第二章 建立数据库(1)

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LOGO 数据库的构成(P25) 数据库的构成(P25)一个数据库就是一个独立的文件，文件扩展名为.mdb。数据库就如同一个仓库，里面包含多个 对象。其中“表”用于存储数据，是数据库的基础；从表中查找数据由“查询”对象完成，数据交互 由“窗体”和“报表”对象完成；如下图所示。这些对象分工协作，共同完成对数据的管理和应用。表：表是用于存储数据的，数据库中的数据是以表格的形式存放的。 查询：用于查出满足要求的数据。 窗体：是一个操作界面，主要是用于输入数据库中的数据。如果数 据库的的数据较多，单靠表格输入很容易出错。利用窗口输入很直 观而且出错的机率也是大大降低。 报表：用于打印和预览报表，在报表中是不能修改数据的。 页：将数据库中的数据动态地提供给网页，这样用户就可以通过IE 远程使用和管理数据库中的数据。例如：网上报名。 宏：是由一个或多个操作的组成的集合，其中每个操作都实现特定 的功能，例如打开某个窗体或打印某个报表。宏可以自动完成常规 任务。例如，可设置某宏，在用户单击命令按钮时运行该宏，以打 印某个报表。 模块：涉及到编程。对于一些复杂的、高级功能的系统，宏无法完 成的可通过模块编程实现。

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创建数据库(P26) 创建数据库(P26)创建数据库文件的过程一般为： 创建数据库文件的过程一般为： 创建数据库—创建数据表— 创建数据库—创建数据表—创建其他对象 创建数据库有三种方法： 创建数据库有三种方法： 1、利用向导创建数据库(用模板生成数据库) 利用向导创建数据库(用模板生成数据库) 2、利用现有文件创建数据库(即，为现有库文件创 利用现有文件创建数据库( 建一个副本) 建一个副本) 3、直接建立一个空数据库 (1、2两种方法平时用得较少，自学P26) 两种方法平时用得较少，自学P26) P26

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LOGO◆ 直接建立一个空数据库如果要基于自己的设计创建数据库，应先创建一个空数据库，然后再分别添加表、窗体、报 表及其他对象。这是最的灵活的方法。 方法：“文件” →“新建”,在“新建”窗格中选择“空数据库”。在出现的“文件新建数据 库”窗口中输入 数据库名称(例如：“基础练习”),选择好存放位置，单击“创建”即可。

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创建表( 创建表(P29)建立了空库后，就要向数据库中添加对象， 建立了空库后，就要向数据库中添加对象，表是数据库最基本 的对象。 的对象。 建表的过程就是设计表结构—定义字段—填写数据— 建表的过程就是设计表结构—定义字段—填写数据—编辑数据 就是设计表结构

建表的方法如下图所示：(有 种方法) 建表的方法如下图所示：(有3种方法) 如下图所示：( (其中“向导”和“通过输入数据”方法不常用，自学书P29) 其中“向导” 通过输入数据”方法不常用，自学书P29) P29

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LOGO使用设计器创建表 在“表”对象窗口中双击“使用设计器创建 表”打开表设计对话框。 1)定义字段名称 可用汉字或字母,如果用字母则需要在字段属 性的“标题”中定义汉字,这样才能在表字段标题 中显示汉字。 2)定义数据类型 共有10种数据类型,可在下拉列表中根据需要 选择 3)定义主键 在数据库中为了建立表与表的关系，一般数 据表均要定义主键。通常将字段数据不重复的设 置为主键。(点击工具栏上的钥匙图标或在字段 名上击右键选择“主键”) 4)设置字段大小 4)设置字段大小 根据实际情况设置字段大小 5)将表命名保存 5)将表命名保存 6)打开表, 6)打开表,往表中输入数据 打开表如果“字段名称”为 汉字则“字段说明” 不用填写；否则需要 用字段说明解释一下 字段名称的含义

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LOGO 定义字段( 定义字段(P31)字段数据类型( 字段数据类型(P32)字段的数据类型指定了在字段中存储数据的方式，是数据规范性的重要保证。

给字段选择类型时应考虑：字段中数据的大小、是否计算、是否排序或分组等。如学号字段，可 以是数字型，也可以是文本型。考虑到它不需要进行算术运算，一般把它定义为文本型。

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LOGO 字段属性(P33) 字段属性(P33)为了保证数据在数据表中按照一定的结构保存，便于数据处理和显示，应给字段定义大小、默认 值、输入掩码等属性。对于初学者而言，可先掌握几个简单的属性定义，而逐步学习复杂属性的定义。

1、字段大小：(只有文本型和数字型需要定义字段大小) 、字段大小：(只有文本型和数字型需要定义字段大小) :(只有文本型和数字型需要定义字段大小文本型： 文本型：默认为50个字符，在ACCESS中一个汉字和一个英文字母都称为一个字符。

数字型(见左下图) 数字型(见左下图)前三个为整数，表示数据的范围一个比一个大 字节：0 ~ 255; 整型：-32,768 ~ 225; 长整型：-2,147,483,648 ~2,147,483,647 定义这三种类型后，如果在表中输入小数，则系统会自动进行四舍 五入。 后面四个除了“同步复制ID”外，代表带小数的数据的精确度 一般计算选择“小数”即可，单双精度用于较复杂的计算(科学计 算) 单精度与双精度的误差一般发生在小数点的五位之后。 同步复制ID:用于网络数据库的字段属性，所生成的字段标识在任 何一个Access表里都是不可能重复的，是全

球唯一ID标识。

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LOGO2、 输入掩码(P34) 、 输入掩码( )输入掩码为数据的输入提供了模板，确保数据在表中输入时具有正确的格式(例如：在输入身份 证号码的时候不能输入字母和汉字，而且位数也不能输入错误)。创建输入掩码时，对于“文本型” 和“日期/时间型“字段，可以通过“输入掩码向导”选择创建。 例如：打开“学生库--对象空”中的“学生基本信息”表设计视图，添加 “身份证”字段(文 本型，18位)。若不使用输入掩码，则实际输入过程中可能会产生输入字母或位数不够的错误。为了 避免输入错误，可为其定义输入掩码。 向导设置输入掩码 单击“身份证”字段属性对话框中“输入掩码”后面的省略号，出现“输入掩码向导”对话框， 每一步均选择默认值 ，“下一步”后，输入掩码设置完成。这样在“身份证”字段中出现下划线占 位符。如果输入字母或输入位数不满18位则无法完成输入，这就是输入掩码的作用。

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LOGO手动设置输入掩码 在数据表视图中观察“学生基本信息”表“电话”字段的输入格式，为其设计“输入掩码”。添加 “tel”字段(文本型，11位),参照左下表手动设计输入掩码。字 说明 符 0 数字(0 到 9,必需输入，不允许加号 [+] 与减号 [–])。 9 数字或空格(非必需输入，不允许加号和减号)。 数字或空格(非必需输入；在“编辑”模式下空格显示为空 # 白，但是在保存数据时空白将删除；允许加号和减号) L 字母(A 到 Z,必需输入)。 A Z ? 字母(A 到 Z,可选输入)。 A 字母或数字(必需输入)。 a 字母或数字(可选输入)。 & 任一字符或空格(必需输入)。 C 任一字符或空格(可选输入)。 小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符。(实际的字符 .,:; 将根据 Windows“控制面板”中“区域设置属性”对话框中 -/ 的设置而定)。 < 将所有字符转换为小写。 > 将所有字符转换为大写。 使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码 ! 中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何 地方包括感叹号。 \ 使接下来的字符以字面字符显示(例如，\A 只显示为 A)。

如果没有区号，则 先输入空格再输入 后面的数字

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LOGO3、 有效性规则(P35) 、 有效性规则( )有效性规则是为了避免输入数据出错而定义的一种输入检查措施。如：性别只能输入 “男”或“女”;成绩只能在0~100之间等等。当用户输入错误时，系统出现错误提示， 由用户重新输入合法数据。 例如：打开“学生基本信息表”设计视图，以“性别”字段为例，说明有效性规则的 使用。如下图所示：

输

入错误时的 警告提示信息

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LOGO3、 有效性规则(P36) 、 有效性规则( )运算符

有效性规则常见运算符的应用使用举例

<,>,>=,<=,=,<>

>=60 and <=100 <>100 year(date())-year([年龄])>=18(年龄大于等于18岁) >= #1990-1-1# and <=#1999-12-31#(属于90年代的) In(20,30,40) In(“英语系”, “日语系”, “休闲系”, “餐饮系”) Between 60 and 100 Between #1990-1-1# and <=#1999-12-31# Like “a????”(输入项必须是 5 个字符并以字母 a为打头) Like “a*” (输入项必须是以字母 a 为打头) Like “[0-9][0-9][0-9] [0-9][0-9][0-9]”(邮政编码必须为6位数字，此法比输入掩码复杂)

In(a1,a2……,an) Between a1 and a2 Like

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LOGO4、 主键和索引(P37) 、 主键和索引( )(1)主键：若表中一个或多个字段的组合可以唯一标识表中的每条记录，则此字段或字段的组 主键： 合可作为表的主键，也叫做主关键字。(如：“学生基本信息”表中，每个学生的学号是唯一的，因 此学号可作为表的主键) 设置主键既可加快数据的查询速度，也是建立表间关系的要求。 (2)索引：在记录数较多的表中查找、排序数据时，利用“索引”可以极大地加快操作速度， 索引： 如果经常需要在某字段进行查找、排序，建议对该字段设置“索引” 索引值分为“有重复”或“无重复”两种，分别代表是否允许字段值重复。 设置一个表的主键后，系统会自动在该主键字段创建索引，索引类型为无重复的唯一索引，也称 为主索引。

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LOGO 5、编辑数据表编辑表结构(P39,在表的“设计视图”中进行) 编辑表结构(P39,在表的“设计视图”中进行)

修改字段定义在设计视图中修改字段名、类型、属性等等，操作同前。

添加字段选择两字段中下面的字段→右击→选择“插入行”。

复制字段右击要复制的字段→选择“复制”→两字段之间复制时要先插入一个 新的空字段，否则会覆盖原字段，右击选择“粘贴”。

删除字段右击要删除的字段→选择“删除行”。

移动字段选择要移动的字段(用ctrl或shift键可选择多个字段),按住鼠标 左键拖动到新的位置即可。

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LOGO 输入数据( 输入数据(P40) )1.输入文本、数字、 1.输入文本、数字、货币型数据 输入文本 直接在相应的单元格中输入数据即可。 输入时可能会受到“有效性规则”的限制。“学 号”、“姓名”、“入学成绩”等字段属于这类数据。 2.输入“ 2.输入“是/否”型数据 输入 如果字段设置为“是/否”型，则在该字段中输入数据时会出现一个复选框。选中则表示输 入“是(-1)”,否则表示输入“否(0)”。例如，在“学生基本信息”表中可添加“党员”

字段并设置为“是/否“型。 3.输入“日期/时间” 3.输入“日期/时间”型数据 输入 输入该类型数据时,要注意格式。一般日期型数据都设置输入掩码。如果没有设定输入掩码， 要注意不能输入不存在的格式，如：1983.12.23,而要输入，1983-12-23。 4.输入OLE对象型数据 4.输入OLE对象型数据 输入OLE OLE对象主要指图像、声音等可链接和嵌入的对象，这类数据应通过插入对象的方式输入。 下面以学生基本信息表中的“照片”字段为例，介绍该类数据的输入过程： (1)将光标插入要输入数据的单元格，出现一个虚线框。 (2)选择“插入”→“对象”命令“新建”→“画笔图片”,进入“画图”界面。在“画 图”中选择“编辑”→“粘贴来源”,选择照片即可 。

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LOGO 输入数据( 输入数据(P41) )5.输入超链接型数据 5.输入超链接型数据 超链接型数据的输入，可通过“插入超链接”对话框来实现，对话框的启动与OLE类型类似 (略)。 6.查阅向导的应用 6.查阅向导的应用 在学生基本信息表中，“民族”字段的值可以直接输入， 也可以通过从一组固定数据或其他表的字段中选择来实现 数据的输入。选择输入效率高、出错率低、意义直观。像 “性别”、“民族”、“系别”等选项稳定的字段常用该 方法输入数据。在ACCESS中，数据的选择输入，是通过字 段的查阅功能实现的。下面以学生基本信息表的“民族” 字段为例，介绍字段查阅功能的设置过程。 (1)在设计视图中打开学生基本信息表。 (2)选择“民族”字段“数据类型”下拉列表中的 “查阅向导”选项，,弹出“查阅向导”对话框。 (3)在对话框中选择“自行输入所需的值”单选项， 单击“下一步”按钮，弹出新的对话框，设置查阅数据。 (4)选择列数(输入数据时显示的查阅数据的列数) 为1,在文本框中输入待查阅的数据。

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LOGO6.查阅向导的应用 6.查阅向导的应用 (5)单击“完成”按钮，保存设置。 在“数据表视图”中打开学生基本信息表，单击“民族”字段单元格中的下拉列表按钮，弹出 查阅列表，选择输入数据。

说明： 说明： (1)不是所有数据类型的字段都可以实现查阅功能，一般适合文本、数字字段使用。 (2)在“查阅向导”对话框中，“使用查阅列查阅表或查询中的值”单选项，指查阅列的值从 其他表或查询的字段中获得，而不是自己输入。

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LOGO编辑数据(P42, 数据表视图”中进行，自看) 编辑数据(P42,在 “数据表视图”中进行，自看)修改数据 与输入数据的过程基本相同。当光标移动到下一条记录时，修改的结果才能保存下来。 如果要撤消修改，

按Esc键即可。 复制、 复制、移动数据 右击要复制或移动的记录→选择“复制”(或“剪切”,系统出现删除不可恢复提示 时选择“是”)→右击选择“粘贴”,新记录会覆盖原记录。 删除数据 右击要删除的记录→选择“删除记录”(不可恢复)。 插入数据 新记录均被加入到表的末端，不能在表中间插入新记录。击右键选择“新记录”。 行选定器上的几种符号 星号：表示该行为新记录 三角型：表示该行为当前操作行 铅笔型：表示该行正在输入或修改数据

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LOGO编辑数据(P43-44, 数据表视图”中进行) 编辑数据(P43-44,在 “数据表视图”中进行)更改数据表的显示方式 (1)改变字体 选择“格式”→ “字体”,操作与Word类似 。 (2)设置单元格效果 选择“格式”→ “数据表”,在“设置数据表格式”对话框中进行选择。 更改数据表的布局 (1)改变字段顺序 选择要移动的字段按住鼠标左键，拖动到新位置即可。 (2)设置行高、列宽 设置行高、 同EXCEL操作。可用鼠标调节，也可击右键选择“行高”(“列宽”)。 (3)冻结列 选择列击右键→ “冻结列”;解除冻结时击右键→ “取消对所有列的冻结”。 (4)隐藏列 选择列击右键→ “隐藏列”;显示所隐藏的列时选择“格式”→ “取消隐藏列”。

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建表练习

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