office实用技巧整理(一)

更新时间：2023-12-01 10:30:01 阅读量：教育文库文档下载

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实用技巧

Ｗｏｒｄ是我们平常用的最多的Ｏｆｆｉｃｅ软件之一，也是很多同事平时工作时用的最多的工具了。今天我们收集了一些不错的Ｗｏｒｄ实用技巧，希望能帮助大家在工作中提高效率，word功能强大，希望大家也能分享自自己的使用心得。

一、格式刷的使用

１、设定好文本１的格式。２、将光标放在文本１处。３、单击格式刷按钮。

４、选定其它文字（文本２），则文本２的格式与文本１一样。若在第３步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷（或按Ｅｓｃ键）为止。二、删除网上下载资料的换行符（象这种“↓”）

在查找框内输入半角＾ｌ（是英文状态下的小写Ｌ不是数字１），在替换框内不输任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦。三、将字体快速改为上标或下标的方法

选定你要下标的字，然后在英文状态下按住Ｃｔｒｌ，再按一下Ｂａｃｋｓｐａｃｅ旁的“＋／＝”键就可以了。上标只要在按Ｃｔｒｌ的同时也按住Ｓｈｉｆｔ，大家可以试试。

四、让Ｗｏｒｄ表格快速一分为二

将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ｃｔｒｌ＋Ｓｈｉｆｔ＋Ｅｎｔｅｒ”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

五、用“记事本”去除格式

网页上ＣＯＰＹ下来的东西往往都是有网格的，如果直接粘贴在ＷＯＲＤ中会杂乱无章。先粘贴到记事本当中，再粘贴到ＷＯＲＤ中，就可以去除网格等格式，再全选选择清除格式，居中再取消居中即可取消所有格式。可以直接在ＷＯＲＤ中进行：（菜单）编辑／选择性粘贴……／无格式文本／确定。这样省事多了。六、恢复ｏｆｆｉｃｅ的默认设置

比如不小心把ｗｏｒｄ设置乱了（如删了菜单栏等等）。查找ｎｏｒｍａｌ．ｄｏｔ直接删除。

七、将阿拉伯数字转换成中文数字或序号

１、先输入阿拉伯数字（如１２３４），全选中，单击“插入／数字／数字类型（壹、贰……）／确定”，即变为大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆），会计朋友非常适用。

２、其他像一千二百三十四，甲、乙……，子、丑……，罗马数字等的转换，可参考上法。

八、要经常在文档中插入自己公司的信息

公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、ＱＱ号码可以先选定这些内容，再单击工具→自动更正→在替换框中输入标记名称（如“公司信息”）→添加→确定，以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入“公司信息”（不要引号）这几个字后就自动替换成：公司名称、公司住址、联系电话、联系人姓名、ＱＱ号码说明：有些输入法不支持这个功能，键入标记名称后要按一下空格才行。九、批量转换全角字符为半角字符

首先全选。然后“格式”→“更改大小写”，在对话框中先选中“半角”，确定即可。十、给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。

问：当文档中的表格跨页显示时，表格的标题会自动在下一页出现吗？

十一、取消自动编号

虽然Word中的自动编号功能较强大，但常常会出现错乱现象。我们可以通过下面

的方法来快速取消自动编号。

1、当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号

会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；

2、选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单

击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。十二、缩放打印，省纸又省心

Word可以像复印机一样缩放打印，从【文件】菜单选择【打印】命令，在【打印】对话框中单击右下角的【按纸张大小缩放】的下拉箭头，选择需要的纸型后，确定即可。如图所示。

和改变纸张大小的方法（页面设置）相比，缩放打印不会改变页面的布局；此外，缩放打印还可以在一页纸上打印多页，只要在上面的选项中选择每页适当的版数即可，采用这种方法打印文档不仅节约纸张，更便于携带。十三、在文档中插入一条分隔线