科技文件管理需求分析说明书

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科技文件管理措施三纳入推荐度：
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用户名称：中国航天九院798所

北京三易星辰科技有限公司

编写：校对：审核：

科技文件管理系统

需求说明书

编写日期： 2010-8-21 校对日期：审核日期：

北京三易星辰科技有限公司

798所档案项目组

张学军

修订状况

时间 2010/08/21 修订人张学军版本号 1．0 文档生成修订记录

引言 ...................................................................................................................................................................1 1.1 1.2 1.3 1.4 2

背景 ..........................................................................................................................................................1 读者对象 .................................................................................................................................................1 目的 ..........................................................................................................................................................1 参考文献 .................................................................................................................................................1

科技文件管理类程序编制业务需求 .........................................................................................................2 2.1 2.2

798所处室组织明细 ............................................................................................................................2 业务功能需求 ........................................................................................................................................4

2.2.1 2.2.2 2.2.3

2.2.3.1 2.2.3.2 2.2.3.3

系统概要 ........................................................................................................................................4 基本约定 ........................................................................................................................................6 科技文件管理系统流程业务 ....................................................................................................6

文件接收管理 ............................................................................................................................. 6 文件保管管理 ........................................................................................................................... 10 文件发放管理 ........................................................................................................................... 11

2.2.4

2.2.4.1

其它需求 ......................................................................................................................................20

科技文件材料晒印 ................................................................................................................... 20

3 档案系统的改进需求 ..................................................................................................................................21 3.1

档案处的建议/BUG解决方案 ...........................................................................................................21

4 非功能性需求................................................................................................................................................22 4.1

安全性需求...........................................................................................................................................22

组织和人员管理 ...........................................................................................................................................22

系统要求 ........................................................................................................................................................22 4.1运行网络 ......................................................................................................................................................22 4.2应用服务器 ..................................................................................................................................................22 4.3数据库 ...........................................................................................................................................................22 4.4客户端 ...........................................................................................................................................................22

798所－科技文件管理系统需求说明书

1 引言

1.1 背景

798所科技文件管理系统，是集团公司档案处为了改变目前研究院、档案处、生产分厂、车间对于科技文件还在手工处理的现状，提高本单位信息化条件和水平，加强科技文件处理接收、更改、保管、分发的效率和准确性二设计开发的。此次文件开发将在原档案管理系统的基础上，添加科技文件管理类程序功能。并问绕现行档案系统的用户建议、进行系统优化，以更加利于用户使用。

1.2 读者对象

798所相关领导及工作人员，北京三易星辰科技有限公司及798所档案项目组成员。

1.3 目的

本需求说明书旨在系统、完整地阐述798所对科技文件管理系统的具体要求。在原有的档案管理系统的基础上，增加了涉及全公司涉及科技文件的部门的提交、接收、验收、保管、分发的电子化管理。包括对文档接收、验收过程以及相关保管流程和对文档的分发控制、打印、回收、撤销等流程控制模块的需求。

原档案管理系统在档案处使用后的建议和存在的bug，本说明书也逐条地阐述了修改方案和bug解决方法，并对它们划分了解决的优先级次序。

本需求说明书将作为生产文件管理系统项目验收的主要依据。并作为后续系统设计、编码、测试的基础性文档。

1.4 参考文献

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798所－科技文件管理系统需求说明书

2 科技文件管理类程序编制业务需求

2.1 798所处室组织明细

部门名设计资料室工艺资料室科研基地档案中心劳资处机械能源动力处财务处计划处生产处供应处配套处检验处质量处计量检测中心炮兵代表室装甲兵代表室工程兵代表室 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 预定用户名工艺路线代号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 - 2 -

798所－科技文件管理系统需求说明书

413 414 415 420 421 424 426 433 57

工种代号工种代号 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

13 14 15 20 21 24 26 33 57 工种名称锯床下料装配光学制造与装配电气制造装配喷砂、喷丸、抛丸或酸洗机械加工焊接锻造热处理或弹簧制造铸造非金属加工或粘接钣金冲压、钌接活弯形缝纫切割矫正涂漆表面处理探伤试验振动时效消除应力处理油封处理 - 3 -

备注 798所－科技文件管理系统需求说明书

订购协 S

订购外购外协生产出库房）给配套处发放文件给配套处发放文件给配套处发放文件（1/S 1分厂生产库房、D/S ：生产处大库库房 2.2 业务功能需求 2.2.1 系统概要

系统主要目标

1、改变纯手工编写、纸质传送程序的现状，提高文件从发起接收申请到分发的工作过程的效率

2、对文件编制、审核过程进行管理，使流程透明化、并有据可查 3、对文件的保管进行有效控制

4、为文件的分发、打印、存储、回收提供统一的策略 ?

系统工作流程示意图

该图旨在以科技文件发起接收到分发工程为例，总括地描述系统包括的主要功能和工作流程。

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798所－科技文件管理系统需求说明书

科技文件产生部门申请接收（包括图纸、各类通知、工艺、工装、非标及其他科技文件材料）验收不成功档案处验收验收成功档案处科技文件保管中心根据已有信息输出1、各类通知信息列示2、图纸目录+图库3、工艺目录+图库4、工装、非标的导入和补充（已有专题数据库）5、随车文件6、其他制造科技文件材料根据工艺流程发放文件材料发往各个单位查看发放文件材料1、各类通知信息列示2、图纸目录3、工艺目录4、工装、非标5、随车文件6、临时及其他制造科技文件材料各单位确认文件已发放并回收就有文件 - 5 -

2.2.2 基本约定

通用界面

界面分为客户端和服务端。

客户端：主要有文件接收申请和发放文件查看两种功能界面。文件接收申请提供给科技文件产生部门向档案处提交科技文件材料时使用。发放文件查收提供给档案处向各个部门、车间发放科技文件材料，各个部门、车间用来确认已收到的科技文件材料时使用。

服务端：提供给档案处使用。它的主要功能包括验收科技文件接收申请、向各个部门发放科技文件材料、科技文件材料整理、检索、打印、统计、归档等功能。

文件接收申请流转过程当中分为两个流程状态：正在申请、申请完毕。文件接收申请档案处验收前正在申请档案处验收后申请完毕/同意申请完毕/不同意发放文件查看流转过程当中分为两个流程状态：正在发放、发放完毕。档案处发放文件

模板、打印格式约定

各发放单位查收前正在发放各发放单位查收后发放完毕文档模板不限定格式，不支持文档的在线编辑。支持在线打印功能。

2.2.3 科技文件管理系统流程业务

科技文件管理系统用户范围：研究院等科技文件产生部门主动发起、涉及科技文件管理从申请接收到文件发放的管理系统模块。业务流程可以分为：文件接收、文件保管、文件发放。

2.2.3.1 文件接收管理

文件接收是指研究院等文件产生单位在文件产生后，把文件交给档案处来保管和发放的过程。接收文件类型有：

1. 各类通知：包括研改、研技、艺改、艺技、标改、标技、研指、艺指、工艺更改、工装更改、

非标更改

各类通知的著录字段：

著录字段名称通知号

属性通知号生成方法：填写“研改1105S”，根据系统日期生- 6 -

成“研改1105S.10”，再根据“研改1105S”取得最大流水号（178），生成“研改1105S.10.180”。通知页数附图页数设计者设计单位交接时间交接状态附件备注发往单位电子版文件可以多选，列表显示(发放份数计算方法：每个发往单位一份。) 关联的产品代号针对哪个文件做的修改各类通知的接收-验收流程图：

通知类文件发起申请填写通知类型和产品代号，生成编号填写通知内容和上传附件验收不成功，填写验收不合格原因填写发往单位名单申请接收信息存储到档案处数据库通知列示时，同时列示对应的关联文件信息、发放单位及发放情况档案信息中心申请接收单列示查看检验关联产品、发往单位、附件验收成功，根据发往单位名单组织发放各发放单位各类通知变更记录后，要将改动的文件记录下增加一条变更记录

2. 新产品图纸技术文件：包括产品图纸目录及图纸、产品技术条件、合格证、汇总表、总工艺目

录

- 7 -

图纸技术文件著录字段：

著录字段名称产品代号名称图样标记页数设计者设计单位交接时间交接状态附件备注工艺路线可以多选，列表输入分子/分母（发放份数的计算方法：在填写工艺路线时，确定是否需要发放文件以及发放份数。）属性图纸技术文件接收-验收流程图：

图纸技术文件发起申请填写图纸技术文件类型和产品代号填写文件代号、内容和上传附件图纸技术文件（FOXPRO.V6）验收不成功，填写验收不合格原因填写工艺路线申请接收数据导入信息存储到档案处数据库档案信息中心申请接收单列示查看文件列示时，同时列示对应的更改信息、发放信息检验工艺、附件验收成功，根据工艺路线组织发放各发放单位

- 8 -

3. 工艺、工装、非标及其他科技文件材料：包括各类工艺、工装、各种定额、非标、企业标准、

检验卡片、各类目录、其他

著录字段：

著录字段名称产品代号名称类型使用车间版次页数明细表设计者设计单位交接时间交接状态附件备注发往单位可以多选，建议列表式输入（发放份数计算方法：每个发往单位一份。）属性工艺、工装、非标及其他科技文件材料接收-验收流程图：

- 9 -

工艺、工装、非标等文件发起申请填写文件类型和产品代号填写文件编号、内容和上传附件验收不成功，填写验收不合格原因填写发往单位名单工艺、非标数据（FOXPRO.V6）申请接收信息存储到档案处数据库数据导入档案信息中心申请接收单列示查看文件列示时，同时列示对应的版次信息、发放信息检验发送单位名单、附件等验收成功，根据发往单位名单组织发放各发放单位

2.2.3.2 文件保管管理

文件保管是指档案处对科技文件的整理、查看、统计、目录生成、查阅、打印、复印、归档等工作。 1. 各类通知：按照类别、产品列示通知信息

2. 产品工程图纸目录+图库：由产品三合一目录或总工程图纸目录生成

目录内容:

其中：图幅又需要划分成A0、A1、A2、A3、A4、A5

- 10 -

3. 产品工艺目录+图库：由产品三合一目录或总工艺目录生成

目录内容:

其中：图幅又需要划分成A0、A1、A2、A3、A4、A5

4. 工装、非标：现已有专题数据库，只需导入和后续补充 5. 随车文件

对每个车型代号，都将手动建立一个随车文件库和发往单位，可自定义已接收的文件哪些属于随车文件的。

6. 其他制造科技文件材料

2.2.3.3 文件发放管理

文件发放是指档案处接收科技文件后，对需要向其他部门转发的文件进行发放的过程。发放的文件类型有：

1. 各类通知：按照类别、产品列示通知信息

各类通知的显示字段：

显示字段名称通知号通知页数附图页数设计者设计单位发放时间发放状态文件收回状态

属性发放系统时间正在发放?已收到?发放完毕原发放文件收回用 - 11 -

附件备注发往单位关联的产品代号电子版文件针对哪个文件做的修改各类通知的发放流程图：

通知类文件发放根据发往单位自动生成发放对象、份数和回收旧有文件发放人员确定发放信息有错误手动修改发放信息无错误发放信息合理发放信息存储到发放单数据库发放单位查看发放单数据查看通知列示时，同时列示对应的关联文件信息、发放单位及发放情况（？）反馈给发放人员，重新发放有检验发放文件是否有错？无确认已收到并交还旧有文件档案处确认交还旧有文件发放结束更改通知发放对象确定方法：

更改某一科技文件后，其所属的整套发放单位、封闭组发放单位、路线发放大为均是重新发放对象。 2. 产品工程图纸目录：由产品三合一目录或总工程图纸目录生成

工程图纸的显示字段：

- 12 -

显示字段名称发放时间发放状态产品代号名称所属代号密别图样标记页数工艺路线更改状态单位1~4 备注发放系统时间属性正在发放?已收到?发放完毕疑问？工程图纸的发放流程图：

- 13 -

图纸技术文件发放根据工艺路线自动生成发放对象、份数发放人员确定发放信息有错误手动修改发放信息无错误发放信息合理发放信息存储到发放单数据库发放单位查看发放单数据查看文件列示时，同时列示对应的更改信息、发放单位及发放情况（？）反馈给发放人员，重新发放有检验发放文件是否有错？无确认已收到发放结束发放方法：

发放方式分为整套发放、封闭组发放、路线发放。

整套发放，用户自定义需要发放整套的单位，全套文件发放一份；

封闭组发放，用户自定义需要封闭组发放的组别和单位，整个组别文件发放一份；

路线发放，按照工艺路线中所有的单位（出现两次算做一个单位），应发放份数是需1份（自定义初始发放份数为1份），实际发放份数 = 应发放份数 – 整套发放份数 – 封闭组发放份数。备注=“无图”，则发放文件是其所属代号所代表的文件，如果此文件已经在给发放单位发放，则无需再发放。

3. 产品工艺目录：由产品三合一目录或总工艺目录生成

工艺文件的显示字段：

- 14 -

显示字段名称发放时间发放状态产品代号名称类型使用车间版次密别页数明细表验证情况工艺路线交接状态单位1~3 备注发放系统时间属性正在发放?已收到?发放完毕工艺文件的发放流程图：

- 15 -

工艺技术文件发放根据工艺路线自动生成发放对象、份数和回收旧版次文件发放人员确定发放信息有错误手动修改发放信息无错误发放信息合理发放信息存储到发放单数据库发放单位查看发放单数据查看工艺列示时，同时列示对应的关联图纸文件信息、版次更改信息、发放单位及发放情况（？）反馈给发放人员，重新发放有检验发放文件是否有错？无确认已收到并交还旧版次工艺文件确认已收到并交还旧版次工艺文件发放结束 4. 工装、非标

工装（非标）文件的显示字段：

显示字段名称发放时间发放状态工装（非标）代号名称所属产品发放系统时间正在发放?已收到?发放完毕属性 - 16 -

密别页数更改状态（有效）单位1~4 备注工装（非标）文件的发放流程图：

工装、非标文件发放根据使用车间自动生成发放对象、份数发放人员确定发放信息有错误手动修改发放信息无错误发放信息合理发放信息存储到发放单数据库发放单位查看发放单数据查看文件列示时，同时列示对应的发放单位及发放情况（？）反馈给发放人员，重新发放有检验发放文件是否有错？无确认已收到发放结束发放单位确定方法：

工装：档案、工具处、424、使用车间非标：档案、设备处

以上两种文件允许自定义发往单位 5. 随车文件

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随车文件的显示字段：

显示字段名称发放时间发放状态随车车辆代号备注发放系统时间正在发放?已收到?发放完毕属性随车文件的发放流程图：

随车文件发放根据发往单位确定发放对象、份数发放人员确定发放信息有错误手动修改发放信息无错误发放信息合理发放信息存储到发放单数据库发放单位查看发放单数据反馈给发放人员，重新发放有检验发放文件是否有错？无确认已收到发放结束

随车文件在录入时，科研人员指定随车文件。 6. 临时及其其他制造科技文件材料

随车文件的显示字段：

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显示字段名称发放时间发放状态临时发放代号临时发放事由备注发放系统时间属性正在发放?已收到?发放完毕临时文件的发放流程图：

临时文件发放根据需要选择发放文件自定义发放对象和份数等发放信息发放信息存储到发放单数据库发放单位查看发放单数据反馈给发放人员，重新发放有检验发放文件是否有错？无确认已收到事后是否回收文件YES确认文件回收NO发放结束临时发放是一个临时发放库，不与其他发放单记录混淆。

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