三峡集团公司招投标管理系统需求分析报告V1.0 - 图文

三峡集团公司招投标管理系统（一期）需求分析报告

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招投标管理系统（一期）

需求分析报告

三峡国际招标有限责任公司 三峡高科信息技术有限责任公司

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日期 <2011/03/10> <2011/07/12> 版本 <1.0> <1.0> 创建 修改 说明 谢玄 万芬、王正 作者

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目录

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1

引言 .............................................................................................................................................. 5 编写目的 .................................................................................................................................. 5 读者对象 .................................................................................................................................. 5 术语定义 .................................................................................................................................. 5 参考资料 .................................................................................................................................. 5 任务概述 ...................................................................................................................................... 5 目标 .......................................................................................................................................... 5 实现功能和要求 ...................................................................................................................... 6 系统用户及特点 ...................................................................................................................... 7 假设与约定 .............................................................................................................................. 8 性能需求 ...................................................................................................................................... 8 可靠性要求 .............................................................................................................................. 8 稳定性要求 .............................................................................................................................. 8 可用性要求 .............................................................................................................................. 8 功能需求 ...................................................................................................................................... 9 基础设置管理 .......................................................................................................................... 9

系统角色及功能权限设置 .............................................................................................. 9

4.1.2 招标项目设置 ................................................................................................................ 11 4.1.3 组织机构设置 ................................................................................................................ 12 4.2 招标业务管理 ........................................................................................................................ 12 4.2.1 招标计划管理 ................................................................................................................ 12 4.2.2 招标项目管理 ................................................................................................................ 14 4.2.3 招标进程管理 ................................................................................................................ 23 4.2.4 招标知识库管理 ............................................................................................................ 43 4.3 综合事务管理 ........................................................................................................................ 45 4.3.1 工程基础信息管理 ........................................................................................................ 45 4.3.2 模板文件管理 ................................................................................................................ 45 4.3.3 质检管理 ........................................................................................................................ 47 4.3.4 质量案例库管理 ............................................................................................................ 48 4.3.5 档案管理 ........................................................................................................................ 48 4.3.6 代理合同管理 ................................................................................................................ 48 4.3.7 招投标法律法规及相关规定管理 ................................................................................ 50 4.4 财务管理模块 ........................................................................................................................ 50 4.4.1 银行到账查询 ................................................................................................................ 51 4.4.2 标书款管理 .................................................................................................................... 52 4.4.3 保证金管理 .................................................................................................................... 54 4.4.4 发票管理 ........................................................................................................................ 56

4.1.1

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4.4.5

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代理费管理 .................................................................................................................... 57

4.4.6 会议费管理 .................................................................................................................... 59 4.5 业务信息库 ............................................................................................................................ 60 4.5.1 供应商管理子系统 ........................................................................................................ 60 4.5.2 专家库管理子系统 ........................................................................................................ 63 4.5.3 文件资料库 .................................................................................................................... 65 4.6 招标业务统计分析 ................................................................................................................ 66 4.6.1 招标项目统计表 ............................................................................................................ 66 4.6.2 招标计划执行统计表 .................................................................................................... 70 4.6.3 招标项目代理费收入、 ................................................................................................ 70 4.6.4 招标项目会议费统计表 ................................................................................................ 73 4.6.5 工作量统计 .................................................................................................................... 79 4.7 接口管理 ................................................................................................................................ 80 4.7.1 NC系统数据接口 .......................................................................................................... 80 4.7.2 集团OA系统数据接口 ................................................................................................. 80 4.7.3 TGPMS系统数据接口 .................................................................................................. 81 附件一：招标文件发售情况一览表 ................................................................................................ 82 附件二：标书发售登记表 ................................................................................................................ 82 附件三：标书款台账 ........................................................................................................................ 82 附件四：开立发票申请表 ................................................................................................................ 83 附件五：澄清文件收到确认汇总表 ................................................................................................ 83 附件六：保证金收取台账表 ............................................................................................................ 83 附件七：保证金收取登记表 ............................................................................................................ 84 附件八：项目保证金收取汇总表 .................................................................................................... 84 附件九：项目招标代理费汇总表 .................................................................................................... 85 附件十：保证金退还申请表 ............................................................................................................ 85 附件十一：保证金退还登记表 ........................................................................................................ 86 附件十二：会议预算审批表 ............................................................................................................ 86 附件十三：会议预算明细表 ............................................................................................................ 86 附件十四：会议决算审批表 ............................................................................................................ 87 附件十五：会议决算明细表 ............................................................................................................ 88 附件十六：招标文档签收表 ............................................................................................................ 89 附件十七：归档文件信息表 ............................................................................................................ 89 附件十九：银行到账信息台账 ........................................................................................................ 91 附件二十：发票录入表 .................................................................................................................... 92 附件二十一：发票开具台账 ............................................................................................................ 92 附件二十二：项目招标收入统计表 ................................................................................................ 92 附件二十三：项目招标统计一览表 ................................................................................................ 94 附件二十四：供应商基础信息表 .................................................................................................... 94 附件二十五：专家专业分类表 ........................................................................................................ 95 附件二十六：三峡招标采购评审专家资格申请表 ......................................................................... 96

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1. 引言

1.1 编写目的

全面、详细和准确的定义三峡招投标管理系统的用户需求，弄清楚需要解

决的问题，指导后续的开发工作；本文档所描述的用户需求将作为项目最终的检验标准和依据。为后期的详细设计阶段打下良好的基础。

1.2 读者对象

1、 用户

2、 需求分析人员 3、 软件设计人员 4、 软件测试人员

1.3 术语定义

序号 术语 / 缩写 1 TGPMS 2 集团公司 3 招标公司

定义 三峡工程管理系统 中国长江三峡集团公司 三峡国际招标有限责任公司 1.4 参考资料

资料名称 三峡集团招投标管理系统调研报告 出版单位（作者） 唐骏、张进 2. 任务概述

2.1 目标

集团公司招投标管理系统开发和建设的目的在于：将招投标过程中的各个角色，如供应商、招标机构、评标专家、政府监督机构等连接起来，投标人通

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过电子商务门户传递投标数据，评标、开标均采用信息化管理手段。以招投标业务管理为核心，围绕招标项目进行一系列流程化的管理工作，保证招标项目的完整有序高效进行的总体目标。

本系统将采取“总体策划、分步实施”的策略，分阶段、分业务进行建设。第一阶段以招标公司业务需求为核心，以招标公司招标项目为试点对象，一期完成招投标项目管理的基本功能，实现并优化招标公司原招标系统已实现的所有功能；二期搭建三峡集团公司招标信息门户网站，基本实现电子商务平台建设；三期提供招标管理与TGPMS系统集成；四期实现本系统对招标业务的支持与决策功能。

（一）通过系统的建设，建立起统一的、能满足业务不同部门、不同管理层次业务处理、业务催办、业务审核的协同工作平台，减少手工工作量，提高工作效率。

（二）建立一套完整、科学、规范的招标项目管理责任体系、招标项目管理流程，以及与招标项目管理相应的组织体系、制度体系。

（三）通过系统对业务环节数据记录及里程碑设置实现对招标计划、招标项目执行情况的有效跟踪和实时的动态监控。

（四）初步实现招标公司招标业务管理全部业务流程的信息化处理。在招标公司范围内基本实现招标计划、招标项目立项、招标项目执行、执行监控、分析、考核等管理全流程信息化。

2.2 实现功能和要求

根据对招标公司业务管理现状的分析，考虑到集团公司相关管理部门的要求和实际业务情况，以及三峡集团招投标管理系统要达到的目标，三峡集团招投标管理系统必须建成一个统一的工作平台，在一个高度集成的系统环境中实现主要功能如图所示：

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主要功能模块基础设置系统角色功能权限项目类型知识库管理组织机构招标业务招标计划招标项目管理招标进程管理综合事物工程基础信息财务管理银行到账查询代理费管理保证金管理发票管理标书款管理会议费管理财务待办事物项目模板文件质检管理档案管理代理合同法律法规三峡集团公司招投标管理系统收费标准业务分析供应商管理专家库管理文件资料库系统接口集团OA接口集团NC接口集团TGPMS接口 系统总体要求：

? 按集团公司招标管理办法有关规定，规范招标工作流程； ? 提供各业务环节里程碑，对招投标业务工作的指导和督促功能； ? 招投标文档管理，提供规范和便捷的资料存档和查阅功能； ? 标准文件自动生成，为业务工作提供技术支持；

? 符合TGPMS系统标准的基础数据规范，配套的标准化接口实现与TGPMS

系统、NC系统、OA系统间数据交互。

2.3 系统用户及特点

招投标管理系统的用户包括：集团公司计划发展部、三峡国际招标有限责任公司以及各执行招标业务的单位或部门。

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其中：集团公司计划发展部负责招投标业务相关规则和办法的制定以及年度招标业务制定，对招标业务环节相关数据或文档进行审核，并对招标计划完成整体情况进行控制和追踪。

招标公司及负责执行招标项目具体业务流程，编制相关招标项目文档并提交集团公司领导审批，招标结束后对招标相关文档进行归档。

2.4 假设与约定

本系统拟于2011年12月完成开发工作，12月底提出总结报告并进行项目验收。

3. 性能需求

3.1 可靠性要求

本系统为三峡集团公司内部信息系统，系统使用者为集团公司内部员工，系统数据中包括例如招投标报价等较为敏感的数据，属于保密信息，因此系统对安全性要求较高。

3.2 稳定性要求

本系统作为集团公司招标管理系统，需要7*24小时不间断服务，系统用户操作频率约为5次/天，如果出现部分数据丢失，影响业务流程，导致整个系统失效或者崩溃。

3.3 可用性要求

本系统客户的业务功能庞杂，操作页面的目标为尽量在一个页面容纳更多功能，通过菜单、页面导航条、链接按钮、超链接等形式的设置，方便用户导航。系统需提供在线帮助文档，指导系统用户操作。

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4. 功能需求

4.1 基础设置管理

基础设置管理模块系统角色管理功能权限设置招标项目类型设置组织机构设置

4.1.1 系统角色及功能权限设置

设置系统角色及其管理的功能权限。以列表的形式显示系统所有的用户角色，并提供添加、删除、修改角色权限的功能。系统引用人员时，可选择按照组织机构或人员角色进行树形菜单显示。

系统角色及权限信息表 序号 1 角色名称 招标公司领导 功能权限 查询所有业务信息，统计分析报表，项目审批。 2 3 系统管理员 集团项目部经理 系统基础功能配置，角色权限维护 查询本部门项目相关业务，审核处理招标业务过程信息，查询本部门当前工作内容。 4 集团项目业务人员 执行招标业务过程中的具体功能操作 5 市场项目部经理 查询本部门项目相关业务，审核处理招标业务过程信息，查询本部门当前工作内容。 6 市场项目业务人员 执行招标业务过程中的具体功能操作 7 财务部经理 查询公司往来帐务相关信息，审批财务相关流程

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备注 系统业务最高权限 一般为技术部人员 总公司相关项目 总公司相关项目 市场一部/市场二部 市场一部/市场二部 三峡集团公司招投标管理系统（一期）需求分析报告 Version:

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8 9 10 12 财务部出纳 财务部统计 综合部经理 质检部业务人员 处理招标业务相关往来帐务 招标业务相关财务报表统计信息 负责招标归档，委托合同管理 跟踪查询招标项目进展情况，查询所有部门待处理工作 质检部门领导具有同样的权限。 可由综合部业务人员兼职 13 14 委托合同管理人员 专家库管理员 登记项目法人委托代理合同信息 负责专家信息登记，维护工作 15 投标单位管理员 负责供应商信息库登记维护工作 系统管理人员：系统管理员具有系统最高权限，有删除、修改、干预流程、后台管理等权限，但是操作需要保留操作日志；权限后台管理具有添加、修改、删除、附件上传、附件下载、附件浏览、附件修改、导入导出等的设置；

公司领导：总经理、副总经理、总经理助理、正/副总师可操作本人参与项目的所有信息，可以查看公司所有项目信息和统计信息；

业务部门负责人：业务部门负责人可以操作和查看本部门所有项目信息和本部门所有统计信息，并每月审核、生成 部门项目进展月度统计报表；

业务人员：业务部门人员只可操作本人负责的项目和自己参与项目中的参与工作内容；业务人员可以设置操作中由谁来参与，默认是自己；业务人员可以查看自己负责的统计信息；

总经理工作部：部门指定专人对专家库管理进行操作（包括添加、修改、删除、导入导出），专家抽取暂时由业务人员操作；质量管理人员可以查看公司所有项目的信息；部门指定专人进行代理合同信息的录入等；档案管理人员可以查看公司项目的归档情况；供货商及专家等网上信息审批；部门正、副主任可查看公司项目统计信息；

财务部：财务人员有查看公司财务相关内容的权限，包括标书款、收退保证金、统计信息等；

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其他：

项目结束，项目中的所有数据将不得操作，只有当管理员授权后方可进行；

系统中离职人员不可以登录招投标系统，也不可以出现在公司所有流程操作和领导桌面中；

操作日志可以按照时间、操作人员姓名及招标编号查询。

4.1.2 招标项目设置

系统中针对不同的招标业务类别，支持建立多层次的业务类别分类目录。建立业务类别分类目录，是企业信息化的基础性工作，是采购业务规范化的源头和基础。业务类别分类的划分需要兼顾工作的方便性和业务的规范性进行设置。

服务对象：集团内（默认）、集团外； 采购区域：国内招标（默认）、国际招标；

业务类别：水电、风电、抽水蓄能、太阳能、核电、其他；

工程名称：三峡工程（TGP）、溪洛渡工程（XLD）、向家坝工程（XJB）、白鹤滩工程 （BHT）、乌东德工程 （WDD）、其他（金沙江筹建处（JSJ）、长江电力）。（根据TGPMS中工程分类进行设置）；

项目类别：建安类（JA）、机电类（JD）、金结类（JJ）、物资类 （WZ）、服务类 （FW）、施工设备类、其他（QT）。（可设置二级分类）；

采购方式：公开招标、邀请招标、询价采购（补充协议（公开招标）、补充协议（邀请招标）、直接委托（单一货源采购）、直接委托（关联交易）、直接委托（抢险、保密）、直接委托（其它））、竞争性谈判、其他；

项目规模：重大项目、一般项目、小型项目。（根据项目类别、立项金额自动生成，业务人员能够调整，只能向上调）；

合同方式：单价合同、总价合同；

其中业务类别、工程名称、项目类别之间存在层次关系。在选择项目类别是应通过业务类别->工程名称->项目类别的级联方式。

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4.1.3 组织机构设置

系统提供集团公以及招标公司各职能部门、人员信息维护功能。

4.2 招标业务管理

招标业务管理模块(1)招标计划管理(2)招标项目管理(4)招标知识库管理(5)招标辅助工具招标计划导入招标项目基本信息招标项目需求评审招标项目策划书招标资料管理投标资料管理评标资料管理清标工具下载(3)招标进程管理会议费预算/结算信息招标进程设置标段划分投标单位资格预审招标文件内审招标公告管理邀请通知书管理标书发售现场踏勘管理项目澄清管理投标保证金收取项目开标管理评标管理中标管理中标公示合同信息招标代理费投标保证金退还招标归档

4.2.1 招标计划管理

集团公司招标项目以年度计划为主，通过excel文件导入的方式进行数据录入，也可由业务人员自行添加编辑。市场项目可以是年度计划，也可以是月度计划，需要业务人员自行添加。

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招标计划信息包括：计划年度、录入人、项目类别、业务类别、招标项目名称、业主单位、业主责任部门、招标方式、实施部门、项目立项规模、预计代理费、资金渠道、说明。

招标计划 (1)计划年度 (3)项目类别 (5)招标名称 (6)业主单位 (8)预计招标开始时间 (10)预计招标结束时间 (12)项目立项规模（万元） (14)资金渠道 (15)说明 (2)录入人 (4)业务类别 (7)责任部门 (9)招标方式 (11)实施部门 (13)预计代理费（万元） 字段说明如下：

(1)计划年度：默认值，当前年份； (2)录入人：默认值，当前登录用户；

(3)项目类别：建安类（JA）、机电类（JD）、金结类（JJ）、物资类 （WZ）、服务类 （FW）、施工设备类（SB）、其他（QT）。（可根据情况设置二级分类）；

(4)业务类别：必填项，选择列表，包括：水电、风电、抽水蓄能、太阳能、核电、其他；

(5)招标项目名称：必填项，通过导入数据获取，可修改； (6)业主单位：选择列表，和业主信息库关联； (7)业主责任部门：选择列表，和业主信息库关联；

(9)招标方式：总经理工作部根据集团相关规定提供统一采购方式分类；

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(11)实施部门：选择列表，包括：招标办各部门、招标公司各部门名称； (12)项目立项规模（万元）：手工输入；

(13)预计代理费：代理费的测算根据招标项目和招标规模按照国家费率标准计算，并提供幅度调整的功能；

(14)资金渠道：导入数据，用户可从下拉列表中选取进行编辑。

4.2.2 招标项目管理

提供招标项目的初始化建档功能，招标项目建档的完整流程包括基本信息录入、项目需求评审、项目策划信息填写三个环节，系统利用向导式的操作界面进行招标项目的初始化工作。

项目建档流程图：

项目基本信息录入项目需求评审招标项目策划 4.2.2.1

招标项目基本信息

招标项目首选项为从招标计划表中选择，先看项目是否在年度计划范围内，如是，就在年度项目计划中选择，并从项目计划表中导入相关项目基础信息数据，业务人员能对相关数据进行修改。计划表中没有的项目则需业务人员入。

1、 2、

由集团或二级公司立项；

招标公司项目建档（部分项目数据从立项表中获取），市场项目则无立项。

项目立项表 招标项目名称： 相关的年度计划：（可对应多个计划项目） 项目类别 业务类别 14

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业主单位 招标机构 项目立项规模（万元） 资金来源 招标编号 招标实施部门 部门经理 招标文件编制单位（商务） 委托协议时间 监督单位 预计代理费（万元） 付费方式 备注 责任部门 招标方式 招标规模 资金渠道 项目经办人 主管领导 招标文件编制单位（技术） 技术商务资料提供时间 项目批复文件 项目预估成本（万元） 表中字段说明如下：

对应招标计划：可以是一个，也可是多个，从计划表中选择。如果是计划外项目，则选择无；

招标项目名称：名称编制规则为“工程名称”+“项目名称”； 项目类别：集团内项目、集团外项目；

业务类别：水电、风电、抽水蓄能、太阳能、核电、其他。采用树形选择方式，排序为：业务类别→工程名称→项目类别；

责任部门：指直接负责采购的部门，如各建设部的二级部门，二级公司的各个项目部；集团内项目根据组织机构设置选择或输入，集团外项目直接输入；

招标方式：总经理工作部根据集团相关规定提供统一采购方式分类；

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招标规模：重大项目、一般项目、小型项目；

招标实施部门：招标公司负责组织招标的业务部门，根据招标公司组织机构设置选择，开始默认为建档人所在的部门，但可修改（人员有时调整或临时借用）；

预计代理费（万元）：预计代理费的计算见招标计划中的预计代理费，招标项目中的预计代理费需要注意的是合并后的项目的预计代理费的计算。代理费的取费标准是否根据项目的立项规模有关；

上述表格中，项目类别、业务类别、招标名称、业主单位，项目经办人与招标计划中的录入人对应，实施部门应细化到各部门，和招标计划中的实施部门不同，招标计划中的实施部门只到招标公司。

4.2.2.2 招标项目需求评审

业务人员填写需求评审记录表，并根据系统定义的评审流程提交相关领导。根据项目类别分为集团内和市场项目需求评审，表结构形式如下:

集团内项目需求评审记录

信息来源 直接委托项目概况 招标内容 邀标通知 填写栏填写栏 本次招标方式 顾客需求 投标人资格条件要求 （根据项目建档中的项目类别直接由系统确定，不用再填） 填写栏填写栏 项目进度总体要求 资格预审 是 否 16

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项目评审阶段 投标商资格预审阶段 招标文件编制阶段 招标文件发售、澄清阶段 我方主要 工作内容 开标准备阶段 开标阶段 评标阶段 中标通知阶段 评审结论 评标大纲编制阶段 客户要求都已明确 完全有能力满足顾客的要求 可以满足，但需要采取措施 措施填写栏 参加评审人员：填写栏 上述表格中需求评审系统采取联动的方式根据是否设置资格预审环节来显示相关招标工作内容可选项。评审意见和评审结论采取单选方式。

市场项目需求评审记录

信息来源 直接委托 邀标通知 项目概况及招标内容 填写栏 顾客需求 本次招标方式 （根据项目建档中的项目类别直接由系统确定，不用再填） 投标人资格条件要求 填写栏 17

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项目进度总体要求 项目评审阶段 填写栏 投标商资格预审阶段 招标文件编制阶段 招标文件发售、澄清阶段 评标大纲编制阶段 开标准备阶段 开标阶段 评标阶段 中标通知阶段 （按照选定的招标方式出现相应工作内容，系统默认为选择全部环节，业务人员可根据具体情况进行勾选调整） 评审意见 客户要求都已明确 完全有能力满足顾客的要求我方主要 工作内容 可以满足，但需要采取措施 措施填写栏 单选 评审结论： 签订合同 放弃合同 参加评审人员：填写栏 4.2.2.3 招标项目策划

如果在需求评审环节评审结论为签订合同时，进入项目策划环节，项目策划书根据需求评审中[我方主要工作]选定的内容自动生成相关环节，时间设置

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采用选择方式，并根据招标环节先后顺序对时间进行判定。

业务人员填写项目策划书相关信息，根据项目类别，系统自动选择项目策划书模板，分为集团内项目策划书和市场项目策划书。项目策划书信息表结构如下：

集团内项目策划书

一、工程项目概况 项目概况 招标内容 本次招标方式 潜在投标人情况 投标人资格条件要求 项目进度总体要求 其它 二、项目特点、难点分析 三、项目实施计划 招标文件模板 （系统直接从项目需求评审记录中导入） 填写栏 （根据项目建档中的项目类别直接由系统确定，不用再填） 填写栏 （系统直接从项目需求评审记录中导入） （系统直接从项目需求评审记录中导入） 填写栏填写栏 （如已录入标准化文件，则选择模板） 19

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编制资格预审文件日期选择框 组织资格预审日期选择框 编制招标文件日期选择框 总体时间计划安排 （如没有确定，则为预估） 发布招标公告日期选择框 开标日期选择框 组织评标日期选择框 编制评标报告日期选择框 （目前暂定只出现上述环节，根据需求评审中“我方主要工作”选定的内容自动生成相关环节，时间设置有基本限制，） 人员计划 资金计划 其他资源 填写栏 元 预计成本填写栏填写栏

市场项目策划书

一、工程项目概况 项目概况及招标内容 本次招标方式 潜在投标人情况 投标人资格条件要求 项目进度总体要求 其它 二、项目特点、难点分析 （系统直接从项目需求评审记录中导入） （根据项目建档中的项目类别直接由系统确定，不用再填） 填写栏 （系统直接从项目需求评审记录中导入） （系统直接从项目需求评审记录中导入） 填写栏填写栏 20

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三、项目实施计划 1、如已录入标准化文件，则选择模板 招标文件模板 2、如没有标准化文件，则填写类似项目招标文件名称 编制资格预审文件日期选择框 组织资格预审日期选择框 编制招标文件日期选择框 总体时间计划安排 （如没有确定，则为预估） 发布招标公告日期选择框 开标日期选择框 组织评标日期选择框 人员计划 资金计划 其他资源 填写栏 元 预计成本填写栏填写栏 预计收入填写栏收入测算 元 附表：项目风险评估 填写栏 业务人员填写策划书提交分管领导审批，审批通过后系统根据需求评审记录文档中主要工作内容以及策划书中的时间、人员安排信息形成一份招标进程表，招标进程按照需求评审的设置进行操作，关键时间节点按照策划书中设置的时间，其他时间按照相关招标规定计算得出，业务人员可对其进一步修改。此外，系统自动生成一张招标项目信息总表，包括项目基本信息和需求分析报告。

招标项目信息总表结构如下：

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招标项目名称： 相关的年度项目计划： 项目类别 业主单位 招标机构 项目立项规模（万元） 资金来源 招标编号 招标实施部门 部门经理 招标文件编制单位（商务） 委托协议时间 监督单位 预计代理费（万元） 付费方式 项目评审结论 招标文件模板 备注 参加评审人员 项目经办人 主管领导 业务类别 责任部门 招标方式 招标规模 资金渠道 招标文件编制单位（技术） 技术商务资料提供时间 项目批复文件 项目预估成本（万元） 对于已经建档的每个项目，提供检索功能。业务人员能够查看、下载相关文档，也可对相应环节数据信息进行编辑。

招标项目 基本信息表 项目需求评审记录 项目策划书 项目招标进行表 总表

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4.2.3 招标进程管理

对单个招标项目的招标进程管理，项目建档后开始进行标段划分、标书编制、售标、标书澄清修改、开标、评标等招标项目全过程的业务管理。

4.2.3.1 招标进程设置

系统支持公开招标、邀请招标、询价采购、其他招标方式。各招标方式流程图如下：

流程图——公开招标

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<招标进程表><公开招标><资格预审>开始资格预审Y编制资格预审文件N招标文同时进行件内审编制招标文件和公告文件审查项目取消（结束）资格预审公告并发售预审文件改变招标方式招标公发布招标公告及告内审发售招标文件有限数量制N资延长售标时间N数量多余3家Y质Y多余限制数量N业绩数量多余3家NY现场踏勘/标前会Y审核澄清补遗招标文件抽取专家Y编制评标大纲并抽取专家预审评审、预审结果公告评标大保证金核查纲内审（投标截止）投标邀请书Y发售招标文件N推迟开标N数量多余3家Y开标清标评标Y是否流标NN决标审核并发中标通知书招标结果公告流程元素说明： 流程开始、结束节点。Y是否过有效期N签定合同 流程中的关键节点。Y 判断节点。 退保证金资料归档 流程中可跳过的节点。结束 引入子流程节点。公开招标流程图

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流程图——邀请招标和询价招标

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<招标进程表><邀请招标>开始<询价采购>开始编制招标文件编制询价文件招标文件内审发售招标文件询价文件内审发售询价文件澄清补遗招标文件编制评标大纲并抽取专家编制评标大纲并抽取专家评标大纲内审保证金核查（投标截止）评标大纲内审提交询价文件Y推迟开标N数量多余3家推迟开标YN数量多余3家开标开标评标评标清标清标专家打分和评标内审专家打分和评标内审项目取消（结束）改变招标方式Y流标N项目取消（结束）改变招标方式Y流标N决标决标审核并发中标通知书招标结果公告N审核并发中标通知书招标结果公告NN签定合同Y退保证金N签定合同Y退保证金资料归档资料归档结束结束 邀请招标与询价采购流程图

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流程图——其他采购方式

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招标进程表<其它采购方式>开始编制采购文件采购文件内审发售采购文件编制谈判大纲并抽取专家谈判大纲内审提交采购文件项目取消（结束）改变招标方式达成共识YN选择其它采购方式决标审核并发中标通知书招标结果公告NN签定合同Y退保证金资料归档结束 26

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其中在招标进程中部分环节需要对相关文档进行流转审批（其中审核通过需归档的文件说明见4.1.3.21），业务审批流程如下表：

业务环节 项目需求评审 审核流程 拟制人登记->部门负责人->审核项目分管领导审核 投标人资质和评标因素报审 招标文件公司内部报审 拟制人登记->部门负责人审核 拟制人登记->部门负责人审核->项目分管领导审核 招标公告公司内部报审 拟制人登记->部门负责人审核->项目分管领导审核 招标澄清和补遗文件公司内部报审 项目信息录入审核 拟制人登记->部门负责人审核->项目分管领导审核 系统自动校验，招标进程里程碑节点 评标大纲公司内部报审 拟制人登记->部门负责人审核->项目分管领导审核 评标报告及附件公司内部报审 拟制人登记->部门负责人审核->项目分管领导审核->总经理审核 中标结果及相关附件公司内部报审 项目信息录入审核 拟制人登记->部门负责人审核->项目分管领导审核->总经理审核 系统自动校验，招标进程里程碑节点 项目结束信息录入审核 系统自动校验，招标进程里程碑节点 中标通知书之前 开标阶段和评标阶段的所有文档 项目进程中所有文档 领导签字页扫描件及评标大纲电子文档 领导签字页扫描件及评标附件电子文档 开标前所需归档的所有文档 招标澄清和补遗文件 审核通过后归档文件 项目需求评审表 领导签字页扫描件及招标文件电子文档 招标公告 决标表、中标通知书、感谢信 进程安排从策划书中流转得到，业务人员根据项目建档策划环节生成的招标进程表，填写本项目的进程具体安排，关键业务节点时间安排不能编辑，其

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他相应节点时间根据规则计算得出。

1）对于某些功能环节，本项目中可能不包含该步骤，业务人员可以进行修改编辑，如标记为某项目环节不适用。

2）业务人员可以自己增加某个环节。 预计完成时间业务可以由业务人员根据进展进行调整，系统记录时间调整的历史。对于已经完成的工作，不允许调整预计完成时间。

3）在项目执行的各个不同阶段，要求业务人员填写相应的工作记录，点击每项工作内容后显示对应环节的详细信息。信息内容如下表：

序号 经办人 项目主管领导 实际完成日期 备注 相关附件

1.1 工作内容 部门负责人 资格预审编制报审 4.2.3.2 标段设置

系统提供对当前招标批次标段进行划分，进行添加、修改、删除、设定各标段供应商、设定标书售价操作。

业务人员为招标项目创建标段，标段信息包括：标段编号、标段名称、标书售价、邮费、投标保证金、投标有效期、备注。一个招标项目对应一个或多个标段。

4.2.3.3 投标商资格预审

对于公开招标项目或潜在投标人过多时，招标业务负责人可以启动资格预审流程，通过资格预审，有效选择潜在优秀供应商。

投标单位资格预审流程如图所示：

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资格预审文件编制资格预设文件内部审核 Version:

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资格预审公告编制资格预审公告内部审核发布资格预审公告资格预审文件发售是否为有限数量制NY多余限制数量N投标商资质业绩审核Y资格预审大纲编制资格预审大纲报审发出投标邀请书资格预审报告审批评审专家抽取投标单位资格预审向投标人通知评审结果投标商资格预审结束

4.2.3.3.1 资格预审文件编制与内审

系统提供用户编制资格预审文件以及文件提交报审的功能。业务人员通过系统模板编制资格预审文件，也可通过上传本地已完成的资格预审文件。资格预审文件的主要内容有：1)工程项目简介， 2)对投标人的要求，3)各种附表。资格预审文件须报项目经理及公司领导审核。

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4.2.3.3.2 资格预审公告编制与报审

业务人员通过系统资格预审公告模板生成本项目资格预审公告，并提交内部审批流程，审批结束后，项目部门可查看审批的结果，并由综合部门负责联系发布到其他单位。业务人员负责登记资格预审公告发布的内容，点击保存后，资格预审公告内容自动发布到电子商务平台相应栏目中。

资格预审公告的内容应包括：工程项目名称、资金来源、工程规模、工程量、工程分包情况、投标人的合格条件、购买资格预审文件日期、地点和价格，递交资格预审投标文件的日期、时间和地点。

4.2.3.3.3 资格预审文件发售

投标人根据资格预审公告的要求购买资格预审文件，系统中由业务人员登记资格预审文件发售情况。资格预审文件发售一般的工作流程是:

a) 投标人网站申请购买资格预审文件：投标人可以在资格预审公告页面申请购买资格预审文件，提交时提示登录或注册，再进入会员管理中心进行进一步操作，资格预审文件款支付完成后资格预审文件发售中自动增加该投标人购买信息，支付确认成功后方可下载资格预审文件电子版。投标单位购买资格预审文件时，需要填写《资格预审文件登记表》，主要登记单位名称，联系人信息。

b) 业务部门根据投标单位《资格预审文件发售登记表》汇总生成《资格预审文件发售情况一览表》

c) 业务部门在《资格预审文件发售情况一览表》基础上标记申请开立发票的项目，形成《开立发票申请表》

d) 经过部门经理-财务经理审核后，财务部门出纳人员负责按《开立发票申请表》填写实际开立发票信息。

e) 开立发票结果形成《发票台帐》

4.2.3.3.4 资格预审大纲编制与报审

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资格预审前需制定资格预审大纲，由业务人员根据项目情况编制资格预审大纲，并提交领导审批。

4.2.3.3.5 评审专家抽取

在招标项目的实际运行中，专家选取规则是保证项目公平、公正、公开的重要因素，本专家管理系统可在项目中灵活调用，极大的提高了项目评标中的工作效率。专家抽取方式分为手工抽取及随机抽取两种。

? 手工抽取：完全由用户从符合条件的专家列表中直接进行选择。 ? 随机抽取：可以确定提取条件(行业类别,专家行业,专家个数,地域),

生成随机抽取结果表.完成随机抽取。

选择完成后，业务人员与专家联系，在系统中记录专家是否参与信息，系统自动将已经确定参加的专家信息计入本次专家抽取结果。如果专家人数不够项目要求的专家人数，可以再次进行选择，直到满足专家人数为止。多次抽取记录，每次抽取需要报批。

4.2.3.3.6 投标单位资格预审

根据资格预审大纲的规定，业务人员组织评审小组对申请资格预审的供应商进行资格预审，包括财务、技术方面的专门人员对资格预审文件进行完整性、有效性及正确性的资格预审。对每一个投标人统一打分，得出初步评审结果。

4.2.3.3.7 资格预审报告审批

项目负责人将评审小组提交的初步评审结果提交审批流程。 4.2.3.3.8 向投标人通知评审结果

项目负责人将审批通过的资格预审结果向所有参加资格预审申请人公布。

4.2.3.4 招标文件编制与报审

招标文件是招标人向投标人提供的具体项目招投标工作的作业标准性文

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件。，主要为由术及商务文件两部分构成，业务人员通过本地编辑招标文件上传至系统，也可通过系统提供的招标文件模板自动生成项目招标文件。

招标文件的审核流程有项目经理负责进行，标书文档进入自定义的审核流程，最终审核通过后生成正式的招标文件，业务人员可在系统中对招标文件进行归档操作。

4.2.3.5 招标公告编制与审核

招标文件正式生成以后，系统将生成招标公告，该内容将对外公布。业务人员编制招标公告后，系统生成网上的招标公告，供应商根据系统的授权规则，在受控的情况下查看公告信息。

业务人员下载招标公告模板在本地编辑此次招标项目公告，并上传到系统，另外系统需记录招标公告发布时间，业务人员可在系统中对招标公告文件进行归档操作。

说明：招标公告上传时需填写招标公告对应的要素表。要素表信息如下：

招标公告要素表 项目名称 发售开始日期 开标日期 关键字 正文 多附件上传

公告截至日期 发售截止日期 4.2.3.6 投标邀请书编制与报审

对于邀请招标方式，一旦招标申请、招标文件通过审核以后，系统可向邀请对象发送通知。通知的形式可以是电子邮件或考虑支持网上发传真形式通知。业务人员通过系统中邀请书模板生成邀请函。业务人员打印邀请函并加盖

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公章后，通过传真形式向供应商发送投标邀请函。并对招标邀请函的生成及回复状态进行管理统计。供应商接收到邀请函后通过外网回复是否参加投标，业务人员登记回复信息。

4.2.3.7 标书发售管理

标书发售的工作流程如下：

1) 投标人网站申请购买标书：投标人可以在招标公告页面申请购买标书，提交时提示登录或注册，再进入会员管理中心进行进一步操作，标书款支付完成后标书发售中自动增加该投标人购买信息，支付确认成功后方可下载标书文件电子版。投标单位购买标书时，需要填写《标书登记表》，主要登记单位名称，联系人信息。

2) 业务部门根据投标单位《标书发售登记表》汇总生成《招标文件发售情况一览表》

3) 业务部门在《招标文件发售情况一览表》基础上标记申请开立发票的项目，形成《开立发票申请表》

4) 经过部门经理-财务经理审核后，财务部门出纳人员负责按《开立发票申请表》填写实际开立发票信息。

5) 开立发票结果形成《发票台帐》

4.2.3.8 现场踏勘管理

对于某些土建工程或者设计项目登记踏勘时间，参加投标单位，业主单位等信息。系统中本环节支持上传附件。如没有本环节，可以点击通过。

4.2.3.9 项目澄清管理

通过业务员汇总外网上供应商提交的澄清清单，也可直接在对外网上回复。

供应商能够进行澄清请求的前提首先是有资格查阅标书，并且在规定的提

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问时间之前（截标时间十六天之前），可以在线向招标方提出澄清请求；针对投标商提出的问题，招标方可以集中回答澄清请求；招标方也可以根据情况主动发布变更、补充说明、补遗通知。

在本系统中业务人员登记供应商提交的问题，并编写项目澄清文件，文件中需填写澄清主题、澄清内容、附件文档，记录发布时间、操作人信息，并发送消息给该标段下的所有受邀请的投标人。

澄清、补遗通知需通过公司内部审批流程。

说明：

1)招标方可以上传已编写好的公共澄清文件，上传得澄清文件可以通过email发给所有标段的供应商；

2)对于doc/xsl文件允许在线编辑文件，包括对已上传文件的更新、删除；

3)符合条件的供应商通过外网下载澄清文件。

4.2.3.10 投标保证金收取

业务人员录入每笔投标保证金收取情况，系统生成投标保证金收取一览表，并提醒供应商投标有效期到期，倒计时提醒（40天）

如果是供应商参加投标，业务需要特殊处理保证金收退，不需要进行往来帐务登记。

如果支付方式为保函，则需设置退还记录，系统中记录实际退还方式及时间。

保证金收取登记：

1）当财务人员做记账标记，同时登记凭证号后，业务人员即不可修改相应信息。

2）业务人员生成保证金一栏表，区分为两类，一类是所有不需要财务审核的，包括标记为业务处理，投标保函，未投标的。 第二类是需要财务审核记账的，包括除去上一种以外的其他所有支付方式，具体参考格式《XXXX项目保证金收取表（不需财务记账类）》、《XXXX项目保证金台帐表（第二类）》。

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4.2.3.11 评标大纲编制并审批

业务人员编写上传评标大纲与评标过程中的相关文档，通过通用流程实现内部审核功能。

4.2.3.12 项目专家抽取

在招标项目的实际运行中，专家选取规则是保证项目公平、公正、公开的重要因素，本专家管理系统可在项目中灵活调用，极大的提高了项目评标中的工作效率。专家抽取方式分为手工抽取及随机抽取两种。

? 手工抽取：完全由用户从符合条件的专家列表中直接进行选择。 ? 随机抽取：可以确定提取条件(行业类别,专家行业,专家个数,地域),

生成随机抽取结果表.完成随机抽取。

选择完成后，业务人员与专家联系，在系统中记录专家是否参与信息，系统自动将已经确定参加的专家信息计入本次专家抽取结果。如果专家人数不够项目要求的专家人数，可以再次进行选择，直到满足专家人数为止。多次抽取记录，每次抽取的结果需要报批。

4.2.3.13 项目开标记录管理

系统通过对开标业务相关文档归档管理，记录项目开标信息，系统管理不涉及到具体的业务流程管理。

系统中提供开标邀请函模板维护功能（集团领导、监察部门、业主单位等）、自动生成主持人讲稿、新闻通稿、公证和专家邀请函等。开标结果必须上传到系统中，通过内部签报后报集团公司领导。

根据归档要求，开标环节结束后需要上传投标单位签到表扫描件及开标一览表。

4.2.3.14 项目评标管理

项目负责人根据评标大纲及抽取的专家组织对各投标人提交的投标文件的评审工作。评标委员会按照招标文件中规定的评标标准和方法进行评标工作，从投标人种评选出最符合招标文件各项要求的投标者，最大限度地实现招标人

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的利益。

说明：

1）组织评标：系统提供评标澄清(模板)、打分表、打分计算、会议费发放表(模板)、评审意见表(模板)、意见反馈表(模板)、项目实施情况反馈表(模板)。

2）评标结束后业务人员进行专家工作评价。 3）评标报告报批，支持跨部门网上审批。

4）评标过程文件归档。根据归档要求，业务人员上传评标阶段相关文档资料，包括但不限于以下文档：综合评价报告、商务评价报告、技术评标报告、评标专家签名表、打分表（商务和技术）、评分统计表、废标情况说明、评标纪律、评标记录、评标专家评审意见表、项目实施情况信息反馈表。

4.2.3.15 中标结果管理

评标结果通过审核后，业务人员在系统中按标段设置投标人中标情况。按照下表设置录入标段中标信息。

标段编号/名称 投标单位 第一标段 中标单位 投标报价 评标价 中标价 备注 说明：

1）对于中标的投标单位，须填写中标价。其他投标人仅需录入投标报价与评标价。

2）业务人员为中标供应商上传中标通知书，系统需要记录中标通知发出时间。

中标结果表 36

三峡集团公司招投标管理系统（一期）需求分析报告 序号 投标单位名称 投标金额 在中标候选人中排序 标段名称 是否中标 中标金额 Version:

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4.2.3.16 中标公告管理

中标结果确定以后，业务人员通过系统模板生成中标公告，并提交进入已定义的审批流程，审批通过后，将中标公告发布至外网，供应商根据系统的授权规则，在受控的情况下查看公告信息。业务人员在系统中填写中标公示表信息，并选择中标公告模板，生成中标公告。中标公示表信息如下：

中标公示表 公告类型 开标日期 关键字 正文 多附件上传 有效截至日期 标题

4.2.3.17 合同信息管理

由招标责任部门录入业主与供应商最终签订合同信息。只有在中标结果环节中设置为中标单位的供应商，才可以录入相应合同信息。业务人员填写详细合同信息，包括合同编号、合同金额，标段名称、中标单位根据对应的招标项目的中标结果自动带入，业务人员根据实际情况填写签约日期。

合同信息表 标段名称 中标单位 中标金额 合同金额签约日期 合同编号 37

三峡集团公司招投标管理系统（一期）需求分析报告 （元） Version:

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说明：标段名称、中标单位、中标金额由本次招标项目相关信息自动生成，合同金额默认为中标金额，业务人员能够对合同金额及签约日期进行编辑。

4.2.3.18 招标代理费管理

招标代理费分两种情况：委托人（业主）支付和中标供应商支付。综合部门负责与业主签订代理合同，与财务部门负责服务费收款。系统通过登记招标代理费台帐，记录应收取服务费。

4.2.3.19 投标保证金退还管理

管理退还供应商投标缴纳保证金，可以按照标段，支付方式，中标情况查询。系统主要实现业务人员登记保证金退还记录，提交财务部门《保证金退还申请表》。

对于规定收取中标供应商服务费的项目,有中标单位服务费收取提示信息。 业务人员提出保证金退还申请后，系统根据保证金收取时提交给财务的台帐信息（指除去业务处理，保函，未中标以外需要财务记账的情况）生成退还申请表。

保证金退还经过严格的审核流程，流程设定为业务部提出->部门经理审核->财务部门出纳复核->财务部经理审核->出纳登记五个环节。

退保证金表 按标段筛选 中标情况 联系人 支付方式 开户行 退还方式 企业名称 审核状态 是否中标 退还方式 退还金额（元） 标段 交付投标保证联系人 收取金额账号 财务核准 38

三峡集团公司招投标管理系统（一期）需求分析报告 金单位 （元） Version:

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4.2.3.20 会议费预算/结算管理

招标会议费包括资格预审会议费和评标会议费两种，其中资格预审会议费只有包含资格预审的项目才会有该会议费。一般情况是相应会议开始前业务人员需要填写会议费预算，经领导批准后借款。招标会议结束后，业务人员填写会议费用结算表，作为项目费用支持的依据。

管理和记录招投标项目相关的会议费用。作为系统独立业务功能，不参与项目进程管理。包括会议费预算明细、会议费预算审批、会议费决算明细、会议费决算审批功能。

招标会议费包括资格预审会议费和评标会议费两类，其中资格预审会议费只有包含资格预审的项目才会有该会议费。一般情况是相应会议开始前业务人员需要填写会议费预算，经领导批准后借款。招标会议结束后，业务人员填写会议费用结算表，作为项目费用支持的依据。

作为会议费内部结算审批功能，业务人员需要根据表格内容填写数据，通过内部审批流程进行确认，确认结果进入公司会议费统计。

会议费预审、结算系统可以内置常用科目，由业务人员进行选择。费用项目条数不确定，业务人员可以根据需要进行增减。

会议费结算表格的科目与、预算金额和会议费预算表相同，业务人员只需要填写相应的金额与备注信息即可。

系统中主要记录会议费用结果数据，不涉及到财务是确认与实际支付等环节。

4.2.3.21 招标资料归档管理

业务人员可以在招标项目进行过程中，随时进行归档操作，在结束项目前，对于规定必须归档的文件进行检查，如果存在未归档的文件，项目不允许

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结束。归档文件如有新版本，系统支持权限控制下对文档进行更新，最新版本覆盖系统中老版本文档。

系统根据综合部门要求，设置需要归档文件的清单，如下表：

招标项目电子文件清单目录

类别 详细资料 文件名称 《需求评审文件》 立项表 《项目分析表.doc》 项目需求评审记录 委托代理合同 招标进程安排表 业主需求记录或资料 招标文件审查会记录 招标文件（内外报审记录和印刷版） 招 招标公告（内外报审标 记录及刊登稿）或投资 标邀请函 料 招标文件发售登记表 招标文件发售情况一览表 招标文件澄清问题审签单、澄清问题答复及补遗 资格审查资料（预审） 标底 其它 上传人 上传时间 文件大小 40

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