Access课程设计报告-档案管理系统

Access课程设计报告 档案管理系统

目录

设计方案………………………………

1. 系统任务

2. 系统功能

设计任务或主要技术指标…………………

1. 档案管理系统永久性关系

2. 档案查询

3. 窗体设计

4. 报表

5. 宏

（三）学习心得………………………………

前言

Access是Office系列软件中用来专门管理数据库的应用软件，它蒹具了易学易用的特色。Access也是一个开放式的数据库管理系统，它不仅能与Office套装办公软件进行数据资源共享，还可以与其他应用程序共享，深入了解Access之后，就会发现利用宏，也可以完成一般中小型应用系统，若再结合VBA，就可以完成一个专业达到应用程序。 数据库是计算机软件的一个重要分支，是在二十世纪六十年代末七十年代初发展起来的了。它的计算机网络、人工智能并称为当今计算机技术的三大热门技术。

使用数据库的主要目的是跟踪数据的变化。用户除了将信息放在数据库外，还需要编辑、排序或筛选信息，或者根据需要生成各种各样的报表。因此，为了更好地控制和使用数据库，应该选择一个易学易用的数据库管理系统。

Access 2000/2/3是Office 2000/2/2的一个组件，是一种关系数据库的管理程序，它不仅能输入、组织数据，而且可以执行基于数据的管理任务，提供表、表格查询、报表等数据库管理工具。可以对数据进行排序、搜索、按需要取出数据并分析数据，最终生成报表。 提示：Access 2000、2002（XP）、2003创建库文件、数据表；记录的添加、删除等基本功能的操作方法相同。

但是，如果2002/3版保存库文件时，采用Access 2002－2003格式（参见右图所示“选项”对话框中的设置），则2000版就无法打开。

为了说明Access是一个易学易用的数据库管理系统，下面将它与FOX Foxprow，作一简单对比。

1、概念方面

一个Access数据库文件中，可以包含多张表（相当于多个关系数据库）及其相关的对象（如窗体、标签、报表等）。为了方便，有时也将一个Access文件（mdb）称为一个数据库。

Foxprow中数据库（dbf）、索引（idx）、备注（fpt）等均为独立文件。

2、操作方法方面

通过导入外部数据，来建立数据表；涉及多个数据表（库）的查询方法。

3、数据库定义

以一定的组织方式存储在一起的、能为多个用户共享的、独立于应用程序的、相关数据的集合。

4、数据模型

数据模型就是数据库的组织形式。共有三种，即，层次型、网络型、关系型。 关系型数据库相当于没有重复行和重复列的二维表格。表中的列称为字段；行称为记录。 提示：我们通常接触的均是关系型数据库。

5、数据库组成

数据库由两部分组成：数据库结构和存放在其中的数据。结构包括：字段名、数据（字段）类型和字段属性。

Access课程设计报告 档案管理系统

一.设计方案

（一）.系统任务：

1.档案管理系统的主要任务是用计算机对学生的档案，成绩，课程，详细信息，学生选课资料进行查询，修改，增加，删除以及存储并快速准确地完成课程，操行分，学生档案和各科成绩的统计和汇总工作迅并速地打印出各种报表资料以供教学管理使用。

（二） 系统功能：

（二）设计任务或主要技术指标：

系统需求：

（ ）系统为档案们管理员建立用户档案，管理员进入系统前需要验证身份。

（2）系统对档案进行分类管理，档案管理员可为不同部门建立各自的档案资料柜。 管理员可修改档案信息时记录修改人员及修改时间等信息。

（3）系统提供对档案资料柜资料信息的维护功能，档案管理员可对资料信息进行录入、查询、修改及删除操作。

档案管理员可在不同的分类折纸下，在建立或维护档案信息时，可选择该档案所使用的档案柜。

（4）系统中，档案管理员可根据借用状态对档案进行管理。若借用状态表示为“未归还”，该档案可被归还；归还后，将借用状态表示为“已归还”，同时修改状态为“未借出”。系统保留档案的归还信息，以方便管理员进行查询、修改和删除。当执行删除操作时，系统需保证档案归还信息一致性。

（5）档案管理员可通过不同的查询条件（如：档案编号、名称、状态）对档案的基本信息、借阅信息进行查询。

Access的数据库不只包含数据表南海包括查询、窗体、报表、宏以及模块等对象。

1、档案管理系统永久性关系：

2、档案查询：

包括表达式查询和参数式查询两种类型。

利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的记录源。Access数据库的查询用于在表中搜索、查看以及修改已存在的数据。用户可以为每个表建立查询，也可以将多个表的字段集中建立查询。最常见的查询类型是选择查询。选择查询将按指定的准则，从一个或多个表中获取数据，并按照所需的排列次序显示。可以在“数据表”视图中查看这些查询，还可以作为数据源用于创建数据库中的窗体和报表。除了提供根据查询条件进行的搜索功能以外，查询还可以用于汇总、分析、追加和删除数据。 例如，从职工信息和电话号码薄两个数据表中，根据职工信息中的“姓名”字段和电话号码薄中相同名字记录中的“办电”、“宅电”，组合新的记录，然后保存在新建的查询表中。 从多个表中查询时，应先定义它们之间的关系。

4．1 查询视图（Top）

查询有三种视图，即，“设计视图”、“数据表视图”和“SQL视图”（SQL即结构化查询语言）。

在“设计视图”用户可设定查询的条件等，“数据表视图”中显示的是符合查询条件的结果（返回值）。

SQL视图是一种高级的检测查询方式。该视图提供了实际的SQL代码，当执行查询时便要执行该代码。

4．2 使用查询向导创建（Top）

在一个庞大的数据库中，每次为了特定的目的使用其中特定的记录时，只有通过建立查询才能准确快捷地达到目的。创建查询可以在不用首先打开特定的表或窗体的条件下，查看记录的子集；也可以选择包含所需记录的表，并在需要的情况下添加更多的表；控制记录的子集中的那些字段显示在结果中；在字段中执行计算。

查询总的来说有两种方法，一种是使用向导创建查询；另外一种是使用设计器创建查询。在前一种方法中，包含四种使用向导创建查询方法。下面，详细介绍使用查询向导的几种方法：

1、使用“简单查询向导”：该向导用来指导用户完成简单查询的创建。此方法仅适合于简单查询的创建。用户可以用它来快速创建查询，然后用户利用其进行查询设计的更改。

2、使用“交叉表查询向导”：该向导用来指导用户创建交叉表查询。交叉表查询显示来源于表中某个字段的总结值（合计、计算以及平均），并将它们分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。这样，就增加了数据可视性，更利于数据的查看。

3、使用“查找在复项查询向导”：该向导用来指导用户创建一个在单个表或者查询中查找重复取值的查询。

4、查找不匹配项查询：该向导用来指导用户创建一个在多表关系中查找不匹配或者孤立的记录。

第二种方法是使用设计器创建查询。该方法的特点是它能够让用户创建自己想要的查询，用户能够完全定制该查询。它能够创建选择查询，也能建立交叉表查询等等。 下面将具体介绍查询向导的使用方法。

4．2．1 简单查询向导（Top）

使用“简单查询向导”可以创建一个简单的查询。该向导的使用十分方便，有两种方法可以启动该向导。

第一种，在数据表窗口中，按下“查询”主题按钮，单击工具栏“新建”按钮，然后在

“新建查询”对话框上，选中“简单查询向导”，再单击“确定”按钮。

第二种，在数据库窗口中，按下“查询”主题按钮，再双击使用向导创建查询。 在该向导的引导下，用户根据需要进选择有关选项即可。

4．2．2 交叉表查询向导（Top）

交叉表查询向导可以用来快速创建一个交叉表查询。交叉表查询是查询的另一种类型。交叉表查询显示来源于表中某个字段的总结值（合计、计算以及平均等），并将它们分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。这样就增加了数据可视性，更利于数据的查看。

4．2．3 查找重复项查询向导（Top）

“查找重复项查询向导”可以用来创建一个查找重复项的查询。查找重复项查询在一个单个的表中显示所有的重复项，它以表中的字段作为基础。该向导会询问用户想把哪一个或者哪些字段用于检查字段项，是否重复，然后它会询问是否想要查看视图中的其他字段。这种查询帮助用户查找数据库中的重复数据，例如重复键值冲突。如果已经有一个没有惟一主关键字字段的表，现在想将一个字段作为惟一的关键字字段，但又不能确定是否有重复的记录取值那么，利用查找重复键值冲突是十分有帮助的。其使用过程很简单，且操作过程与前两个向导基本相同，此处不再叙述。

查找不匹配项查询向导可以用来创建一个查找不匹配项查询。这种查询会显示一个表中在其他表中不存在相应记录的所有记录。其中一些这类记录在一个关系的一端是没有记录的，而在关系的另一端却有记录。其他的记录是一对多或多对一关系的记录，这种关系在其他表中没有相应的记录。这种查询有助于查找在其他表中没有相应记录的记录。当要设置关系以及增强参考完整性时，使用它会很容易发现引起问题的记录。关于其创建步骤，此处不再叙述。

4．3 利用“设计视图”（查询设计器）创建多表查询（Top）

使用查询设计器，用户可以创建用户所需要的查询。它可以创建选择查询，也可以创建交叉表查询，还可以创建每次运行时都会提示准则的参数查询、SQL查询、操作查询、自动填人数据的“自动查阅”查询等等。

4．3．1 创建方法（Top）

使用设计视图来创建多表查询的第一步是，选择查询要用到的表或查询，并将其添加到该查询的“字段列表”窗格中。

例如，需以“职工信息一览表”表中的“姓名”、“性别”、“工作时间”字段，与“房屋公积金”中的“合计”字段组成一张“房屋公积金统计表”的查询表

方法是：

⑴在数据库窗口中，按下“查询”主题按钮，单击“使用设计器创建表”，打开查询设计器（见右图）。

⑵在“显示表”对话框中，选择“职工信息一览表”和“房屋公积金”，然后单击“添加”。

⑶首先建立两张之间的关系，对应是字段是“姓名”。

⑷将需要添加到查询中的字段上双击，即可将它们添加到设计网格的字段行中。 ⑸为新建的查询表起个名保存即可。也可直接转换到数据表视图中，察看该查询表。

4．3．2 查询的基本结构（Top）

通过介绍查询的基本结构，重点讨论如何使用查询设计器。

1．字段

每个选择查询至少返回一个字段。在设计网格子窗口的网格中出现的字段是当执行查询时出现的字段，或者是在排序和为查询设置准则时要用到的宇段。

在设计网格中，“显示”复选框决定了在查询的数据表中是否显示该字段。

2．排序

假设需要按某个特定的次序表示查询结果，则可按该字段进行排序Access 在查询设计器中提供了“排序”属性行的功能来实现这个目标。

“设计网格”的“排序”属性行为查询指定了排序顺序。及用户可自选选择升序、降序或不排序。

也可为不显示的字段设定排序方式，从而控制查询的返回值。

3．准则

使用准则可以为出现在“设计网格”中的每一个字段指定一个准则，以确定查询返回哪些记录。当执行准则时，只有匹配指定准则的记录才会由查询返回。

对于每个字段，可以为它们指定多个准则，即可以在“准则”属性行下面的各行指定准则。这些“额外的”准则取值之间是OR关系，这意味着当字段的取值匹配了准则区中任何一行时，都会返回该记录。

例如，规定查询表（返回值）中，只包含1966－1－1前出生的职工。设定方法： 将光标移入“准则”后，单击右键，再单击“生成器”（或者单击“查询设计”工具栏上的“生成器”命令按钮）。

然后在“表达式生成器”对话框上设定准则。

提示：可以为不显示的字段设定准则，来控制查询的返回值。

4．查询属性

与Access数据库的其他对象一样，查询也有属性。如果要查看查询相关的属性，应右击查询设计器上部的空白部分。然后，单击“属性”。

查询属性窗口的大小是可以调整的。其中：

“说明”属性是一个说明该查询的字符串。在“数据库”窗口的查询标签上，当处在详细信息视图中或者在从快捷菜单上选择了属性之后，会看到同样的说明文字。

“输出所有字段”属性指定了是否在查询的数据表中显示网格中的所有字段。将此属性设置为“是”，与将网格中每个字段的“显示”复选框设置为选中的作用是相同的。

“推一值”和“惟一的记录”属性用来删除查询结果数据中的重复的记录值或者重复的记录。

关于其他属性的功能和作用，用户可以参看联机帮助。

5、字段属性

与表一样，查询中的字段也有单个的属性。属性影响了字段在数据表视图中的显示。在查询中使用的、但不在结果中显示的字段（即它们没有选取“显示”框的标记）没有可以设置的属性。

选项 功能

说明 指定查询中字段的说明

格式 指定用于显示字段中数据的格式的字符串

输入掩码 指定在字段中编辑数据时的掩码，即输人格式。对于不符合输人格式的输人，Access将拒绝接受。该属性仅对可以编辑的字段生效。

标题 指定用于显示该字段的标签标题（对于窗体和报表）或者列标头（对于数据库视图）

小数点位置 指定用于显示的小数点位数（对于不是整型数据的字段）

字段从其所在的表中继承了属性，在“设计网格”视图下端的网格中选择该字段后，单击“视图”·“属性”，打开“字段属性”对话框。

查询中的字段的所有属性都是空的。这是因为在表设计中的取值对于该查询是充分的。

用户可以通过指定查询字段的属性设置值覆盖表的属性设置。例如，用户可以在查询的数据表视图中用一种特殊的格式显示日期。这需要在字段的“格式”属性中输人一个格式表达式。 上表列出了可用的一些属性来说明这些字段属性的功能作用。

（1）表达式查询：

（2）参数式查询：

“窗体（Form）”就是显示在屏幕的界面，其功能在于建立一个

可以查询、输入、修改、删除数据的操作界面，以便让使用者能够在最舒适的环境中输入湖哦查询数据。

3、窗体设计：

窗体是用户与Access应用之间的主要界面，数据库的使用和维护工作，大多可以通过窗体这个界面完成。

数据表只能够以行和列的形式显示数据，而窗体能够以各种各样的格式显示数据，因此使用窗体来查看和编辑数据相对数据表更直观。

用户可以根据多个表创建显示数据的窗体，也可以为同样的数据创建不同的窗体。 提示：在一个窗体中可以显示多张表中的数据。

一个设计合理的窗体可以加快数据的输入，并且减少输入错误。

6.1 自动创建窗体

在数据表、查询表等中，输人记录的时候，用户可能会发现，在“数据表”视图中输人

数据时总会分心。当用户看着整张表时，不可能将注意力集中到一条记录上。因此，最好有一种简单快速的可以将每一条记录单独显示出来，并可以进行编辑、输人数据。Access提供了这种工具，这就是“自动窗体”。

创建“自动窗体”的方法是： 在数据库窗口中选定要使用自动窗体的表，然后单击工具栏上的“新对象”按钮旁边的下拉箭头，选择“自动窗体”项（图1）。一个自动窗体对象就建立好了。使用这个窗体，用户可以很容易地输人和修改数据。

当关闭窗体时，Access会提示是否保存该窗体的设计，如果要，则确定名称另存为一个窗体。

6.2 使用向导创建窗体

使用向导来创建窗体也是一种很简便的方法。

⑴在“窗体”视图中，单击“使用向导创建窗体” 。

⑵在“窗体向导”对话框（图2），“表/查询”下拉列表框中，选定要使用的表；“可用字段”列表中选择要加入窗体的字段，然后单击添加按钮，将其添加到右侧的“选定字段”框中，然后单击“下一步”。

⑶在“窗体向导”对话框上，选定窗体使用的布局，然后单击“下一步”。

⑷在“窗体向导”对话框上，选定窗体使用的样式（如，“宣纸”、“工业”和“标准”）等，然后单击“下一步”。

⑸在“窗体向导”对话框上，“请窗体指定标题”框中输入窗体名，然后单击“完成”。

6.3 编辑窗体

提示：编辑窗体在“设计视图”中进行。

6.3.1 编辑标签、文本框等

一般说来，使用向导或自动创建窗体后，（控件）的对齐方式（位置）、尺寸等，需要用户进行一些调整。

调整方法：既可以，直接使用鼠标移动位置，以及调整尺寸；也可以，在属性对话框上设定。此外，还可以使用快捷菜单上“对齐”、“大小”的次级菜单命令。

6.3.2 添加命令按钮

添加命令按钮是编辑窗体的一项重要工作。步骤是：

⑴在窗体设计视图中，单击工具箱上，“命令按钮”按钮，然后在窗体中需要添加按钮处单击。

⑵根据“命令按钮向导”对话框上的提示，逐步完成添加工作。

6.3.3 编辑命令按钮

命令按钮添加后，可以利用其属性对话框进行编辑。方法是：

右击命令按钮后，单击“属性”，然后，在“命令按钮”属性对话框上修改设置。

6.3.4 Tab键次序

按Tab键，可以改变当前文本框或命令按钮等，用户设定改变的顺序。

单击“视图”·“Tab键次序”，然后在“Tab键次序”对话框上设定。

（1）版本窗体：

：

（2）登陆窗体

（4）系统窗体：

报表

1 创建报表

报表是Access的重要对象之一，常用它来输出数据库中的信息

创建报表有两种方法，即，使用向导创建报表和在设计视图中创建报表。

普通用户创建报表，一般利用报表向导（包括，报表向导、图表向导、标签向导，以及自动创建报表等）。重点是报表向导。

2 使用“报表向导”

启动报表向导的方法：单击工具栏上“新建”按钮后，在“新建报表”对话框上选中“报表向导”，然后单击“确定”。或者直接单击"使用报表向导创建报表"。

在报表向导引导下创建报表时，用户需要设定的项目有：是否按分组级别显示信息、是否按字段进行排序、报表布局（纵栏表、表格和对齐）、样式以及标题名等。 3 使用"自动创建报表"

在上述“新建报表”对话框上选用“自动创建报表·纵栏式”或“自动创建报表·表格式”，可以简化创建步骤。由于选用默认选项，创建的报表格式统一。

4 修改报表结构

在设计视图中进行。

5 子报表

子报表是插入在其它报表中的报表。

主报表可以包含子报表，同样也可以包含子窗体，而且，能够根据需要无限量地包含子窗体和子报表。另外，主报表最多可以包含两级（疑问：究竟能包含几级？）子窗体和子报表。例如，某个报表可以包含一个子报表，这个子报表还可以包含子窗体或子报表。 在主报表中插入子报表，需借助"工具箱"上的"子窗体/子报表"控件。

子报表的编辑方法与主报表相同。

4、报表：

5、宏：

登陆窗体宏的设定：

（三）学习心得：

转眼间，一学期已经过去了，回顾所学的知识有很多都好似很感兴趣的，比如我们这学期学的Access数据库。我设计的是档案管理系统。档案管理是管理的一个重要内容。随着时代的进步，企业也逐渐变得庞大起来；当今社会人员流动越来越频繁，使得档案管理工作也变的越来越复杂。如何管理好员工的信息，成为管理中一个大的问题。如果能实现档案管理的自动化，无疑将给公司管理部门带来很大的方便。

本系统是根据Access数据库入门与实例演练 李俊德/编著 中国青年出版社 。通过这次的课程设计使我们有了更多的收获！真是“看花容易绣花难”，由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。同时，对历史档案管理现状难于改变的特点，必然使档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。 档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，重要的是处理好整合应用项目与档案管理特有的、独立性要求的矛盾。例如，档案管理中对文件标题有权改动，这必然使公文、档案一体化管理系统的设计复杂化。采取管理创新和合理技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。

档案管理是随着人事制度改革应运而生的一项新的工作。近年来，随着人事制度的改革及企事业单位实行劳动合同制，用人单位拥有了用人自主权。但由于一些企业的改制，人事的更迭，以及人事档案的多头管理，造成了部分档案的流失，也造成了效率低，办事难的情况。最初的档案管理，都是靠人力来完成的。当企业规模比较小的时候，人力可以完成，随着企业的规模越来越大，企业员工的数目越来越多，依然维持着人力进行档案管理，必然会造成工作效率低，工作错误增高的问题。

企业档案管理就是把分散在企事业单位的职工档案实行统一、集中、规范的收集管理，建立分类编号管理、电脑存储查询等现代化、专业化的管理系统。档案管理为企业单位和个人提供信息咨询、档案检索、档案存取、工资调整、依据档案出具各类证明材料等服务；为企业单位和个人提供档案的收集、整理、保管服务。 企业档案管理的对象是企业、企业化管理的人事单位及职工本人。

企业档案管理的自动化是当今社会的发展趋势。档案信息录入项目齐全、完整、系统，这些无疑是现代企业档案管理系统的要求。现代化的企业档案管理系统中灵活使用了表格对档案分门别类，组成企业档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用

本档案管理系统为企业单位和个人提供信息咨询、档案检索、档案存取、工资调整、依据档案出具各类证明材料等服务，能够满足现代企业对员工档案管理的需要。后台数据库选择ACCESS2003，操作系统为WINDOWS98。

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