论秘书工作中关于行政公文写作的美感 学位论文

论秘书工作中关于行政公文写作的美感

新闻与法学系 文秘0801 徐燕玲 20082405030

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摘要

公文，顾名思义就是公务文书。它是指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。公文并不同于“美文”。美文一般是指文学性比较浓重的文章，比如散文、诗歌等。而公文是一种不乏文学魅力的知性文章，它的作用是处理事务，因而很多公文阅读起来都没有美文有感染力，但这并不是说公文缺乏艺术和美感。好的公文同样拥有它的艺术魅力和表达美的功能。因而，写好公文绝不像下载格式，填充内容那样简单，而是需要很好的文字功底、语言组织能力和很好的掌握各种公文的写作技巧。

公文写作要求严谨，我认为不能把公文当成“官样文章”，针对行政公文的性质和用途，以及其行文方向等，对其语境做不同的处理，才能做到“得体”。从审美的角度出发，行政公文文体具有一定的美学意义的。在本论文中会通过对行政公文写作过程和行政公文实例的阐述进一步证明行政公文的实用性与美感并不矛盾。

关键词：公文写作；实用；艺术；美感

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abstract

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目录

摘要 ................................................................................................................................................... I Vggffdgf .......................................................................................................................................... II 绪论 .................................................................................................................................................. 1 第一章 行政公文的美感 ............................................................................................................... 2 第一节 行政公文........................................................................................................................... 2 第二节 公文美感........................................................................................................................... 2 第三节 行政公文与美感的关系 ..................................................................................................... 2 第二章 公文写作美感的缺失 ....................................................................................................... 4 第一节 公文写作美感的重要性 ................................................................................................... 4 第二节 公文写作美感缺失的表现及原因 ................................................................................... 4 第三章 公文写作的美感来源 ......................................................................................................... 6 第一节 语境给公文带来的“美” ................................................................................................. 6 第二节 公文内容的美感 ................................................................................................................. 7 第三节 其它一些影响公文美感的因素 ......................................................................................... 7 总结 .................................................................................................................................................. 9 致谢 ................................................................................................................................................ 10 参考文献 ........................................................................................................................................ 11

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绪论

公文，在古代指的是处理或联系公务的文件，而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。

行政公文具有庄重、严谨、强制性和程式化等特点。正是基于这些刚性特点，行政公文写作对格式规范的要求是严格的、特定的。这种格式上的特定性，容易使公文制作者陷入刚性规定和硬性表达的误区，以至在写作公文时谨小慎微，不敢越雷池半步。因此，人们往往会觉得文章之美那是文学作品的专利,至于行政公文,人们通常联想起枯燥刻板、臭且长的八股文，是“艺文之末品”（刘勰语）与美无缘。

其实这是一种误解。公文的语言系统就像百花盛开的花园，花团锦簇，姹紫嫣红，公文语言的丰富多彩是令人咋舌赞叹的。任何文章内容和形式都应是完美统一的，应当具有艺术性与美感，行政公文也应如此。通过对课题的研究发掘出行政公文美的基本素质。行政公文的内容是社会实践的产物，所以其具有社会美；行政公文反映了党和政府对人民的关心和爱护，所以具有人性美；行政公文的外在形式规范、严谨，所以具有格式美；行政公文的语言系统丰富复杂，所以具有语言美。从审美的角度出发，行政公文文体具有一定的美学意义的。

论述行政公文的美感特征，挖掘其独特的美感表现形式，证明实用性与美并不矛盾。正如法国艺术大师罗丹所说:“在生活中不是缺少美,而是缺少发现。”行政公文当中不缺少美,而是缺少发现。

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第一章 行政公文的美感

第一节 行政公文

一、行政公文的概念

“公文”是法定的机关和组织处理公务事件的文书。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政公文的概念有明确的规定。其中第二条阐述了行政公文的性质，说明行政公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。

公务文书就其使用的范围而言，又可分为专用文书和通用文书。其中专用文书是具有专门职能的机关根据特殊需要在业务活动中形成与使用的具有特定内容和格式的公文，它具有很强的专业化特点和严格的行业限制，如司法机关中的笔录、通缉令、判决书等；会计工作中的凭证、帐簿、报表等。通用公文是与专用公文相对而言，它们通行于各行各业，不受专业限制。对于通用公文，又分为正式公文（或称法定公文）和事务性公文（非法定公文）两类。其中，事务性公文是党政机关、企事业单位及社会团体处理日常事务的文书，比如计划、总结、调查报告、简报等；正式公文包括由中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》分别规定的党的文件和行政公文。

第二节 公文美感

公文美感顾名思义是公文带给人的美感享受。而这种美感则体现在公文的形势与内容上。

公文美感在外在形式上主要体现在段落结构的分配得当、标点符号的正确使用、句子长短合理、格式运用正确、文字大小字体一致、整篇文档的排列整齐美观等等。而公文美感在内在上的主要体现应该在语言模式标准、规范的书面语言、语境得体、成语的点缀与利用、适当的修辞手法等等。

第三节 行政公文与美感的关系

实用性是公文最显着的特性。与用以欣赏的文学作品不同，公文是针对公务活动和公务管理中的某个问题或某种需要而制发的，有着明确的实用写作目的。公文服务于现实，有很强的针对性和实效性。它是从现实出发，着眼于实际问题的回答、解决或适时地反映情况，提出要求，力求解决，是实用性最强、使用频

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率最高的一种应用文体。公文因实用而生，为实用而作，是处理公务的重要工具，其内容必须服从实用的需要。公文是对公务活动进行管理的有效手段，大到国家机器的运转，小到一个单位内部工作的有序开展，都需公文的内容规范。公文是加强公务活动联系的纽带，具有互通情况、交流信息、交换意见、协调关系的作用。不管是下行文、平行文还是上行文，也不管是发布法规、法令，还是传达方针、政策，或是商洽工作、反映情况等，都是在互相沟通、加强联系。

公文虽无文学作品委婉含蓄、曲径通幽的艺术美，却有自身直截了当、明快务实的实用美。艺术美以供欣赏为目的，实用美则以实用为目的。实用是写作功利的反映，实用美则是美学功利性的表现。

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第二章 公文写作美感的缺失

第一节 公文写作美感的重要性

谈起文章之美，人们想到的往往是文学作品那超越时空界限、关于人性与爱情的主题美，出乎意料而又在情理之中的情节美，起伏跌宕、抑扬张弛的结构美，活泼华丽、字字珠玑的语言美……似乎文章之美为文学作品所独有。公文因其重在实用、体式规范、语言简洁，则是“艺文之末品”，与美无缘。其实，这是人们认识上的一个误区。

美为何物？我国东汉许慎《说文解字》注：“美，甘也，从羊从大。羊在六畜主给膳也。美与善同意。”古希腊哲学家亚里士多德也认为“美是一种善”（形而上学）。从东西方不约而同提出“美善同意”可见，“美”一开始就与实用密不可分。现代美学家朱光潜提出“美是一种价值”（谈美书简），鲁迅先生也认为“在美的愉乐的根底里，倘不伏着功用，那事物也就不见得美了”（鲁迅全集?第四卷）。由此可见，重在实用的公文，作为处理公务的重要工具，应有其独特的美学特征。

第二节 公文写作美感缺失的表现及原因

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点有很多。

（一）作者的法定性

公文的法定作者是指依法建立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织机构。行政公文就是这些组织机构中的各级“行政机关”及其所属各部门依法定的职能与权限制发的。需要指出的是，以领导人名义制发的公文，其作者跟普通的文章、文学作品的作者亦有本质的区别：他并非以私人身份出现，而是以他所在行政机关的领导人、负责人的身份发布的，是领导人、负责人作为所在组织的代表和象征的一种体现，也是他行使自己职权的一种表现。

（二）职能的管理性

行政公文“是行政机关在行政管理过程中”、“依法行政和进行公务活动的重要工具。”可见，上至国家行政机关的发号施令、治国安邦，下到各职能部门的传递信息，沟通联系，都离不开运用行政公文对特定事务进行有效管理，舍此就无法确保社会有序、稳定的发展。使用行政公文“进行公务活动”，主要指公文

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参与社会管理。

（三）效用的权威性

效用的权威性，来自行政公文作者的合法地位和内容的策令性。从中央到地方，各级行政机关和管理部门所制发的公文都是代表依法成立的机关讲话的，是它在宪法或行政法赋予的职权范围内进行国家事务管理工作，必然具有它自身法定的权威性。其中的下行公文，更是本机构法定权力的象征，下属机关必须严格贯彻执行。而行政公文的内容直接反映国家政权的意志和愿望，是国家方针政策的具体化。因此，制发公文，必须以宪法、法律及有关政策为依据，一经制发，便“具有法定效力”。

（四）处理的规范性

公文处理具有规范的体式和严格的程序。公文的体式，是公文的格式、用纸、装订及标识的统称；公文的处理程序指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。《国家行政机关公文处理办法》对此有明确的规定。在具体操作中，这些程序不能随意颠倒或省略，这些体式也不能刻意求新而立异。

公文之所以特别强调格式强调规范，一是由于长期以来约定俗成的习惯；二是出自内容的需要，为了维护公文的严肃性和权威性。公文格式是公文的“包装”，格式是从同一个“模子”里面刻出来的外壳，这就直接影响了公文的“美观”。

比如，根据《格式》的要求，公文中发文机关标识的字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。发文字号的写法也极有讲究：如：“国发〔 2006 〕40号”中，机关代字简短明了，年号要统一用阿拉伯数字并加中括号，序号要用统一的序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字；还有又如红色反线，一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm），这样子的结构安排不仅使篇篇公文大同小异，而且更是加深了字面材料所带来的呆板感，所有这些格式要求就大大限制了公文美感的发挥空间。

公文的这一系列的特点都是影响其美感的重要原因，要求越多就越难有新的花样与突破。然而即使是这样，我们依然要在遵守这些标准的前提下发展出多姿多彩的公文语言，努力挖掘出公文潜在的美感来源。

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第三章 公文写作的美感来源

第一节 语境给公文带来的“美”

“语境，指口语和书面语存在的环境。……写作对象、写作主体、写作方

式、文化背景等都是重要的语境因素，它们是非语言语境，对文本能否实现写作目的同样具有关键的作用。”可见语境对公文写作有很大的影响。

公文的语境，包含社会政治制度、经济模式、生活方式、文化习俗、时代背景、思维方式等因素。同时，公文的作者，地点环境，交际对象，交际目的也影响着公文语境。公文不同行的文方向，决定了公文其自身的特点。因而在公文写作时，因结合影响公文语境得种种语境因素，才能写作出适合公文语境特征的公文，达到预期的表达效果。

毛毛（邓蓉）在《我的感情流水账——父亲邓小平在动乱岁月》中说，邓小平在1971年11月6日听到林彪叛国出逃的正式消息后，于11月8日给毛泽东写了一封信，一方面表示拥护中央关于林彪反党集团的决定，另一方面表示希望出来工作。但毛泽东收到邓小平的信后，只做了简单的批示：“印发政治局。他家务事情汪办一下。”1972年，8月1日当他第4次听了关于林彪反党集团罪行的传达报告后，给毛泽东写了第二封信。这封信他除了重申第一封信的内容外还恳切地表达了对自己错误的认识，以及希望为党工作的拳拳之心。他在信中写道：“我在犯错误之后，完全脱离工作，脱离社会接触以及五年多快六年了，我总想有个机会，从工作中改正自己的错误，回到主席的无产阶级革命路线上来。”“我觉得自己的身体还好，虽然已经六十八岁了，还可以做些技术性的工作（例如调查研究工作），还可以为党、为人民工作七八年，已补过于万一。我没有别的要求，我静候主席和中央的指示。”毛毛说邓小平写第二封信的原因是：“父亲知道，毛泽东是要看他的表态，其中既包括对于林彪的批判态度，也包括对他自己’错误’的态度。”果然不出所料，半年后邓小平就恢复了党的组织生活和国务院副总理的职务。（本案例和引文见《应用写作》2001年11期第62页）

“第一封信虽然正确分析了政治形势，抓住了难得的时机，起了一定作用，但未达到目的。在第二封信中，可以看出，写第一封信后邓小平对纷繁复杂的政治形势、能否复出的条件、毛泽东的心理等文外语境因素有作了更切实、更深刻的分析和预测。不断深化了对文外语境得认识，这正是第二封信成功的基本原因。”

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由此可见语境在公文写作中的重要性。应用正确的语境，是一种将公文“艺术化”的过程，它能让公文更加“得体”，更加有魅力。

第二节 公文内容的美感

真实是事物客观性的体现，真的事物才美。真实对于文章非常重要。 法国启蒙运动思想家狄德罗认为“真、善、美是些十分相近的品质”（文艺理论译丛?1958?第四期）。黑格尔也说：“美与真是一回事……美本身必须是真的”（西方美学家谈美和美感）。因此，无论是公文还是文学作品，都把真实作为选用材料的重要标准，并力求以此给人以美感。然而公文与文学作品对“真实”的具体要求是不同的。文学作品的“真实”是“艺术真实”，允许虚构、想象、典型化，以“假”的现象反映“真”的本质。公文的“真实”则是“生活的真实”即“绝对真实”，所选材料涉及的时、地、人、事、因、果与客观实际须完全一致，不仅具有本质真实性，而且具有客观实在性。公文材料的真实准确之美是一种内在的美。

公文还具有现实凭证作用，应是可靠的信息资源。公文应真实地反映公务活动的情况，负载公务的内容。公文失效后，还可以作为文献、档案、资料加以保存，是研究历史、政治、政策和形势发展趋势的依据。因而公文中的情况、问题、事实、数据，都应是真实准确的。

第三节 其它一些影响公文美感的因素

公文是办理公务活动的文书，对人们的思想行为有规范约束作用，必须给人庄重严肃之感，而这种庄重严肃之感又不能是压抑、沉闷的，应与赏心悦目的愉悦感相结合，形成公文特有的庄重之美。人们对公文的这种审美要求是与人类历史上的审美习惯一脉相承的。通观人类历史，凡是代表或象征权力的大多趋向以庄重为美，从而与权力的威严崇高相吻合。作为体现行文者职权、职能的公文，显然是权力意志的载体，必然表现出庄重之美。

一、 公文有其惯用的语言模式

公文中概括语凝练、易懂，使用的位置趋于固定，非常好用。在公文写作过程中宜多用概括语，这些词语能囊括所有，是公文写作过程必不可少的。但用这些词语时要根据不同的文种和行文方向来选词，这样才能符合礼仪要求。

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在长期的公文写作过程中，形成了一整套规范用语，这些习惯用语主要是文言词语，包括称谓，如“贵部”“该公司”“你局”“我方”等。开端语如“根据”“遵照”“鉴于”等。引述语如“收悉”“阅悉”“电悉”等。期请语如“切望”“切盼”“务请”“特请”等。表态语如“毋庸再议”“碍难照准”等。结尾语如“特此函复”“特予公布”等。这些模式用语是公文文体的标志性用语，数量虽然不多但使用频率很高，富有表现力，为迅速理解公文意图、尽快处理公文带来的方便同时也使公文显得更加庄重。另外，公文在叙述结构、数量表达等方面都有自己特有的模式，如公文中表达事物的数量，一般名词在前量词在后，如“公房五所”“重大事故六起”，不写为“五所公房”“重大事故六起”，表达数量较多的人或物时，在数量之前，通常还要写出一个代表者的名称，如“学生78名”应写为“学生赵某某等78名”。

二、 成语的点缀美

在公文写作中，成语的使用是常见的、大量的。成语作为一种两两相对的四字格形式。音节整齐匀称，声调平仄相间，起伏有致，适合了汉民族讲究对称、喜欢对偶的民族心理，也切合汉语这种富有音乐性语言的特点。公文中恰当运用一些成语，能增强公文语言的音乐美感，给人形式整齐、铿锵有力的美感享受。

“一些机关乱收费、乱摊牌，甚至弄虚作假，敲诈勒索，对中央规定置若罔闻，我行我素。(《中共中央办公厅、国务院办公厅关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》)”此例中运用“弄虚作假”、“敲诈勒索”、“置若罔闻”、“我行我素”等成语来说明“当前机关作风”中的问题表现，使得行文严密简洁，词义蕴含丰富，音调和谐顺畅，具有很强的修辞表达效果。

在文章中运用一些成语，可以使语言经济，一个简单的成语就可以表现出丰富复杂的意义。公文中适当运用一些成语，可使公文语言言简意赅，文约意丰，简明扼要。

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总结

公文写作的语言要求极高，并不是“依葫芦画瓢”，而是需要一定的文字功底和语言运用的能力。它的语言特点正好衬托出它的风格特征，写作公文的作者可以看作修葺语言文字的能工巧匠，如何让语言更巧妙玲珑便是他的本事。

而公文的形式与文种也是多种多样的，每一种形式的公文的要求自然会有所不同，上行文与下行文则是最典型的两种形式，呈送机关的等级不同那就意味着公文中的语气称呼都要有所改变，对内容的要求自然也会不一样。

有的公文则具有保密性质，具有保密性质的公文大多涉及公司重要事务，对于这一类的文长，首当其冲应当注重其内容的准确性与机密性。对于这类公文，个人认为不应当在其内容上有过多的个人发挥，运用过多的文学手法，来增加文章的美感。对于这类文章来说过多的美感反而是一种累赘与负担。

但是除此之外，我认为无论是什么样的文种什么样的要求，我们都应该在遵守其现有的条款之外，努力发觉出该公文的特点与美感，展现出公文与众不同的美，增加阅读者的兴趣与意愿。

综上所述，一个人文笔很好未必就能掌握公文的写作艺术，还有公文也绝非没有“文采”。公文的美是一种形式上、内容上都具备的美，是一种严谨的、庄重的、优雅的美。因而只要掌握和运用好公文的写作艺术，公文同样是一篇从结构和内容上都美的“美文”。

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致谢

在论文完成之际，我要特别感谢我的指导老师董福升老师的热情关怀和悉心指导。在我撰写论文的过程中，董老师倾注了大量的心血和汗水，无论是在论文的选题、构思和资料的收集方面，还是在论文的研究方法以及成文定稿方面，我都得到了董老师悉心细致的教诲和无私的帮助，特别是他广博的学识、深厚的学术素养、严谨的治学精神和一丝不苟的工作作风使我终生受益，在此表示真诚地感谢和深深的谢意。

在论文的写作过程中，也得到了许多同学的宝贵建议，同时还到许多在工作过程中许多同事的支持和帮助，在此一并致以诚挚的谢意。

感谢所有关心、支持、帮助过我的良师益友。

最后，向在百忙中抽出时间对本文进行评审并提出宝贵意见的各位专家表示衷心地感谢！

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参考文献

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[6] 张丽琍．秘书实务．北京：中央广播电视大学出版社，2009 [7] 王萍，张卫东．现代文秘工作实务．北京：机械工业出版社，2007 [8] 谭一平．秘书实务案例分析．北京：外语教学与研究出版社，2009 [9] 谭国应．普通秘书学概论．成都：西南交通大学出版社，2006 [10] 边一民. 公关应用写作. 杭州：浙江大学出版社，1997.

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