JZL-QEOP-15024 沟通、参与和协商控制程序

沟通、参与和协商控制程序 文件编号 JZL/QEOP-15024 版本/次 01/0 发文部门 发文日期 页 码 质量管理部 2015.8.25 第1页/共7页 修 订 记 录 版本 日期 修订内容/摘要 页码 修订人 受控状态 批准 审核 编制 安徽省君子兰实业有限公司 质量、环境、职业健康安全程序文件 质量管理部 沟通、参与和协商控制程序 文件编号 JZL/QEOP-15024 版本/次 01/0 发文部门 发文日期 页 码 质量管理部 2015.8.25 第2页/共7页 1 目 的

建立多层次、多渠道的信息交流网络，以及时、快速地传递环境和职业健康安全管理信息，加强环境和职业健康安全信息管理。 2 适用范围

适用于公司环境和职业健康安全相关信息得到沟通、传递与处理，相关人员充分参与公司体系相关和事务。以及公司内外部、与相关方的信息交流。 3 职 责

3.1 公司行政管理部负责内外部环境和职业健康安全信息的收集和交流，并将收集到的信息汇总整理后向管理者代表汇报，质量管理部、制造中心、行政管理部参与相关的信息沟通和协商活动。

3.2 行政管理部以文件形式向公司各部门传达公司有关环境和安全信息。负责对与公司有关的环境、安全方面的信息收集与处理，适当组织员工参与环境和职业健康安全体系管理事务。

3.3 管理者代表负责重大环境和职业健康安全信息处理，并向总经理及时报告体系运行的相关信息，交流和沟通有关要求。 4 工作程序

4.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。 4.1.1 内部信息交流的主要内容：

（1）环境因素和危险源、重要环境因素和主要危险因素以及与其相关的运行控制的有关重要信息；

（2）法律、法规及其他要求的遵循情况；

（3）环境和职业健康安全方针、目标、方案及完成情况和效果； （4）内、外审，合规性评价结果、管理评审信息； （5）监测、测量结果；事件调查、不符合及纠正情况； （6）应急准备和响应情况；

（7）总经理、管理者代表对环境和职业健康安全工作的指示、决定、要求等。 4.1.2 外部信息交流的主要内容： (1)社区居民的投诉和环保机构的信息；

(2)环境和职业健康安全法律、法规和其他要求的信息；

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沟通、参与和协商控制程序 文件编号 JZL/QEOP-15024 版本/次 01/0 发文部门 发文日期 页 码 质量管理部 2015.8.25 第3页/共7页 (3)顾客、市场、供方、其他外部信息；上级部门、行业、协会信息

(4)公司重要环境因素、主要危险源、环境安全监测的结果，产品生产过程中有关污染物排放和安全环境管理的申报和公告等；

(5)公司要求向外部传递的信息，如对相关方施加环境和安全影响的信息。 4.2 环境和职业健康安全信息沟通方式 4.2．1环境和安全管理的信息沟通

4.2.1.1有关法律法规的获取、识别执行《法律法规和其他要求控制程序》。 4.2.1.2环境、安全信息交流的方式,可采用通讯、电子邮件、公布投诉电话、张贴公告、简报等形式。

4.2.1.3公司及各部门对生产过程可能产生重要环境影响的环境因素、对员工职业健康产生危害的主要危险源，或者公司的重要环境因素、主要危险源可能影响到生产现场附近的社区、单位时，应确定环境和安全信息交流方式，确定是否将重要环境因素或主要危险源通知或通报生产现场周边的社区和单位。

4.2.1.4各有关部门接到环境和安全的外部投诉信息时，应作好记录，按信息发出部门的要求回复。需要公司部门间协调解决的环境、安全问题，以“信息反馈单”的形式通知相关部门解决。

4.2.1.5行政管理部接到外部有关环境和安全影响的反映或投诉后，应根据实际情况，会同制造中心、质量管理部共同协商并作出处置，必要时制定相应的改进措施。接到重大投诉信息，应向管理者代表汇报。管理者代表组织召开相关人员会议，研究决定处置方案。并迅速向各部门、车间传达处置意见或方案，立即实施。

4.2.1.6当出现环境或安全紧急或异常情况时，相关部门应按照应急预案规定的方式方法传递信息。

4.2.2职业健康安全事务代表参与和协商的要求

4.2.2.1公司的职业健康安全事务代表，经民主选举产生。由其收集员工对劳动保护及职业健康安全管理工作的意见和建议，向公司相关管理部门和领导反馈。

4.2.2.2，公司行政管理部每年组织一次，各部门相关岗位人员参加，采用座谈的形式，对公司职业健康安全事务提出建议和要求，由行政管理部将建议和要求汇总后提交给总经理或管代，必要时，安排公司领导和管代参与沟通。现场了解部门、车间对安全事务的具体要求，沟通主要内容：

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沟通、参与和协商控制程序 文件编号 JZL/QEOP-15024 版本/次 01/0 发文部门 发文日期 页 码 质量管理部 2015.8.25 第4页/共7页 1） 公司职业健康安全方针、指标和目标的制定评审； 2） 安全风险评价、风险控制的实施；

3） 使用新的生产设备、新材料、新工艺、技术改造、顾客要求和新常态下安全生产

管理的主要内容等。

4.2.2.3行政管理部可以利用安全简报、宣传单、信息公告栏等形式，将公司的环境保护和安全控制要求向全体员工和进入现场的相关方进行沟通。保证员工和相关方人员了解生产现场安全和环保规定。

4.2.2.4公司行政管理部通过会议、培训、文件等形式，将生产中的环境保护、安全防护要求和预防环境污染、安全控制措施向分包方人员宣贯，让为公司工作的人员了解公司的环保、安全规定。 4.3 内部信息交流管理

4.3.1 公司的环境和职业健康安全方针、环境和职业健康安全管理体系的有关要求，环境和职业健康安全知识，可用多种形式（如文件、培训、网络等）传达到每个为公司工作的员工，增强员工的环保和安全意识。

4.3.2 法律、法规和体系文件通过电子版文件形式发到相关部门。 4.3.3 内审和外审、管理评审、合规性评价结果通报各部门。

4.3.4 公司内各部门之间、公司与其他分公司/工厂之间、公司与集团或相关部门之间的信息交流可以是相互的，也可以将信息汇集到行政管理部共同交流。

4.3.5 发生紧急情况时，按《应急准备和响应控制程序》执行。

4.3.6 安全事务代表参与和协商的安排须形成文件，并将情况通报员工和相关方。员工的意见通过安全事务代表向公司领导交流。

4.3.7 公司选举的安全事务代表也可将收集到的员工意见向公司领导汇报并交流，必要时向集团安全事务代表报告，通过安全事务代表向集团公司领导交流。

4.3.8公司安全事务代表应将与公司领导或上级部门交流的结果向公司员工传达。 4.4 外部信息交流管理

4.4.1 对相关方施加环境和安全影响的信息由相关部门按规定和职责予以交流。如以合同、协议、责任书等形式明确。

4.4.2 法律、法规及其他要求变更的信息的获取和交流，按《法律、法规及其他要求控制程序》执行。

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沟通、参与和协商控制程序 文件编号 JZL/QEOP-15024 版本/次 01/0 发文部门 发文日期 页 码 质量管理部 2015.8.25 第5页/共7页 4.4.3 公司重要环境因素和主要危险源与外部交流一般采用通报、公告等方式。交流对象为集团公司、上级主管部门、环境安全管理和执法部门，周围社区及其他关注公司环境和安全影响的相关部门。

（1）公司根据环境因素和危险源可能产生的影响程序确定是否将本公司的重要环境因素和主要危险源以及控制措施向外公布，如果确定向外公布，应明确公司的形式。

（2）向环保部门申请污水排放和生产垃圾的排放。 （3）与环卫部门签订清理下水道和生活垃圾清运的协议。

本公司生产管理活动中的重要环境因素和主要危险源均可通过运行控制对其加以控制，决定暂不对外交流。

4.4.4 公司各部门收到相关方的环境和职业健康安全信息应及时传达到行政管理部，行政管理部向管理者代表汇报，并将答复或处理意见及时传达到相关部门予以实施。 4.4.5 紧急情况下的信息交流渠道应畅通，并适当张贴于明显处，如各类警报电话号码，火灾、事故、交通事故及重大污染发生时应拨打的电话要求员工均能掌握。 4.5 与进入工作场所的外来人员的沟通，包括承包方及参观访问者 沟通的内容包括：

1）公司对环境和职业健康安全相关管理要求； 2）重要环境因素和职业健康安全危险源 3）进入生产场所内的环境保护和安全控制措施 4）危险场所内应急准备和响应预案； 5）其他。 4.6 与外部相关方的沟通

a) 沟通内容包括：

1）来自行业主管部门的环境和职业健康安全检查结果

2）顾客对公司提供的产品质量或服务有关环境和职业健康安全影响的抱怨 3）来自上级有关部门对环境和职业健康安全要求等。 b) 接收、记录和回应来自外部的信息

行政管理部负责接受上级安全主管部门的检查结果和报告，对检查出的不符合，按要求组织责任部门定期整改，并将整改结果及时向外部相关方通报。 4.7 参与和协商

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沟通、参与和协商控制程序 文件编号 JZL/QEOP-15024 版本/次 01/0 发文部门 发文日期 页 码 质量管理部 2015.8.25 第6页/共7页 4.7.1 工作人员参与和协商环境和职业健康安全有关事务的方式

a) 适当参与环境因素、危险源辨识、风险评价和控制措施的确定 b) 参与事件调查。

c) 参与环境和职业健康安全方针和目标的制定和评审。 d）参与影响环境保护和员工职业健康安全变更的商讨。 e) 对公司的环境和职业健康安全事务发表意见。

4.7.2工作人员参与和协商环境和职业健康安全的有关事务的安排

a) 应提前对员工参与的有关环境和职业健康安全事项的相关内容作出安排，并将安排计划告知员工，以便他们充分参与。

b) 对于员工选举出的职业健康安全事务代表应以会议、文件等方式向全体员工告之。 4.7.3 当发生下列变更时应与承包方就环境和职业健康安全的变更进行协商

a) 公司内部环境因素、危险源的变更、风险控制措施的变更； b) 新的或改进的控制措施； c) 应急安排的变更；

d) 法律法规和其他要求的变更等 4.7.4 与相关的外部相关方的协商安排

a) 意外事故发生时的应急安排；

b )可能影响到外部相关方的环境因素、危险源或外部相邻组织活动中产生的环境因素、危险源的控制措施；

c) 法律法规和其他要求的变化等。 5相关文件

5.1《法律法规及其他要求控制程序》-----------------JZL/QEOP-15006-01/0 5.2《环境和职业健康安全管理绩效监测控制程序》-----JZL/QEOP-15016-01/0 5.3《文件控制程序》-------------------------------JZL/QEOP-15001-01/0 6.相关记录

6.1《环境因素清单》------------------------------JL/JZL/QEOP-1500401-01/0 6.2《危险源清单》--------------------------------JL/JZL/QEOP-1500501-01/0 6.3《适用法律法规和其它要求清单》----------------JL/JZL/QEOP-1500601-01/0

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沟通、参与和协商控制程序 文件编号 JZL/QEOP-15024 版本/次 01/0 发文部门 发文日期 页 码 质量管理部 2015.8.25 第6页/共7页 4.7.1 工作人员参与和协商环境和职业健康安全有关事务的方式

a) 适当参与环境因素、危险源辨识、风险评价和控制措施的确定 b) 参与事件调查。

c) 参与环境和职业健康安全方针和目标的制定和评审。 d）参与影响环境保护和员工职业健康安全变更的商讨。 e) 对公司的环境和职业健康安全事务发表意见。

4.7.2工作人员参与和协商环境和职业健康安全的有关事务的安排

a) 应提前对员工参与的有关环境和职业健康安全事项的相关内容作出安排，并将安排计划告知员工，以便他们充分参与。

b) 对于员工选举出的职业健康安全事务代表应以会议、文件等方式向全体员工告之。 4.7.3 当发生下列变更时应与承包方就环境和职业健康安全的变更进行协商

a) 公司内部环境因素、危险源的变更、风险控制措施的变更； b) 新的或改进的控制措施； c) 应急安排的变更；

d) 法律法规和其他要求的变更等 4.7.4 与相关的外部相关方的协商安排

a) 意外事故发生时的应急安排；

b )可能影响到外部相关方的环境因素、危险源或外部相邻组织活动中产生的环境因素、危险源的控制措施；

c) 法律法规和其他要求的变化等。 5相关文件

5.1《法律法规及其他要求控制程序》-----------------JZL/QEOP-15006-01/0 5.2《环境和职业健康安全管理绩效监测控制程序》-----JZL/QEOP-15016-01/0 5.3《文件控制程序》-------------------------------JZL/QEOP-15001-01/0 6.相关记录

6.1《环境因素清单》------------------------------JL/JZL/QEOP-1500401-01/0 6.2《危险源清单》--------------------------------JL/JZL/QEOP-1500501-01/0 6.3《适用法律法规和其它要求清单》----------------JL/JZL/QEOP-1500601-01/0

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