01文件控制程序

文 件 编 号: HL-QPM-0401 修 订 记 录 文件控制程序 文件编号: SCHL-QP01-2014 页 版本 / 版次 总 页 数 总 6 页数 6 张赤 核 准 审 查 制 作 制修订 日 期 制修订 DCN.NO 修订内容摘要 修 订 记 录 次 20020518 日 期 20070903 发 行 修订内容摘要 页 次 版本 A/0 / 修改状态 A/1 赵胜 批 准赵胜 审 核吴永红 编 制 表单修订 部分文字错误修订 2010 程序文件改版 B/0 13 四川海隆石油技术有限公司 文件控制程序 文件编号 版本/修改状态 发行日期 页次 SCHL-QP01-2014 A/0 2014-02-18 第1页 共5 页 第一条 目的

确保质量管理体系所使用的文件处理迅速﹑正确流通﹑应用及控制，以确保各相关部门能适时获得有效的最新文件。 第二条 范围

本公司的质量管理体系文件及公司其他管理文件。 第三条 定义

无 第四条 职责

1．总经理：负责批准所有的管理文件。

2．管理者代表：负责审核管理文件；负责应急预案的批准。

3．综合管理部：文件管理的归口部门，负责质量手册的制作和组织质量管理体系文件的定期评审。 4．各部门：负责主控程序、部门作业文件及管理文件的编制、使用、收集、整理、归档。 第五条 文件分类

1．一级文件：质量手册。 2．二级文件：程序文件。

3．三级文件：是各部门管理体系运行的细则。如作业指导书、作业标准、管理制度﹑使用手册、技术文件、检验标准、图纸等资料文件。

4．外来文件：客户图纸﹑行业标准等，以及本公司程序文件或作业指导书所依据并引用的标准。 5．公司管理文件：如行政、人事制度等。

6．记录是一种特殊形式的文件，包括电子版本的记录。 第六条 文件编号体系

1．各类文件的编制﹑修订均需由文件管理员依文件编码体系统一编号管理。 1.1 文件编号体系见图1所示

四川海隆石油技术有限公司 文件控制程序 文件编号 版本/修改状态 发行日期 页次 SCHL-QP01-2014 A/0 2014-02-18 第2页 共5 页 SCHL—XX XX—XXXX(X/X)

修改码，为同一版本同一文件的修改次序，依次为0、1、2、……。

版次，为文件的版本次序，依次为A、B、C、……。 版本号，为文件发布的年代号。

同类文件的顺序号，依次为01、02……99。管理手册无顺序号。

文件分类代号

企业代号

图1 体系文件编号示意

1.1.1受控文件分类代号及其含义如下：

QA—质量手册，QP—程序文件， WI—作业指导书； JS—技术； CW-财务； SC—生产； RS—人事； XZ—行政； XS—销售； HSE—职业健康安全；

1.1.2体系文件应标明版次和修改码。版次和修改码可以附加在文件编号之后，也可标注在页面

其它适当位置。新版本且未经过修改的文件可不标注修改码或用“0”表示。

第七条 版本/修改状态

1．版本/修改状态由文件管理员统一编制和管理。

2．第一次编制的原版以A/0表示，A版第一次修订以A/1表示，依此类推，为避免版本修订次数太多，影响文件的真实内容，文件经5次修订版本后，必须更换版本，由原编制部门完成。发行第B版﹑第C版...等。

3．外来文件版本的更新由文件管理员每年和使用部门协调核对，确保使用最新版本，并以“外来文件清单”更新记录。

第八条 文件的书写格式参见《文件管理制度》。 第九条 作业内容

1.文件编制﹑修订﹑废止

1.1视需要由部门指定专人完成文件的编制、或修订、或废止后，会同相关部门会审，并且填制“文件会审表”。经会审核准的文件提交文件管理员进行校对（格式、版本/修改状态），无误后打印书面文稿，由文件管理员提交各个部门办理文件签字手续后备案存档。 1.2 文件编制或修订内容摘要由文件编制或修订部门填写于封面页的修订记录内。 1.3 文件废止后，原文件编号不可再重复使用。

四川海隆石油技术有限公司 文件控制程序 文件编号 版本/修改状态 发行日期 页次 SCHL-QP01-2014 A/0 2014-02-18 第3 页 共5 页 2. 文件分发﹑回收

2.1 经核准的文件原稿，由文件管理员保管并以“文件控制总览表”列帐管理，复印适当份数并于封面加盖发行章，并请收文部门在“文件分发缴回记录表”上签收。

2.2文件的修订及废止经核准后，旧版失效文件的回收与新文件的发行可同时进行，分发部门不变的，“文件分发缴回记录表”不需再经核准，分发和回收可同时记录于“文件分发缴回记录”表上。2.3回收的所有旧版文件，回收时须注意数量及内容的完整性且需加盖作废章。

2.4 对外文件的分发，由适当的对外部门代签收的，分发时应加盖发行章（含发行日期）并以“对外文件分发记录表”记录；失效或作废的文件则不予回收。 2.5 外来文件的控制：

外来文件由文件管理员统一进行管理，发放时由文件管理员填写“文件分发缴回记录表”，经副总经理确认文件接收部门及相关责任人后，文件管理员按确认的信息进行外来文件发放，并对外来文件建立电子台账，分发时以“文件分发缴回记录表”发放管理。 3. 文件保存销毁作业

3.1 质量管理体系文件及公司管理文件均由文件管理员列帐保管。

3.2文件管理员对各部门的文件编号应以“文件控制总览表”列表控制, 不得有重复或误用的情形。 3.3文件的保存：对外发行不列入控制。

3.4部门使用的各类管理文件指定专人负责保存，记录则按《记录控制程序》规定保存。 3.5旧版及废止的文件回收时，文件管理员须注明回收时情况，于“文件分发缴回记录表”的缴 回

栏上记录；任何部门均不得保有旧版的正式文件，但文件管理员则须对历次版本编制及修订的原案（未加盖发行章）盖作废章后予以保存，并与有效文件分开保存。

3.6现场使用的文件必须置于作业场所，非现场使用的文件，则由各使用部门负责人或指派专人自

行集中管理，任何人均不得于正式文件上加注标记或书写任何文字﹑符号等，以确保文件的正确性（设计资料的更改除外）

4．文件销毁

4．1由各部门回收的所有旧版及废止文件，须由文件管理员销毁。（文件管理员仅需保留各版本／

修改状态的原案文件）。

四川海隆石油技术有限公司 文件控制程序 文件编号 版本/修改状态 发行日期 页次 SCHL-QP01-2014 A/0 2014-02-18 第4 页 共5 页 4.2已逾保存期限的记录﹑资料等，得由文件管理员定期销毁，但须编制部门指定人员监销 ，并

登记入“销毁记录”。 5. 文件的补发

5.1除文件管理员依规定复印适当份数发行外，使用部门不得复印任何正式文件。

5.2文件如发现有缺页﹑破损﹑字迹模糊等缺陷，使用部门应填写“文件补发申请单”，向文件管理

员申请补发，不得借（调）其它部门的文件自行复印。而文件管理员对于破损﹑字迹模 糊等缺陷的页次，应于补发的同时进行回收并销毁。

5.3 文件的分发份数如不够时，应由使用部门负责人直接与文件的原编制部门负责人协调，修订文

件的分发对象及数量；文件管理员再依修订后并经核准的“文件分发缴回记录表”予以补发。

6．文件的借（调）阅规定

非使用部门借（调）阅文件，须先填写“文件借（调）阅登记表”由相关部门负责人核准；外单位借（调）阅文件需主管领导核准，然后到文件管理员那办理借（调）阅手续，并须在限期内归还，公文档案不得超过一周；设备、图纸档案不得超过两周；书籍资料不得超过1个月；资质证书不得超过1周。到期未归还的，文件管理员应跟催；如需续借，须重新办理借（调）阅手续。 7. 暂行文件的发行 7.1发行时机：

7.1.1客户暂定的要求。

7.1.2因急需而暂时更改作业标准。 7.1.3批量生产前的样品试做。

7.2发行程序：依一般文件的编制及发行程序处理，但须在文件上标识“暂行章”字样及日期 ,有效期不得超过一个月，逾期则自动失效，各受文部门自行按规定销毁的，文件管理员不予回收。 8. 文件控制与变更的相关记录依《记录控制程序》办理。 第十条 文件归档管理参见《文件管理制度》 第十一条 相关文件

1.记录控制程序 SCHL-QP02-20142.文件管理制度 SCHL-XZ01-2014

第十二条 使用表格

1.文件会审表 FOR-QP01-01 2. 文件分发缴回记录表 FOR-QP01-02 3.对外文件分发记录表 FOR-QP01-03 4.销毁记录 FOR-QP01-04 5.文件补发申请单 FOR-QP01-05 6.文件借(调)阅登记表 7.文件控制总览表 第十四条 印章格式

1.受控文件章 2.文件作废章 3.文件暂行章 4.外来文件章

FOR-QP01-06 FOR-QP01-07

附件一：文件控制作业流程

NO NO 审 查

颁 布

（编制、修订）

记 录 、 管 制 销 毁

回 收 旧 记 录 分 发 编 号

核 准 文件编制／修订／废止

四川海隆石油技术有限公司 FOR-QP01-01

Sichuan Hilong Petroleum Technology Co.,Ltd

文件会审表

Document Jointly Examining Form 文件名称Item 文件编号No. 版本/修改状态Version/Revision 文件会审类型 申请部门/人 Applicant 编制、修订及废止内容摘要： 原 因 Reasons ： □编制Drafting □修订Revision □废止Annulment 选修订和废止时需说明原文的版本/修改状态： 文件会审时间 Examining Date 会审意见： 部门 受文部门： 主管领导意见： 备注Remark： 核准Approved by

制表 审核意见 审核人签字 审核时间

四川海隆石油技术有限公司 FOR-QP01-02

Sichuan Hilong Petroleum Technology Co.,Ltd

文件分发缴回记录表 Document Distribution & Recovery Form 文件名称／编号/版本/修改状态 Documents Item/Document No/Version/Revision： 分发部门 Dept. 颁发号 Distribute NO 文件分放、缴回签收栏 分发部门 Dept. 签收者 Sign In 分发数 Distribute Quantity 签收日 Sign in Date 缴回数 Receive Quantity 文件分放、缴回签收栏 分发部门 Dept. 签收者 Sign In 分发数 Distribute Quantity 签收日 Sign in Date 缴回数 Receive Quantity 备注 Remark： 核准 Approve by 制表 Made by

四川海隆石油技术有限公司 FOR-QP01-03

Sichuan Hilong Petroleum Technology Co.,Ltd

对外文件分发记录表

Document Distribution External Form 文件编号 Document No 文件名称 Document Item 版本/修改状态Version/Revision 申请人 Applicant 核准人 Approved 签收人 Sign in 日期 Date

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