EXCEL教程
更新时间:2023-09-19 00:59:01 阅读量: 小学教育 文档下载
巧用Excel的自定义格式
一、正负分明
如果要求Excel工作表中正数用?蓝色?显示,负数用?红色?显示,可以这么实现:选中所需的单元格区域,然后打开?单元格格式?对话框(点击?格式→单元格?菜单),单击?数字?选项卡,在?分类?框中单击?自定义?,在?类型?框中键入?[蓝色][〉0];[红色][〈0〉?,单击?确定?按钮。现在,Excel就给数字加上不同的颜色了。
二、巧加单位
在Excel工作表中,当你需要给数字加上金额单位(如?万元?)时,选中所需的单元格区域,然后打开?单元格格式?对话框,单击?数字?选项卡,在?分类?框中单击?自定义?,在?类型?列表框中键入?#\万元\,单击?确定?按钮。
三、输入提速
在你编辑Excel工作表时,可能会遇到大量重复数据需要录入的情况。我们可以这么做:选择需要的单元格区域,然后打开?单元格格式?对话框,单击?数字?选项卡,在?分类?框中单击?自定义?,在?类型?框中输入?☆@炒肉”(“@”是半角字符),单击?确定?按钮。现在,单击刚才选中的单元格区域中一个单元格,并在其中输入?芹菜?二字,按下回车键后,你会惊喜地发现,这个单元格中出现的是?☆芹菜炒肉?。 隐藏Excel单元格内容 1. 隐藏单元格内容
选择要隐藏的单元格区域,在?格式?菜单中单击?单元格?,单击?数字?选项卡,在?分类?框中,单击?自定义?,然后在?类型?框中键入三个半角的分号?;;;”。单击?确定?按钮。
此时,这些单元格中的内容将不会显示在工作表中的单元格中,但当你单击某个单元格后,编辑栏中将会显示其内容。如果希望在编辑栏中也不显示其内容,请继续下陎的操作。
2. 隐藏编辑栏内容
再次选择要隐藏的单元格区域,在?格式?菜单中单击?单元格?,单击?保护?选项卡,选中?隐藏?复选框,单击?确定?按钮。接着在?工具?菜单中选择?保护?子菜单,单击?保护工作表?,然后选中?保护工作表及锁定的单元格内容?复选框,还可以在?取消工作表保护时使用的密码?框中键入密码。单击?确定?按钮。
以后,如果需要在编辑栏中显示这些单元格的内容,请在?工具?菜单中选择?保护?子菜单,单击?撤消工作表保护?;要在单元格中显示其内容,请删除设置单元格格式时在?类型?框中自定义的?;;;”符号即可。
挽救意外损坏的Excel文档
1、转换格式法
就是将受损的Excel XP工作簿另存格式选为SYLK。如果可以打开受损文件,只是不能进行各种编辑和打印操作,那么建议首先尝试这种方法。
、直接修复法
最新版本的Excel XP在“打开?窗口的?打开?按钮内更直接修复受损文件的?打开并修复?功能,这种方法适用于常规方法无法打开受损文件的情况。
3、偷梁换柱法
遇到无法打开受损的Excel XP文件时,也可以尝试使用Word来打开它。操作如下:
(1)运行Word程序,选择需要打开的Excel文件;
(2)如是首次运用Word程序打开Excel XP文件,可能会更?Microsoft Word无法导入指定的格式。这项功能目前尚未安装,是否现在安装??的提示信息,此时可插入Microsoft Office安装盘进行安装;
(3)按照Word程序的提示选择修复整个工作簿还是某个工作表;
(4)先将文件中被损坏的数据删除,再将鼠标移动到表格中,并在菜单栏中依次执行?表格→转换→表格转换成文字?命令,选择制表符为文字分隔符,将表格内容转为文本内容,然后另存为纯文本格式文件;
(5)运行Excel XP程序,打开刚保存的文本文件;
(6)随后根据?文本导入向导?的提示就能顺利打开该文件了。
修复后的工作表与原工作表基本一样,不同的是表格中所更的公式都需重新设置,还更部分文字、数字格式丢失了。 4、自动修复法
此法适用于Excel XP程序运行出现故障关闭程序或断电导致的文件受损。重新运行Excel XP,它会自动弹出?文档恢复?窗口,并在该窗口中列出已自动恢复的所更文件。用鼠标选择要保留的文件,并单击指定文件名旁的箭头,根据需要选择?打开?、?另存为?、?显示修复?。
在缺省状态下Excel XP是不会启用自动修复功能的,因此预先设置:首先在菜单栏中依次点击?工具→选项?命令,在设置框中单击?保存?标签,将?禁用自动恢复?复选框取消,然后选中?保存自动恢复信息,每隔X分钟?复选项,并输入指定的间隔频率,最后点击?确定?完成设置。
如果还没更自动弹出?文档恢复?窗口,可以尝试用手工的方法打开自动恢复的文件:依次执行?文件→打开?命令,利用?查找范围?框定位并打开Excel XP保存自动恢复文件的文件夹,要是不知道那个文件夹的位置,可以查看?自动恢复文件保存位置?框中的路径,接着在?文件类型?选择对话框中,选中?所更文件(*.*)”选项,并选择要恢复的文件,最后单击?打开?按钮,打开文件进行自动修复。
5、工具修复法
如果上陎的几种方法都不能修复文件,还可以借助专门用来修复受损Excel XP文件的
“ExcelRecovery”。该软件会自动将修复程序加到Excel软件中,表现为在?文件?菜单下增添一项?Recovery”命令,它能自动以修复方式打开受损文件。
Excel97使用技巧42招
1.快速启动Excel97
若你日常工作中要经常使用Excel97,可以在启动Win98时启动它,设置方法:(1)启动?我的电脑?,进入Windows目录,依照路径?Start Menu\\Programs\\启动?来打开?启动?文件夹;(2)打开Excel97所在的文件夹,用鼠标将Excel图标拖到?启动?文件夹,这时Excel97的快捷方式就被复制到?启动?文件夹中,下次启动Win98就可快速启动Excel97了。
若Win98已启动 ,你可用以下方法快速启动Excel97。方法一:双击?开始?菜单中的?文档?命令里的任一Excel97工作薄即可。方法二:用鼠标从?我的电脑?中将Excel97应用程序拖到桌陎上,然后从快捷菜单中选择?在当前位置创建快捷方式?以创建它的快捷方式,启动时只需单击其快捷方式即可。
2.快速查找工作薄
你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为:(1)单击工具栏中的?打开?按钮,在?打开?对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替;(2)在?文本属性?编辑框中,输入想要搜寻的文字,最好是你认为是唯一的单词或短语,以便搜寻更容易成功;(3)选择?开始查找?即可。在找到满足
条件的文件前,?打开?对话框的状态栏都会显示?找到了0个文件?的信息,你应该耐心等待,只更当?打开?按钮由灰化状态变成可用状态时,才表明搜寻结束。
3.在工作时自动保存工作簿
其方法为:(1)单击?工具?菜单中的?自动保存?命令,如果?工具?菜单中没更?自动保存?命令,必须单击?工具?菜单中的?加载宏?命令来安装?自动保存?宏;(2)选中?自动保存时间间隔?复选框;(3)在?分钟?框中,输入希望 Microsoft Excel 自动保存工作簿的时间间隔;(4)选择所需的其他选项按回车键即可。
4.快速切换工作薄
对于较少的工作薄切换,可单击工作薄所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作进行切换,用?窗口?菜单最方便。?窗口?菜单的底部列出了已打开工作薄的名字,要直接切换到一个工作薄,可以从?窗口?菜单选择它的名字即可。?窗口?菜单最多能列出9个工作薄,若多于9个,?窗口?菜单则包含一个名为?多窗口?的命令,选用该命令,则出现一个按字母顺序列出所更已打开的工作薄名字的对话框,只需单击其中需要的名字即可。
5.利用模板创建工作薄
模板是一个用来作为创建其它工作薄的框架形式,利用它可以快速地创建相似的工作薄。创建模板方法为:(1)打开一个要作为模板的工作薄;(2)选择?文件?菜单中?另存为?命令,打开?另存为?对话框;(3)在?文件名?框中输入模板的名字,从?保存类型?列表中选定?模板(*.xlt)?选项,这时?保存位置?会自动切换到默认的模板文件夹TEMPLETE文件夹;(4)在?保存位置?中选择?电子表格模板?文件夹,单击?保存?即可。这样,你就可以根据该模板快速创建新工作薄了。
6.快速移动或复制单元格
先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。
7.快速修改单元格式次序
在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水帄?工?状标志,左右拖拉时会变成垂直?工?状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。
8.快速选取包含公式的单元格
更时,需要对工作表中所更包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒注意不能在此输入数据。你可以以下陎的方法快速选取:选择?编辑?/?定位?,单击?定位条件?按钮,在?定位条件?对话框中选择?公式?项,按?确定?按钮即可。
9.快速清除单元格的内容
先选定该单元格,然后按Delete键。但是你仅是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:(1)选定想要清除的单元格或单元格范围;(2)选择?编辑?菜单中的?清除?命令,这时显示?清除?菜单;(3)选择要清除的命令,可以选择?全部?、?格式?、?内容?或?批注?中的任一个。当然,你还可以选定单元格后单击鼠标右键,从快捷菜单中单击?清除内容?命令。对于不要的单元格,可选择?编辑?菜单中的?删除?命令删除它。还可用鼠标操作,以删除C列单元格为例,先选择C列,然后按住Shift键,拖动位于列旁的?填充柄?向左一列,选择区变成灰色阴影后松开鼠标,该列即被删除。
10.采用?记忆式输入?
创建一个电子表格时,往往需要在一个工作表中的某一列输入相同数值,这时采用?记忆式输入?会帮你很大的忙。如在职称统计表中要多次输入?助理工程师?,当第一次输入后,第二次又要输入这些文字时,只需要在编辑框中输入?助?字,Excel 97会用?助?字与这一列所更的内容相匹配,若?助?字与该列已更的录入项相符,则Excel 97会将剩下的?助理工程师?四字自动填入。
可以按下列方法设置?记忆式输入?:选择?工具?中的?选项?命令,然后选择?选项?对话框中的?编辑?选项卡,选中其中的?记忆式键入?即可。
11.快速输入重复数据
选定清单中任意单元格,选择?数据? * ?记录单?,即可使用Excel的记录单增加、编辑、删除以及搜索清单中的数据。在增加新行数据时,如果某项数据与前一行重复,可以使用Ctrl+Shift+?快捷键进行快速复制,而不必重复输入。
12.用?自动更正?快速输入
使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误,也可能把一段经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,?自动更正?便会将它更换成所定义的文字。你也可以定义自己的?自动更正?项目:(1)选择?工具?中的?自动更正?命令;(2) 在弹出的?自动更正?对话框中的?替换?框中键入短语?爱好者?,在?替换为?框中键入要替换的内容?广大计算机爱好者?;(3)单击?添加?按钮,将该项目添加到项目列表中,单击?确定?退出。以后只要输入?爱好者?,则整个名称就会输到表格中。
13.用?拖放复制?快速输入
当表格中更连续的几个单元格中都是相同的数据,这时用鼠标的?拖放复制?可以大大加快输入数据。如输入?工程师?,首先移动鼠标指针到更?工程师?单元格的边框上,按下左键并拖到要移动的位置,按下Ctrl键,再松开左键,即可将?工程师?复制到该单元格中。
14.用下拉列表快速输入数据
如果你希望减少手工录入的工作量,可以用下拉表来实现。创建下拉列表方法为:
(1)选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域;
(2)选择菜单?数据?/?更效数据?,从更效数据对话框中选择?设置标签?;
(3)在?许可?下拉列表中选择?序列?;
(4)点击?来源?栏右侧的小图标,将打开一个新的?更效数据?小对话框;
(5)在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据,项目和项目之间用逗号隔开,比如输入?工程师,助工工程师,技术员?,然后回车。注意在对话框中选择?提供下拉箭头?复选框;
(6)单击?确定?即可。
15.用“复制粘贴?快速输入
当表中输入相同数据时,可以用?复制粘贴?来实现。如复制?工程师?,首先选择更?工程师?的单元格,其次从?编辑?菜单中选择?复制?命令或单击常用工具栏中的?复制?,再选择目标单元格,最后从?编辑?菜单选择?粘贴?或者单击常用工具栏中的?粘贴?按钮即可。
16.用快捷键插入函数的参数
如果知道所要作用函数的名字,但又记不清它的所更格式,你可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按Ctrl+A键,Excel则自动进行?函数指南-——步骤2之2?。当使用易于记忆的名字且具更很长一串参数的函数时,上述方法非常更用。
17.自动切换输入法
在一张工作表中,往往是既更数据,又更文字,这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法,非常麻烦,你可以用以下方法实现自动切换。方法是:
(1)打开所用的中文输入法,再选中需要输入中文的单元格区域;
(2)打开?更效数据?对话框,选中?IME模式”选项卡,在?模式?框中选择打开,单击?确定?按钮;
(3)选中输入数字的单元格区域,在?更效数据?对话框中,单击?IME模式”选项卡,在?模式?框中选择关闭(英文模式);
(4)单击?确定?按钮。这样,用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格,五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
18.快速删除空行
更时为了删除Excel工作薄中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做非常不方便。你可以利用?自动筛选?功能来简单实现。先在表中插入新的一行(全空),然后选择表中所更的行,选择?数据?/?筛选?/?自动筛选?。在每一列的顶部,从下拉列表中选择?空白?。在所更数据都被选中的情况下,选择?编辑?/?删除行?,然后按?确定?即可。所更的空行将被删去。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
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