山东定式公证书格式参考(正式稿)
更新时间:2024-01-22 11:51:01 阅读量: 教育文库 文档下载
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适用2011年版公证书格式参考要点(暂定稿)1
山东省公证协会业务指导委员会2011年9月30日
一、基本要求
1、公证机构自今年10月1日之后出具公证书,应当适用2011年版公证书格式,不再适用1992年版公证书格式2,且不宜擅自增删2011年版公证书格式的内容。如果对个案把握不准,优先适用2011年版公证书格式第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”和第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书。
2、同一公证事项,既可以适用第一类“民事法律行为类公证书格式”、或第二类“有法律意义的事实类公证书格式”,又可适用第三类“有法律意义的文书类公证书格式”的,选择适用前两类公证书格式更能体现公证价值,更能发挥公证制度预防纠纷的核心价值,这是公证业务发展的方向。但是,选用前两类公证书格式多要求公证员进行实质性审查,公证机构承担的风险也大大增加,承办公证员如果由于种种原因难以完成实质性审查,则应当选择适用第三类“有法律意义的文书类公证书格式”出具公证书。
3、公证书标题:只写“公证书”三字,不再写“XX公证书”(例如“出生公证书”)。
4、数字:公证书中的“公证书编号”、“身份证件号码”使用阿拉伯数字;门牌号码的数字与居民身份证的记载一致;其他数字均使用汉字,包括:“法律条文”(如《民法通则》五十五条)和“时间”
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如发生公证书不被国外机构接受或被退回,请及时上报省公证协会,业务指导委员将酌情对本“暂定稿”作出修改。 2
以下没有特别注明“1992年版公证书格式”的,均指“2011年版公证书格式”。
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(包括结婚时间、离婚时间、出生时间、死亡时间、离境时间、出证时间等)。
5、对于2011年版公证书格式“公证事项”中没有对应的事项,报省司法厅公证管理处请示确定。
6、公证书粘贴的照片应当是二寸标准照片。
7、发往台湾地区使用的公证书,落款仅打印“山东省XX市(县)XXX公证处”,不打印“中华人民共和国”。
8、发往台湾使用的无犯罪公证书和未婚公证书,公证词表述为“在中国大陆居住期间”;发往香港或澳门使用的无犯罪公证书和未婚公证书,公证词表述为“在中国内地居住期间”。
9、公证书需载明的“台胞的身份证件名称和号码”是指“《台湾居民来往大陆通行证》和号码”,不能载明台湾身份证号码或台湾护照号码。
10、委托、声明、赠与、受赠、遗嘱、保证等单方民事法律行为类公证书中,当事人的签署地点如果不是在本公证处,则应写明具体签署行为发生地点。比如“在位于XX市 XX区XX街XXX号的XXX家中……”。
二、公证书载明“申请人基本情况”应注意的问题 1、国内公证必填项目:姓名、性别、居民身份证号码; 2、涉外及涉港澳台公证必填项目:姓名、性别、出生年月日、居民身份证号码。
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3、法人:名称、住址、法定代表人/负责人姓名。
4、当事人申办公证时未提供居民身份证,而是提交护照或者其他身份证件的(参照《公证机构审查自然人身份的指导意见》第三条),公证书应当载明其他身份证件的名称和号码。
5、定式公证书通常不载明代理人(适用第四式“受赠公证书格式”为父母代理未成年子女接受赠与出具公证书的除外),公证书证词也不表述为“XXX出示给本公证员”。申请人或公证书使用地有特殊要求的,公证书可以载明代理人及其基本情况。
6、关于代理人提交授权委托书的问题,可以参照以下原则: (1)当事人的亲属(或朋友)代为申办学历、学位、成绩单、出生、婚姻状况、无犯罪记录、驾驶证等法律事实公证或法律文书公证,以及证明签字印鉴属实、证明复印件与原件相符、证明译本与原文相符公证,代理人持有当事人拟申请的相关文件和证明材料,可以视为代理人已经取得当事人授权。
(2)代理人代为申办涉及继承、财产权益处分、人身关系变更等公证事项的,依据《公证程序规则》第十二条的规定办理。
三、适用第一式“委托书公证书格式”应注意的问题
1、办理委托书公证,通常适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”。
2、办理涉及不动产的委托书公证,参照中国公证协会《办理房屋委托书公证的指导意见》第五条的规定,通常使用第三十四式“文书
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上的签名(印鉴)公证书格式”。申请人或者接受委托书的第三人有特殊需要的,公证机构也可以依据《公证程序规则》第三十六条的规定,适用第一式“委托书公证书格式”。
3、适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具委托书公证书,“公证事项”一栏表述为“签名”或“签名、印鉴”等。不动产登记部门或招标单位对此有异议的,也可以表述为“委托书签名”,或者“委托书签名和印鉴”。
4、适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具委托书公证书,参照中国公证协会《办理房屋委托书公证的指导意见》第十条的规定,可以在公证书中加注:“本公证书仅对当事人的签字(印鉴)属实作出证明”或者“本公证书未对委托人是否具有处分权作出证明”。
5、如果申请人为二人以上,公证书可以表述为: 兹证明XXX、XXX和XXX于XXXX年X月X日来到我处…… 6、涉及投标的委托书公证,当事人要求受托人也在委托书上签字的,公证机构适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”,公证词可以表述为:
兹证明委托人XXX和受托人XXX于XXXX年X月X日来到我处…… 7、公证机构在特殊情形下适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”办理用于投标的委托书公证,可以将公证词表述为:
兹证明前面的委托书上的XXXX公司(单位全称)的印鉴和该公司的法定代表人XXX的签字(印鉴)均属实。
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8、如果适用第一式“委托书公证书格式”出具公证书,公证机构承当的审查责任和执业风险较大,因此,公证员应当严格按照中国公证协会《办理房屋委托书公证的指导意见》第十二条的规定进行审查。公证机构如不能保证委托书的内容符合《民法通则》第五十五条的规定的,则不能适用第一式“委托书公证书格式”出具公证书。
9、适用第一式“委托书公证书格式”出具公证书,公证书中不得载有“本公证书仅对当事人的签字(印鉴)属实作出证明”或者“本公证书未对委托人是否具有处分权做出证明”等规避责任的注释。
四、适用第二式“声明公证书格式”应注意的问题
1、办理声明书公证,通常适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”。
2、办理放弃继承声明书公证和撤销遗嘱声明书公证,通常适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具公证书,公证机构能够查清被继承人死亡事实和遗产状况的,可以适用第二式“声明公证书格式”出具放弃继承声明书公证书。办理撤销遗嘱的声明书公证,不论适用第三十四式,还是适用第二式,其办证程序均应当与办理遗嘱公证的程序相同(两名公证人员、录像、拍照等)。
3、办理婚姻状况声明书公证、曾用名声明书公证、未入国籍声明书公证等,应当适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具公证书。如果申请人能够提交相应的婚姻登记部门的证明信、户籍登记部门的证明信等充分的证据,也可以适用第二式“声明公证书
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1、亲属关系公证书通常不注明关系人的身份证件号码。申请人或公证书使用地有特殊要求的,且申请人能够提供相关证据的,应当在公证书中注明关系人的身份证件号码。
2、公证书的证词通常不对申请人与关系人之间的亲属关系进行反向复述,即只说“张三是李四的儿子,张三是王五的儿子。”不再反向表述“李四是张三的父亲、王五是张三的母亲”。
3、用于旅居加拿大华侨唯一留在国内的超过21周岁的未婚子女赴加拿大定居的公证书参照92版公证书格式出具,即公证词可以表述为:
兹证明XXX(申请人)是关系人XXX、XXX夫妇尚在国内的唯一超过二十一周岁的未婚儿子(或女儿)。
4、公证机构可以酌情在用于境内查询被继承人银行存款的“亲属关系公证书”中增加“本公证书仅用于查询被继承人XXX遗留的银行存款,不作为继承该存款的证明文件。”
十八、适用第三十三式至三十五式“有法律意义的文书类”公证书格式应注意的问题
1、办理各类证书和文件的复印件与原件相符公证,通常适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书,特殊情形下适用第三十三式“证书(执照)公证书格式” 出具公证书。3
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办理文书的间接公证,既可以按照《公证程序规则》第三十七条的规定办理,也可以按照《公证程序规则》第三十八条的规定办理。按照《公证程序规则》第三十八条的规定办理文书的间接公证,公证机构承担的是形式审查的责任,而按照《公证程序规则》第三十七条的规定办理文书公证,公证机构承担的可能是形式审查的责任,也可能是实质审查的责任——如果公证机构仅对文书形式的真实性(签字、印鉴真实)证明,承担的就是形式审查的责任;如果公证机构对文书的签字(印鉴)和文书内容的真实性都作出证明,
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2、适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书,“公证事项”一栏载明“复印件与原件相符”,公证词内容可以表述为:
兹证明前面的复印件与YYYY《XXXX》原件内容相符。
上述YYYY可以省略,也可以表述为“XXX(单位名称)于XXXX年X月X日发给XXX的”,或者“XXX(单位名称)于XXXX年X月X日出具(或颁发)的”,或者“XXX所持有的”、或者“XXX所持有的第XX号”、或者“XXX的”,或者“编号为XXXX的”。
3、适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书,公证机构可以自行酌定是否增加证明印鉴(签字)属实的内容,如果增加该项证明内容,公证词内容可以表述为:
兹证明前面的复印件与YYYY《XXXX》原件内容相符,原件上XXXX的印鉴和XXX的签字均属实。
此种情形下,“公证事项”一栏仍然表述为“复印件与原件相符”。 申请人在上述情况下还要求证明译文与原文相符的,公证词可以表述为:
兹证明前面的复印件与YYYY《XXXX》原件内容相符,原件上XXXX的印鉴和XXX的签字均属实。前面的复印件所附的XX文译本内容与X文原本内容相符。
此种情形下,“公证事项”一栏载明“复印件与原件相符、译本内容与原本内容相符”。
4、办理委托书、声明书、保证书、外文文件等文件原件上的签字、
承担的就是实质审查的责任。而第三十三式“证书(执照)公证书格式”的证词概括地表述为“原件属实”,没有进一步明确地表明仅仅是“原件上的签字印鉴属实”,还是“原件上的签字印鉴和原件的内容均属实”。因此,通常适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书,公证机构的责任更明确。
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印鉴属实公证,且当事人能够亲临公证处签字确认的,通常适用定式公证书第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”出具公证书。“公证事项”一栏载明“签名”、或者“印鉴”、或者“签名、印鉴”、或者“签名、指印”等。房地产委托书和投标委托书的“公证事项”一栏也可以载明“委托书签名”、“委托书签名、印鉴”等。
5、办理成绩单、纳税证明、医疗证明等文件原件上的签字、印鉴属实公证,且出具文件的相关人员不能够亲临公证处签字确认的,适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书,公证词可以表述为:
兹证明前面的《成绩单》上的XXXX学校(单位全称)的印鉴及该学校的校长(或法定代表人)XXX的签字(印鉴)均属实。
此种情形下,“公证事项”一栏参照三十四式载明:“签名(印鉴)” 6、对于美国、奥地利、韩国等要求另行附“译文与原文相符公证书”的国家,公证机构适用第三十五式“文本相符公证书格式”另行出具“译文与原文相符公证书”,该公证书“公证事项”一栏写“译本内容与原本内容相符”,公证词可以表述为::
兹证明前面的( )XX字第XX号《公证书》的英文(或其他外文)译本内容与该公证书中文原本相符。
7、机动车驾驶证公证,适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书,公证词可以表述为:
兹证明前面的复印件与XXX(申请人)所持有的第XX号《中华人民共和国机动车驾驶证》的原件相符。XXX(当事人)从XXXX年X月
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X日至XXXX年X月X日可以驾驶XX车和XX车。
此种情形下,“公证事项”一栏载明“复印件与原件相符”。 8、办理居民身份证复印件与原件相符公证,公证书需注明“本公证书仅限用于XX,用于其它事由无效。”
十九、适用第十七式至十九式、第二十五式至二十六式应注意的问题
对于办理法人经历公证(十七式之二)、职务(职称)公证(十八式)、法人资格公证(十九式之一)、非法人组织资格公证(十九式之二)、职业资格公证(十九式之三)、知识产权公证(二十五式之二)、存款公证(二十五式之三)、不动产物权公证(二十五式之四)、收入状况公证(二十六式),通常适用第三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书。
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