有关IT采购项目招标文件编制问题的探讨

有关IT采购项目招标文件编制问题的探讨

有关IT采购项目招标文件编制问题的探讨

招标文件内容能否完整、详尽和确切地反映采购需求以及投标文件必须作出的响应要求，直接关系到政府采购项目招标投标工作的质量。本文主要对IT采购项目中，有关招标文件编制中存在的一些问题及改进等进行探讨。

目前，在政府采购项目的投标文件中较普遍存在的问题有：未按采购需求逐项、逐点提供响应文件，包括《技术规格偏离表》等；又如，未提供完整、具体的设计资料和项目实施方案；再如，软件开发项目投标只有笼统投标报价，未提供具体开发内容和开发成本等等。当某个采购项目的投标商都存在类似问题时，这就给评标工作带来了很大困难。假如采取以“矮子里拔长子”方式选择中标商，而事实上此中标商对招标需求响应尚存在较多不足或缺陷，这势必影响该项目的采购质量，甚至可能给项目实施带来“隐患”。在投标文件中至所以出现上述问题，既有投标人自身的原因，但也反映出在招标文件的编制存在不足与缺陷之处。IT采购项目基本可分为软、硬件产品采购、系统集成与工程、软件与应用开发等类型。现在在IT采购项目招标时通常是不论何种采购项目类型，均采用统一格式的招标文件（除技术需求部分）。但从如何更好地满足采购项目的不同需求，招标文件的内容除在招标投标的法规等方面必须统一格式外，针对不同的采购项目类型，对投标文件的商务标与技术标应提交响应文件内容和要求作出十分明确和具体的规定等。这既有利于评审专家按此标准评定投标人对招标的响应程度，也有利于提高IT采购项目招标的总体质量。

以下就IT采购项目的招标文件编制中，如何对投标人在招标需求（包括商务与技术两方面）的响应内容与响应方式作出明确规定等问题进行探讨。

一、招标文件应明确投标人商务响应的具体要求

投标文件的商务标部分主要由投标报价、报价明细及依据和投标人资格证明文件两部分组成。

1、有关对投标人在投标报价、报价明细及依据方面响应的具体要求

招标文件除要求投标人提供投标总报价外，必须按招标需求提供投标报价详细清单和具体依据。如系统集成或弱电工程项目，投标人应提供各分系统工程以及分系统的设备清单及分项报价、设备安装与调（测）试分项报价、系统集成与工程实施的其它费用报价等。又如，软件与IT综合应用开发项目，投标人应提供各分系统的具体开发内容、投入设计与开发人力资源的服务计费、研发实施所需的测试等费用报价。对此，在招标文件中必须相应提

有关IT采购项目招标文件编制问题的探讨

供投标人填报报价明细及报价依据的规范化表格。

2、有关对投标人在资格证明文件方面响应的具体要求

招标文件对投标人提供的资格证明文件的种类、等级和颁发部门必须有明确规定。如在招标文件中不宜笼统要求投标人提供“制造厂家授权书”，而应规定必须提供哪些设备的“制造厂家授权书”；又如，若招标文件要求投标人提供类似项目的业绩，则应规定必须提供项目业绩的有效证明材料（如合同、验收报告等）。

二、招标文件应明确投标人技术响应的具体要求

1、有关对投标人在招标的技术需求响应方面的具体要求

在IT采购项目中，软、硬件产品采购项目的技术需求主要有设备的技术规格与指标、软件系统结构与功能、交货期与验收方案、保修期与售后服务方案等；系统集成与工程项目的技术需求主要有系统功能与技术指标、设备的技术规格与指标、工期与验收方案、保修期与售后服务方案等；软件与应用开发项目的技术需求主要有为系统功能与技术指标、设计开发的技术方案、开发周期与验收方案、保修期与售后服务方案等。对于IT系统扩容与升级项目，尚需有与原系统的兼容与接口要求。据此，招标文件应明确规定投标人必须提交证明其符合招标技术需求的全套响应文件，并针对不同类型项目的技术需求，对投标响应文件的内容与文件形式（如文字资料、图纸和数据）提出十分明确、具体和清晰的要求与规定。 以IT系统集成和工程项目为例，投标响应文件内容一般应包括：

（1）、分系统方案设计：系统功能与主要技术指标；系统方案设计：含系统组成、系统结构、设备布局与安装位置、设备接口与连接方式等；系统图：系统图应能具体反映系统结构、设备的布局与安装位置、设备连接方式等；（注：若仅提供系统示意图，应视为不符招标要求）；设备选型及其主要技术指标；设备配置说明及设备清单。

（2）、项目实施方案设计：系统方案深化设计的管理措施；项目组组织机构设计：项目组人员组成与分工、工作职责、人力资源投入计划等；项目进度计划及进度管理措施；项目质量控制体系及管理措施；技术与系统调（测）试方案；工程验收内容与方式等。

（3）、培训承诺与实施方案：培训目标管理；培训内容与教材；培训教员、培训方式与考核制度；培训的其它承诺；

（4）、保修期内售后服务承诺与实施方案：保修期承诺；售后服务的具体内容；售后服务的服务时间、响应时间、到现场时间、修复时间与相应的措施保证；

售后服务技术队伍等。

2、有关对投标人填报<技术规格偏离表>方面的具体要求

有关IT采购项目招标文件编制问题的探讨

<技术规格偏离表>是投标人对招标的技术需求响应程度进行自我评估的主要文件。但在投标人提供的<技术规格偏离表>中，经常存在内容填报不规范或不真实等问题。如在<技术规格偏离表>中笼统填写“无偏离”，或者在“投标提供的“实际技术规格”一项中不是依据其提供的实际技术规格填写，而是照抄招标文件提供的技术规格要求，而<技术规格偏离表>中填写的技术规格与其提供的实际技术规格可能并不一致，甚至有的技术指标实际上为“负偏离“，但投标人在<技术规格偏离表>中却“填写为“无偏离”或“正偏离”。因此，在招标文件中必须强调投标人必须按招标文件所附格式填写和提交《技术规格偏离表》，并在《技术规格偏离表》中应以点对点响应方式、如实说明其提供系统与设备和招标要求的技术规格的偏离情况。否则，在评标时，将降低投标人对招标的技术需求所作响应的评价，尤其是若投标人填报的《技术规格偏离表》中出现弄虚作假，应将其视为对招标需求未作实质性响应。

3、提高招标文件中＜技术需求＞的编写工作质量

在招标文件中，＜技术需求＞部分是表述本项目采购需求的重要部分。因此， ＜技术需求＞编写工作与招投标工作的质量紧密相关，并将直接影响预定的采购目标能否切实实现。

目前，有些招标文件的＜技术需求＞内容编写尚存在较多不足与缺陷。例如，技术需求内容过于简略、笼统和原则化，缺乏定量和具体描述，致使各投标人对招标需求理解不一，其提供的响应内容和投标报价差异较大，这给评标工作带来了很多困难。又如，技术需求中某设备技术指标全部照抄某品牌某型号的技术指标，致使其它品牌的产品不能全部满足，由此甚至造成“废标”。再如，在IT系统集成（工程）和应用系统开发项目招标时，招标文件的＜技术需求＞是由采购人委托的设计人编写和提供的。某些设计人从有利于自己中标考虑，往往在招标文件的＜技术需求＞中“设计”了一些“隐性”排斥其它投标人的内容，或者故意将部分技术要求与指标写得含糊不清，甚至“隐藏”了一些必要的设计依据与数据。因此，加强对招标文件中＜技术需求＞编写工作的规范化管理十分必要。

在招标文件中，＜技术需求＞内容编写的原则是正确、清晰、完整和具体地反映采购需求。衡量＜技术需求＞内容编写的质量标准应是：投标人能据此确定其应如何有针对性地提供全部响应文件，以切实满足招标各项需求；而评审专家从＜技术需求＞即能全面理解招标的实际需求，并据此正确判断投标文件对招标需求的具体响应程度。同时，＜技术需求＞内容的编写也必须确保招标投标工作的公平与公正性。

有关IT采购项目招标文件编制问题的探讨

三、完善与改进招标文件中评分标准的制订工作

目前，招标文件的评分标准存在的问题是不同类型的IT采购项目均采用统一的评分标准。于是在评标时经常会产生如下问题：有时在招标文件中并无此需求，也未要求投标人作出响应，但在评分标准中却有此评分项，评审专家只能给予所有投标人相同的评分。而有时在招标文件中有此明确需求，并要求投标人作出相关响应，但在评分标准中却没有对应的评分项。若投标人未对此作出实质性响应，评审专家对此无处扣分。应该说，如此的评分结果并不能真实体现投标文件的实质性响应差异程度，其结果势必影响招标投标的工作质量。另外，有的评分标准设计存在了明显的缺陷，按此评分标准的评标结果可能出现一位（或两位）评标委员的评分即可否定四位（或五位）评标委员一致的评分结果，应该说如此评标结果已违背了政府采购项目招投标的本意。

评标的评分标准应是衡量投标人对招标需求是否作出实质性响应的判定标准，也是评标委员会选定中标人的唯一依据。因此，不同类型的IT采购项目应采用不同的评分标准，而且评分类别、评分高低的设计必须充分、全面反映投标人的投标响应是否完整、合理和切实地符合招标需求。。另外，在按评分结果决定中标人时，评分标准务必体现“少数服从多数”的原则，即最后选定的中标人应与多数评委的推荐的中标人一致。这方面，市政府采购中心制定的评分标准较好地体现了上述原则。

四、有关IT采购项目招标文件内容和评分标准编制的若干建议

1、在不同类型的IT采购项目招标文件的适当部位设置如下条款：（1）、软、硬件产品选型要求；（2）、合格软、硬件产品、或合格计算机网络系统（或弱电系统、应用软件系统）的条件；（3）、证明软、硬件产品、或计算机网络系统、弱电系统、应用软件系统合格性及符合招标需求的投标文件要求；（4）、投标书的评价与比较：在评标时除考虑投标人的报价外，注明“还需考虑的其它因素”的具体内容，即投标人必须提供的实质性响应要点；（5）、投标文件的组成与内容要求，即对投标人在商务与技术两方面的响应内容与响应方式作出明确规定。

2、市财政部门聘请一些专业素质高、实践经验丰富、熟悉产品与市场的资深专家参与IT采购项目招标文件内容和评分标准编制的补充与完善工作，针对在不同类型的IT采购项目可设计与编制不同的招标文件和评分标准的范本。在不同项目招标时，可依据项目具体要求，对招标文件内容和评分标准范本作若干补充与调整。

上海交通大学电子信息学院 赵姚同

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/ed41.html