卷烟配送工作程序

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卷烟配送工作程序

修订 日期 2011/03/30 修订 单号 /

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卷烟配送工作程序 (一)目的

优化卷烟配送工作流程，加强卷烟配送全过程的监控与管理，科学分工、紧密协作，全面提高卷烟配送工作效率与质量。

(二)适用范围

出库、分拣、喷码、卷烟移库、送货上门、货款结算、信息收集与处理等过程控制。 (三)定义 （无）

(四)职责

1．负责协调物流中心各部门间的工作。

2．负责卷烟调拨车辆的安排，组织并监控发货、卷烟移库工作。

3．负责对涉及本中心的客户投诉进行回应，对涉及其他部门的客户投诉按照《客户管理工

作程序》执行，及时反馈有关部门。

(五)程序

1. 客户订购卷烟的配送

客户订货信息传递→ 单据生成、传递与管理→ 卷烟出库→ 卷烟取货、分拣、喷码、配货→ 货物交接→ 送货服务→ 卷烟货款结算→ 送货信息收集与沟通 1.1客户订货信息的传递

a. 电访中心每天下午18：00点将各线路的客户订货信息通过烟草系统内部网络传至物流

中心综合信息部。

b. 客户订货信息发送后，电访中心信息发送人员应与物流中心综合信息部的信息员联

系，确认订货信息是否安全、完整到达，如出现异常应立即进行处置，并做好相关记

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录。

1.2单据生成、传递

a. 综合信息员应根据电访中心采集的客户订货信息进行数据集成、处理，打印【南阳烟

草物流配送中心分拣总领单】、分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】、【南阳烟草物流配送中心××县领货单】、【接货单(一、二)】，打印的单据应确保字迹清晰，核对无误。并将数据发送至各分拣机台。

b. 【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】交车间交接员，车间交接员按照【南阳烟草物

流配送中心分拣总领单】到仓库办理出烟手续，由叉车工把烟转送到分拣备货区。出烟完毕，仓管员与车间交接员签字确认。

c. 分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】交与各分拣机组长，各分拣组按照【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】到分拣备货区自助取货。并签字确认。 d. 【接货单(一)】【南阳烟草物流配送中心××县领货单】交与车间交接员，凭此表与各

县对接。 1.3卷烟出库

a. 仓管员根据【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】与车间交接员对接,车间交接员按【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】上所例的品种、数量清点。无误后，在【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】上签字确认。

a. 分拣组提货人员按照分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】到分拣备货区自助取烟， 取烟时注意按单核对卷烟品种、规格、数量及外包装。

b. 分拣员将从分拣备货区取回的卷烟摆放到相应的分拣柜位，开机前按照电脑指示的数据与本机组【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】及货物三面对照，确认无误后，由组长在分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】上签名确认，完成与车间交接员的交接工作。

1.4 卷烟取货、分拣、喷码、配货

分拣组依据储配部信息员传递的订货数据，按照本文件“卷烟配货分拣与喷码作业规定”的要求进行分拣、喷码。

2． 送货服务

2.1送货线路、人员、安全配备按照下列要求执行： a.送货部依据送货线路完成送货任务；

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b.每辆送货车应配备人员二名以上，其中一人负责驾驶车辆、其余人员负责送货服务； c.送货车辆必须安装车载保险柜； d.送货车辆应配备一定的防护装置。 2.2 货物交接

a.送货员每天晨会后，按分线路配货单对应【卷烟销售清单】验货，按送货顺序依次有序进行装车；

b.装车时必须验货，验货过程中发现实物与销售清单不符，应及时与储配部交接人员联系进行查找，问题解决后才能装车；

c.装车时必须以销售清单的送货户数为准，发现多货或少货都必须与储配部交接人员联系进行核对，无误后在【接货单（一）】上双方签字确认，才能出车；已经出车的均视为单、物已相符；

d.对应送货区域送货到各中转站。送货到站时，由送货人员与送货结算管理员办理交货手续，由送货结算管理员按销售清单逐一查验货物，经双方查验商品无误后，在【接货单（二）】上双方签字确认；

2.3送货上门

a. 送货员负责按照【卷烟销售清单】顺序为零售户提供送货上门服务。

b.送货时应遵循“二步送货法”进行送货服务；第一步：问好、确认、交货、验票、收款；第二步：察看、询问、记录；

c.严格按照既定的路线进行送货，不得无故脱离送货轨迹；送货到户，每周至少一次。 d.每日送货返回时将上次送货所用的包装物料负责拉回物流配送中心，并办理交接手续见【接货单（一）、（二）】； 2.4 货款结算

a. 送货员严格按【卷烟销售清单】与客户当面进行货物交接，确定卷烟品种、数量正确无误后，送货员收取现金，驾驶员协助送货员做好货物交接，并负责车辆、商品的安全。 b.对现金付款的客户，按单收款并将交付客户，及时将货款放入车载保险柜；

c. 送货员及时将现金交资金结算管理员，由资金结算管理员将货款存入指定银行帐户。 d.负责货款结算的财务人员及时收集（含现金缴款单、电访中心代扣明细表、月末银行对账单），根据销售清单、进行货款核对、冲销、结账、记账；其它县移库货款由分公司财务科进行往来结算。

e.本级负责货款结算的财务人员督促货款有误的送货人员及时与财务对帐，清账。

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f.出现帐、款不符时，有关人员及时进行对帐，查找原因，确保货款结算无误。 g.货款缴清后，送货员做好当天的送货台账。 2.5 送货信息收集与沟通

a.送货员必须熟练掌握卷烟品种、价格、送货线路路况、零售户的分布情况和客户的经营情况;

b.在送货过程中加强与客户的沟通，做好与客户的感情联系，了解客户的品性、爱好、重要节日等信息，为客户提供优质服务,做好市场信息的收集反馈工作；

c.根据当天的送货情况填写【工作日志】。配送部经理要及时了解当日送货情况，并进行月度总结。

d.做好“三线互控”反馈工作。 2.6 送货车辆管理

送货回来后应及时检查、清洗车辆，做到车辆入库，按照《机动车辆使用管理规定》的规定对送货车辆进行管理、维护。

3. 经销存报表的管理

储配部信息员负责发送【进销存日报】、【进销存旬报】及【进销存月报】，并逐月打印、装订进、销、存报表，存档备查。

4.客户投诉管理

做好客户投诉记录，对本部的客户投诉应在规定的时间内予以回应，对涉及其他部门的客户投诉按照《客户管理工作程序》以及《纠正和预防措施控制程序》及时地反馈有关部门。

(六)使用的文件和记录的管理

使用的文件和记录按《文件控制程序》和《质量记录控制程序》执行。

（七）记录表单

1.【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】 2.【南阳烟草物流配送中心××县领货单】 3．【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】 4.【进销存日报】

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5.【进销存旬报】 6.【进销存月报】 7.【接货单（一）】 8．【接货单（二）】

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