111更新销售与收款内控流程

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销售与收款内控流程

销售与收款内控流程——说明目标：加强公司销售与收款管理，规范销售与收款的作业程序

范围： 本程序适用于股份有限公司的销售与收款管理

本程序与公司财务管理制度相衔接本程序与公司存货管理程序相衔接

销售与收款内控流程——相关部门人员职责职位 职责审核重大销售项目 审批报价 批准销售合同 审批外购合同 退货、折让业务、索赔、变更合同及支付佣金的最终审批权 审批加工贸易手册 行政管理工作

公司管理层 (业务副总)

业务管理层 (欧洲事务部经理)业务秘书 业务经理

客户服务(主要以欧洲市场为主) 分配客户及确定客户信用等级、信用分析 行政管理工作协助公司管理层处理各项事宜 负责业务部内勤事务 初审报价单 初审、复核客户订单 复核与客户签订的销售合同 确认客户样品单 审批集团各子公司生产定单 审批接待客户的采购单、派车单、内陆运费发票、出勤证明 监督业务组长工作 接待客户

销售与收款内控流程——相关部门人员职责(续)职位 职责经业务经理复核后负责与客户签订销售合同 制作报价单、销售合同、样品单、生产订单、托单 提出发货申请、退换申请、折让申请、支付佣金申请等 确认收款日报表 及时收款及逾期货款催收 负责确认与客户相关事项 编制本组业务合同明细表 接待客户 安排定舱、组织货源及运输 制作装箱通知书、出口报关单据 确认结算运费 负责与出口货物的相关事宜 制作出口结汇单证 负责出口单证的相关事宜 协助业务组长处理相关事宜 在没有业务组长的情况下，行使组长职责

业务组长

配载

单证 业务高级助理

业务助理

协助业务组长及高级助理处理相关事宜

销售与收款内控流程——相关部门人员职责(续)职位 职责登记更新发出商品明细账、应收账款明细账等于销售有关的账务 处理与发票有关的业务 有关退货的相关账务处理 定期与业务经理对账 编制应收账款分析表，督促业务经理催讨应收账款 对于逾期的应收账款提交管理层审批 审核与业务发生有关的费用审核(国内运费、海运费、佣金、索赔、测试费等) 审核单证提交的结汇单据，存在的不符点通知单证确认，最后交单 申领及收发核销单，办理网上核销事务 检验退货货物质量

财务部

质检部

仓库

货物出库事务处理 退货入库事务处理和开制红字销售出库单 库存货物账务处理审核相关法律事务(待定)

法务部(法务专员)

销售与收款内控流程——订单处理控制(1)客户 下单 业务组长(或业务高级助理) 业务经理 业务管理层 公司管理层(业务副

总)

接单否

订单内 容是否 齐全是

不 通 过

是否 新客 户否否

是，提交客户资料

初 审 复核 是 否 常 规 订 单 复核

通过

同 意？

报价送交 客户

通过

信 用 分 析

形成报价及信用政 策

否

审 批否

是

审 批是

是 是

形成订单

是 是

审 核否

审 批否

否

形成产品价格统 计表

销售与收款内控流程——订单处理控制(2)管理目标：使订单的接受效率和处理效率提高，保证订单的有效性和完整性 关键控制点： 接受订单核章手续必须齐全 订单涂改是否有盖章或注记 核准售价不能超过权限 在接受或装运新客户订货之前必须对其资信加以审查 业务经理(或业务组长)与客户谈妥交易是否经客户确认，交期进度应列入控制 单位售价、总价等计算是否正确 优惠条件与公司规定应符合

注释： 业务组长(或业务高组助理)接获客户「订单」后，首先检查「订单」之各项条件齐全与否，订购 内容是否清楚，若有涂改应盖章确认 新客户需由业务管理层进行信用分析后报公司管理层审批确定定价和信用政策 常规订单先由业务经理初审，再报业务管理层或公司管理层审批

销售与收款内控流程——销售合同签订与复核的控制(1)业务组长(或业务高级助理) 业务经理 法务部(法务专员) (待定) 公司管理层(业务副总)

根据订单，制作 销售合同否

审批

是

对相 关法 律问 题进 行审 核不批准不批准

审 批

每月末，编 制合同明细 表

与客户签订 合用

批准

本部门存档， 并交财务部 备查

递交各相关 部门备查

销售与收款内控流程——销售合同签订与复核的控制(2)管理目标：强化客户资信管理，防范销售中的信用风险。规范赊销管理，提高公司市场竞争力

关键控制点： 合同必须经过法务部的审核 合同的最终审批权在公司管理层 合同应该递交各个相关部门备案

注释： 业务组长(或业务高级助理)根据订单和谈判情况制作销售合同 业务组长(或业务高级助理)月末应该编制合同明细表 销售合同先由业务经理初审，再报公司管理层审批

销售与收款内控流程——外销的控制(1)业务组长(或业务高级助理) 配载 单证 仓库 财务部

出货申请表

匹配需求

库存情 况 发货到指 定仓位

制作托单

订船或 航班 制作报关 单据，代 理安排报 关事宜

装箱通知书

提供报关发票

开据出口 发票，相 关账务处 理

开船或起航 时获得提单 入账 副本单据 传真给客 户 获得货运 公司相关 费用发票 制作结汇 单据 审核并 交单 根据发票 付款，账 务处理

月底编制本 月与货代公 司发生的费

用明细表

核对检查账 务记录

销售与收款内控流程——外销的控制(2)管理目标：外销业务及时准确得到处理

关键控制点： 接到托单时配载需与仓库沟通匹配需求 报关资料及时准确地准备 配载应该及时将货运公司发票及时交财务部 单证员获得提单后及时做好结汇单据 将副本单据及时交给客户(与客户做前T/T的结算方式由为重要)

注释：

配载根据需发送货物的情况订船或航班配载订船或航班后发装箱通知书给仓库部门通知出货，以便仓库安排货物 开船或起航后业务组长(或高组业务助理)将副本单据传真给客户，近洋客户需用电放传单，以便 客户及时提货结款 配载每月底应该编制本月与贷运公司发生的费用的明细表，包括发票到已付款、发票未到已付款、 发票到未付款、发票未到未付款等项目，并及时交财务部以便核对账目

销售与收款内控流程——退/换货的控制(1)业务组长(或 业务高级助 理) 公司管理层(业务副总) 仓库 财务部

客户 提出 投诉 单

否

联合 质检 部审 批 审 批

是

是 否 否

是否已向客 户开发票 未开票 退货否 是

与客 户商 讨提 出折 让方 案

是 否 是

审 批

接外部 退库流 程

是否能 退发票是 否，取得退货证明

客户退/换货单

收到客户发 票

开红字销售 发票

单证 员办 理手 册核 销

是

是否 外销 退/换 货？

否

账务处理 办理出口退税补税，账务处理 折让处理

销售与收款内控流程——退/换货的控制(2)管理目标：尽量减少公司损失，账务记录准确，退货货品及时足额入库 关键控制点：

退回货品须经检验合格后才能入库，并及时更新库存记录客户投诉单必须经过公司管理层的审批 退货之原发票应及时收回，每笔退货均交由财务部及仓储单位入账，对退换之货品应依规定调整内 容 退货必须扣抵应收账款

内销销货折让必须经公司管理层审批后办理。内销销货折让应取得客户签章的折让证明单，并办理税务扣抵 所有退货必须先经质检部出具意见，最终审批权在公司管理层

注释： 未开票业务仓库出具红字销售出库单，折让业务财务部出具红字销售发票，并依此调整账务 在外销退货时，财务部需办理出口退税已补税证明，财务单证及时到海关办理核销证明，以便退回 货品及时入关 外销退货时业务人员指定货代告知客户，以便客户及时退回货品

销售与收款内控流程——应收款及收款入账的控制(1)业务组长(或业务高级助理 或业务经理) 会计 出纳 财务部 公司管理层(业务副总)

根据结汇 单据收款 根据销售发票 登

记应收账款 明细账 更新应收账 款明细账 月末与业务组长(或业 务高组助理)应收账款 与发出商品对账，每年 与客户函证对账不少于 两次

收款， 填日记 账

对账不 符是

催收

财务部联合 客户经理调 查原因，提 出处理意见 形成应收账 款分析表

审 批否

是 否

审 批

是 否 逾 期否

是

否

是否 核销 审批

核销

销售与收款内控流程——应收款及收款入账的控制(2)管理目标：控制应收账款，加快资金周转，提高公司财务管理质量。加强欠款追收，减少呆账、坏账损 失，提高公司经营利润。 关键控制点：

负责应收款账目的人员不得兼负账单处理或汇款责任应收账款明细账必须根据经核对的给客户的账单和汇款为依据予以记录 应收账款明细账必须按月与总分类账调节。应妥善处理任何差额。该项调节应经上一级会计主管人 员批准 应收款账龄分析必须由财务部审查，以查清有无异常或严重的拖欠账款项目。账龄分析必须准确无 误，不得歪曲客户债务种类 逾龄账款是否查明原因，逾期账款如需核销必须经公司管理层审批 会计人员根据出库单财务联以及发票，登入相应客户应收账款明细账 出口结汇单据交由业务组长(或业务高组助理)按时收款。

注释：

月末与客户经理应收账款与发出商品对账，每年与客户函证对账不少于两次，如果不符应即追查原 因。财务审核人员将收到客户的款项通知业务组长(或业务经理),经出纳人员收到银行回单后一联交 由会计人员冲账，另一联交财务单证核销。 每月编制应收账款账龄分析表，并将超过一般周转期或规定期限尚未收现者，列表注明债务人、金 额及原因督促客户经理催收。 核对应收账款明细各户与明细表、总分类账、暨有关凭证是否相符。

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