环境监测中心档案管理程序

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环境监测中心档案管理程序

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环境监测中心档案管理程序

1 目的

建立适合环境监测中心实际情况、符合档案法要求的档案管理制度，保证各类记录、资料的保密要求和方便检索，为管理体系和监测工作运行情况提供证据。

2 适用范围

适用于各类文件、监测科研资料、记录、仪器设备档案、人员技术业绩档案的管理。 3 职责

3.1 各科室负责本室各类文件、监测科研资料、记录、仪器设备档案资料等的收集保管工作，并按时交办公室归档；

3.2 办公室负责各类文件、记录、资料档案的管理。 4 程序

4.1 各科室应将各类文件、记录、资料及时归档，这些文件、记录、资料包括： 4.1.1 质量手册； 4.1.2 程序文件；

4.1.3 技术性文件、资料（包括各类作业指导书、标准、技术规范等）； 4.1.4 仪器设备档案资料； 4.1.5 人员技术业绩档案资料；

4.1.6 监测报告副本及其监测原始记录； 4.1.7 合同评审记录；

4.1.8 各类质量记录和技术记录，详见《记录控制程序》； 4.1.9 计量认证、实验室认可合格证书及附表； 4.1.10 行政文件（包括中心内文件和外部文件）； 4.1.11 环境监测中心年度工作计划、总结、发展规划等； 4.1.12 科技项目（包括科研、技改）档案资料； 4.1.13 财务凭证等资料； 4.1.14其它需归档的文件资料。

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4.2 各科室人员在其职责范围内收集整理需归档的文件、记录和资料后，交办公室档案管理员统一归档。档案管理员应检查提交归档资料的完整性和规范性，签收符合要求的资料，有权拒收不符合要求的资料，责成相关科室重新整理，直至符合要求为止。

4.3 档案管理员应对接收的资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。 建立台帐，必要时编制检索卡片。

4.4 采取必要的防潮、防尘、防盗、防火、防虫等措施保证档案贮存环境条件的符合性。

4.5 档案存放地应有明显的标识，档案管理员应定期检查档案的保存情况，对损坏的档案及时采取修补措施。

4.6 档案不允许外借。档案查阅应由查阅人提出申请，经中心主任（外单位人员查阅）或科室主任（中心内部人员查阅）批准后，由档案管理员办理查阅手续。需复印档案时，由复印要求人提出档案复印申请，经中心主任批准后，由档案管理员复印后将复印件交给需求者并登记。

4.7 档案管理员负责档案的保密工作。

4.8 超过存档期限的档案，由档案管理员填写《文件档案销毁记录表》，由中心领导、相关技术人员、档案管理员成立鉴定小组，经鉴定同意后由两人以上人员实施销毁。

5 引用文件

《文件控制程序》

《人员培训考核和技术档案管理程序》 《记录控制程序》 《仪器设备管理程序》

6 相关记录

《文件档案销毁记录表》 《档案资料利用登记表》

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