论公司时间管理的重要性

定义：时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。

高效时间管理的法则

一、自省法则——分析时间的使用方式

1、扫除时间管理的心理障碍

2、追踪你的时间使用状况

3、出色的自我时间规划

4、用好情绪提升时间利用率

二、目标法则——用SMART标准提高效率

1、目标明确，行动才有效

2、目标管控，量化要到位

3、目标可实现才有执行力

4、大小目标之间紧密相连

三、方圆法则——一切按规则做事

1、未雨绸缪的计划控制

2、用纪律保证工作的按时完成

3、好习惯利于时间的控制

4、将隐藏的时间充入计划

四、四象限法则——在正确的时间做正确的事

1、分清工作的紧急、重要度

2、设定不同等级的优先权

3、选择工作处理的最佳时机

4、“做正确的事”与“正确地做事”

5、以结果为导向控制时间

五、精简法则——优化工作流程和细节

1、事前预想最佳的做事流程

2、化繁为简地优化流程

3、推倒重来也是流程优化

4、让工作环境更加简洁有序

5、善用网络提高工作效率

六、韵律法则——让每一分钟都有价值

1、全力保持工作韵律

2、快速处理电话干扰

3、这样分配任务更有效率

4、沟通中的防干扰和抗干扰

七、80/20法则——把时间用于少数重要的事

1、把时间留给最重要的事

2、专注于最重要的事

3、为最重要的事创造时间

4、减少多余责任的时间消耗

5、在高效的时间段做重要的事

案例1：比尔为什么那么快做到主管

案例2：伐木工人

案例3：德国哲学家康德的故事

第六讲：时间管理技巧

1、改善睡眠

2、找出隐藏时间

3、学会专注

4、减少混乱

5、不要逃避

6、避免消极拖延

7、改掉犹豫不决

8、避免打扰

9、授权

讨论：这些我平时做到的有哪些？

论公司时间管理的重要性

时间管理的重要性

一、第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的重要性目的是让你在最短时间内

实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

二、第二个时间管理的重要性关键是你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事情都列出来，

并进行目标切割；

1.年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；

2.季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时

调整过来；

3.每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；

4.每天晚上把第二天要做的事情列出来。

三、第三个时间管理的重要性关键是20：80定律；用你80%的时间来做20%最重要的事情，因

此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理的重要性，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情？当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理的重要性并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。

四、第四个时间管理的重要性关键就是每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰”时间；假如你

能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最

11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。

最新时间管理的重要性的概念--GTD

GTD，Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》由中信出版。

★★★GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作

回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间管理的重要性多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动

时间管理之重要事情

如何区别重要与不重要的事

1、会影响群体利益的事情为重要的事情；

2、上级关注的事情为重要的事情；

3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。

做事顺序很重要，怎样管理时间

心理专家讲了一个故事。老师往一个大口玻璃瓶放了几块大石块问学生：“这个瓶子满了吗?”学生们答道：“满了”。老师又将一些小石头放进去，问：“这次满了吗?”学生学乖了，回答：“可能没有满”。老师往瓶子里倒了沙子，问：“现在呢?”学生们似乎懂了，回应：“没有”。老师最后将水倒入瓶子中，问：“同学们学到了什么吗?”“我们总是可以创造更多的时间做更多的事!”一个学生回答。老师笑了说：“不错，可是大家有没有想过，如果不先把大石头放进去，也许之后就没有机会了。”这个故事形象地说明了做事顺序在工作中的重要性。

经济学家帕雷托发现，通常情况下，任何一件事情80%的结果取决于20%的原因。由此可见，如果大家在日常生活或工作中发现并出色完成了那20%的关键任务，成功就唾手可得了。

怎样区分一件事是否关键呢?

如果我们以任务的急切性为横坐标，以重要性为纵坐标，那么一个人所需完成的所有任务可以分为以下四类：重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要

重要并急切

此类任务为当务之急，应积极回应，如客户来电、救火等。中国人常说：“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”当我们面对重要并急切的任务时，没有什么比时间还珍贵了。对于此类任务必须做到分秒必争。

重要但不急切

下一个工程的计划工作，这类任务虽然也很重要，但不需迅速回应。对此应主动回应、挂在心头。等重要并急切的任务都完成后，应尽快着手此类任务。

急切但不重要

如朋友的临时邀约，应首先确保重要的任务都完成后，才去理会此类事件。一项日本调查发现，人们一天5.5个小时浪费在对不速之客的、无实际意义的回复上。急切不等于重要。如果大家大部分时间都在处理急切的并非重要的事，说明时间管理做得还不够充分。

不急切也不重要

这类事情可不予回应，确保不被分神。有数据显示，在较发达地区，人们平均每月在交友网站上所花的时间高达5.5个小时。适度休闲是合理的，但放纵自己并不明智。

故事中提到的大石头、小石头、沙子和水，就可以很形象地代表以上四类任务。沙子和水是很容易塞进瓶子里的，所以根本不用着急理会。而石头就不一样了，尤其对于较大的石头来说，不在最开始把它们放进瓶子里，就很难再找到机会了。

现代人在时间管理上表现出的四种情况

现代人挺忙，但忙人不一定忙出了效果，下面是四种忙碌类型：

欠忙族：特点好高骛远，纸上谈兵，表现为缺乏实际行动，结果是计划无法实现。

穷忙族：特点是埋头苦干，缺乏计划，表现为无实际目的却永远在忙碌，结果是身心疲惫。

瞎忙族：特点是好像很忙，毫无目的，表现为无目标，忙于琐碎之事，结果是原地踏步，人生无法进步。

真忙族：特点是计划明确，忙忙碌碌，表现为有计划并付诸实现，结果是自我明确，高效率做事。

人生并不很长，如何进行时间管理很重要。时间管理就是在完成任务和实现目标的过程中，用于安排时间的一系列技能和技巧。任务和目标可以是工作范围外的家庭生活。“时间管理”并不是要大家驾驭“时间”，而是通过合理安排任务，以确保可以在特定时间内完成。巧妙的时间管理不仅可以减轻工作和生活中的压力，还可以完成更多的事情，从而充实生活。

有效的时间管理可以被形象地描述为“ABC”优先法则。所谓ABC就是把所有事物按照重要性分类，如前述的把任务按重要性和急切性分类，或把身边的工具或文件按使用频率分类等。

★★★把握时间管理的10大对策

目标设定就是要有目标。俗话说，“好的开始是成功的一半”，准确的个人定位与合理的目标设定可以直接影响到计划的成功与否。我们首先需要知道自己想要什么、终极目标是什么。哈佛大学曾经对毕业生做过一项调查，发现只有3%的人有远大并明确的目标，而这些人后来成为各个领域的精英。

计划合理有了目标，就需要写一份计划了。内容需要包括：为什么要这样做、要做什么、具体怎样做。要写清楚每项工作和目标计划需在多长时间内完成和实现。建议把预计需要的时间计算得宽裕一些。科学家发现，每个人的最佳工作时间也许不同，对于一些人来说，有两个容易被忽略的活动高峰期：早上11点到下午1点、下午4点到6点。大家应该发现和利用自己工作效率最高的时间段。

主次分流把任务按照重要性和急切性排序。但需要注意，紧急的事情并非一定是最重要的，要看清全局。“重要”的任务是根据个人情况和环境而定的，有时休息一下远比完成几份计划书更重要且迫切。

专心致志就是学会集中精力。人们在生活中要同时扮演多个角色，所以必须面对并学会取舍。也许做计划时发现很多事情都比较重要，如果无法把所有事情依次安排在日程表中，也不要试图让自己一心两用，否则必然会影响到做事的效率和结果，导致鸡飞蛋打。

分摊压力就是学会团体合作。“重要”的任务不仅是工作上的，也可以是关于家庭、个人心理需求的。为了实现这种平衡，要强调团队精神。当计划表已排满的时候，应该适当地将新的或未完成的任务交给其他人分担。这样才能避免因为逞能而影响整个工作项目或者延误生活上的大事。

自我定位就是要客观评价自己的能力范围。这里有必要强调，做计划也要适度。有理智的、清晰的自我定位，才能做到科学管理自己的时间，否则会让自己面对巨大的心理压力。

此外要在计划中预留出解决重要突发事件的时间。如果把自己一天24小时的时间都安排得满满的，必然会因为一些无法避免的事情而耽误计划，进而导致身心疲惫。

持之以恒就是要监督自己。需要准备几份简单的工作时间记录表，用来记录每天每个时间段所做的事情，以督促自己是否在按照计划执行。

培养自律就是当决定在生活或工作中要关注某一领域时，就应特别关注该领域的信息、及时更新自己的知识。当对一个领域更了解、更有兴趣以后，做事也就自然高效许多。

如果在细节上做到自律，也可节省很多时间：如保持整洁的工作和生活环境;有目的地打电话，有计划地参加会议等。时间管理最重要的一点就是要自觉、自律、持之以恒地按计划完成任务、实现目标。

避免拖延大部分人都有拖延工作的习惯。这可能是任务让人反感。这一点也许可以通过合理的时间规划，将任务由重要性和急切性排序而避免拖延。如果还是会因为个人喜好而耽误工作进程，那就可以使用“麻疹法”：每忽略一个文件时要在文件上用红笔画一个小圆圈，当红色圆圈堆积到一定程度时，就自然强迫自己阅读此文件了。

任务太复杂或具体步骤不清晰也让人拖延。这时，应首先把大任务分解成若干小任务或步骤，之后把小任务按需要完成的时间和相互的关系合理安排，画流程图就是一个好办法。

有时太逞能也造成拖延，要明白自己能完成的工作量和学会适当的拒绝新任务。

习惯性拖延工作的人，改变的第一步应是意识到习惯性拖延工作的风险，也许刚要开始突击工作的时候，就有另外一件突发事件需要处理。大家可以尝试通过奖励自己来鼓励自己及时完成任务。

拒绝他人就是适当做好人。当自己时间表已满的时候，就需要根据情况拒绝一些他人的请求。时间管理的益处也许不会在开始实施后马上体现出来，所以大家一定要有足够的耐心，相信完全按照一个合理的计划做事会让人生高效和轻松许多。

小贴士

岳博士论时间管理

时间是挤出来的，效率是压出来的。

时间会善待那些尊重它的人。

问题不在于时间怎么没有了，问题在于时间为什么没有了。

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