。项目经理要学会欣赏自己团队成员。当一个人被赏识的时候。他可以受到极大激励。

(5)要有分享的心。分享是最好的学习态度，也是最好的企业文化氛围。项目经理与项目成员在工作当中，要不断地分享知识、分享经验、分享目标、分享一切值得分享的东西。

2、学会倾听

倾听是沟通的基础。作为一名项目管理者在与员工的沟通过程中，应该主动听取意见，善于聆听，只有善于听取信息才能成为有洞察力的管理者。

3、运用正确的表达方式

沟通必须目的明确、思路清晰、注意表达方式。在信息交流之前，发讯者应考虑好自己将要表达的意图，抓住中心思想。在沟通过程中要使用双方都理解的用语和示意动作，并恰当地运用语气和表达方式，措辞不仅要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息。发讯者有必要对所传递信息的背景、依据、理由等作出适当的解释，使对方对信息有明确、全面的了解。

在表达自己的意见时，要诚恳谦虚。如果过分显露自己。以先知者自居的话，即使有好的意见，也不容易为人接受，会使人产生反感和戒备心理。讲话时要力求简明扼要。用简单明了的词句表明自己的意思，语调要婉转，态度要从容不迫。在谈话时如果发现对方有心不在焉或厌烦的表情时。就应适可而止或转换话题。使沟通能在良好的氛围中进行。

综上所述，在项目管理中，沟通是关乎项目成功与否的重要因素而且是管理工作至关重要的组成部分。所有的项目都是在不断的沟通与交流的过程中建立起来的，有效的沟通都是项目管理一个策略性过程，起着非常重要的作用。项目管理中涉及到众多的项目干系人，为保证项目沟通的有效性，项目经理只有建立项目沟通计划、灵活运用各种沟通形式、尽早和主动的与项目干系人进行沟通、保持畅通的沟通渠道、运用沟通技巧等方法，才能保证信息传递的准确、及时、理解无误，以保证项目顺利完成。

参考文献：

《项目管理技术》 2010 机械工程出版社

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/en41.html