各种应用文写法指南

第1种 怎样写召开会议的通知?

一、什么是召开会议的通知？ 通知是各种党和政府的部门、机关、单位向下级机关、部门、单位或工作人员传达上级指示，要求做什么事情时，所常使用的一种公文样式。同级对同级有什么事情需要告诉，有什么活动需要对方参加，主管部门也可以发通知。

通知方式，在机关中常用的有如下五种：（1）召开会议的通知；（2）布置工作的通知；（3）交流情况或信息的通知；（4）转发请示、报告和意见的通知；（5）传达领导意见，任免干部，发布行政法规的通知。不论我们写哪能一种样式的通知，在写作中都要把下列几项内容写清楚：被通知者的单位或个人名称或姓名，发出通知的目的和要求，通知的事项，发通知的单位名称和时间。

会议通知是上级对下级、组织对成员布置工作、传达事情召开会议之前广泛应用的局面通知中的一种。

二、怎样写好召开会议的通知？

（一）执笔人在写这种通知之前，要问清楚会议的详细内容。这些内容一般包括被通知的单位或个人，会议的名称，开会的时间、地点，要求参加会议者会前办什么事情等。 （二）要掌握召开会议的通知的结构、方法。 一篇完整的会议通知，包括如下几部分：

第一部分，标题。写在第二行中间，字略大一点。标题有三种写法：一是，只写“通知”二字；二是，紧急或重要事情，可以写成“紧急通知”或“重要通知”借以引起人们重视；三是，把发文单位、名称、会议的主要内容和文种也写进去。如《唐河县计划生育委员会关于如开计划生育先进集体和先进个人表彰大会的通知》。

第二部分，称呼。写被通知者的单位名称或者姓名，称呼的写法有两种：一种写在第二 行或第三行，顶格写，称呼后面加冒号（：），另一种是写在正文的下面一行第三、四格，写“此致”后不要加标点符号。这种通知，被通知者见通知后要在自己的名字后边写一个“知”字，重要的会议多用此种通知方法。“此”这，指“通知”，“致”，给与送达。

第三部分，正文。从标题下第二行，空两格写通知的内容，这是通知的主要部分。召开会议的通知要把开会的时间、地点、什么人参加、开什么会、会前要做好哪能些准备工作等内容写清楚。假使内容多，可分段或分条来写。

第四部分：署名和日期。分两长荣地写于正文右下方第三、四行处。如果通知以公文形式下达，则要加盖公章。

范文一：

通 知

计划生育管理专业、计划生育账务会计专业、计划生育统计专业负责抓住教学的副主任同志：（略）

范文二：

紧急通知

根据上级紧急指示，今年高等学校应届毕业生分配方案有较大变动。为迅速落实这一指示，胜利结束我院毕业生分配工作，经研究决定：（略）

范文三：

这是一份作为文件下达的会议通知，是写给个人的，现选录于后，供同志依次为定这种通知时作为参考。（略）

河南省人口学会文件 豫人学字[85]第3号 同志：

根据我省计划生育工作形势发展的需要，经会长和秘书长商定，把原常务理事会决定在今年第三季召开农村人口政策讨论会，提前到今年五朋底召开。（略）

1985年4月15日（盖章 范文四：

这是一篇作为正式文件下达的比较复杂的会议通知。公文体式中的主要项目都包括进去了，写得清楚，明白、具体。现抄录于后供学习。

南京计划生育管理干部学院（通知） 南计院（86）字第008号 关于如开第三次函授工作会议的通知 各有关省、市、自治区计生委：

为了贯彻国家计生委关于调整函授大专办学计划的指示精神，定于3月19日至21日召开第三次函授工作会议。（略）

南京计划生育管理干部学院 1986年2月28日

第2种 怎样写布置工作的通知？

一、什么是布置工作的通知？

布置工作的通知是上级机关用书面形式要求下属各单位应该知道或者办理事情时，所常的一种应用文样式。它对工作有指导意义，因而我们在写这种应用文时，要把道理说清楚，任务提明确，要求或措施订具体，以便接收通知的单位或个人知道应该怎样去办，以达到预期目的。

二、怎样写好布置工作的通知？

（一）要熟悉布置工作的通知具体内容，如有关情况，布置工作目的和针对情况而采取的措施等都要熟悉，以便写作中随时引用。 （二）要掌握布置工作的通知的结构方法。

这种通知骊般由四部分组成：

第一部分，标题此种通知的标题多在“通知”的前面加上通知的内容，如《关于战胜

严寒防冻确保生产的通知》。如果字数较多，可分成二行或三行写，但要编排好。标题的字比正文要稍大一上点。

第二部分，写接收通知单位称呼。写在标题下低两行外，顶格写。转行顶格写，但要注意不要把一个词拆开排成两行写。单位和单位或人和人之间用顿号（、）隔开，最后加冒号（：）。 第三部分，写通知内容。通知的内容一般分三个层次来写。头一部分提出发通知的原因；第二个层次写通知事项，可以一顺写下来，也可以分项写；第三个层次写结尾，提出对接收通知单位的号召或概括要求。

第四部分，署名和日期。写在正文右下方第三、四行处。作为文件下达的这样通知要盖公章。

范文一：这是一篇用公文形式写出的布置工作的通知。 哈儿滨市人民政府文件 哈政发[198]X号

关于战胜严寒防冻确保生产的通知

各区人民政府、市直各委、办、局并中直、省属在X单位、驻X部队：

据气象部门报告，新年以来，我市气温骤降，最低温度在零下30度左右。（略） 哈儿滨市人民政府 198X年1月16日 本篇通知的正文由三部分组成，第部分各用一个自然段表达。第一部分，即第一自然段，写该市气温骤降、天气寒冷的程度以及由此而带来的影响。第二部分，即第二自然段，要求各单位和居民采取什么措施。此部分为本文的重点，每措施用一句话表述，语言简洁明白，即具体又灵活，便于执行。第三部分，提出口号发出号召。

此通知，有情况说明，有扼要分析，有解决问题的具体办法或措施，结构十分严密、完整、清晰，语言明白、晓畅，体式正确，很好地体现了布置工作的通知的特点。 范文二：这是一篇简便式的布置工作的通知。正文中有情况，有分析，有要求，条分缕析，层次清楚，便于执行。

河南计划生育干部学院

关于举办1986年第一期县计生委主任培训班的 通 知 各地、市计生委、处、委、办：

近一年来，各县计生委不断充实了一些领导干部，补充了新鲜血液，加强了领导力量，各地、市计生处、委的中层干部，也有所调整。（略） 河南计划生育干部学院（盖章） 1986年5月21日 附件：第一期学员名额分配表 郑州市 4 开封市 3 （略）

第10种 怎样写决定？

一、什么是决定？

决定是一种领导性和规定性的文件。党和人民政府或者由党和人民政府召开的某种会议对四化建设中的某方面的工作作出一些决策、规范和安排。这些用文字的形式写出来，让各级机关去贯彻执行（包括决策者自身）。这种书面语言就叫决定。此外，表彰或批评时，也有用决定的形式的。由此可知，决定这种应用文样式使用范围是比较广的，每一位党政府机关干部都应该会写。

二、怎样写好决定？

（一）要掌握有关的各方面的情况，并对这些情况进行细致研究，等多娄同志的意见基本一致了再作决定。这样的决定，就会既符合实际又切实可行。 （二）要熟悉决定的种类。 按决定的内容分，决定有如下几种：

1．关于法规性和政策性的决定。如1981年2月20日我们党和人民政府做出的《中共中央、国务院关于强加职工教育的决定》。 2．关于对于某项工作作出的重大安排的决定。如《国家海洋局关于随时准备与台湾海洋部门建立正常联系的决定》（《国务院公报》1981年第22号）。 3．关于对于某个重大问题处理的决定。如1980年8月25日《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》（见1980年8月26日，《人民日报》） 4．关于设置机构和人事安排的决定。前者如《中共XX市委、XX市人民政府关于设置XX市计划生育委员会主任的决定》。 5．关于某一重大事项和某项具体工作的决定。前者如1981年5月16日第五届全国人民代表大会常务委员会第十八次会议通过的《会国人民代表大会常务委员会关于授予宋庆龄同志日华人民共和国名誉主席荣誉称号的决定》（见1981年5月17日《人民日报》）；后者如

《XX省计划生育委员会关于创办〈XX计划生育报〉的决定》。

（三）要掌握写决定常用的四种表现形式，并能根据内容的多少和四化建设的实际需要，恰当地选择运用。

1．一篇一段。就是说一篇决定只用一段文字来表达，不再分自然段。不管内容多少都在这一段文字中说清楚。一般说，内容较少的决定适合采用这种形式。例如： 中共中央关于接收宋庆龄同志 为中国共产党正式党员的决定

宋庆龄同志年轻时追随伟大的革命先行者孙中山先生，致力于中国革命，（略） 中共中央 1981年5月15日 这篇决定在一段文字中写了四句话，每句话算是一个层次、一层意思。第一句话概述宋庆龄同志的艰难的光荣革命斗争经历；第二句话写中共中央对宋庆龄同志的评价；第三句话是叙述宋庆龄同志长期要求加入中国共产党的愿望。最后一句话是说明中共中央政治局对宋庆龄同志要求入党的态度。文章短而精，用语准确而鲜明。

2．分条列项。就是在决定中，把所要解决的有关问题，按先后次序、主次轻重，列出条项，用数码逐一标出，以便贯彻执行。例如： 国务院关于出版

《中华人民共和国国务院公报》的决定 （1955年2月10日国务院常务会议通过）

一、为了集中地、准确地刊载国家的法律、法今和政府的决议、命令和指示以利全国各级行政机关的工作，决定出版《中华人民共和国国务院公报》（简称《国务院公报》） 二、公报刊载主要内容确定为：

1．中华人民共和国主席公布的法律和法令；

2．中华人民共和国政府和外国政府签订的条约、协定和公告； 3．国务院发布的决议、命令和指示；

4．各部、各委员会和国务院直属机构发布的重要命令和指示；

5．各省、自治区、直辖市人民委员会发布的可供全国参考的重要决议和命令。 三、由国务院秘书厅负责编辑出版公报的经常工作。

四、《国务院公报》出版后，各部出版的公报（如外交公报、重工业部公报），应即停止出版。各部公报原来所刊各类文件方式下达。

上边这个决定共五条组成，第二条下面又分五项。常用序码，一般是：“一、（一）、（1）、①。”条项不多，有两类，可在“一”、“二”、“三”等下面用“1”、“2”、“3”等，分别表示条下分项。

3．加小标题。就是根据决定中每一条，或每一部分的中心内容，概括成一个分论点作为小标题，分别写在每条或每部分前面。这样写肉容突出，条理清楚，便于掌握。例如，中国共产党第十二届中央委员会第三次全体会议1984年10月20日通过的《中共中央关于经济体制改革的决定》即为典型的范文。原文较长，现将标题摘录如下： 中共中央关于经济体制改革的决定

中国共产党第十二届中央委员会第三次全体会议1984年10月20日通过）

中国共产党第十二届中央委员会第三次全体会议，分析了我国当前的经济和政治形势，总结了我国社会主义建设正反两面的经验，特别是这几年城乡经济体制改革的经验，（略） 全文共讲十个问题，每个问题分别用一个小标题标出。这十个方面内容合起来共同阐明如何“加快以城市为重点的整个经济体制改革的步伐”。如果再对十个问题细分的话，可以说：第一个问题是分析我国当时经济体制改革的形势，重点讲改革的迫切性。第二个问题是说明我们进行经济体制改革的根本目的。第三个问题是讲经济体制改革首先要抓住什么环节。第四、五、六、七、八、九这六个问题是阐明实现我国经济体制改革所应采取的措施。第十个问题是告诉各级党领导，在经济体制改革中如何保持清醒头脑，精心进行指导。这十个问题环环紧扣、相辅相成，缺一不可。

4．分段叙写。就是把一篇决定用几个自然段组成，每段表达一个独立的意思。例如： 共青团中央关于授予张海迪“优秀共青团员”称号 和向张海迪学习的决定 （1983年3月7日）

张海迪同志今年28岁，共青团员，在山东省聊城地区工作。她五岁时因患脊髓血管瘤，造成严重高们截瘫，胸部以下全部失去知觉。

（选自中国青年出版社1983年4月版《闪光的生活

道路——张海迪事迹》） 这篇决定写了两个意思三段文字。第一段写共青团中央为什么授予张海迪同志“优秀共 青团员”的光荣称号，重点叙述她的革命精神和先进事迹。第二段指出向张海迪学习些什么？

重点指出三个方面，第三段要求各级团组织要加强对学习张海迪同志活动的领导，认真做好宣传和组织工作，主要提出两点。

5．分部分写。就是把一篇决定的全文根据需要分几个大部分，或大的层次。每一部分

用序码标出，表示一大层意思。此种写法，在肉容安排上和分小标题的方法近似，二者所不同的是：一个加小标题，另一个用序码标明。为了让读者能尽快抓住每部分近似于小标题的重点，作者往往在“一”、“二”、“三”等这样的序码后面一段，或者在末尾加以点明。 （四）要掌握决定的结构方法。一篇决定，一般由标题、正文、署名和日期四部分组成。

第一部分，决定的标题，决定的标题有两种写法：第一种写法，如《中共中央、国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定》，把作决定的单位、内容和方程合在一块写。一般把作决定的单位单独放在标题上面，字舟小一点。第二种，如《关于春节期间不准乱发奖金的决定》，不写作决定的单位名称。决定的标题，多是用表示范围的介词结构“关于??决定”来表达。

第二部分，决定的正文。决定的正文，一般由两个大层次组成：第一层，即决定的开头一段或用序数“（一）”标出的这部分写决定的目的和意义。第二层，用“（二）”、“（三）”、“（四）”等数字标出的部分，写决定的重要事项，每一部分写一方面的问题。决定的正文务必做到条理清楚，段落分明，以便贯彻执行。

第三部分，决定的署名。如果在标题中已标出，在正文后就不再重写了。否则在正文后右下方第三行处，要署上作决定的单位名称。

第四部分，决定的日期。写法有两种：第一种写在标题的下面。第二种，标题下未注明日期的，就在署名下另起一行写出。如果署名在标题前已写过，在署名的位置上写上日期，一定写上年月日。

第13种 怎样写好批示？

一、什么是批示？

批示是上级领导机关在用于转发或者批转下级机关的工作报告、建议或计划时，所常使用的一种主应用文样式，它是上级领导机关对下级机关使用的一种文件。作为党和政府的干部都应该会写批示这种应用文。

二、怎样写好批示？

（一） 要把批示同批复的特点区别开，以免在使用中混同起来。二者的特点上的区别 有以下几点：

1．对象有些不同。批示的接收对象比较广泛，它除了发给呈报工作报告、建议或计划的下级机关以外，还可以发给其他应该遵照办理的有关部门、单位；批复是上级机关答复下级机关或单位的请求事项时用的公文，针对性很强。

2．批示都带附件，也誻转发的文件；批复一般不带附件。

（二）在写批示之前要把来文的内容弄清楚，而后再考虑指示的意见。因为指示的根据下级的报告、总结、计划、方案等，就其中的问题所作的指示性意见，所以在没有提笔写批示以前先弄清来文的意图是写好指示的前提。

第一部分，批示的标题。指示都要批转或转发有关文件（附件）。批示的标题要把所批转或转发的文件表示出来。指示的标题常用的有两种形式。

第一种，带“批示”二字的。例如：

中共XX省文教部转发XX行署教育局

《关于减轻中小学生学习负担的建议》的批示 （82）X教字第40号 第二种，不带“批示”二字的。例如：

中共XX大学委员会批转校德育教研室

《关于在我校学生中开设德育课的请示报告》 （82）党字第20号 第二部分，批示的称号。

顶格写，要把接收批示文件的下属机关都写上。如果机关多，可分两行写。第二行，仍顶械各写。单位之间加顿号（、）最后一个单位后加冒号（：）。

第三部分，批示的正文。正文包括开头和批示的依据。批示的主要内容，是针对报告，建议或计划所作的批示，是要下级机关如何贯彻执行的方法、措施。

第四部分，批示机关署名和批示日期。写于正文右下方，分两行写。注意，下发时要加盖公章。

请看范文：

中共XX人口学院委员会对院德育教研室

《关于在我院学生中开设德育课的请示报告》的批示 各系党总支、教务处、德育教研室、马列主义教研室：

1985年3月10日收到了院德育教研室报送来的《关于在我院学生中开设德育课的请示报告》。（略）

中共XX人口学院XX委员会 1985年3月15日

第14种 怎样写好批复？

一、什么是批复？

批复又称批文。批复是上级领导机关在答复下级机关的请示事项的时候，所常使用的一种应用文样式。这种文章，有时由上级领导机关的负责人自己执笔来写，有时由上级领导机关中的秘书根据领导研究的意见，负责写出。所以，各级领导机关中的负责同志和处理文事务的秘书班子中的每个成员，都应该会写批复。

二、怎样写好批复？

（一）要弄清楚指示和批复的关系。指示具有批复和批转的作用，但与批复又有区别。批复的对象是请示机关，批复的内容是对所请示机关请示问题的书面答复。它除了发送请示问题的机关以外，还可以发送给与此有关的其他应遵照办理的有关机关或单位。

（二）在写批复文字以前，执笔人必须十分熟悉下级机关所请示的问题的全部内容，必要时还需要进行调查研究，否则可能出现错误。

（三）写批复时，如果对下级请求的问题一时把握不准，要学习党和国家的有关方针政策。然后，根据所请示的问题，按照上级文件精神，实事求是地给予明确答复。语言要概括、简明、周严。

（四）要了解写批复意见中常见的三种情况。

1．同意下级的请示意见。在弄通请示问题之后，就针对来文提出的问题和要求，简要

地给予答复。如果是“基本同意”，“原则同意”，那么就把原因简明扼要地答复清楚，尤其是对不同意的部分要提出具体修改意见，或另外提出补充意见和应注意的问题。

2．不同意下级的请示意见。对于不同意下级请示问题的批复，要注意把不同意的原因讲清楚，以便请示单位对工作作出新的安排。

3．解答下级提出的疑难问题。有些请示是在工作中或执行上级文件中遇到疑难问题，一时拿不定主意，请求上级解答。答复人先要细致阅读来文所提疑难问题，而后运用有关方针政策精神，有针对性地给回答。

（五）要掌握批复的写作方法。一篇完整的批复文件，应包括如下几部分： 第一部分，批复的问题。 例一：

XX省计划生育委员会关于XX市计划生育委员 会创办《XX市计划生育报》的请示的批复 X计生字（1986）10号 例二：

教育部关于《写作》杂志公开出版的批文 （81）教高一字003号

说明：在“批复”或“批文”二字的前面，一般写进批复的单位名称、请示的单位名称、请示的主要内容和文种。在标题下面或右下方还要注明编号。

第二部分，批复的称呼。在编号下面空一行，顶格写，写明递交请示的机关或单位的名称。如果是要这个机关或单位代转，可在名称后用括号注明转送的机关或单位名称。

第三部分，批复的正文。正文包括开头和批复的重点内容。批复的开头，一般极其简要地引述来文的请示事项，或者引述来文的字号，作为批复的依据。

批复的重点内容，是上级领导机关对原请示中的问题，所作出的具体答复。一般答复有同意和不同意两种意见。如果不同意下级机关或单位的意见，一般还要给予具体指示。如果不同意下级机关极简要地说明理由，让他们明白不同意的原因，以便他们作出相应的安排。

第四部分，写批复的上级领导机关的单位名称和批复日期。位置写在下方右下方，分两行写。机关名称上要盖公章。

下面，请同志们先看两篇上级领导机关同意下级机关的请示报告的意见的批复。

第一篇， 批复的内容比较简单。

教育部关于《写作》杂志公开出版的批文 （81）教高一字003号 武汉大学（转中国写作研究会）：

同志《写作》杂志创刊，公开发行。（略）

中华人民共和国教育部（盖章） 暮途穷1981年2月25日

第二篇， 批复内容比较具体，并逐条列出。

中国社会科学院规划联络局 关于给本会支助活动经费批文 规发单第80-72号 中国写作研究会（筹准委员会）：

经院部决定拨给你会学术活动补助费二千五百元整，并要求你会按下列五项分别使用：（略）

中国社会科学院规划联络局（盖章） 1980年10月21日

此外，我们再选上一篇上级领导机关不同意下级机关或单位的请示报告意见的批复。 XX省人民教育委员会关于

XX计划生育干部管理学院开设新闻专业的批复 （86）教字第51号 XX计划生育干部管理学院：

1986年1月10日8号请示收悉。（略）

XX省教育委员会（盖章） 1986年1月21日

第16种 怎样写公告？

一、什么是公告？

《现代汉语词典》中对公告的解释是：公告是政府或机关团体等向群众发出的通告。 我们所说的公告是党和政府的办事机关、社会团体，在向人民群众宣布重大事件时，所使用的一种公文样式。公告原本使用于一个国家的政府向国内外宣布重大的公文。可是，从《现代汉语词典》对公告解释和现在的实际情况，公告的使用范围在逐步扩大。这种现象应该注意但也不一定限制过死。近年来，这种文章，在报纸上、公共场所我们经常可以看到。希望同志们及时认真阅读和学习并搜集一些范文，作为今后写公告时的参考。作为一位党的政府的办事机关一般干部，都应该会写这种文章。

三、怎样写公告？

（一）篇幅要简短，语言要准确、精练。公告，有时是宣布重大事情；有时是公布重要法律；有时是针对重大事情表明态度，宣布措施。不论表达什么意图，在写作时都要注意写得简短，语言准确、精炼，不要繁词阐释，以便人民群众了解和贯彻执行。

（二）要熟悉并掌握公告的结构方式。一份完整的公告一般由标题、正文、发告单位和发告日期四部分组成。

1．标题。说明是谁发的公告，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》、《中国人民银行公告》、《人民银行调整储蓄利率公告》。

2．正文。公告法律和得大事情的公告，一般用一般文字表达，针对某种倾向而发的公告，一般由序言和重要措施两部分组成。序言叙述发告的原因和目的。措施部分多半分条列出，提出应该怎么做，不应该怎么做。

3．发告单位。写单位全名，位置在正文下第三行处。如果在标题中已经标出，在这里最好再写一次，也可以不写。重大的公告一定要写。

4．日期。写在发告单位的下面，上下要对正。重大的公告还要注明发告地点。 请看下面的三篇例文。

范文一：这是一份国家最高权力机构向国内宣布重大事件的公告。

全国人民代表大会常务委员会公告 （1983年5月9日）

中华人民共和国第六届全国人民代表大会代表，已经按照《中华人民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会选举法》、《中国人民解放军选举全国人民代表大会和地方各级人民代表的代表办法》（略）

（选自1983年5月11日《光明日报》

范文二：这是一份社会团体把一项工作的结果宣告给人民群众周知的公告。

郑州市电子产品销售中心站 开奖公告

我站定于1983年4月2日上午，在本站门口（略）

范文三：这是一份国家机关针对某种不良倾向把新的规定宣告人民群众周知的公告。

郑州供电局公告

近来，我市连继发生冒充供电局工作人员对用户进行停电、断电、拆剪线路、拆卸电表、敲诈、勒索等不法事件，（略）

1983年4月7日 第20种 怎样写会议纪要？ 一、什么会议纪要？

纪，其义同记，纪要同记要。纪要，即记录要点的文字。在此，纪要是一种应用文样式。

会议纪要是根据会议宗旨、议程、有关文件、会议记录以及到会人员提供报来的材料，用准确而精练的语言，概括地综合地反映会议人员提供报来的材料，用准确而精练的语言，概括地综合地反映会议概况和要点的一种文件。它是比较复杂的一种应用文样式。这种纪要一方面作为文件向上级报告，另一方面以正式文件的形式分发到下级有关部门传达贯彻执行所以这种纪要不同于具有新闻特点的那种综合性座谈会纪要，它的法令性很强。有时，经上级批准这种纪要也在报刊上公开发表，借以进行宣传，扩大影响，更好地发挥作用。例如1982年4月6日《光明日报》等全国农村工作会议纪要》就是最典型的范文，可作为同志们写纪要的范例。

三、怎样写好会议纪要？

（一）要了解会议纪要常见的类型，以便根据需要适当选用。由于会议性质、开会目的，任务的不同，会议纪要的类型也不一样。日常工作中觉的会议纪要，有以下两种：

1．工作会议纪要。这种纪要，是把会议讨论的事项和中心要点，整理成一份书面记述性材料。而后，用它统一与会人的思想，明确任务，指导工作，建设四化。例如《XX省计划生育委员会198X年计划生育工作会议纪要》

如果召开的会议是座谈会，可以写在座谈会纪要。如《关于进一步在我县开展优生优育工作座谈会纪要》。

2．办公会和例会纪要。办公会和例会是党政机关、社会团体、民主党派研究处理日常行政事务的会议。它有固定的时间、固定出席人，而且每次会议之后需要写会议纪要，以便贯彻执行，检查落实情况。例如，1986年1月30日河南人口学人会写的《河南省人口学会1986年第一次常务理事会纪要》是一篇例会纪要，现选录于后，供参考。

河南省人口学会文件 豫人学字[86]第1号

河南省人口学会1986年第一次常务理事会纪要

元月19日上午,在郑州友谊宾馆召开了省人口学会1986年第一次常务理事会。（略） 1986年1月31日 （二） 要把会议纪要与简报、决议和会议记录区别开，以免混同。 1． 会议纪要与简报区别。

（1）会议纪要对与会者和有关单位有约束力，必须贯彻执行。简报是用作报告工作情况、交流信息，供作上下左右参考，对收件人和单位没有硬性要求，没有约束力。

（2）会议纪要必须忠实会议情况，执笔者不能对纪要内容进行分析、评论；简报的编写者可以对其所述事件发表评论，即可歌颂，也可批评。

（3）会议纪要的篇幅，一般不受限制，根据需要可长可短；简报要求文字简短，一般在1000——2000字之间。

2．会议纪要和决议的区别。

（1）会议纪要内容有轻有重，上至国家大事下至日常工作均可写入会议纪要之中，而决议必须是重大问题、重大事件。

（2）会议纪要可以把各种不同观点反映进去，而决议只能写多数与会者都同意而且表决通过的观点。

（3）一篇会议纪要可以把会议通过的或作出的所有决定都概括进去，而决议只能写一个问题或一个方面的问题。

（4）会议纪要虽有一定的权威性，但决议的权威性更强。 3．会议纪要和会议记录的区别。

（1）会议纪要是根据会议记录等有关材料加工、提炼而成的，而会议记录只是原始材料的记载，记录者不能更动。

（2）会议纪要是根据一定的材料制作成的文章，而会议记录不是文章，只是文章的材料。

（三）在写会议纪要之前，执笔人要认真学习作为工作会议指导思想的有关文件，必要时还要查阅有关的马列主义、毛泽东思想的经典著作。

（四）要搜集好各种有关的文字资料，为写这种纪要作好充分的材料准备工作。此工作包括：与会者根据要求带来的报告、汇报、计划、总结，会议期间发的简报，各种文字记录领导的报告、讲话稿等。

（五）要掌握写这种纪要的结构方法。会议纪要，一般由标题、正文两大部分组成。 第一部分，标题。写法有两种：一种是在“纪要”二字前面加上会议的名称，如《机构改革工作会议纪要》；另一种在“记要”标题前面加上转发的上级机关的名称和转发的范围，如《中共中央向全国各地转发全国农村工作会议纪要》。标题要醒目，明确，概括，便于记，便于写。

第二部分正文。首先，用一段文字概述情况，提出要解决的问题的总的范围。例如《全国农村工作会议纪要》就是这样写的。这个概述性的前言只用了三句话。第一句写在党中央一系列加快发展农业生产的方针政策指导下我国农村经济蓬勃发展的大好形势；第二句写目前广大农民在实践中又提出了一些新问题；第三句写及时解决这些新问题的重要意义。其次，详细、具体、周密地写工作会议讨论研究的主要问题。为全贯彻执行，作者往往把问题分成若干个大的范围，各个大范围之间又用“（一）”、“（二）”、“（三）”等等，这样的数字标出。这样，执行起来非常方便。例如发表在1982年4月6日《光明日报》上的《全国农村工作会议纪要》就是这样写的。作者把农民在实践中提出的新问题，概括为五个方面，二十五个具体问题。

第21种 怎样写座谈会纪要？

一、什么是座谈会纪要？

座谈会纪要是根据会议宗旨、议程、文件、记录，用精炼、准确、鲜明的语言，用新闻报道的形式，把某种座谈会的主要内容加以概括，以在报刊上发表为目的的文章。它是应用文的一个品种。例如1982年6月5日《人民日报》发表的，《党员文艺家要加强党的观念》就是一篇优秀的座谈会纪要。（后有附文）

三、怎样写好座谈会纪要？

（一）明确座谈会的中心议题。座谈会常常是为了专门研究解决某一个重要问题而召开

的。执笔人在写这种纪要之前，要明确座谈会的中心议题。例如上面提到的这篇座谈会纪要，是围绕“党员文艺家的职责”这个中心问题进行座谈的，下面的文章小的三个问题是根据它而组织材料，展开记述的。

（二）要深刻理解座谈会所学习的重要文件。这是能否写好这种纪要的一个根本条件。执笔人要比参加座谈会的人先学一步，在写作过种中还要反复学习。

（三）要掌握座谈会纪要的写作方法。这种纪要一般由标题和正文两部分组成。

第一部分。标题。这种纪要标题，多采用新闻式的标题，有“引题”、“正题”、“副题”组成。例如：

首都部分文艺工作者座谈会强调 党员文艺家要加强党的观念

时刻牢记自己首先是共产党员，其次是文艺工作者

在“引题”中，指明座谈者的单位或部门及人员；在“正题”中，标出座谈后的突出体会；在“副题”中，提出要求或表示决心。

第二部分，正文。这部分作者多用三层意思来表述。

第一层，包括座谈会召开的时间、地点、参加人员、座谈的问题、主持人、主要认识及有问情况说明。这一层一般由一两段文字组成，写得要概括、集中。

第二层，座谈会讨论研究的主要问题和参加者的重要发言。这是正文的主要部分，也是内容最多的部分，要写得具体、深刻、真实。表达方法，一般是把全部发言和讨论研究的问题，集中到一块，归纳几个专题，用小标题标出，分别加以说明。这种纪要具有论说文的特点。每一个专题，就是一篇论说文。《党员文艺家要加强澡的观念》这篇纪要，就是把全部材料分成三个专题，分别进行论述的。

第三层，结尾部分。有的是对整个座谈会作结论、总结；有的是交代上面未提到的有关情况。

请看范文：

首都部分文艺工作者座谈会强调 党员文艺家要加强党的观念 时刻牢记自己首先是共产党员，其实是文艺工作者

新华社北京6月4日电子 首都部分文学艺术工作者6月2日聚会，就党员文艺家职责等问题进行座谈。（略）

第37种 怎样写请示？

一、什么是请示？

请示，向上级请求指示。请示下级机关对某项工作、某件事情作出的决定，需要上级审核和批准时，所常使用的一种公文样式。

请示在日常工作和生活中使用率极高。下级机关的工作都是在上级机关的直接领导下进行的，有些事情在局部盾来从本机关的角度来考虑是可行的，但是上级领导机关从全局考虑就不一定可行。在此种情况下，下级想办的事情中有不少自己决定办之前尚要上级审批后才可行动。这就要写请示，办理审批手续。请示，在一个机关，甚至一个机关的内部的各个基层单位都要经常答复和解决的事情更是屡见不鲜。因此，学点请示的写作知识对每一位在企事业工作的干部，甚至职工都是必要的。

三、怎样写好请示？

（一） 先把住请示的特点。

请示，有如下三个特点：

（1）请示都上行文。即下级向上级行文才使用它，尽管有的不是直属上下级关系，可是属于业务主管机关。比如，我院同河南省文化厅出版处不属于上下级机关，但在业务上省文化厅出版处领导我们，印刷教材之前要写请示，请求审批。 （2）请示中的事情务必是自己职权范围内无法肯定和处理的事情。有法处理又允许处理的事情，就不要事无巨细都要写请示。

（3）请示都要求上级或业务主管部分批复，表明态度。 （二）要知道请示的使用范围。

一般说来，在下面五种情况下要使用请示：

（1）根据自己的工作安排急需办某件事，但又需上级批准后才可办的，此时要写请示。 （2）工作中发生了比较重大的问题，本机关无权决定解决。自己可先提出处理意见，请求批示。

（3）对于上级颁发的法律、法令、方针、政策、规定和上级指示精神中有不了解、有疑问，或不同理解的问题，需要上级机关解释和进一步明确时，要用请示。

（4）上级文件规定不经请示不允许办的事情，而本单位又不能不办，此时要写请示。 （5）上级虽有统一规定，由于本单位情况特殊难以执行，需要灵活掌握或变通处理，此时需要写请示。

（三）在起草请求以前，执笔人一方面要准确地了解领导对所请示的问题的确切意见。另一方面还要深入实际调查、掌握有关方面的具体情况。这是写好请示报告的基础，不可忽视。

（四）请示的内容要写具体、写清楚，要把请示单位对请求的问题的看法、意见明确地提出来。以便上级机关和领导据以作出正确的决定和指示。

（五）要掌握请求的结构方法，一篇完整的请示一般由如下四部分组成：

第一部分，标题。标题写在稿纸的第二行中间，字稍大一草一木点，要注意把请示的内容和文种写进标题中去，如《关于举办县计划生委主任培训班的请示》。

第二部分，称呼。写接收请示的上级机关的名称或领导人的姓名和职务。有时既写上级机关名称又写领导人姓名。位置在标题下第二行，顶格写，后面加冒号（：），如“XX市计划生育委员会：”

第三部分，正文。这是请示的主要部分，从称呼的下一行空两格开始写起，正文内要写清楚请示什么问题，目的是什么，有什么要求。如果请示的内容比较简单，用一段文字写出即可，假使内容较多，可分几段文字写，正文内容写完以后，另起一行写上一句简单的结束语，如“以上报告是否妥当，请批示。”

第四部分,署名和日期。写发出请示的单位名称和年月日。单位名称也可既写单位名称又写主要负责人的个人或几个人的姓名。年月日写在单位名称下面，独占一行。注意，在单位名称上要加盖公章。

范文一：本文结构特点是，一文多段，每段各写一个独立的意思，合起来说明一个中心思想。

河南省计划生育委员会文件 豫计生委字（82）第18号

关于建立河南省计划生育学校的请示 省人民政府：

随着计划生育工作的深入开展，计划生育专职干部逐渐增加，技术人员日益增多，部门之间的科学分工逐步形成。（略）

1983年5月9日

范文二：这是一篇机构设置意见的请示范文，篇幅较长但条目清楚。写较长的请示时，可参考此文。

河南省计划生育委员会文件 豫计生委字（83）第16号

河南省计划生育委员会机关处、室和直属单位机构设置意见的 请 示 省编委：

根据中共中央、国务院关于省、市、自治区党政机关机构改革若干问题的通知精神，和省编委关于“对省直属机关拟定内设机构的几点要求”，结合我委实际情况，现将委机关的处、室和直属单位机构设置意见请示如下。（略）

1983年5月6日

第38种 怎样写工作报告? 一、什么是工作报告？

工作报告，又称工作汇报。它是某一下级机关或单位向上级机关和重要会议汇报某顶工作时展情况时，所常使用的一种应用文样式。这种报告在某项工作开始之后，结束以遂一段时间里儾笨贼会最多。写作目的是为了让上级机关和领导了解工作进展程度，求得领导的及时指导。凡国家干部都应该很熟练地会写工作报告。

二、怎样写工作报告？

（一）要明确工作报告的主要用途。

工作报告，一般在下面三种情况下使用它：（1）反映工作进展情况；（2）对于执行政策法令，指示的贯彻执行情况；（3）上级交办事项的完成情况。 （二） 要了解工作报告的基本类型。

工作报告，一般有两种类型：一种是总结性的工作报告；一种是汇报性的工作报告。 前故里如《全面贯彻落实中央七号文件精神，把我市谋划生育工作推向更高阶段》；后者如《继续统一思想精心指导中央七号文件的全面贯彻落实》。

（三）在写工作报告以前，执笔人要详细地了解前一段工作进展情况，并弄清楚负责此项工作的领导同志对这段工作的估价。目的是收集材料，明确指导思想。 （四）要掌握工作报告的结构方法。 一篇工作报告，一般由四部分组成。

第一部分，标题。例如《河南计划生育干部学院关于举办县计生委主任培训班准备工作的报告》，也有用总结性和号召性标题的。此咱标题多用一个表示范围的“介词结构”表达，包括发文机关、事由和文种。

第二部分，称呼。接受工作报告的领导机关或负责人的名称或名字，就写在这里。其写法与信的称呼是一致的，如“河南省计划生育委员会：”，或“XX计生委全体领导同志：”，或“XX主任：”或“X厂长：”，或“某院长：”等。位置在标题下第二行，顶格写，后加冒号（：）

第三部分，正文。要报告的主要内容就写在这里。一般包括：前段工作情况、取得主要成绩和经验、存在主要问题、下步工作计划。

第四部分，署名和日期。报告单们或个人的名称或名字和年、月、日，写在正文右下方第三、四行处。有时在这里还写清楚报告地点，以便领导参考。本部分，一般要加盖单位公章或主要负责人的私章。

请看一篇总结性的工作报告。本文是郑州市副市长窦思忠同志在1985年3月召开的郑州市计划工作会议上向市委市人民政府领导和与会代表所作的1984年郑州市全面贯彻中央

第58种 怎样写工作总结？ 一、什么是工作总结？

工作总结又叫总结报告，它是某一部门、单位在全面检查、评价以往一段工作得失，总结经验教训时，常使用的一种总结样式，也是工作中常用的一种应用文。通过对工作的回顾，及进总结成绩，经验教训；表扬先进，发扬成绩；发现缺点，找出原因，指明方向，推动工作，这是企事业单位负责人的责任。因此，作为一个单位的负责人都必须学会新自写好工作总结的本领。

二、怎样写好工作总结？

（一）要明确工作总结的用途。一般说来，工作总结有两个用途。

1．向上级领导机关汇报本单位的工作情况。例如，机关、工厂、乡镇、学校等每逢年终都要向上级领导机关交送工作总结，以便上级领导了解情况，指导工作。

2．在本单位内部，对前一段工作进行检查、回顾。总结时，肯定成绩，表扬先进找出问题或差距，提出下一年或下阶段的工作任务，从而更好地开展工作。

3．对于上级机关来讲，从下属单位的工作总结中可以了解情况，发现典型，找出问题，及时总结，引起重视。

（二）要实事求是。实事求是就是一切从实际出发，这是马列主义、毛泽东思想的一个根本原则。我们写工作总结时，必须严格遵循这一原则。为此，我们在写工作总结的过程中，一定要从实际出发，有什么成绩，就说什么成绩，有多大，就写多大，有什么经验，就总结什么经验，要老老实实，实事求是。具体要求是：事实确凿、材料真实、数字准备、分寸恰当。对工作中的缺点和错误，也要找出，以便对症下药，改进工作。

（三）要掌握工作总结的结构方法。工作总结，一般由标题、正文、署名和日期四部分组成。

第一部分，标题。工作总结标题有两种：一种是直接写工作总结的名称，如《郑州市金水区计划生育委员会1985年计划生育工作总结》。这种标题包括：总结单位、期限和内容三项内容。其好处是，明确、具体，一看职工作年终总结《积极开展人劳工作，为我区开展各项工作提供人员保证——郑州市金海区人事劳动科1982年工作总结》。其好处是，正标题是总结全文的中心思想，也是一个行动口号；它既是前途以验，也是今后的行动方向。

第二部分，正文。正文由工作基本情况、主要成绩、突出体会或经验、体会主要问题、今后打算五个方面组成。一般说来，重点放在成绩、体会或以验两个方面，其他方面写得比较概括。

第三部分，署名，写全称，位置在正文右下方第三行处，也有写在标题下的。 第四部分，日期。写在署名下，另起一行。这个日期是写工作总结时的日期。

下面这篇工作总结是郑州市金海区人劳科科长詹景富同志向上级写的工作总结，可供我们写工作总结时作参考。全文如下：

积极开展人劳工作

为我区开展各项工作提供人员保证

——郑州市金海区1982年人劳工作总结 金海区是我市今年2月新成立的一个蔬菜区。（略）

郑州市金海区人事劳动科 1982年12月12日

第63种 怎样写会议结束语？ 一、什么是会议结束语？

会议结束语是座谈会或较大的会议的主持者最后向到会人员作总结时，所使用时，所使

用的一种总结样式。会议结束使用率是极高的。处身在各级领导岗位的同志都应该会写会议结束语。结束语虽说不长，但它即能显示出一个人的思想水平的高低。

二、怎样写好会议结束语？ （一）要对会议的目的、意义和今后的任务有比一般与会人员有更全面深刻的了解与认识。这是写好会议结束语的基础。 （二）要对多数与会者的发言进行仔细地综合分析和研究。在此基础上写出结束语的提纲或草稿，必要时要事先写出稿子，一般情况下写会议结束语是来不及作充分准备的，特别是即兴发言，更来不及准备。因此学习写好这种应用文对每一位领导来讲就更为必要了。 （三）要掌握会议结束语的结构方法。

如果你写的结束语，有关单位要拿去印发，或别人代你整理印发，那样这种结束语，可以按下面的方法安排结束结构。

第一部分，先写结束语的标题。一般是在“结束语”三个字的前面加上什么部门召开的什么性质座谈会或会议。例如：

XX省计划生育委员会思想政治工作 汇报座谈会结束语

第二部分，写结束语的日期和姓名。日期写在标题下边，有的用括号括住。如果是根据记录或录音整理要在日期后写上“根据记录整理”，或“根据录音整理”。要是需要说明的文字较多，如需要说明是谁整理的，或未减灾 本来审阅等，可把这些内容写在正文后边，用括号括住。姓名写在日期下边中间。

第三部分，结束语的正文。这是结束语的主要部分。这部分内容的组织安排，可按性质、时间等各方面的情况而定。一般要写这么几个层次：

第一层，用一段文字，简括地写明这次会议的性质、取得的成绩或收获、会议的意义。如果上级领导亲自到会或讲了话，或作为会议成功的原因，或作为领导对会议的关心和支持，在这一层中要作个说明。

第二层，分条讲几个大家共同关心的问题，其中包括加夽 后怎样办这样一个与会者共同希望领导讲明确的问题。这部论证性比较强。有时每一个内容就是一篇论说文。

第三层，向与会者从总的方面提出希望和要求。

方明同志在1983年1月5日至13日在中国教育工会全国委员会在北京召开高等学校、工会、思想政治工作汇报座谈会上所作的结束语，写得很有好，可作为范文。原文，请见1983年第二期《教工》。

请看一篇篇幅简短的会议结束语。

在地区人口学会年会上的总结讲话 商丘人口学院副会长 许炳林 同志们：

我们这次人口学会年会，开了两天，今天就要结束了。（略）

1984年8月

第66种 怎样写简报？ 一、什么是工作简报？

简报，内容比较简略的报道。是机关内部向上级机关反映情况或者向下级、平行单位沟通情况时经常使用的一种应用文样式。

随着四化建设的不断深入开展，简报的发送范围日渐扩大。许多领导机关，除了把简报作为向上级汇报工作的一种文字形式外还把它发送到下属机构或平行机关，用以指导工作，交流经验，互通情报。我们的党和国家干部尤其是作秘书工作的同志都应该会这种文章。

二、怎样写好工作简报？

（一）要明确工作简报的特点。工作简报的特点是及时而又真实地反映情况。如政府各部门、厂矿、企业、学校等召开的重大会议，情况发展变化很迅速，常常要每天简报一次，有时一日报几次，以便领导机关特别是分工主管此项工作的负责人，及时报几次，以便领导机关特别是分工主管此项工作的负责人，及时地全面的了解真实情况，指导工作。为此，执笔写简报的同志，务必机敏地掌握全面情况，并尽快写成文字；必要时还需要集体讨论后才可交主管领导人签发印刷。

（二）要清楚简报的内容。工作简报的内容，一般写有三种情况：

1．综合报告一段时间内各方面的概括而又具体的情况。如一次重要会议召开前的各方面的准备工作简报，某项重要活动，工各、各单位开展情况的简报。

2．反映某项任务或某方面工作或科研进展的情况。例如，对上级机关交给某一下级机关一项任务，限一年出显著成果。这样每隔一个阶段要写一次简报。或手抄或印刷，均可。

请看范文：

范文一，是一篇报道下级机关新活动，新情况的简报。 计划生育工作简报 第五期

河南省计划生育委员会 一九八六年元月十六日 郑州市开展万人家访活动

郑州市委、市政府对“双节”计划生育宣传活动非常重视，抓得很紧，作了大量工作，成绩比较显著。（略）

由此可知，每期简报的内容不单是相近的内容，而是根据情况，灵活变动。

（三）要掌握好简报的详略程度。顾名思义，简报，是概括地用书面语言经常地报告工作情况。这是比较常见的工作简报。文中要有简要情况的叙述，也有简明分析。也有的简报，写得比较系统、完整，其中有详细情况、有具体分析、有明确结论。到底是详点好，还是略点好，这要视情况而定。

（四）要掌握好工作简报的一般结构。依照先后次序，简报结构形式是：

在第二中间写“工作简报”或“情况简报”或“科研简报”或“教学简报”的字样。也有的在“工作简报”等字样的前边加上发简报的单位，如“电视大学工作简报”。“工作简报”的字，一般要大一些，最好请书法家题名，而后制版，先印封面，长期使用。

简报的名称上面用水上号字注明第几期。期数下面，用一行或两行小号字写小清年月日和编辑单位。

接下去写正文。正文写在编辑单位下面，空两行。正文写在标题下，另起一行再空两格。正文是简报的主题部分，多半是用叙述的表达手法，把情况分几个方面进行报告。报告中应力求做到重点突出，叙述清楚、分析精确、用语简练。

下面是冯松竹同志根据有关材料编写的一个综合性长简报，供同志们参考。 工作简报 （第十一期）

1982年5月10日 XX车站办公室编 旅客赞扬我站文明礼貌服务好

我站最近陆续收到200多封表扬信，表扬我站文明礼貌服务好。（略）

第78种 怎样写介绍信？ 一、什么介绍信？

介绍信是介绍被派遣人员到其他单位联系工作、学习经验、出席会议、磋商问题、了解

事情时所常用的一种专用书信。介绍信除了起介绍作用而外，还有证明的作用外出办事的同志出发之前，首先必须准备好介绍信，而接收单位也必须见到介绍信之后才便于接洽，进行工作。各机关都应备有介绍信，而且每个工作人员也应该会写介绍信。

二、怎样写好介绍信？

（一）要熟悉介绍信的主要内容。一封详细的介绍信要包括如下几项内容：

1．收信单位的名称或收信单位负责同志的称呼。此项要顶格写，单独占一行，称呼后加冒号（：）。例如，“XX大学办公室：”又如“XX市自动化研究所张所长：”。

2．被介绍去的人数、姓名。必要时还须注明被介绍去的人的政治面貌、职称、级别等，以便收信单位根据情况进行接待，商量工作。

3．派出人员的单位名称和日期。写于正文名下方三、四行处。要加盖公章。如公章与单位名称不一致，要在单位名称后注上“（代）”的字样。 （二）要掌握介绍信的种类。 介绍信一般有如下两种：

第一种是用一般信纸写的，很少留存根，称为晋通介绍信。 例如：

介绍信 XX大学办公室负责同志：

今介绍我院教务处刘照明、张纯文二同志前往贵校联系聘请教师来我校讲学事宜。（略） 这种介绍信多数是在已印好的介绍信和联系一般事物情况下使用。

第二种介绍信，事先已印好，而且留有存根。格式见前页。

第81种 怎样写表扬信？ 一、什么表扬信？

表扬信是集体或个人对某单位或个人的先进思想、模范事迹用书信形式表示赞扬时，所使用的一种文书样式。这种信，可以寄给报社，在报上发表；可以寄到或新自送到受表扬者的所在单位；可以自己用红纸抄出，贴于公共场合。其作用是：搞好社会主义精神文明建设，开展五讲四美三热爱活动，加快四化建设步伐。

二、怎样写好表扬信？

（一）要突出受表扬的单位或个人的事迹中最有现实教育意义的方面。如表扬医院医护人员在“五讲四美三热爱”活动中的先进事迹就要突出写他们遵守医德规范的方面的言行。又如表扬一个单位尊重知识，尊重人才，可以写他们尊师重教的事迹。

（二）事实要具体，评价要恰当。表扬信主要是用事实来赞颂某些单位或个人的先进思想，而篇幅一般不宜过长。这就要求执笔人写信时要多写具体事例，不必过多议论。评价的文字，要注意分寸，切忌溢美编造。

（三）整个信文要写得热情、诚恳、亲切，文字力求通俗、优美、流畅、生动。 （四）要掌握表扬信的结构方法。

“表扬信“三个字写于大红纸上方中间。 称呼，可以直接写被表扬的单位或个人的名称或姓名，也有把个人姓名和单位名称并写的。称呼的位置，写在“表扬信“三个字下第一行处，顶格写，后加冒号（：）。

正文部分，写被表扬单位或个人的模范事迹，可以写一大段，段中分若干层次；也可写成几个小段，每段写一个完整意思。

结尾部分，可以提出建议请有关部门在一定范围内宣传表扬被表扬者的好思想、好事迹。

下面是冯松竹同志根据有关材料编写的一封表扬信。

表扬信 XX影院的领导同志：

1985年10月2日我厂退休工人图世消师傅去贵院看电影。（略）

第83种 怎样写感谢信？ 一、什么是感谢信？

感谢信是受到帮助的单位或个人对于帮助、关怀、支援过自己的单位或个人表示感谢的信。在全面开创社会主义现代化建设新局面的过程中，单位与单位或个人与个人之间，互相帮助，互相支援，表现出了崇高的共产主义风格，涌现出许多好人好事。为此，受到帮助，得到支援的一方，为了表示感激之意，常常胜感谢信的形式，给对方写信，以示谢意。人们称这一类的信为感谢信。感谢信除了有感谢的意思而外，还有表扬的意思。所以，感谢信除送给本人或对方的所在单位外，也可以寄到报社、电台、电视台登报播映。

二、怎样写好感谢信？

（一）在写感谢信之前，要全面而又有重点地搜集好感谢对象的模范事迹，为写好这种书信做好材料准备。

（二）要掌握感谢的结构方法。

感谢信的结构同一般书信相近，由称呼、正文、署名和日期等组成。 感谢信的内容多半分为三个方面： （一）为何事向对方表示感谢。

（二）所感谢对象的午时思想和模范事迹这里要写得既概括又具体，字里行间满怀感激之情。叙述中要交代清楚时间、地点、人物、事件、原因、结果。

（三）热情赞扬对方的可贵精神及其影响，并表示自己对此事所持的态度。 请看冯凡同学根据有关材料编写好的例文： 感谢信 XX党委会领导同志：

在中国共产党第十二次全国代表大会胜利闭幕之后，我们收到你校化学系庞信教授委托他爱人史玉环同志亲自送来的为我市儿童福利基金会捐赠的8000元人民币。（略）

第99种 怎样写好倡议书？ 一、什么倡议书？

倡，带头发动；倡议，首先建议和发起。书，在此指文件。

倡议书是用于革命集体内部（或个人）开展互相竞赛时用的一种应用文样式。它的作用是：使单位与单位之间、团体与团体之间互相开展学习、鼓舞干劲，从而发展四化建设的好形势，进一步促进四化建设。一般同志都应该会写这种应用文。

二、怎样写倡议书？

（一）倡议书应抓密切配合形势的发展，结合本地区、本单位和本人的实际情况，实事求是、合情合理地提出。

（二）要把倡议书同挑战书的性质区别开来。

倡议书同挑战书，都是团体发动群众互相开展竞赛的有效手段，但二者也有如下两点区别：

1．倡议书比挑战书有更大的群众性。它除可以对一个地区，一个系统而外，还可以在全国范围发倡议。挑战书的范围要小得多。

2．倡议书缺乏明确的具体对象，而挑战书的对象十分明确。有关人员可以对倡议书响应，也可不响应；而被挑战者必须表明态度，一般都表示响应。

（三）要组织和安排好倡议书的结构。 倡议书的结构一般由四部分组成：

第一部分，提出倡议的背景和目的。例如《省会“全民文明礼貌月”活动先进单位、先进个人倡议书》（见1982年4月22日《郑州晚报》）的第一部分就是这样写的。这一部分由一段文字组成。这段文字又分两个层次。第一层次讲背景，从“我们带着激动的心情”开始到“??一个重要步骤”为止。指从：从3月份以来，省会干群投入“文明礼貌月”活动，治理“脏”、“乱”、“差”，使郑州市的环境面貌、社会秩序和服务质量都发生了显著变化。实践证明，开展文明礼貌活动，是把“五讲四美”活动进一步制度化，群众化的一项有力措施，是继续改造社会几气，倡导社会主义精神文明的一个重要步骤。第二个层次是讲目的。指出，发出倡议书是为了巩固和发展文明礼貌月活动的成果，??把郑州市胃成“文明礼貌市”。第一部分是倡议书的前言，写得要概括、明确、简练。

第二部分，是倡议书的具体内容。倡议书的主要内容和具体措施都要写在这一部分里。例如上面提到的这份倡议书，为了实现倡议的目的，作者从四个方面，把倡议书的内容的措施非常明确、具体地写了出来，使人们有所遵循。

第三部分，是倡议者对别人提出希望，希望大家响应和支持。写这一部分时，作者一定要本着团结友爱、谦虚谨慎、热情鼓舞的态度进行写作。语言要比上两部分更简明、更扼要。上面提到的范文，就是一个典型例子。整个部分只有两句话第一句提出“建设社会主义精神文明是一项长期的战略任务”，郑州市“人民应当做出更多的贡献，”第二句，把全文概括为一个响亮而有号召力的口号，使倡议书精彩结束。

第四部分，署名和日期。此部分写在正文末尾右下角第三行处。关于署名的写法有两种。第一种，如所附范文署名，把倡议者的单位和个人写在倡议书的前面。其好处是：醒目、突出，读者或听者，一看一听便知发出倡议者是谁。

第二种写法是，用标准的书信形式写出。倡议书开头写上向谁发出倡议。如写信时用的称呼那样，写出他们的单位和个人姓名，最后写上倡议者的单位和个人的名称和姓名。所附范文采用的是第一种办法。日期独占一行，写在单位或个人姓名下面。如单位名称已写入标题，后面只写日期。

最后，请同志们看上面我们提到的范文。

省会“全民文明礼貌月”活动先进单位、先进个人 倡议书

我们怀着激动的心情，出席了省会“全民文明礼貌月”活动先进集体和先进个人表彰大会。（略）

第101种 怎样写申请书？ 一、什么是申请书？

申请书是个人或集体向组织表达某种愿望，或向机关，团体和单位领导提出某种要求时，所使用的一种应用文样式。这种应用文样式在我国各行各业中被广泛应用，它是沟通个人与组织、下级与上级关系的一种重要手段。

二、怎样写好申请书？

（一）要清楚在什么情况下使用申请书这种应用文样式。一般说来，在要求加入共青团、共产党、工会、少先队、参军、参加某项活动，请求承担某一项任务间或涉及私人事务等情况下，都可以写申请书，递给有关的领导同志或由他们转交给这位领导人所在的部门领导。 （二）要搞清申请书一般书信的关系。

申请书同一般书信都是表情达意的一种工具，但二者又有不同之点。申请书是个人或下级对组织或上级，一般一事一书，内容单一，一般信是个人对个人，内容广泛，公私事务

均可交谈。

（三） 要熟练地掌握申请书的结构方法。

1．先在稿纸的第二行中间写上“申请书”三个字。有的人还在“申请书”前面加上“入团”、“入党”、“参军”等字，显示你写的是什么性质的申请书。“申请书”字要大些，占两格。

2．接上边，空一行，顶格写接收申请书的单位名称或领导人的名字。如“XXX团支部：”或“党委会全体领导同志：”等。申请书，一般不写给个人，所以称呼多写集体名称。 3．申请书的正文部分。这部分一般包括如下一些内容： （1）申请什么。也就是说先向领导、组织提出申请的内容。

（2）为什么提出申请。也就是说写申请书的目的、意义以及对这件事情的认识。 （3）表示自己的决心和要求。这一部分要写得具体，详细，以便组织了解情况。 下面，是王振亚讲师根据有关材料为我们拟写后份入党申请书。 入党申请书 计生管理专业教工党支部：

这是我第五次写给党支部的要求加入中国共产党的申请书，也是我党胜利召开第十二次代表大会以后，我写给党组织的一份入党申请书。（略）

第106种 怎样写讲话稿？ 一、什么是讲话稿？ 讲话稿双名为讲演稿。它是个人或个人以集体的名言在重大的会议中或在较隆重的场合或各种群众性的集会上发表全部讲话内容的文稿，它是我们在四化建设中时常使用的一种应用文样式。

讲话稿的突出特点是：

（1）它在多数情况下，是在各种大型的群众集会上或较隆重的场合作用，而且讲话人所讲的问题都是一些较为重大的问题或是讲话人就某一个专门问题进行论述。

（2）讲话稿，有些是讲话人自己写的，有些是由专门的秘书班子根据领导人的意图集体讨论由一两个人执笔写成的。其中重要的讲稿，往往反复多次才能完稿。

（3）讲话稿的社会作用，主要是通过讲话人的讲话表现出来的；有时为了使更多的人知道，电视台进行实况转播，电台事后报道、报纸杂志在事后登载。 （4）在我们社会主义国家，领导人在公众场合的讲话中代表我们的党和政府或某一个团体的认识和意见。

二、怎样写好讲话稿？

（一）观点要明确，立场要坚定。

一篇讲话稿写得好坏，首先要看它表述了什么样的观点和立场。我们在公众场合讲话，或代别人写讲话稿，要严格遵循四项基本原则，体现出党的十二大精神。这样做了，就是做到了观点明确，立场坚定。做到这一点很不容易，必须认真学习。 （二）讲话稿要有鼓动教育作用和启发作用。

讲话稿不同于一般报刊上的文章的一个地方是，它是通过讲话者的口，直接传达给听者。讲话者可以用强烈的感染力去引起听众的共鸣和思想感情的变化。这就要求讲话稿的执笔人，务必使整个讲话稿具有鼓动教育作用和启发作用。 （三）讲话稿的对象要明确。

由于上面一点的要求，所以执笔人除在文中注意而外，在写作中还时刻记住你的听众，务必使讲话稿他们的思想状况、职业特点、文化水平，了解他们需要什么，采用什么表达方法才能使听都领会透彻。否则，即使讲话稿写得再好，也不会收到预期效果。

（四） 要掌握讲话稿的结构方法。

讲话稿同“通知”等其他应用文样式不同，它没有一个固定的格式。它可以根据不同的对象和时间及所讲的问题自由灵活地安排结构方式。尽管这样，我们从大多的讲话中还可以找出可供参考的结构方式。讲话稿多是由标题和正文两部分组成。

第一部分，标题。标题的形式有如下几种：第一种，如《万里同志在全民义务植树绿化首都动员大会上的讲话》，这个标题如《向全市人民热烈祝贺新年——彭冲同志代表市委和市人民政府发表广播讲话》，正是作者拟定的，副题是编辑者加上去的。第三种，如《在欢迎金日成主席的宴会上胡耀邦总书记的讲话》，标明讲话者是在什么形式的会议上以什么样的身份去讲话的，这样的标题是编辑者拟定。作者——毛泽东同志的名字写在标题的下面。这同一般报刊上发表的文章的标题和署名方法是一致的。

第二部分，正文。这部分的写作方法，同一般文章有相同的地方，如选择材料、确立主题、选用体裁、安排结构、运用语言等，和常用文体基本一致。不同的地方是，除不署名而外，其他部分的表达方式同书信体文章一样，前面有称呼，开始有问候，最后有祝贺、敬意、勉励的话等。作者这样写作的目的，都是为了收到更好的讲话效果，是为了缩短讲话人同听众之间的距离。

下面，我们选一篇范文，供同志们学习。

第一篇《把计划生育工作纳入社会主义精神文明建设轨道——在全国计划生育先进集体、先进个人表彰会上万里同志的讲话》，全文除序言外由如下四个层次组成：（1）计划生育工作在四化建设中的地位；（2）近一两年来计划生育工作所取得的主要成绩；（3）当前值得特点重视的一个问题；（4）如何进一步搞好计划生育工作。全文层次清楚，结构严密。原文附后供学习。

把计划生育工作纳入社会主义精神文明建设轨道 ——在全国计划生育先进集体、先进个人表彰大会上的讲话（一1986年3月1日） 万里

同志们：

全国计划生育先进集体、先进个人表彰大会开幕了。（略）

第204种 怎样写会议记录？ 一、什么是会议记录？

会议记录是在记录会议情况和内容时所常使用的一种应用文新式。作会议记录的主要目的，是为了会后分析研究问题，执行传达并上报会议精神、检查决议执行情况等提供可靠的依据。各级党政机关、人民团体等部门召开的重要会议记录还要存入档案，以便于以后需要时备查。因此，一般地说，凡是开会都应该真实、准确地作记录；凡有一定文化程度、会写一般文章的同志都应该会作会议记录。

二、怎样才能写好会议记录？

（一）会议，特别是重要会议的记录事前要指定专人负责，并让其做好必要的准备。如选购延续使用的专用簿册等。

（二）要熟悉会议记录的种类。会议记录一般有两种：

第一种，详细记录。详细记录就是要求对每个人的发言内容都作完整的记录，要记原话，以便事后传达或作为资料查存。对详细记录的要求是要准确，特别是对于有关路线、方针、政策的发言和重要的数据闷能记错。要是记得不准确，要在会后核对，补充整理。现场最好录音，记好后再录音进行对照、补充修改。

第二种，摘要记录。就是只提纲挈领地记，只记发言人的讲谈要点、结论和会议通过的决议、决定。

上述两种会议记录方法，只是相对的区分，有时二者可以兼用或交叉使用。至于在什么情况下，采用哪种记法较好，执笔记录人可视会议性质内容而定。

（三） 要掌握会议记录的结构方式。一般的会议记录由两部分组成。 第一部分，会议的基本情况。例如：

XX计划生育委员会扩大会议记录 开会时间：1986年7月10日上午8时30分（略）

第二部分，会议内容。这是会议记录的主要部分。这一部分的具体内容，可以按照发方人的先后顺序来写。这一项包括会议主持人的讲话，与会人的发言和会议决议等。其中决议部分，要记详细，必要时需注明表决情况。对决议是全体通过或者是一部分同意等有问情况都应写清楚。

第三部分，结尾。如果会议到此已经结束，可在会议内容后另起一段写“散会”二字。接着在右下角第三行处写上“主持人：XX（签名）”和“记录人：XX（签名）”这样的字。为了注明会议开多长时间，有时记录人还在“散会”二字前加上“X时X分”的字，以备查考。

（四）要学习和创造一些快速记录的方法。现将别人使用过的快速记录方法简单介绍几个，供同志们参考。

1．常用词语，可用一些符号或简称代替。例如，“共产主义”可写成“共——”；“社会主义”，可写成“社——”；“集体主义”可写成“集——”；“基本建设”可写成“基建”；“知识青年”，可写成“知青”；“因为”可写成“∵”，“所以”可写成“∴”。这些符号或简称，可以根据自己的需要和记录实践进行创造。如怕事后难以辨认，可在记录后整理。（有外文知识的记录人，也可采该常用词语的开首字母代替。）

2．记录中遇到生字、难词一时写不出来，可以穿下来写一个同音字或写成汉语拼音字，等有空时或会议结束后补充上或改正过来。

3．记录遇到一段话记不上，可心只记开头，中间，结尾只几个字，等间歇时或会后填补起来。

4．熟悉的地名、人名、术语等，可只写开头的第一个字。

5．如遇较多的数字，可以写阿拉伯字，百分比可写成%。如碰到一连串的统计数字，可列表记录。

第208种 怎样写简历 一、什么是简历？ 简历，简要的个人履历。它是有关部门在向上级和人民群众汇报一个同志在革命斗争经历时，所常使用的一种传记性应用文样式。这种应用文在党和政府垢领导机构进行改造前后使用机会最多，从事文秘工作的同志都应该掌握其写作方法，一般同志也应掌握它的写法。这样在平时谈到一个同志的革命斗争历史时，我们会说得更准确、简括。

二、怎样写好简历？

（一）在起草写一个同志的的简历时，执笔人应对他（她）的全部革命历史有清楚的了解，而且还需要有文字根据。只有这样才能将一个同志的简历写准。

（二）为一个同志写完简历后，必要时还得将稿件送有关领导审核同意后，方可打印、公布或在报上登载。

（三）要掌握简历的结构方法。 简历的结构安排，因目的不同而稍有变化。如果写简历的目的是向群众介绍建立某一机构的候选人的简况，而且候选人数目又比较多，可以写得简单一些。如果是候选人已在本单位当选，需要上级领导批准后才能有效，为便于上级了解候选人具体情况，可以把这样的简

历写得详细一些。一般的简历结构由下列两部分组成：

第一部分是标题。如果是作为候选人向群众介绍时用，可以用《XX简历》标明；如果是在候选人当选之后组织上把它作为上报材料或向群众宣传用，可在“XXX简历”上边加上当选后的职务。

第二部分是正文。一般用两段文字组成。第一段写被介绍人的姓名、性别、出生年月、籍贯、现任何职。第二段依次按顺序写被介绍人革命斗争历史及其在各段历史中的主要活动和担任的职务。用语要简洁切忌罗嗦。

下面的范文《政协六届全国委员会主席邓颖超简历》是1983年6月17日中国人民政治协商会议第六次会国委员会第一次会议第二次全体会议开完之后，由新华社写的，是用来向全国人民介绍邓颖超同志的革命历史时用的，现将原文抄录于后，供作简历时学习。

政协六届全国委员会主席

邓颖超简历

邓颖超，女，1904年生，河南省光山县人，中共中央政治局委员。（略）

第209种 怎样写自我鉴定？ 一、什么是自我鉴定？

鉴定，对别人的优缺点进行鉴别和评定。

自我鉴定是国家干部，由于某种需要，在总结前一时期政治、思想、学习、工作表现时，或大中学校的学生在毕业前进行自我小结时，或者干部长期去外地学习、工作之后回原单位之前自我小结时，或者干部长期学习、工作之后回原单位之前作自我评定时等，所常使用的一种应用文样式。这种应用文，在每位同志一生中将不断使用，因此学会写自我鉴定对于全面认识自己的长处和短处，优点和缺点，提高为四化建设服务的自觉性有一定好处。

二、怎样写好自我鉴定？

（一）要掌握自我鉴定的时间和内容的范围。

凡自我鉴定都有相对的时间限制和特定的内容。例如：我们去党校脱产学习一年毕业时，根据领导的要求，每个子学员要作自我鉴定，时间只限定在党校学习这一年，内容也偶重在思想和学习这两个方面，至于工作则可一带而过或根本不提。

（二）写自我鉴定既要谦虚谨慎又要实事求是，对主要优点，要充分自我肯定，不要缩小；对于主要缺点也要找出，不要掩饰。这是写好自我鉴定的正确态度。

（三）要掌握写自我鉴定的结构方法。 其结构方法，一般由如下三部分组成： 第一部分，标题。写法有三：（1）用《我的鉴定》四字标出 ；（2）用《自我鉴定》四字表达；（3）用《我的毕业鉴定》这样的格式来写。另外，还有用《干部培训班结业自我鉴定》等这样的格式制题。

第二部分，正文。一般写四层意思：前言（一两句）；优点；缺点；今后态度。 第三部分，署名和日期。写于正文右下方第三、四行处。 请看例文：

高中语文进修班结业 自我鉴定

为期一年的由XX大学中文系举办的高中语文教师进修班的学习，已胜利结束了。（略）

第211种 怎样写先进事迹？ 一、什么是先进事迹？

事迹，个人或集体过去做过的比较重要的事情。

在全面开创社会主义现代化建设的新局面中，各行各业都在不断地涌现出先进工作者、英雄模范人物。报社、电台、电视台的记者对他们要作介绍，表模大会要单位写他们的简要的事迹的文章，光荣榜上的照片下面需要有一段文字说明，使看了的人了解他们的主要贡献??。这样一来，整理和介绍一个人工集体的先进事迹就成了我们干部的一件经常做的文字工作了。

二、怎样写好先进事迹？

（一）要在全文中表现出他们取得成绩的根源与动力。

我们在社会主义；国家的先进工作者、英雄模范人物，之所以能创造出优异的成绩，为人民作出贡献，是因为他们有高度的共产主义觉悟，热爱自己所从事的事业，善于团结群众并向群众学习。这就是他前进的根源与动。行文中要力求把这一点体现出来。

（二）要在全面叙述之中突出重点。

因为读这类应用文的人，既想了解被介绍者的简括的全面情况，又想知道他（她）的突出贡献。1982年6月18日《光明日报》根据新华社的供稿发表了一篇题为《我国六位博士论文答辩的研究生简介》的文章。限于篇幅，我们只选择对其中之两个人的事迹简介。

请看：

马中骐：男，1941年出生。（略） （四） 语言要准确、恰当、有分寸。

这是为一个先进人物或集体写事迹介绍，而不是写小说。文中的材料必须是绝对真实，不能夸大，也不能缩小，这和运用语言有密切关系。我们在为一位先进人物写事迹时，应运用语言上反复斟酌，力求做到用语准确、恰当而有分寸。希望经常从事这种文字工作的同志，除了把事迹弄准确以外，可以有意识地搜集一些范文，从中学习语言。

1986年第四期《半月谈》发表了全国十个计划生育先进县的事迹，每县事迹所占篇幅都不到一千字，其原因是作者用语准确、恰当、有分寸。现选录于后，供学习。 全国十个计划生育先进县

（国家计划生育委员会和《半月谈》编辑联合推荐）

编者按：计划生育是我国的国策之一。近年来，全国人民响应国家号召，各级干部努力工作，计划生育工作取得了可喜的成绩。（略）

在全面开创社会主义现代化建设的新局面中，各行各业都在不断地涌现出先进工作者、英雄模范人物。报社、电台、电视台的记者对他们要作介绍，表模大会要单位写他们的简要的事迹的文章，光荣榜上的照片下面需要有一段文字说明，使看了的人了解他们的主要贡献??。这样一来，整理和介绍一个人工集体的先进事迹就成了我们干部的一件经常做的文字工作了。

二、怎样写好先进事迹？

（一）要在全文中表现出他们取得成绩的根源与动力。

我们在社会主义；国家的先进工作者、英雄模范人物，之所以能创造出优异的成绩，为人民作出贡献，是因为他们有高度的共产主义觉悟，热爱自己所从事的事业，善于团结群众并向群众学习。这就是他前进的根源与动。行文中要力求把这一点体现出来。

（二）要在全面叙述之中突出重点。

因为读这类应用文的人，既想了解被介绍者的简括的全面情况，又想知道他（她）的突出贡献。1982年6月18日《光明日报》根据新华社的供稿发表了一篇题为《我国六位博士论文答辩的研究生简介》的文章。限于篇幅，我们只选择对其中之两个人的事迹简介。

请看：

马中骐：男，1941年出生。（略） （四） 语言要准确、恰当、有分寸。

这是为一个先进人物或集体写事迹介绍，而不是写小说。文中的材料必须是绝对真实，不能夸大，也不能缩小，这和运用语言有密切关系。我们在为一位先进人物写事迹时，应运用语言上反复斟酌，力求做到用语准确、恰当而有分寸。希望经常从事这种文字工作的同志，除了把事迹弄准确以外，可以有意识地搜集一些范文，从中学习语言。

1986年第四期《半月谈》发表了全国十个计划生育先进县的事迹，每县事迹所占篇幅都不到一千字，其原因是作者用语准确、恰当、有分寸。现选录于后，供学习。 全国十个计划生育先进县

（国家计划生育委员会和《半月谈》编辑联合推荐）

编者按：计划生育是我国的国策之一。近年来，全国人民响应国家号召，各级干部努力工作，计划生育工作取得了可喜的成绩。（略）

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