咨询的邮件格式范文电子邮件的格式写

咨询的邮件格式范文电子邮件的格式写商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后。

6. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE 一大串。

8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。 3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须

通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

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尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4. 一次邮件交待完整信息

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

四、附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1. 只要必要的时候才使用英文邮件。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。

4. 选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名

1. 签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，一般不超过4行。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应

该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3. 回复不得少于10个字

4. 不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时

应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。

5. 要区分Reply和Reply All （区分单独回复和回复全体）

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同 ___，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前，要再三确定。

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下

语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密

送人）

1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2. 而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。

3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。

4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低

到高都可以。 5. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息

开头:

To whom as this may concern

或者如果知道要找的人的名字的话

Dear XXX

结尾:

Regards

-XXX

电子邮箱的格式写法，以 ___邮箱为例，方法如下：

1、登录 ___邮箱，在主界面上方会有一个“设置”选项，点击设置选项进入设置。

2、登录之后，在设置界面中，一共可以设置四个不同的 ___邮箱账号，选择第二个“帐户”选项

3、此时选择邮箱，一般默认的 ___邮箱账号就是：号码@

___.，邮箱后缀是@ ___.

4、随后是英文邮箱账号的设置，可以数字字母等等，邮箱后缀还是@ ___.

5、接下来是设置Foxmail邮箱账号比较正式，公司上班工作可以用，设置邮箱后缀是@foxmail.

6、最后一个是，手机邮箱账号，手机号码@ ___.。可以发送短信开通，这样收到重要的邮件的时候，手机会有短信提醒。

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。

撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。

一、收件人

1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。

2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。

二、抄送

1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。

2.一般情况下不要给普通客户抄送。

3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。

三、主题

电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

四、内容

在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

1、称呼

1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。

2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士

3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理

2、正文

正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。

1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。

3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。

4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,

5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。

6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

3、结束

1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。

如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.

2)最好的结尾要着眼未来：

如：希望我们能够达成合作

3)结尾应显示诚恳：

如：感谢您抽空洽谈

4、落款/签名

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

首先需要您公司需要有一个域名，然后再申请企业邮箱绑定域名，我们公司邮箱格式是

bjww@wanweihongda.。

比如：海南省海口市琼山区凤翔东路振发横路富源佳园@163.

标准邮箱格式：用户名@域名，建议用 ___邮箱，支持注册任何平台，邮箱地址：自己 ___号@ ___.，第一次使用需要登陆mail. ___.开通激活一下，然后注册要填写邮箱地址（格式一定要对，而

且要有效的邮箱）。之后系统会给您的注册邮箱发验证信息，您打开注册的邮箱点击验证链接将账户激活后您的平台就注册完成了。

纯数字 ___邮箱：

如果你的 ___号码是XXXX，那么你开通 ___邮箱之后，你的

___邮箱地址就是，XXXX@ ___.，这是最基本的。这个肯定是你的邮箱地址格式。

英文 ___邮箱：

但是， ___邮箱同时支持注册英文邮箱，因此用户可以根据自己的喜欢，注册更为个性的邮箱，比如iloveyou@ ___.。

foxmail邮箱：

___可以注册foxmail邮箱，可以稳定收取一些国外的邮件。解决邮件被屏蔽的问题。所以说XXXX@foxmail.也可以作为 ___邮箱格式。

As ever,

With love,

Affectionately,

......

在正文最后需要署名，

可以写全名，

也可以只写名字。

需要辨明性别时可以在姓

名后面注明

(Mr./Ms.)

。

对于咱们中国人，

为了区分姓和名，

可以把我们的姓的字

母全部大写，例如

XIONG Lillian.

如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。

邮件中常用词汇：

附件

attachment I am attaching the report.

我把报告放在了附件中

转发

forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.

我已经将你的邮件转发给

Alice

保持联系

stay /keep in touch

对方告知决定

. Please let me know your decision as soon as possible.

写信给别人时一般常用

How are you been recently?

回复别人邮件时一般常用

I am happy to receive your e-mail.

实用邮件举例：

工作求职

工作求职类的邮件大体分为申请职位、

介绍自己、

期待回复、

表达谢意几个部分。

i.e.

Dear Sir/Madam,

I am writing to apply for the position of ...as posted in your website.

Introduce yourself...

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