学Excel2003-第6章 管理工作表中数据

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第6章 管理工作表中 的数据除了利用公式和函数对数据进行计 算和分析外，Excel还提供了数据清单、 数据排序、数据筛选、分类汇总以及合 并计算等功能，利用这些功能可以方便 地管理、分析各类数据，从而为企事业 单位的决策管理提供可靠的依据。

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本章内容提要

建立数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 合并计算 数据分析

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6.1 建立数据清单在Excel中，数据清单是包含一系列数据的 工作表行，清单的第一行具有列标志，紧随其后 的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间 不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类 型和含义。在执行数据操作的过程中，Excel会自动将 数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作 数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库 的字段名称，数据清单的每一行被认为是数据库 的一条记录。

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6.1.1 建立数据清单的准则 数据清单的大小和位置 (1)避免在一个工作表中建立多个数据清单， 因为数据清单的某些处理功能(如筛选等),一次只 能在同一工作表的一个数据清单中使用。 (2)在工作表的数据清单和其他数据间至少留 出一个空白列和一个空白行，从而在执行排序、筛选 或插入自动汇总等操作时，有利于Excel检测和选定 数据清单。 (3)避免在数据清单中放置空白行和列，从而 有利于Excel检测和选定数据清单。 (4)避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。 因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。

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列标志 (1)需在数据清单的第一行里创建列标志。Excel 将使用这些标志创建报告，并查找和组织数据。 (2)列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、 边框或大小写样式，最好与数据清单中其他数据的格式 相差别。 行和列内容 (1)在设计数据清单时，应使同一列中的各行数据 具有同样的类型和含义。 (2)在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为 多余的空格影响排序和查找。 (3)不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。

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6.1.2 直接输入数据清单建立数据清单分以下两个步骤： (1)建立数据清单的标题：在数据清单的标题行 中键入各字段名。 (2)输入各项记录：可以直接在数据清单中键人 数据(该方式下当数据清单栏目较多时容易出错); 或使用“记录单”输入数据。 例如要制作一个通讯录，首先要规划好数据清单 的结构，即字段，然后在工作表中输入相应的数据。

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6.1.3 使用记录单输入与编辑数据1.使用记录单输入数据

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2.使用记录单编辑数据若要添加新的记录，可在记录单 对话框中单击“新建”按钮，然后输 入各字段内容即可

。重复该操作可添 加多条记录。添加完毕，单击“关闭” 按钮，退出记录单对话框。 若要修改记录，可单击“上一条” 或“下一条”按钮查找并显示出要修 改数据的记录，如图6-8所示，然后 修改该记录的内容。修改完毕，单击 “关闭”按钮，退出记录单对话框。 若要删除记录，可单击“上一条” 或“下一条”按钮查找要删除的 记录，然后单击“删除”按钮， 弹出提示对话框，单击“确定” 按钮，在记录单中显示的记录被 删除。

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6.2 数据排序排序是对工作表中的数据进行重新组织安 排的一种方式。Excel可以对整个工作表或选 定的某个单元格区域进行排序。 在Excel中，可以对一列或多列中的数据 按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可 以按自定义序列(如大、中和小)进行排序。 大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也 可以针对行进行。

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6.2.1 简单排序简单排序是指对工作表中的单列数据按照 Excel默认的升序或降序方式进行排列。 升序排序 数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。 日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。

文本：按照特殊字符、数字(0…9)、小写英 文字母(a…z)、大写英文字母(A…Z)、 汉字(以拼音排序)进行排序 逻辑值：FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值(如#NUM!和#REF!) 的优先级相同。 空白单元格：总是放在最后。 降序排序 与升序排序的顺序相反。

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对“水果名称” 列进行升序排序

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6.2.2 多个关键字排序多关键字排序，也就是对工作表中的数据按两 个或两个以上的关键字进行排序，。 下面将水果价格表中的“水果名称”、“产 地/规格”和“最高价”按升序进行排序。

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将水果价格表中 “水果名称”、 “产地/规格” 和“最高价”按 升序进行排序后 的效果

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6.2.3 自定义排序如果已有的排序规则无法满足用户要求，此时可以 用自定义排序规则来解决。在该方式下，需首先自定义 序列，然后再按自定义的序列排序。

自定义序列

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自定义排序 结果

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6.3 数据筛选Excel的数据筛选功能为我们提供了一种方 便、快捷的数据查询方法，它只显示符合条件的 数据，而将不符合条件的数据隐藏起来，且隐藏 起来的数据不会被打印出来。要进行筛选数据操 作，工作表中必须有列标签。

6.3.1 自动筛选自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选 时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示 符合条件的数据。

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将水果价格表中 “产地/规格”为 “国产”的记录筛 选出来了

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6.3.2 自定义筛选在筛选按钮下拉列表中选择“自定义”项，可 以限定一个或两个筛选条件，以显示

出所需的数据。 下面将水果价格表 中“均价”大于或 等于10且小于或等 于25的记录筛选出 来。

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筛选出水果价格表中“均价”大于 或等于10且小于或等于25的记录

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