加快高校教学档案信息化建设的思考

高校教学档案是指在教学活动和教学管理过程中形成的对学校和社会具有保存价值的各种历史记录,包括文字、图表、声像等多种类型和格式,对高校教学评估和教学管理工作具有重要意义和作用。2008年教育部和国家档案局联合颁布的《高等

华北煤炭医学院学报

2 1年 5月第 1 01 3卷第 3期

JN r hn o dcl nvrt 2 1 Ma,3 3 ot C i C a Me i i sy 0 1 y 1 ( ) h a l a U e i

2 47

加快高校教学档案信息化建设的思考张含卓(国矿业大学材料学院中[关键词]高校 教学档案信息化

欧雪梅江苏徐州 2 11) 2 16

人员负责教学档案的收集，期汇总归档。其次，定完善制度，统一

[中图分类号] G 22[ 7文献标识码] A

标准。针对教学档案来源分散、内容繁多等特点，出台相关文

[文章编号] 1 8 6 3 ( 0 1 0— 2一 2 0— 63 21)3 47 O 0

件制度，明确教学档案的收集范围、期限、程序等。制定统一标准，要求基层负责人按照规定的数据格式进行档案收集和数字

化处理，形成完整的电子档案来源。最后，系统对接，优化整合。 学校和社会具有保存价值的各种历史记录，括文字、包图表、声聘用专业技术人员对教务系统和档案管理系统进行优化整合， 像等多种类型和格式，对高校教学评估和教学管理工作具有重形成相互联系的接口，实现教学档案在教务系统和档案管理系要意义和作用。2 0 0 8年教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》中明确提出：高校应加快数字档案馆建设， 保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。然而时至今日，很多高校的教学档案信息化建设还停留在起步阶段，对统之间的上传和下载，提高电子档案的收集效率。 2完善保管教学档案，为信息化建设提供管理保证档案保管是开展高校教学档案信息化建设的重心。根据电=档案的特性，学合理地做好档案保管工作是信息化建设的产科一

高校教学档案是指在教学活动和教学管理过程中形成的对

档案信息化的理解和重视程度不够，水平参差不齐，在档案的收重要任务。当前高校电子教学档案的保管主要存在以下问题： 集、保管和利用等方面都存在一些问题。如何加快高校教学档是经费投入不足，础设施简陋。高校教学档案的信息化建基案的信息化建设，充分挖掘教学档案的价值，更好地为高校教育设需要一定的经费支持来搭建软硬件平台，而不少高校缺乏必教学工作服务，是高校档案管理部门急需探讨的

课题。 要的财力物力投入，致设备不全，法满足信息化建设的需导无1全面收集教学档案，信息化建设提供数据基础为

求。二是技术支撑落后，据库系统不完善。档案信息化建设数是一项技术密集型工程，要先进的计算机技术实现对档案信需

档案收集是开展高校教学档案信息化建设的基础。只有系

统完整地收集教学档案材料，才能如实反映教学情况，保证信息息资源的分类、著录、检索等操作，这也是档案信息能够被充分化建设后续工作的质量。当前我国高校教学档案归档范围的依开发和利用的前提。然而大多数高校目前的档案信息化程度不据为 19 9 3年原国家教委制定的《等学校档案实体分类法》高和高，多档案工作人员对数据存储、许压缩、传输、检索等技术知之《高等学校档案工作规范》。在信息时代背景下，高校教学档案甚少。档案数据库系统往往规模小、少、络化水平低。三功能网除了原有的来源分散、内容繁多等特点外，有以下一些新特还点：一是档案载体多元化。纸质档案不再是高校教学档案的唯一

是保障体系不健全，据安全性差。档案信息化安全包括设备数

物理安全、据管理安全和信息网络安全等方面。由于档案信数息安全保障体系不完善，极易出现设备故障、病毒危害、恶意攻击和入侵等现象，严重危害高校电子教学档案的信息安全。

载体，以磁带、磁盘、光盘等载体归档的电子教学档案已成为

档案收集的重要内容。二是档案形式数字化。多媒体技术在教学活动中的应用以及高校教务系统的普及，大量教学档案以使

对此，高校应克服困难，勇于开拓，寻求各方支持，提高自身电子文件的形式产生，电子文本、如图片、视频等。三是档案传技术水平，扎实做好教学档案信息化建设的保管工作。首先，应递网络化。办公自动化的出现推动了无纸化办公的开展，使大加强基础设施建设。高校应投入专项资金进行档案信息化建量教学档案以电子文件的形式通过网络进行流转和使用。 设，置必要的仪器设备，进行信息处理的计算机设备、行配如进

高校教学档案的上述新特点给其收集工作带来了一些新问题：一是思想观念落后，电子档案收集不及时。许多高校

长期采用传统的档案管理手段和流程，纸质档案的收集得心应手，对但对电子档案的收集效率低下，致电子档案大量积压，能及时导不

数据传输的网络通讯设备、进行数据保存的存储器设备等。定期对设备进行检测维护，老化和损坏的设备进行及时更换。对 其次，应加强数据库系统建设。利用现代科技手段，立通用性建强、内容丰富、操作方便的档案数据库系统。该系统不仅应具有良好的人机交互界面，方便用户将各类教学档案信息导人和导出，还应具有实用化的修改、索、检统计等功能。只有建立了功能强大的教学档案数据库，能对教学档案信息进一步开发利才用。最后，应彻强安全体系建设。一方面应建立制度保障体系， 明确档案数据的安全保密职责、档案使用范围和管理权限，确保

归档。有的高校甚至耗费人力财力先将电子文件全部转化为纸质文件，按照旧的操作程序进行归档，重阻碍了档案信息化再严

建设的开展。二是制度标准不健全，电子档案收集不规范。当前高校教学档案的信息化建设尚处于起步阶段，没有完善的管理制度和统一的技术标准，收集工作分散混乱。有的档案长期

通过密码滞留在学院系部，容易造成资料丢失；的档案收集不完整，有无档案信息规范管理。另一方面应建立技术保障体系，法准确反映教学情况；的档案数字化处理形式各异，有影响信息设置、问控制、访防火墙、侵检测等信息安全技术对非法操作入

通过数据备份、系统升级、更新补丁、病毒库检测等措交换和资源共享。三是管理系统不兼容，造成电子档案收集不进行防御，施对数据安全进行维护，切实有效地保障高校教学档案信息化便。对此，高校应充分认识教学档案信息化建设的重要作用，积建设的安全。 为极采取措施做好教学档案的收集工作，高校教学档案的信息 3充分利用教学档案，信息化建设提供服务平台为当前高校教学档案的开发利用程度较低，主要存在以下制化建设做好资源积累。首先，加强重视，明确责任。在思想上高

度重视档案收集工作，从教学管理部门到各学院系所落实专门

约因素：是工作积极性不高，务意识不强。很多档案工作人一服

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/dqw1.html