强化档案管理 促进学校内涵发展（汇报材料）

强化档案管理 促进学校内涵发展

——龙坪镇小学档案管理工作汇报材料

学校档案是在学校的各项活动中形成的材料，真实记录了学校的教学、科研、改革等工作的历史和现状，是学校师生员工劳动智慧和经验的结晶，是知识信息储备的一种形式,对研究学校的办学成绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。因此，学校档案在学校开展教学、科研和各项管理工作中有重要的利用价值，也是促进学校内涵发展的合力之一。

一、基本保障高标准，档案资料全覆盖 1、基础设施符合要求。

龙坪镇小学设有近80平米的档案室库房，90平米的实物档案室，还有阅档室、办公室等一应俱全。库房可安装10组密集架，实物档案室准备制作4组实物档案陈列柜，一个校园规划立体图，四面墙壁分别悬挂管理制度、领导题字、荣誉牌匾等。档案室还配有两台档案管理专用电脑，三个扫描仪，一台打印机，并按照各室大小，安装相应功率空调，确保温湿度适宜。防盗门窗、红外线报警仪、烟雾报警器、温湿度计、防紫外线窗帘等一应惧全，到九月底，所有硬件全部配备到位后，可以建成全县乡镇级一流的档案室。 2、档案资料收集齐全，管理规范。

龙坪镇位于保康县西南边陲，东与寺坪、城关、后坪交界，南与歇马镇相连，北与房县相邻，版图面积473平方公里。据史料记载，清朝末年的私塾是龙坪教育的雏形，到民国时期变为“国民自修社”，

后来成为初级小学。保康全境解放后，在重阳成立中共保县委、保康县人民政府，在县政府设文教科，龙坪区人民政府设文教助理一名，管理全区教育工作。教育系统设立辅导组，设辅导员一名，管理本区的教学业务工作，龙坪镇小学改为龙坪区（完全）小学，由刘祖芹任完小校长。在此后的几年里，全区教育逐步走上正规化，各种群团组织逐步建立，学生中成立了青少团、少先队；龙坪完全小学建立起了教育工会，同时，掀起全区性的扫盲工作，县级成立扫盲委员会，龙坪区在政府中配备扫盲校长一人，负责全区扫盲工作。渐渐地，龙坪教育走上了正轨，发展到现在的1所中学、3所完全小学、3所幼儿园、10所教学点和2800多名在校学生的规模。

龙坪镇小学现有的档案是从1978年8月存起，到现在共有档案1300余卷，2002年9月龙坪镇教育管理委员会更名为龙坪镇中心学校后，对有价值的档案进行了移交，其他档案进行库存，现在档案室摆放的档案有两类，一类是用老方法整理的2002——2009年的档案，有315卷。2010年及以后的档案全部按照新办法整理，截止2014年，整理好的档案中，永久保管的有178件，长期保管的有89件，短期保管的有78件。所有档案门类齐全，资料收集完整，整理符合要求。阶段性专题活动作为专题资料以书本形式装订，永久保管。

3、学校领导重视，教师支持。

龙坪镇小学成立了以总支书记、校长为组长的档案管理领导小组，小组下设办公室，负责收集广大教职工在教育教学、学生管理和各类活动等形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。

每年3月20至31日是各个办公室、老师们上交上一年度资料的时间，不需要安排，老师们和各块负责人会分门别类把档案资料收集齐全上交到档案管理员手中，从今年开始，各块还会把三合一制度中涉及该块需要保存30年或永久的资料的电子文档以及上级发来的纸质文件扫描成的图片一并上交到档案室，节省档案员录入科怡软件再次扫描的时间。

4、档案管理员业务精，认真负责

学校安排的几位同志负责档案的日常管理工作。陈帮发是一名党员，以前从事过档案管理工作，办事认真负责。去年秋季接受此项工作后，他们对学校自2002年以来的所有档案进行了系统性的学习，并按照新标准提出了自己对这几年档案的整理思路，经学校研究后让其对2002年以来的所有档案进行了重新归类整理，对有价值的档案按要求保管好，对已过保管期限的档案进行了合理处理，尤其是在今年春季听说全线要在我们这里召开档案工作现场会后，他更是夜以继日、废寝忘食的工作，遇到不懂的问题随时咨询沟通，提出自己合理化的意见和建议，致使我们的档案工作有条不紊的推进。同时我们还安排有兼职的档案软件应用与维护老师——尚修疋同志。该同志是我们学校的计算机老师兼网管，对工作也认真负责，不管在什么时候遇到什么技术困难，他都能克服一切困难帮你解决。

二、资料收集精细化、管用并重显成效。 5、管理制度全面，过程精细

龙坪镇小学档案管理制度比较健全，有保管、保密、统计、利用、

移交接收、安全应急预案、档案员岗位职责、管理网络图等等一系列制度保证我校档案管理工作规范化、现代化，有力促进了学校文化积淀，为学校内涵发展助一臂之力。 一是收集：

1、不要仅仅局限于“三合一制度”（《案卷类目、归档范围和保管期限表》）中所列类目和材料类型，本校在实际工作当中形成的，但未列入表中的材料同样需要收集归档，这些东西才是最重要的，因为是学校自己形成的，具有一定保存价值，不像一份文件，我这里没有，他那里有，乡镇没有，教育局相关股室有，当然不是说上级文件不重要，我们在整理的时候往往重视上级文件，忽视学校自己形成的资料；

2、表中有列明但本校确未形成的材料无需再补，如这一年学校没有大型建设项目，基建类就没有档案，再比如这一年学校没有可以结题的课题，科技类档案的教育科研类就没有，但是有过程性资料要注意收集，我在后面要说到档案管理的四性时会说道连续性，并不是要求每年每个类别都要有相应材料归档；

3、收集工作要求尽可能齐全完整：

（1）不限时间，自学校成立时起一直到现在形成的所有文件材料，凡有保存价值的都要收集归档；

（2）不限对象，如涉及到学校撤并，则合并进来学校的档案资料也要收集归档，在整理时作为一个独立的单位对待。举例：龙坪镇2002年以前是两个单位，2002年秋季把金斗乡合并后我们对金斗档

案资料的处理：销毁、查封、保存。

档案销毁程序

档案室提出销毁申请——办公室主任审核——向分管领导汇报——档案鉴定小组（由分管领导、办公室主任、档案管理人员及相关科室业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及销毁资料报送处室人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——分管领导签字批准——校长签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监督销毁——档案室及相关科室办理销毁清册——档案室归档。

二是整理步骤及方法

1、分年度：按自然年度归档，以文件内容所针对的自然年度为准；收集起来的材料时间不清楚的要尽量考证清楚。

2、分类目：根据归档文件具体内容，对照《案卷类目、归档范围和保管期限表》，放入相应类目内；

表中未列明的文件材料分类目时如何处理？ （1）比照最接近的类目放入；

（2）将其放入所属上级类目的“综合”类；

判定保管期限：按照归档文件所属类目，对照《案卷类目、归档范围和保管期限表》所列保管期限确定，表中未列明的部分新增文件材料类型可根据实际情况判定。

3、排列：将同一年度同一类目的文件放在一起，并将其排顺；排列时尽量将同一件事情或同一个活动形成的归档文件相对集中排在一起；

如果同一年度同一类目的文件有多种保管期限，要分类装袋，即按照永久、30年、10年、5年等顺序排列。

4、装订：按件归档，单份装袋。

装袋：以A4大小为标准取齐，大于A4的要折叠，小于A4一半的要用白纸托裱；去除订书钉回形针等金属物（保管期限为10年及以下的可用订书钉），形成时即成本成册的报表、刊物等，可保留原装订；格式、内容和形成时间基本相同的多份文件可合并为一件归档，此时必须另加白纸作封面后再装订，封面上应注明文件的总标题、时间等项目。

5、编页码：每份文件单独编页码，每件均从1开始对有文字的页面编连续页号，正面编在右上角，反面编在左上角。如原文已编有连续正确页号或只有单页的可不用再编页号，否则按照装订顺序编页。

6、盖章编号：每份文件在其首页的左上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。如另加白纸作封面，则将归档章盖在白纸封面的左上角。归档章(六格章)样式及填写内容如下： 全宗号 类别 年度 保管期限 顺序号 页数 归档章各项目及填写要求：

全宗号：学校全部档案的代号，镇区属学校由本镇区党政办综合档案室确定；

类目号：对照《案卷类目、归档范围和保管期限表》，确定文件所属的类目号；

年 度：文件所属的年度，一般指教学年度，用四位阿拉伯数字表示；

件 号：该归档文件在对应类目和对应年度中所排的顺序号； 页 数：该归档文件的总页数；

期 限：对照《归档范围和保管期限表》，确定该归档文件的保管期限；

7、著录：在科怡软件里面过目录,完成扫描录入，这个目录也可以先输入电子表格里面，然后请科怡软件售后服务帮你导进去，然后你再进行添加到相应文件目录下。

在录入科怡软件的时候文件题目要录全称，文号要按照所发文件号格式录入。

文 号：文件制发单位的发文字号，要求照实抄录，填写完整齐全，没有文号的文件此栏可空；

责任者：发布文件的署名者或盖章单位，要录到县一级，例如:保康县XX镇XX学校举例说明一份文件。

题 名：文件的标题，要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的，应为其加拟或补充标题，并将加拟或补充的标题置于“[ ]”内，以区别于原来的文件标题；

日 期：文件的形成时间，即文件的落款时间，填写时要求用八位阿拉伯数字填写，年月日之间用“.”连接；

备 注：该份归档文件如有需要特殊说明的情况（如文件的密级、缺页等）可在此栏填写。

8、装盒：将整理好的归档文件分类目和分年度按件号顺序装盒；装盒时不可跨类目跨年度，一盒只能装某一个类目的归档文件，不管多少，至少装一盒，如果太多，可分几盒装；每个档案盒内不要《卷内文件目录》。

装盒完成后需要在档案盒上盖章（正面、脊背、侧面） 9、排架：上架排列时先按类目顺序，同一类目再按保管期限排列（举例），每个类目后面均应预留部分箱柜空间，以适应日后档案增长需要。

10、编制目录：《卷内文件目录》打印一份，按年度装入案卷目录，一年汇总装订成一本，存入目录柜。

6、过程管理突出“四性”。

“四性”指档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性，是指跨学年的重要事件，如教改实验课题，一般都不是一个学年能够完成的，周期较长，一轮实验要延续几年的，对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告，以及其他有关资料，或二轮、三轮的实验资料，都要注意连续性；完整性，是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾，善始善终，防止有部署没检查，有计划没总结；系统性，是指分类立卷工作要规范化。要科学地系统地分类分项，便于查找资料，发挥档案资料对学校工作的指导作用；价值性，是指对收集起来的资料，要严肃认真地审查整理，对那些没有教育价值、科研价值、保存价值和历史资料查找使用价值的就不必入档，可临时存放在档案室。档案资料不能兼收并蓄，把凡是收集到

的东西统统塞进档案袋里。 7、提供服务，管用并重

加强学校档案工作的根本目的是服务学校发展，服务学生成长。做好学校档案信息资源开发与利用，是学校档案工作服务学校各项工作的落脚点。因此，我校坚持管用并重的原则，在加强档案的规范化管理过程中，提高档案的使用效益。通过长期的积累，龙坪教育的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色、教师的进步、成绩等，都明明白白、有证有据地可以从档案中反映出来。

我校档案室为学校管理和教育教学提供了便捷的信息服务。在学校领导的各项决策中，在各级各类的争创活动中，在学校教师的职务晋升中，在编制大事记，数据汇编，荣誉汇编等工具性资料中，在汇编能反映学校特色、展示学校形象的音像材料中，我校档案室发挥了突出的作用。

学校档案工作在新形势下应该与时俱进，更新服务观念，对以往传统的你查我找单一模式的坐等服务方式进行改进，不断地拓展服务领域、创新服务机制、增强服务效果，使档案工作始终保持旺盛的生机和活力，以自己的不懈付出和档案工作独到的功能在学校各项工作中发挥越来越重要的作用，为构建和谐校园尽力尽责。对照在座各位的期望，肯定还存在一些差距：如电子档案相对较少，实物档案整理不够规范，开发利用价值不高等，有待进一步改进。

今后，我们将教育局和档案局的要求，借鉴兄弟学校的经验，把我们学校的档案工作做得更好。

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