12 科技档案收集、整理、归档制度(06.11.25)

科技档案管理制度

（摘自《档案管理规定》、《科技档案整理规则》）

一、职责

各部门：负责本部门责权范围内活动形成的文件的收集、整理和归档；关联单位（如勘察、设计、施工、监理单位）文件收集、整理、归档的组织、指导、监督、检查和验收。 二、文件收集、整理、归档 1.收集

1.1收集范围：凡具有保存价值的文件，都要随办随收。具体范围详见《科技档案分类、编号及价值鉴定表》（见附件1）。 1.2主要来源

1.2.1政府机关、业务指导部门、企业集团等外来的。 1.2.2公司形成的。

1.2.3事业部或派出机构应报公司的。

1.2.4引进项目、外购设备、外出参加公务活动或培训等带来的。

1.2.5投资的全资、控股、参股企业或参与的合作项目、单位按要求应向公司提交的。 1.3基本要求

须内容准确、完整、系统，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备。 2.整理：

2.1流程：将文件以件为单位（件的规范，见附件9），进行立卷、排列、编目、装订、装

盒、编制案卷脊背。 2.1.1立卷

将文件按最低一级类目分别立卷，类目的划分详见《科技档案分类、编号及价值鉴定表》。

2.1.1.1生产技术管理：按问题立卷。 2.1.1.2产品：按种类或型号立卷。 2.1.1.3科研：按课题立卷。

2.1.1.4工程建设：按工程项目、单位工程或分部工程立卷。 2.1.1.5设备仪器管理：按设备名称或型号立卷。 2.1.1.6引进项目中的成套文件：可不拆散立卷。 2.1.1.7底图：以张为单位单独保存和管理。 2.1.1.8不同载体文件：分别立卷。 2.1.1.9每个案卷不超过50mm厚。 2.1.2卷内文件排列

1

2.1.2.1管理性文件：以件为单位（详见《文书档案整理规程》），按“问题-时

间”排列。

2.1.2.2图纸：按专业排列，同专业的按图号顺序排列。 2.1.2.3其他文件：按“问题-时间”排列。 2.1.3案卷编目

2.1.3.1编制文件页号

2.1.3.1.1用钢笔或编码机从“1”起依次编号。

2.1.3.1.2有书写内容的页面（包括图表），编制在正面右下角、背面左

下角。

2.1.3.1.3图样页号编写在右下角或标题栏外右上角空白位置。 2.1.3.1.4成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，不必重新编号。 2.1.3.1.5各卷、各件之间不连续编号。

2.1.3.2编制卷内目录

2.1.3.2.1项目如下：（见附件2）

2.1.3.2.1.1序号：即卷内文件的顺序号，从“l”起依次标

注。一个文件一个号。

2.1.3.2.1.2文件编号：即文件文号、图样图号、设备代号

或项目代号。

2.1.3.2.1.3责任者：即制发文件的组织或个人，须标注全

称，有多个时须全部标注。

2.1.3.2.1.4文件题名：即文件标题，须一字不变的完整标

注。标题不规范、不能概括文件内容或没有的，须补充或自拟，外加“［］”区别。正件与附件为一件时，只对正件标注，但若附件独立性强或是正文的重要补充说明，则须在正件标题后标注附件题名，外加“（附件：）”区别。会议材料、报表等成套文件，须标注每一份文件的题名。

2.1.3.2.1.5日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字标

注，如20060101。没有日期的，须考证日期。

2.1.3.2.1.6页号：即文件在卷内的起始页号，中间用“－”

连接。

2.1.3.2.1.7备注：注释文件需说明的情况，如同一内容不

同载体且另行保管的文件，要注明互见号。

2

2.1.3.2.2成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原目录可代替卷内

目录；与其他组成一卷的，排在卷内文件最后，将其作为一份文件填写卷内目录，在备注栏中注明总页数。

2.1.3.2.3置于卷内文件之前，不编号。

2.1.3.3编制卷内备考表

2.1.3.3.1项目包括说明、立卷人、检查人和日期（见附件3），说明立

卷情况，包括文件的件数和页数、不同载体文件的数量等，如：文字材料20件、100页，照片10张，附图1张；立卷人、检查人须签名并署日期。同一内容不同载体且另行保管的文件，还要注明互见号、载体形式等。

2.1.3.3.2置于卷内文件之后，不编号。

2.1.3.4编制案卷封面

采用内封面形式，项目如下：

2.1.3.4.1案卷题名：简明、准确揭示卷内文件内容，主要包括项目名

称、代字、代号及其结构、部件、阶段的代号和名称。项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符。外文（或少数民族文字）题名须译成中文。

2.1.3.4.2立卷单位：文件立卷部门或项目负责部门。 2.1.3.4.3起止日期：卷内全部文件形成的起止日期。 2.1.3.4.4保管期限：立卷时划定的保管期限。 2.1.3.4.5密级：卷内文件的最高密级。

2.1.4案卷装订

2.1.4.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。

2.1.4.2单份文件装订时，须在每份文件首页左上角用铅笔填写卷内序号，从“l”

起依次标注。

2.1.4.3外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。 2.1.4.4图纸可不装订。 2.1.5.装盒

2.1.5.1将文件按卷装入档案盒。

2.1.5.2档案盒须编制序号，按排序在盒右上角空白位置用铅笔逐盒编号，从“1”

起依次标注。

2.1.6.编制案卷脊背

在卷盒脊背编制如下内容：

2.1.6.1保管期限、案卷题名：用钢笔填写或打印。

3

2.1.6.2档号：用铅笔标注档案盒的序号。

2.2基本要求

2.2.1文件：应为原件。字迹不清、破损或传真件的原件，须复制后一同整理；因故无

原件的，可归具有凭证作用的文件。

2.2.2纸张

2.2.2.1整理所用纸张（如编制目录、备考表）统一用A4复印纸竖式打印。 2.2.2.2超大纸张（如图纸），向纸张正面以手风琴式的方法折叠成A4纸大小，

折叠缝尽量放在字迹外，文件题名或图标栏露在外面。

2.2.2.3小于A4纸张，裱糊成A4纸大小。

2.2.3幅面：文字材料为A4幅面，图纸采用国家标准图幅。

2.2.4书写材料：需永久、长期保存的文件采用耐久性强的（如碳素、蓝黑墨水），不

得使用易褪色的（如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸）。

2.2.5装订：在文件左侧装订（钉装或线装），不压内容，整齐、牢固。

2.2.6科研文件：须编制课题说明，说明项目的名称、代号、时间、任务来源、工作依

据、科研过程、科技水平、质量评价、技术经济效益、科研成员及分工等情况，项目负责人、部门负责人审核签名。

2.2.7外文（或少数民族文字）文件：与汉译文文件一同整理。无汉译文的，要译出标

题、目录，翻译人、审核人签名确认。

2.2.8文件分正本、副本或原件、复印件的：须在正本、副本、原件、复印件的封面（首

页）右上角空白位置加盖相应印章或标注字样。

2.2.9纸质文件：有电子、声像、实物文件的，须同时整理。

2.2.10声像、实物文件：须编制简要说明，说明时间、地点、人物、事由（起因、经

过、结果），注明经手人、作者；与纸质或电子文件有密切联系的，还须标注互见号。

2.2.11电子文件：具有永久、长期保存价值的，须同时形成一份纸质文件。 2.3时间：相关人员应在完成工作后5个工作日内，完成文件的整理。 2.4持续性或周期长的工作文件可分阶段、单项整理。 3.归档 3.1流程

3.1.1移交：各部门检查归档文件的准确、完整、系统情况，经部门负责人审核签名后，

编制一式二联《＿＿＿＿部门归档文件清单》（见附件2），移交档案管理部门。

3.1.1.1工程建设文件同时提交一式二联的《工程建设文件审查表》（见附件3）。 3.1.1.2科研，外文（或少数民族文字），声像、实物文件分别同时提交课题说

明、汉译文、简要说明。

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3.1.2接收：档案管理人员按文件收集、整理、归档的要求审查，验收合格后接收，并

在《＿＿＿＿部门归档文件清单》上签名确认。

3.2基本要求

3.2.1两个以上（含）部门合作完成的文件：由主办部门负责归档。 3.2.2声像、实物文件：应保证载体的有效性。

3.2.3电子文件：永久、长期保存的，应使用不可擦除光盘，与纸质文件一同归档。 3.3时间

3.3.1定期归档

3.3.1.1产品、科研、工程建设文件：项目鉴定或完成（竣工）后2个月内归档。 3.3.1.2设备仪器：安装调试后1个月内归档。 3.3.1.3电子文件：同纸质文件。

3.3.1.4声像、实物文件：工作结束后1个月内归档。 3.3.2随时归档

3.3.2.1变更、修改、补充的文件。

3.3.2.2机构变动、员工调（离）岗时部门、个人手中文件。 3.3.2.3其他临时活动文件，如外出参加公务活动或培训带回的。

3.4 份数

3.4.1一般归档1份，重要或利用频繁的归档3份。 3.4.2工程竣工文件：归档3份，其中至少1份为原件。 3.4.3外来文件：外来几份就归档几份。

3.5部门利用频繁的秘密级文件，在归档前可自留复印件。 三、竣工图编制 1.编制要求

1.1竣工图内容须与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质量记录等相符。 1.2按施工图施工没有变动的，在施工图上加盖并签署竣工图章（见附件4），但施工图须为新的或干净的。

1.3一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。

1.4涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35％的，重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”，并签署竣工图章。

1.5同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。不同建筑物、构筑物须分别编制。 1.6公司建设部门应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

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1.7编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。竣工图目录项目包括设计图图号、更改依据、竣工图号、竣工图名称。 1.8外方提供的竣工图，应由外方签名确认。 2.更改方法

2.1文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。

2.2利用施工图更改，须在更改处注明更改依据文件（如设计变更通知单、洽商记录等）的名称、日期、编号和条款号；无法在图纸上表达清楚的，在标题栏上方或左边用文字说明。

2.3图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

2.4有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。

2.5新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 3.竣工图章的使用

3.1竣工图章内容：“竣工图”字样、编制单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理。尺寸：80mm×50mm。 3.2竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。 3.3竣工图章使用红色印泥，盖在图标栏附近空白位置。 4.竣工图套数：3套，均为原件。 四、附则

制度中所指文件为纸质文件，声像、实物、电子文件可参照整理。 五、附件

1.《科技档案分类、编号及价值鉴定表》 2. 《＿＿＿＿部门归档文件清单》 3.工程建设文件审查表 5.目录 7.备考表 8.竣工图章 9.件的规范

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附表1

科技文件收集范围分类编号及价值鉴定表

分类及编号 一级 类目 二级 类目 名称 价值鉴定 保管期限 长期 短期 机密 三级类目 主要内容 生产准备、组织、调试等 计划、报年度 表等 月度 技术开发、引进、革新、创造等 措施、方案，各类标准等 类名类类名称 号 称 号 号 1 生产 密级 1 综合性 秘密 2 技术 1 综合性 1 控制和标准 长期 2 体系认证 程序文件、认证资料、证书，年审报告等 3 质量 3 检测 4 事故 4 生产4 技术管理 6 环境保护 5 安全消防 能源 1 综合性 上级检测报告，公司年度检测报告等 年报，重大及以上事故调查分析、报告、处理、通报等 定额、节能降耗等 长期 永久 1 体系认证 程序文件、认证资料、证书，年审报告等 2 措施和验收 安全措施、上级验收报告、公司年度验收报告等 3 事故 统年报，重大及以上事故调查分析、报告、处理、永久 通报等 秘密 长期 1 体系认证 程序文件、认证资料、证书，年审报告等 2 检测 上级检测报告，公司年度检测报告等 3 污染治理 大气、噪音、水污染治理报告、通报等 4 事故 年报，重大及以上事故调查分析、报告、处理、通报等 永久 1 体系认证 程序文件、认证资料、证书，年审报告等 7 职业卫生 审查及验2 收 3 事故 8 9 计量 合理化建设 1 综合性 1 综合性 验收报告，公司年度有毒有害物监督检查、验收报告等 年报，重大及以上事故调查分析、报告、处理、通报等 结果、报表等 长期 评估、推广应用 长期 永久 7

分类及编号 一级 类目 二级 类目 名称 市场调研、立项论证、设计、注册 原材料检验 工艺、工装、试制、加工制造 检验、包装 销售与售后服务 鉴定、评优 事故分析及处理 价值鉴定 保管期限 密级 三级类目 主要内容 类名类类名称 号 称 号 号 1 从“1”产起5 品 依次编号 2 即产品种类名称或型号 3 长期 秘密 市场经济信息、市场分析、调研，用户调查、服务，广告宣传，策略、方案，合同、协议等 调查分析、报告、通报等 1.调研报告、考察报告、方案论证等 2.开题报告、课题审批、任务书、批准书等 协议书、委托书合同等 永久 1.试验记录、图表、照片、报告 2.实验分析、计算、整理数据 3.实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 4.实验装置操作规程、安全措施、事故分析等 长期 阶段报告、科研报告、技术鉴定、决算等 核心成果 成果申报、鉴定、审批等 永久 其他成果 方案、总结、鉴定、转让合同等 1.项目建议书及批复 2.项目选址报告及批复 机密 4 5 6 7 1 调研立项 从“1”即课科起6 题名研 依称 次编号 2 招标标、合同 3 研究实验 4 总结鉴定 5 成果奖励 6 推广应用 绝密 机密 秘密 从“工1”程起7 建依设 次编号 即工程项目、单位工程或分部工程名称 3.可行性研究报告及评估、批复 4.项目评估（包括借贷承诺评估）、论证 5.环境预测、调查、影响报告及批复 1 调研立项 6.设计任务书、计划书及批复 7.有关立项的领导讲话、专家建议、会议纪要 8.相关来往函件 9.前期工作通知书等 10.调查资料及项目评估研究材料等 8

永久 机密 长期

分类及编号 一级 类目 二级 类目 名称 价值鉴定 保管期限 密级 三级类目 主要内容 1.工程地质勘察设计、记录、报告、地质图 2.水文地质勘察设计、记录、报告、地质图 2 勘察、测绘 3.重要土、岩样及说明 4.建设用地钉桩通知单（书） 5.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 6.水文、气象、地震等其他设计基础材料 1.总体规划设计 2.方案设计 3.初步设计（图纸和说明）及批复 4.技术设计（图纸和说明）及批复 5.技术秘密材料、专利 3 设计 6.关键技术实验 7.设计评价、鉴定、审查、审批 8.施工图（总图、平面图、结构图、工艺图、土类名类类名称 号 称 号 号 永久 从“工1”程起7 建依设 次编号 即工程项目、单位工程或分部工程名称 建图、电力图、给排水图、通讯图等）设计（图纸和说明）及批复 9.设计计算书 1.综合性 2.1征用（划拨）土地申请及批复、红线图、坐标图、行政区域图 2.征用（划拨）地，移民 4 项目管理 2.2征用地（划拨地）移民拆迁、安置、补偿的意见、方案、批准、协议 2.3建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证 2.4建设前原始地形、地貌、状况图、照片等 2.5施工执照 3.1有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、3.专项申请及批复 保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议 3.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议 3.3原料、材料、燃料供应等来源协议 长期 秘密 永久 长期 9

分类及编号 一级 类目 二级 类目 名称 4.计划、投资、统计管理 价值鉴定 保管期限 密级 三级类目 主要内容 类名类类名称 号 称 号 号 4 项目管理 5.招投标、承发包合同、协议 4.1有关投资、进度、物资、工程量的建议、实施和调整计划 4.2概算、预算、差价管理 4.3合同变更、索赔等涉及法律事务文件 4.4规定、规范、标准、规划、方案等 4.5招标件、技术设计审查，技术协议 4.6投资、进度、质量、安全、合同控制 5.1招标文件审查 5.2招标书，招标修改、补遗、答疑 5.3投标书、资质材料、履约类保函、委长期 托授权书和投标澄清、修正 5.4开标议程、会议签名表、报价表、评标纪律、评标人员签名表、评标记录和报告 5.5中标通知书 5.6合同谈判纪要、合同审查、合同书、合同变更 从“工1”程起7 建依设 次编号 即工程项目、单位工程或分部工程名称 6.项目管理、监理、施工机构及负责人名单 1.1设计变更、图纸变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批、技术核定单、业务联系单、备忘录 秘密 1.2施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核、地质勘探 1.3土、岩试验报告，基础处理，基础工程图，桩基工程记录，地基验销记录 1.4隐蔽工程检查、验收记录 永久 1.5各类工程记录，测试、沉降、位移、变形观测记录，事故处理记录、报告 1.6工程质量检查、评定 1.7交工验收记录证明 1.8竣工报告、竣工验收报告 1.9竣工图（总图、平面图、结构图、工艺图、土建图、电力图、给排水图、通讯图等） 1.10开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 1.11施工组织设计、方案，施工计划、技术和安全措施、工艺 长期 1.12原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 1.13建筑材料试验报告 1.14技术总结，施工预、决算 1.15施工日记、大事记 短期 10

5 施工 1.土建施工

分类及编号 一级 类目 二级 类目 名称 价值鉴定 保管期限 密级 三级类目 主要内容 2.1设计变更通知，工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批，技术核定单，业务联系单，备忘录 2.2焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录 2.3隐蔽工程验收记录 2.4中间交工验收记录证明、工程质量评定 2.5竣工报告，竣工验收报告，施工预、决算 2.6竣工图（同1.9） 2.7-2.10同1.10-1.13 2.11强度、密闭性试验报告 2.12设备、网络调度记录 2.13施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告 2.14系统调试及记录 2.15管线标高、位置、坡度测量记录 2.16管线清洗、试压、通水、通气、消毒记录 3.1设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 3.2材料设备明细表及检验记录、施工安 装记录、质量检查评定、事故处理 3.3中间交工验收记录、工程质量评定 类名类类名称 号 称 号 号 永久 2.设备及管线安装施工 长期 5 施工 从“工1”程起7 建依设 次编号 即工程项目、单位工程或分部工程名称 短期 秘密 3.电气、仪表安装施工 永久 3.4竣工报告、竣工验收报告 3.5竣工图（同1.9） 3.6-3.9同1.10-1.13 3.10系统调试、整定记录 长期 3.11绝缘、接地电阻等性能测试、校核 3.12操作、联动试验 短期 3.13电气装置交接记录 1.1监理合同协议，监理大纲、规划、细则及批复 1.2施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审 1.3施工组织设计、方案、计划、技术措长期 施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审 1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书 11

6 监理 1.土建施工监理

分类及编号 一级 类目 二级 类目 名称 价值鉴定 保管期限 密级 三级类目 主要内容 1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批 1.6监理通知、协调会审纪要，监理工程师指令、指示、来往函件 1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 1.8监理日志、周（月、季、年）报、工作总结、备忘录 1.土建施工监理 1.9各项测控量成果及复核，外观、质量等检查、抽查记录 1.10施工质量检查分析评估，不合格项目通知，工程质量事故、施工安全事故报告 1.11工程进度计划、实施、分析统计 1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理 1.13单位工程检查及开工（开仓）签证，工程分部、分项的质量认证、评估 1.14主要材料及工程投资计划、完成报表 2.1设备采购委托监理合同协议、采购方案、监造计划 2.2市场调查、考察报告 2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 类名类类名称 号 称 号 号 从“工1”程起7 建依设 次编号 即工程项目、单位工程或分部工程名称 6 监理 长期 秘密 2.设备采购、监造工作监理 生产技术7 准备、试生产

2.5开工、复工的报审表、暂停令 2.6会议纪要、来往文件 2.7监理工程师通知单、监理工作联系单 2.8监理日志、监理月报 2.9质量事故处理、设备制造索赔 2.10设备验收、交接、支付证书和结算审核 2.11设备采购、监造工作总结 1.产品技术参数、性能、图纸等 永久 2.设备试车、验收、运转、维护记录 长期 3.安全操作规程、事故分析报告 4.技术准备计划 短期 12

分类及编号 一级 类目 二级 类目 名称 价值鉴定 保管期限 密级 三级类目 主要内容 5.试生产管理、技术责任制 生产技术7 准备、试生产 6.开停车方案 7.试生产产品质量鉴定报告 8.运行记录 9.技术培训材料 10.工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录 1.工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明 类名类类名称 号 称 号 号 短期 从“工1”程起7 建依设 次编号 即工程项目、单位工程或分部工程名称 8 财务、器材管理 2.交付使用的财产总表和明细表（固定资产、流动资产、无形资产、递延资产等） 3.财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计 4.主要材料消耗、器材管理 1.项目竣工验收报告 2.工程设计总结 3.工程施工总结 4.工程监理总结 5.项目质量评审 6.工程现场声像文件 永久 短期 秘密 永久 9 竣工验收文件 7.工程审计、材料、决算报告 8.环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 9.竣工验收会议决议、验收证书及验收委员会名册、签名、验收备案文件 10.项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 长期 从设“备1”仪起8 器依管次理 编号 即设备仪器名称或型号 1 立项购置 依据性材2 料 开箱验收3 或接收 立项审批、购置计划、招投标、合同等 使用说明书、合格证、试验报告、图纸、零件目录等 装箱单、开箱记录、验收记录、工具单、备品备件等 4 安装调试 数据测定、性能鉴定、记录、报告等 运行使用、维护、5 记录、报告、审批等 改造、报废 事故分析6 调查分析、报告、通报、索赔等 和处理 设备仪器报废后5年 长期

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附件8：

竣工图章

竣 工 图 编制单位 编 制 人 技术负责人 监理单位 总 监 附件9：

审 核 人 编制日期 现场监理 件的规范

一般以每份文件为一件：

1.正文与附件为一件，正文在前。

2.正本、定稿、修改稿为一件，正本在前、重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。

3.正文、发文稿纸、定稿、修改稿为一件，正文在前发文稿纸随后。 4.文件处理单与正文为一件，文件处理单在前。

5.批复（复函、复文）与请示（函、来文）为一件，批复（复函、复文）在前。 6.转发文与被转发文为一件，转发文在前。

7.奖惩决定（通报）、依据性材料为一件，决定（通报）在前。 8.原件与复制件为一件，原件在前。 9.会议材料一份为一件。

10.每次会议记录为一件（用记录本记录的，一本为一件）。 11.不同类型的报表各为一件。

12.报表、名册、图册、介绍信存根等一册（本）为一件。 13.不同文字同一内容的文件为一件，中文（汉文）在前。 14.正件与附件如果数量较多或太厚，也可各为一件。

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