14.12《秘书学》复习参考资料

秘书学

综合练习一

一、名词解释：

1、秘书：秘书是指直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。

2、办公自动化 ：简称OA，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化首先在秘书工作中得到广泛的应用。 3、公务秘书：是指为国家机关、社会团体、事业单位、公有制企业或股份制公司的领导工作服务，由组织人事部门考察选用，由国家或单位支付薪酬的秘书。

4、私人秘书： 是指为个体企业主或其他雇主服务，由个人聘用并由雇主本人支付薪酬的秘书。

5、文字秘书答、指以拟文撰稿为主要职责的 秘书即通常所说的“笔杆子”。 6、政务秘书:是指直接为领导决策提供服务，以信息、调研、督查、协调、提案、信访等为主要工作内容的秘书。

7、事务秘书 :指以办理文书、筹办会议、接待来宾以及机关日常事物为主要工作内容的秘书。

8、秘书职业等级:本职业共设4个等级，分别为五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。 二、简答题：

1、为什么说秘书学是一门综合性的应用学科？

一、秘书学是一门应用学科，它要解决的是为领导活动应该做哪些工作和怎样才能更好地为领导工作服务； 二、秘书学的综合性是由秘书工作的综合性决定的，领导决策和管理的综合性决定了秘书部门工作的综合性；三、从学科本身来看，秘书学的综合性表现在它与其他许多学科存在内容上的交叉。

2、秘书学的学习方法有哪些？ 1善于思考，吃透基本理论2勤于学习，锻炼实践能力3勇于实践，提高综合素质 3、简述什么是严格意义上的秘书？

这是狭义的“秘书”。指有秘书头衔的职务秘书，在党政机关或国有单位中秘书一职都列入正式的人员编制，担任这种秘书职位的人通常由单位领导或组织人事部门正式下达文件任命 4、简述什么是一般意义上的秘书？

除了包括严格意义上的秘书外，还包括那些没有秘书头衔但实际上从事秘书工作的人

5、简述什么是广义的秘书人员？

“广义的秘书人员”除了包括前述的“一般意义上的秘书”外，还包括那些一般人不称其为秘书，但从事的工作与秘书工作比较接近的人。 6、根据不同的标准，可以将秘书分为哪些不同的类型？（P47

一、根据服务对像和薪酬来源的划分可以分为公务秘书和私人秘书两大类 二、根据秘书的具体分工的划分分为文字秘书、政务秘书、事物秘书和其他秘书

三、根据秘书的才智特长的划分可分为参谋型秘书、文字型秘书、事务型秘书、公关型秘书、专业型秘书

7、秘书的行业特点有哪些？（P59）1秘书工作职业化2秘书业务专门化3选拔方式公平化4资格认定制度化5从业人数扩大化6商务秘书 女性化7劳动成果隐蔽化 三、论述题：

什么是秘书的负面形象？谈谈如何防止秘书负面形象的形成？

在人民群众（在企事业单位中就是普通员工）的心目中，除了腐败的秘书外，还有以下几种负面秘书形象：一、缺少主见的秘书二、专拍马屁的秘

书 三、“花瓶”式秘书

秘书人员只有具备良好的操守、独立的人格和真才实学，才能得到社会的尊重。秘书应该用自己良好的品行和勤奋的工作来珍惜、维护、提升自己的社会地位。

秘书学 综合练习二

一、名词解释：

1、综合部门：又叫综合职能部门，是指在全局范围为领导的决策和宏观管理提供调查研究、信息沟通、参谋咨询、综合协调、督促检查，以及办理文书、筹办会议、处理日常事务等等多项服务的部门。

2、政策研究室：是我国党政机关和大型国有企业单位设置的一种高级秘书机构 。

3、领导者是社会组织中拥有决策权力并负有明确责任的人。

4、领导工作：是领导人、领导集体、领导机构为实现组织的既定目标所做的工作 。

5、民主决策：民主决策又叫“集体决策”，它是由领导集团通过民主讨论最后采取表决方式进行的决策。

6、科学决策：是指领导者依据全面可靠地信息，充分尊重专家学者的意见，并有严格论证的决策 。

7、领导决策服务:是指为领导决策服务的综合性工作，包括调查研究，信息工作、参谋咨询、协调工作 督查工作，议案建议提案工作，文字工作。 8、信息工作。:秘书部门的一项重要业务，包括信息的收集、筛选、分类 、加工、输出、反馈、贮存等程序。

9、文书工作:文书工作历来是秘书部门最重要的业务之一。是指公文从起草到归档或销毁全过程的处理工作 。

10公共关系是一个社会组织运用传播手段使自身与公众互相了解、互相适应以达到和谐的一种管理职能。

11、机关日常事务是指一些专业性不强、主要依靠经验和责任处理的机关具体事务，主要包括领导日程安排、随从工作、通信联络、接待和礼仪等等。

12、辅助性是相对于主导性而言。在任何机关单位中，领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位。秘书工作是在决策和管理中给领导当助手和参谋，提供辅助，为领导提供直接或间接服务 二、简答题：

1、秘书机构的设置原则有哪些？一、适应性原则二、分级管理原则三、精简、高效原则四、相对稳定原则

2、我国秘书机构的名称有哪些？办公厅（室）、政策研究室（调研室、研究室）、信访办公室（信访局）、综合部、机关事务管理局、秘书处（科）。 3、上级机关秘书部门如何对下级机关秘书部门进行工作业务上的指导？ 1制定工作规范2综合性业务培训3专项性业务培训4业务检查5组织经验交流、现场参观、外出进行业务考察等也是业务指导的常用形式 4、领导工作具有哪些特征？ 1方向性2主导性3综合性

4全局性决策的分类有哪些？（P94——P95) 1常规性决策和非常规性决策2宏观决策和微观决策3民主决策和个人决策4科学决策和经验决策 5、科学决策的原则有哪些？（P96）1信息准全原则2可行性原则3系统性原则4对比优选原则5动态原则

6、简述科学决策的程序。（P97——P98）1发现存在问题2确定决策目标3拟定备选方案4选择确定方案5实施完善决策

7、领导宏观管理的主要内容有哪些？（P100——101）1组织和用人2计划和指挥3协调和监督4教育和培训

8、秘书常规业务有哪些？（P112——116）1文书工作2档案工作3资料工作4会务工作5信访工作6保密工作7网站管理8谈判事务9公关工作

9、秘书工作的性质是什么？（P125）包括辅助性、综合性、政策性、机要性、事务性五点

10、秘书工作的特点有哪些？（P129—131）1被动性与主动性的统一2事务性与思想性的统一3机要性与群众性的统一4经常性与突击性的统一5综合性与专业性的统一

11、现代领导应该具备哪些领导观念？一、法治观念二、系统观念三、竞争观念四、效益观念五、未来观念 三、论述题：

结合实际情况谈谈秘书工作的作用有哪些？（P132—135）1助手作用2参谋作用3协调作用4督查作用5信息作用6窗口作用7保障作用8桥梁作用。（需要结合实际阐述）

秘书学 综合练习三

一、名词解释：

1、“三服务 ”答：秘书工作的宗旨：为直接领导服务，为相关各级领导服务，为人民服务

2、问卷调查 答：问卷调查就是根据调查内容设计出相应的便于回答的问题（以选择题为主），交给被调查者填写，然后集中统计、分析，以获得所需要的数据和情况。

3、民意测验答：民意测验是专门为了解公众对某一特定事物的评价或态度所作的问卷调查，它和一般问卷调查的差别在于调查项目的单一性。 4、岗位责任制答：岗位责任制就是根据组织的总任务，明确规定并公布每个部门、每个岗位的职责权限，并定期进行考核、检查和奖惩的一种工作制度。

5、职业道德答：职业道德是人们在职业活动中遵循的行为准则。秘书的职业道德是秘书在履行公务的活动中应遵循的行为准则。

6、能力答：广义的能力是指一个人成功地完成某种活动所必需的主观条件。可以分为三个层次：一般能力、业务能力、操作技能。

狭义的“能力”专指业务能力，即一个人能胜任某项具体工作或完成某项任务的主观条件。 二、简答题：

1、秘书工作的原则是什么？答：一守法遵纪原则 二求真务实原则 三超前服务原则 四服从大局原则 五团结协作原则 六联系群众原则

2、秘书工作的基本要求是什么？答：一、 主动二、 高效三、 准确四、 保密

3、简述秘牢记并严格遵守的保密纪律“十不准”。答：（一） 不该说的机密，绝对不说。（二） 不该问的机密，绝对不问。（三） 不该看的机密，绝对不看。（四） 不该记录的机密，绝对不记录。（五） 不在非保密本上记录机密。（六） 不在私人通信中涉及机密。（七） 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。（八） 不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。（九） 不在普通电话、明码电报、普通邮件、普通信息网上传达机密事项。（十） 不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。 4、秘书确定工作方法的原则有哪些？答：一、 合法性原则二、 科学性原则三、 适应性原则四、 灵活性原则

5、调查的方法有哪些？答第一、 现场观察。第二、 个别访谈。第三、 开调查会。第四、 问卷调查和民意测验。第五、 统计调查。第六、 专家咨询和论证

6、简述受意和传达的方法。答：受意的方法：秘书在接受指示的时候，要注意力高度集中，结合领导的表情和语调，准确判断领导的用意，并且要认真做好记录，记下指示要点。若有不明确的地方，可以在领导说完后当面询问，直到准确搞清楚领导意图为止。

传达的方法：秘书在传达领导意见时，不可掺杂自己自作聪明的理解和随

意的发挥，应尽力做到准确无误，必要时可根据将记录“照本宣科”。另外在传达时要注意保密。

7、秘书工作的管理应该建立哪些制度？答：第一、 目标管理制度。第二、 岗位责任制度。第三、 廉政建设制度。第四、 请示报告制度。第五、具体工作制度。

8、简述秘书应该具有的工作作风。答：即“五要五忌”一、 要任劳任怨，忌患得患失二、 要勇于负责，忌互相推诿三、 要雷厉风行，忌拖拉磨蹭四、 要一丝不苟，忌粗枝大叶五、 要井然有序，忌杂乱无章

9、秘书必须具备哪些基础知识？答：一、 哲学常识二、 政治、法律、社会学常识三、 经济学常识四、 文学、艺术常识五、 历史、地理常识六、 自然科学常识七、 数学常识八、 计算机常识

10、秘书应具有哪些业务能力？答：一、 书面表达能力二、 口头表达能力三、 信息处理能力四、 协调和社交能力五、 独立办事能力

11、现代秘书需要掌握的操作技能主要有哪些？答：一、文字处理技术二、现代通讯技术三、计算机及网络技术四、现代办公设备的使用和保养技术五、汽车驾驶技术六、书法和快速记录技术 三、论述题：

1、秘书工作的宗旨是什么？明确秘书工作宗旨的意义是什么？ 答：秘书工作的宗旨是： 第一，为领导工作服务。 第二，为相关各级领导服务。 第三，为人民群众服务。

将“三服务”确定为秘书工作的宗旨，首先主要是强调秘书工作的辅助性，帮助秘书人员提高服务意识，端正服务态度，培养奉献精神。秘书部门常常为机关起草规章制度，在具体制度设计上要贯彻方便群众、方便下级的服务原则，而不能仅仅从方便办公室工作的角度本末倒置地搞一些不合理的规定。

其次是强调秘书工作服务对象的广泛性，明确服务对象除“顶头上司”外，还有各部门和下级单位，还有广大人民群众。

“三服务”宗旨本来是对上层党委机关秘书工作提出来的，但它的精神完全适用于一切机关单位的秘书工作。即使是民营企业或外资企业，秘书工作的宗旨也都是要搞好“三服务”。（具体参见教材142——143） 2、举例说明秘书应该怎样向领导请示、汇报工作？

答：秘书工作要多请示、多汇报，但又不能事事请示、件件汇报。为了有一个统一的规范，有必要用制度的形式规定哪些问题必须事先请示事后汇报。

下列事项 必须请示：涉及大政方针的问题；贯彻重大部署的问题；无章可循的新情况、新问题；对外行文和召开会议、答复的重要问题；改变机关原有规章制度和长期形成的传统惯例；领导交办和批办的事项；重要客人的接待；重要物资的购置处理；企事业单位发生的事故等。

有了明文规定的制度，秘书就可以做到既不越权行事，又能充分发挥主观能动性。

秘书在请示时必须坚持对口请示、逐级请示，禁止多头请示、交叉请示等。重大问题应采用书面专题请示或通过办公会议请示。

3、秘书的职业道德有哪些？结合实际谈谈如何遵守秘书的职业道德？ 答：一、 实事求是 二、 甘当配角 三、 廉洁奉公 四、 平等待人 五、 履约守时 六、 严守机密

实事求是：不能只琢磨领导喜欢听什么不喜欢听什么，报喜不报忧。调查

结果证明领导的意见不正确，要提出。

甘当配角：个人的积极性、创造性只能在向领导提建议、献计策等方面发挥，而且要注意不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的决策及正常工作。

廉洁奉公：在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋私，不搞你给我一点“好处”、我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制腐败之风。

平等待人：不能再工作中以势压人，不能卑躬屈膝、阿谀奉承，对下颐指气使、盛气凌人。在与职能部门联系工作时不能用命令的语气，要平等的同各职能部门商量工作，虚心听取对方意见。

履约守时：要严格遵守诺言，一旦对领导、客户、各下属部门的人员等作出了有关承诺，就要尽力办到，不可失约、毁约，自食其言。

严守机密：不能对外公开会议讨论的事项，不能公开领导的思想意图、决策趋向、指挥决心以及领导人质检的意见分歧等。

秘书学 综合练习四

一、名词解释：

1、 兴趣：心理学上的兴趣是指一个人对一定的对象所持的积极探索的心理倾向。

2、情感：是由对象是否符合自身的需要而产生的内心体验。

3、气质：是指人的心理活动在反应强度、速度、稳定性、指向性（内向、外向）等方面表现出的特征。

4、性格就是一个人在对现实的较稳固的态度以及与之相适应的习惯化的行为方式两个方面所表现出来的心理特征。

5、人际关系：广义的人际关系是人与人之间的一切关系，包括教育与被教育，剥削被剥削，监护被监护，抚养被抚养，领导被领导，帮助被帮助等等。狭义的人际关系是指人与人之间以情感和主观评价（比如是否受尊敬是否受欢迎等）为基础而形成的关系，包括个人与个人之间的关系，人个与群体之间的关系。

6、公文票拟制度;:票拟，即题奏文书先由秘书部门阅读，并在专用纸签上拟出初步处理意见，然后再转呈皇帝定夺。此制形成于明代，后被清代承袭，是现代公文“拟办”程序的发端。 二、简答题：

1、秘书应该具备哪些意志品质？答：1、自觉性 2、坚韧性 3、自制性 2、秘书意志的自觉性主要体现在哪些方面？

答： 1具有成熟稳定的是非标准和价值观念，养成独立思考的习惯，能够独立支配自己的行动，既不轻易受他人意见的干扰，也不盲目拒绝他人的意见，

2能够正确领会领导的意图，在此基础上进行自觉地执行，在行动中能始终如一地明确既定目标，排除各种干扰和诱惑，独立完成任务。 3能够自觉地遵守工作纪律，对领导的意图既不盲目服从，也不越权行事，在不超越职权的前提下，充分发挥自己的主观能动性。 3、秘书与领导的关系具有哪些多重性质？ 答：组织上的上下级关系。 6、工作上的主辅关系。 7、人格上的平等关系。 第四、个人之间的朋友关系。

4、市场经济条件下秘书工作的新发展主要表现在哪些方面？答：1非公有制公司秘书和私人秘书人数迅速增加2公关工作和谈判事务成为秘书工作的重要内容3办公自动化迅速发展4国家公务员制度正式推行 5、简述港台地区秘书人员的构成特点。

答：1、我国港台地区经济比内地发达。行政机构规模较小公司秘书在整个秘书队伍中占绝大多数。机关秘书占秘书总数不到5%。2、与西方发达国家一样，港台地区秘书中女性占绝大多数（98%）。 三、论述题：

人际关系受哪些因素制约？处好人际关系有何重要意义？

答：受以下制约：1、主观因素：品德休养、文化教养、性格特点等等。它与一个人的职务的高低和权力的大小一般没有直接关系。时代环境社会伦理观念，主休的物质条件等等，值得强调的是，不可夸大主休的物质条件，对人际关系的影响，。因为好的人际关系不是用金钱可以买到的。2、客观因素：包括时代环境、社会伦理观念、主体的物质条件等等。值得强调的是，不可夸大主体的物质条件对人际关系的影响，因为好的人际关系不是用金钱可以买到的。3、人际关系是在双向、互惠、积极主动的交往中形成与发展的。个人是否认识到人际关系的重要性以及是否具有与人相处的技巧，对一个人的人际关系状况也有重要影响。 意义：

1良好的人际关系是一个人良好的基本素质的一个重要方面。是他的无形资产和宝贵资源。

2良好的人际关系对人的生活、工作、学习都会带来下面的影响，。他有利于在工作群体中形成宽松、和谐。融洽的气氛。有利于发挥集体的作用，有利于保持良好的精神状态，。战胜困难，渡过难关。

3良好的人际关系不仅是手段，也是一种目的。因为，友谊、爱情、尊严是人们基本的社会需要，而得到别人的好感正是获得友谊、爱情、尊严的前提条件。

答：1、我国港台地区经济比内地发达。行政机构规模较小公司秘书在整个秘书队伍中占绝大多数。机关秘书占秘书总数不到5%。2、与西方发达国家一样，港台地区秘书中女性占绝大多数（98%）。 三、论述题：

人际关系受哪些因素制约？处好人际关系有何重要意义？

答：受以下制约：1、主观因素：品德休养、文化教养、性格特点等等。它与一个人的职务的高低和权力的大小一般没有直接关系。时代环境社会伦理观念，主休的物质条件等等，值得强调的是，不可夸大主休的物质条件，对人际关系的影响，。因为好的人际关系不是用金钱可以买到的。2、客观因素：包括时代环境、社会伦理观念、主体的物质条件等等。值得强调的是，不可夸大主体的物质条件对人际关系的影响，因为好的人际关系不是用金钱可以买到的。3、人际关系是在双向、互惠、积极主动的交往中形成与发展的。个人是否认识到人际关系的重要性以及是否具有与人相处的技巧，对一个人的人际关系状况也有重要影响。 意义：

1良好的人际关系是一个人良好的基本素质的一个重要方面。是他的无形资产和宝贵资源。

2良好的人际关系对人的生活、工作、学习都会带来下面的影响，。他有利于在工作群体中形成宽松、和谐。融洽的气氛。有利于发挥集体的作用，有利于保持良好的精神状态，。战胜困难，渡过难关。

3良好的人际关系不仅是手段，也是一种目的。因为，友谊、爱情、尊严是人们基本的社会需要，而得到别人的好感正是获得友谊、爱情、尊严的前提条件。

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