ERP总账系统练习

附录A 总账系统练习

练习一 ：建账

目的：掌握建账的基本程序及注意事项。

要求：按照下述给出的资料在K/3中间层建立一个账套并对其进行系统设置，启用账套。 资料：如下。

一、 新建公司机构及账套

（1） 公司机构代码：01。 （2） 公司名称：广东非凡。 （3） 账套号：01.01。 （4） 账套名：非凡工业。

（5） 账套类型：标准供应链解决方案。

（6） 数据实体：系统会自动给出，不需客户命名。

（7） 数据库文件路径：C:\\MSSQL7\\DATA\\；或D:\\MSSQL7\\DATA\\。 二、设置账套参数

（1）公司名称：广东非凡工业有限公司

（2）记账本位币：人民币 货币代码：RMB （3）账套启用期间：2013年01月01日

三、添加用户

添加的用户见表1

表1 用户名 张华 李萍

1

认证方式 用户组 密码认证（不设密码） Administrator(系统管理员密码认证（不设密码） 组) Users(一般用户组) 权限 不需授权 授予所有权限

练习二：账套初始化

目的：掌握对账套进行初始化的步骤及各操作要点。 要求：根据下述给出的资料按顺序完成账套系统基础资料的维护及初始数据录入并结束初始化工作。 资料：如下。

一、 从模板中引入会计科目（新会计准则科目） 二、设置总账系统参数 三、系统资料维护

（一）增加两种币别

注意汇率小数点的切换（切换到英文标点状态），见表2. 表2 币别代码 币别名称 记账汇率 折算方式 HKD 港币 0.88 原币×汇率＝本位币 USD 美元 6.45 原币×汇率＝本位币 汇率类型 浮动汇率 浮动汇率 （二）增加凭证字为“记”字

（三）增加两个计量单位组及相应组里的计量单位

添加的计量单位组及相应的计量单位见表3。

表3 计量单位组 代码 计量单位名称 KG 公斤 重量组 T 吨 J 件 数量组 X 箱 系数 1 1000 1 50 （四）增加支票结算方式

增加支票结算方式，如表4所示。 代码 JF06 表4 名称 支票 （五）新增相关核算项目资料

1.新增“客户”资料

新增“客户”的资料，如表5所示 代码 01 01.01 2

表5 名称 天河区（上级组） 长城公司

01.02 天达公司 02 越秀区（上级组） 02.01 宏基公司 02.02 长海公司 2.新增“部门”资料 新增的“部门”资料，如图表6所示。

表6 代码 名称 01 财务部 02 行政部 03 销售部（上级组） 03.01 销售一部 03.02 销售二部 04 生产部 3.新增“职员”资料 新增“职员”资料，如图表7所示。

表7 代码 名称 部门 001 张华 财务部 002 李萍 行政部 003 王林 销售一部 004 赵立 销售二部 005 刘红 生产部 006 孙晴 生产部 4.新增“供应商”资料 新增“供应商”资料，如表8所示。

表8 代码 名称 01 海珠区（上级组） 01.01 恒星公司 01.02 南方公司 02 白云区（上级组） 02.01 王码公司 02.02 强发公司 5.新增“产成品”核算项目 新增“产成品”核算项目，代码009。如表9所示。

表9 属性名称 属性类别 属性长度 标准成本 实数 出厂价 实数 零售价 实数 销售政策 文本 255 3

（六）会计科目维护

1.增加会计科目

增加的会计科目，如图表10所示 科目代码 1002 1002.01 1002.02 1002.03 1221 1221.01 1403 1403.01 1403.02 1801 1801.01 6602 6602.01 6602.02 6602.03 5001 5001.01 5101 5101.01 5101.02 6001 科目名称 银行存款 建设银行 中国银行 工商银行 其他应收款 职员 原材料 甲材料 乙材料 长期待摊费用 报刊杂志费 管理费用 工资及福利 折旧费 通讯费 生产成本 工资及福利费 制造费用 折旧费 工资及福利费 产品销售收入 表10 外币核期末调汇 算 所有币√ 别 人民币 美元 √ 港币 √ 数量金额辅核算项目 助核算 √（计量单位：公斤） √（计量单位：公斤） 职员 部门、职员 部门、职员、物料 6603 财务费用 6603.01 利息 6603.02 汇兑损益 2.会计科目的修改 会计科目的修改见表11 表11 科目代码 科目名称 往来业务核算 核算项目 1122 应收账款 √ 客户 2202 应付账款 √ 供应商 操作要点 （1） 设外币核算的科目时，一定要注意选择相应币别，如果一级科目下有明细

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科目按外币核算的，则一级科目要设计为核算所有币别。 （2） 在会计科目下挂接核算项目的方式设明细账，与在科目下直接增加明细科

目实现的账簿结果是一样的，而且还可解决科目设置工作重复、臃肿的麻烦，但不是必须要求一定这样设置，关键是要结合企业的实际情况灵活掌握。

（3） 设置数量金额辅助核算的物料明细科目时，注意必须先新增物料明细科

目，再去系统资料维护处添加具体的“物料”资料，否则易出现错误信息。若客户已购买K/3购销存业务模块，则不需要在存货科目下新增明细科目，只要通过修改会计科目功能，在一级科目里利用核算项目卡片挂接物料辅助核算即可。另外，别忘了再设数量金额明细科目时选择计量单位组和缺省单位。

（4） 如已购买应收、应付子系统，则总账里的往来科目，如应收账款、应付账

款等必须设定按客户或供应核算，不能下设往来单位二级明细科目，否则应收、应付子系统无法自动生成有关凭证，只能通过手工调整修改后才能生成。

（5） 如果已录入明细科目后在系统资料界面看不到,可在“工具”菜单下选择

“选项”中的显示明细项目即可。

（七）新增“物料”资料

对于未购买K/3业务流程模块、需要利用总账系统对某些存货科目进行简单的数量金额核算的用户，在设“物料”核算项目的具体内容时要注意，必须先设好相关存货明细科目后再去添加物料核算项目，否则，新增的存货明细不能进行真正的数量金额辅助核算。

已购买K/3业务流程模块的用户则不需要在总账系统设置存货明细科目，只要在存货一级科目里挂接“物料”核算项目即可。举例如下，详见表12 表12

先设上级组 01 材料

02 产品 代码 名称 属性 计量单计价方存货科销售收销售成位 法 目 入 本 01.01 甲材料 外购 公斤 加权平1403.01 6051 6402 均 01.02 乙材料 外购 公斤 加权平1403.02 6051 6402 均 02.01 A产品 自制 件 加权平1405 6001 6401 均 02.02 B产品 自制 件 加权平1405 6001 6401 均 注意：以上新增的系统资料如有错误，可通过工具栏“属性”按钮去修改，或用“删除”按钮去删除，但如果录入初始数据后，系统将不允许再修改或删除这些会计科目的，客户可通过“禁用”功能将有错，不能再使用，且不能修改或删除的系统资料禁止使用。其具体操作为：在系统资料维护里，指中某一具体系统资料，按右键选择“禁用”即可。

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四、初始余额录入

初始余额录入表见表13 表13 科目名称 外币/数量 汇率 借方金额 贷方金额 库存现金 30000 银行存款——建设银行 500000 银行存款——中国银行 200000 8.45 1690000 银行存款——工商银行 100000 1.08 108000 应收账款 150000 原材料——甲材料 1000 20000 原材料——乙材料 500 50000 长期待摊费用——报刊 2000 杂志费 其他应收款——职员 张华 5000 坏账准备 5000 固定资产 5600000 累计折旧 900000 应付账款 300000 短期借款 100000 实收资本 6850000 合计 8155000 8155000 应收账款科目期初数据见表14 表14 客户 时间 事由 金额 长城公司 2012年12月6日 销货款 80000 宏基公司 2012年11月25日 销货款 70000 合计 150000 应付账款期初数据表见表15 表15 供应商 时间 事由 金额 恒星公司 2012年9月12日 购料 120000 王码公司 2012年6月3日 购料 180000 合计 300000 注意：如果已买应收、应付管理系统的则应收、应付款项初始数据可在应收、应付管理系统录入后再传递到总账系统，而不需要在总账系统里录入。 操作要点

（1） 录入外币科目金额时，要注意切换相应币别。

（2） 录入下设核算项目的科目的金额时，点击核算项目栏的“√”进入特定界

面输入。

（3） 录入数量金额辅助核算的科目金额时，点击该科目将会弹出数量栏，在那

儿录入数量。

（4） 试算平衡时要注意，如企业有外币业务，则必须切换成综合本位币去试算。

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五、切换币别为综合本位币，进行试算平衡检查 六、试算平衡结束初始化工作

练习三：日常账务处理练习

目的：掌握K/3财务系统日常账务处理工作。 要求：（1）根据下述资料录入记账凭证，对其进行审核、过账并查看各种账表。 （2）进行往来业务核销。

（3）利用自动转账功能结转有关费用。

（4）进行期末调汇、结转损益等业务处理并进行期末结账。 资料：如下。

一、 录入记账凭证

（一） 录入记账凭证举例

1．提现类

5日，提取现金10000元备用。 摘要：提现

借：库存现金 10000

贷：银行存款——建行 10000 2、应付往来业务类

10日，偿还前欠恒星公司的货款120000元 摘要;偿还欠款

借：应付账款——恒星 120000 贷;银行存款——建行 120000 注意：记得选择相应的供应商名称。 3.多核算项目类

15日，销售一部王林向宏基公司销售A产品60000元，货款暂欠。 摘要;赊销产品

借：应收账款——宏基公司 60000

贷：产品销售收入——销售一部/王林/A产品 60000 注意：必须录完所有核算项目内容：客户、部门、职员、物料。 4.数量金额业务类

20日，采购甲材料1000公斤，单价50元/公斤；乙材料500公斤，单价40元/公斤，以建行存款支付。 摘要：采购材料

借：原材料——甲材料 50000

——乙材料 20000 贷：银行存款——建设银行 70000 注意：在“单位”单元格录入计量单位，“单价”单元格录入单价，“数量”单元格录入数量，系统会自动计算金额。 5.涉及外币业务类 25日，收到某外商交来投资款20000美元，存入中行美元户，当日汇率为8.46.

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摘要：收到投资

借：银行存款——中行（20000×8.46） 169200

贷：实收资本 169000 资本公积 200

注意：在“币别”单元格里选择币别，在“汇率”单元格里录入记账汇

率8.46，在原币金额处录入原币20000元，系统会自动折算折合的本位币数额。 6.管理费用类

30日，支付本月通讯费。 摘要：支付通讯费

借：管理费用——通讯费/销售一部/王林 500 ——通讯费/销售二部/刘红 400 ——通讯费/行政部/李萍 300 贷：现金 1200 注意：记得逐一录入部门、核算项目信息。 7.应收往来业务类

30日，收回宏基公司前欠销货款6000元，存入银行。 摘要：收回前欠货款

借：银行存款——建行 60000

贷：应收账款——宏基公司 60000 注意：选择相应的客户名称。

（二）录入记账凭证的注意事项

（1）凭证号、序号由系统自动编排，用户不需自己编号。

（2）录入凭证日期时点击“日期”旁的按钮，弹出日历后选择即可，也可自己手工自行输入。

但应注意，系统不接受当前会计期间之前的日期，只允许输入当期或以后各期业务，而且过账时，只处理本期的记账凭证。

（3）凭证摘要的录入有三种方法:直接录入；如选择了“查看”菜单“选项”中的自动携带上条分录摘要信息，则系统会自动复制上条记录摘要到下条，或者在英文标点状态下，双击键盘右边“Del”的按键，也可以快速复制上条分录摘要；按F7键或工具栏上的“代码”按钮建立摘要库，需要时调用。

（三）建立摘要库的步骤

点击记账凭证中的摘要栏，按下F7键或工具栏“代码”按钮→编辑→新增→录入类别、代码、名称（如没有“类别”，需点击类别旁的按钮去增加）→保存。如再增加摘要，则重复此操作。

输入会计科目的方法有几种:直接手工录入会计科目代码；定义了助记码的可输入助记码；如在“查看”菜单中选择“自动显示代码提示窗口”的，可双击代码提示窗的科目即可；按F7键或工具栏中的“代码”按钮也可以调出会计科目模板来选。

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按空格键可转换金额的借贷方向；负号可使金额变为红字；Ctrl+F7键可将凭证中借贷方差额自动找平。

二、凭证其他相关操作及账簿查询

（1）将前面所做的所有记账凭证审核、过账。

（2）假设当月5日的提现记账凭证金额出错，正确应为1000元，请用红字冲销法更正。

（3）制作一张提现的模式凭证。 （4）查看各种总分类账、明细账等。 （5）查看管理费用多栏式明细账。 （6）查看科目余额表、试算平衡表等。

（7）查看“管理费用——通讯费”及“产品销售收入”的项目组合表。

三、往来管理

（1）利用核销管理功能进行应收账款的核销。 （2）查看往来对账单及账龄分析表。

四、制作几张自动转账凭证

（1）摊销应由本月负担的报刊杂志费 名称:摊销报刊杂志费。见表16。 表16 转账期间 1-12 会计科目 方向 转账方式 转入 比例 100% 包含本期未过账凭证 管理费用—自动判定 —办公费 待摊费用—自动判定 —报刊杂志费用 公式：ACCT(“139.01”，”C”，””，0，1，1，””)/12（待摊费用年初余额/12）。

注意：现增加代码为521.04的“管理费用——办公费”明细科目。

（2）按短期借款年初余额100000元和3%年利率计算本月应负担的短期借款利息。

名称：计提短期借款利息。见表17. 表17 转账期间 会计科目 方向 转账方式 比例 包含本期未过账认证 9

包含 按公式转出 100%

财务费用—自动判定 转入 100% —利息 预提费用 自动判定 按公式转出 100% 包含 公式：ACCT(“201”，”C”，0，1，1，””)×0.03/12（短期借款年初余额×0.03/12） 五、期末处理

（1）进行当月的期末调汇操作，生成凭证并审核过账。 港币：期末汇率为0.78。 美元：期末汇率为6.40。

（2）结转当期损益（注意先将当月未过账凭证全部过账）。 （3）将结转损益的记账凭证过账。 （4）期末结账。

附录B 报表系统联系

目的：掌握系统预置报表的查询技巧及基本的修改操作，并能制作简单的自定义报表。 要求：（1）查看资产负债表及利润表。 （2）根据要求制作自定义报表。 资料: 如下。

一、 查看当月广东非凡有限公司的资产负债表及利润表 二、 制作一张自定义内部报表 自定义内部报表见表18 表18

单位名称：广东非凡工业有限公司 2013年7月31日 单位：元 金额 资产资料 损益资料 项目 年初数 期末数 本期发生额 本年累计数 库存现金 货币资金 应收账款-长城公司 管理费用 合计 单位负责人： 会计主管： 制表人：

三、以批量填充的方式制作以下自定义报表

以批量填充方式制作的自定义报表如表19所示。 表19 货币资金表

单位名称：广东非凡工业有限公司 2013年7月31日 单位：元 项目 期初余额 借方发生额 贷方发生额 期末余额 库存现金 银行存款—建行 银行存款—中行 银行存款—工行 其他货币资金 10

1~6

合计 单位负责人： 会计主管： 制表人：

附录

C 现金管理系统练习

目的：掌握现金管理系统日常业务处理方法。 要求：（1）录入现金管理系统初始数据，进行系统设置 （2）录入现金日记账，进行库存现金盘点、现金对账。

（3）录入银行存款日记账、银行对账记录，进行银行存款对账、编制银行存款余额调节表。 资料：如下

一、初始数据录入

（1）从总账系统引入现金、银行存款科目。

（2）从总账系统引入2013年1月1日的现金、银行存款科目余额、

（3）进行试算平衡检查，如已平衡则结束初始化，将现金管理系统启用期间定在2013年1月1日。 操作要点

（1）只有会计科目属性为“现金科目”或“银行科目”的会计科目才能从总账系统引入。

（2）币别核算为“所有币别”的现金或银行科目系统会自动分币别引入多少账户。

（3）设置引入数据期间时，要注意引入的数据期间与系统启用保持一致，否则会造成初始数据不正确。 二、现金处理

（1）登记现金日记账（从总账引入）。 （2）进行1月31日的库存现金对账。 三、银行存款处理

（1）登记银行存款日记账（从总账引入）。 （2）录入银行对账单

建设银行对账单记录如表20。 表20 日期 摘要 借方 贷方 01~05 提现 10000 01~15 购买办公用品 24000 01~15 收回欠款 70000 01~10 偿还欠款 120000 01~20 清理固定资产收 4500 入 01~26 收回坏账 3000 01~20 购料 70000 （3）进行建行账户的银行对账。 （4）生成银行存款余额调节表。

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附录

D 工资管理系统练习

目的：掌握工资管理系统的处理流程及日常工作的具体操作方法。 要求：（1）对工资系统进行初始化设置，添加基础资料。

（2）设置工资项目、定义工资计算方法、录入工资数据进行工资计算。 （3）计算个人所得税、分配工资费用。 （4）查看各种工资报表，结账。 资料如下。

一、 建立工资类别方案 类别名称：全体员工 是否多类别：否 币别：人民币

是否银行代发：是 是否代扣所得税：是 是否扣零：否 操作要点

设置工资类别时应注意，单类别才能用于核算工资数据，而汇总类别主要用于汇总多个单类别的工资数据，且只能查看，不能进行工资数据的计算工作。因此，在建立独立的工资类别时，不要选择多类别。

二、 系统维护

系统参数：要求结账与总账期间同步。

三、 设置

（一）导入或新增部门资料 导入或新增的部门资料见表21。 表21 代码 名称 01 财务部 02 行政部 03 销售部（上级组） 03.01 销售一部 03.02 销售二部 04 生产部 操作要点 （1） 如果用户已在总账系统中添加了部门资料，可从总账系统导入部门信息。 （2） 总账导入部门信息时，相同的部门信息只能引入一次，以后如想再引入相

同的部门信息只能通过其他工资类别里进行引入。 （3） 部门信息一旦使用，不能进行修改操作。

（二）导入并修改或新增职员资料 导入并修改或新增职员资料如表22 表22 代码 名称 职员类别 部门 个人账号 001 张华 管理人员 财务部 2712356487 12

002 李萍 管理人员 行政部 2712568435 003 王林 销售人员 销售一部 2713258741 004 赵立 销售人员 销售二部 2713856984 005 刘红 生产人员 生产部 2714521436 006 孙晴 生产管理人员 生产部 2713632541 操作要点 （1） 设定职员资料时应注意，必须设定职员的部门、职员类别，否则无法

进行工资费用分配，这两项是分配工资费用的依据。

（2） 离职职员资料不要直接删除，否则会影响相关历史数据的正确性。对

于此类职员可通过变动处理中的人员变动选择“禁用职员”选项进行变动处理。

（3） 禁用后的职员如想恢复使用，可通过职员管理窗口中选择禁用按钮恢

复职员的资料。

（三）增加银行资料

增加的银行资料如表23所示。 表23 代码 名称 账号长度 1001 建行天河支行 10 操作要点 （1） 在设定银行资料时，应注意设定的账号长度，不要把账号长度误认为

企业在此银行的具体账号而录入。

（2） 此项一般只有银行代发工资的单位才必须设定。 四、 核算

（一）工资项目设置，见表24. 表24 项目名类型 位数 属性 项目名类型 位数 属性 称 称 职员代文字 其他 应发合数值 2 增项 码 计 职员姓文字 其他 房租水数值 2 减项 名 电 部门 文字 其他 代扣水数值 2 减项 电 基本工数值 2 增项 代扣所数值 2 增项 资 得税 浮动工数值 2 增项 医疗保数值 2 增项 资 险 津贴 数值 2 增项 养老保数值 2 减项 险 加班 数值 2 增项 工会扣数值 2 减项 款合计 独补 数值 2 增项 实发合数值 2 增项 计 病假 数值 2 减项 个人账文字 2 其他 13

事假 数值 2 减项 操作要点 （1） 新增工资项目时，如果在工资项目名称的下拉框中有我们需要增

加的项目，必须从下拉框中选择，系统会自动取有关信息进行显示，不需手工录入（下拉框中工资项目资料主要来源于职员信息卡片）。

（2） 设定工资计算公式时所需要用的工资项目，都必须预先在此设定，

否则无法设置公式。

（3） 设置工资项目时，必须注意设定工资项目的类型，只有数值型的

工资项目才能参与工资数据加减运算，文字型则不能。

（4） 工资计算公式设置 公式名称：全体员工

应发合计=基本工资+浮动工资+津贴+加班+独补

扣款合计=病假+事假+房租水电+代扣所得税+医疗保险+养老保险+工会 实发合计=应发合计-扣款合计

五、 数据

（一）设置工资数据输入过滤器 过滤器名称：全体员工 计算公式：全体员工 工资项目：全选 （二）工资数据录入

（三）录入的工资数据如表25所示。 表25 职员基本浮动津贴 加班 独补 病假 事假 房租医疗养老工会 姓名 工资 工资 水电 保险 保险 张华 1800 2000 600 400 800 36 90 9 李萍 1400 900 380 320 15 331 28 67.5 7 王林 1200 1100 360 410 90 500 24 62.5 6 赵立 900 670 240 320 380 228 18 36 4 刘红 1250 1000 250 480 15 250 30 75 7 孙晴 1500 1600 400 15 327 27 72.5 5 操作要点 （1） 白色的单元格可直接录入，黄色单元格由系统自动计算，无需手

工录入，也不允许直接修改数据；

（2） 录入整列相同数据时，可利用工具栏中“计算器”帮助录入，无

需单个录入；

（3） 代扣税一项可先空出不录入数据，待个人所得税计算完成后，可

从所得税计算表中引入。

（二）利用“工资计算”功能计算工资 注意：“工资计算”功能除了可对工资进行计算外，还可作工资数据复制的工作。当工资表中有一些诸如“基本工资”之类每期数值基本保持不变的项目数据时，在“工资计算”模块设置一个名为“固定项目”工资方案，把那些每期树脂基本保持不变的工资项目选上，需要时复制到下一期，可减少下一期工资数据录入的

14

号

工作量。但是此前要先设一个没有任何内容的空白工资公式，以便在工资方案里选其为计算公式。 （三）个人所得税计算

个人所得税初始化设置如表26所示。 表26 名称 个人所得税计算 税率类别 含税级距税率 所得项目 应发工资 所的计算 应税所得=应发工资-独补-医疗保险-养老保险 所得期间 2013年1月 外币币别 人民币 基本扣除 1600 将计算出的个人所得税引入工资修改模块当中的“代扣所得税”栏中，并保存。 （四）工资费用分配，见表27 表27 分配名称 工资分配 凭证字 记 摘要内容 分配工资费用 分配比例 100% 部门 职员类别 工资项目 费用科目 工资科目 行政部 管理人员 应发合计 管理费用——应付工资 工资及福利费 财务部 管理人员 应发合计 管理费用——应付工资 工资及福利 销售一部 销售人员 应发合计 产品销售费用应付工资 ——工资及福利 销售二部 销售人员 应发合计 产品销售费用应付工资 ——工资及福利 生产部 生产人员 应发合计 生产成本——应付工资 工资及福利费 生产部 生产人员 应发合计 制造费用——应付工资 工资及福利 （五）福利费用分配，见表28 表28 分配名称 福利费分配 凭证字 记 摘要内容 计提职工福利费 分配比例 14% 部门 职员类别 工资项目 费用科目 工资科目 行政部 管理人员 应发合计 管理费用——应付福利费 工资及福利费 15

财务部 管理费用——应付福利费 工资及福利费 销售一部 销售人员 应发合计 产品销售费用应付福利费 ——工资及福利费 销售二部 销售人员 应发合计 产品销售费用应付福利费 ——工资及福利费 生产部 生产人员 应发合计 生产成本——应付福利费 工资及福利费 生产部 生产人员 应发合计 制造费用——应付福利费 工资及福利费 注意：如果应发合计里包括了福利费，用户需在工资项目设置处另行定义一个诸如“福利计提基数”的工资项目，并在“公式设置”处定义它的计算公式，把福利费扣除出来，以此作为计提职工福利费的基数。 六、变动

练习将行政部张华转为销售一部。 七、查看各种工资表 八、期末结账 操作要点

一旦结账，上月工资数据将不能再修改。如需修改，可点击“数据”模块中“期末结账”找到反结账选项，进行反结账。反结账的操作只有系统管理员才能进行。

附录E 固定资产管理系统联系

目的：掌握固定资产管理系统的操作流程及常用操作功能。 要求：（1）对固定资产系统进行初始化。

（2）完成固定资产新增、减少及其他变动等的日常操作，查看各种账表。 （3）期末计提折旧，进行固定资产子系统与总账系统的对账并结账。 资料：如下。

一、系统维护

系统参数设置：与总账系统相连；允许改变基础资料编码；不允许转回减值准备。 操作要点

固定资产系统可与总账相连使用，也可独立作为设备管理使用。因此，如果固定资产系统与总账相连使用时，一般建议不要选“不提折旧”“不生成凭证”这两个选项。

二、基础资料

（一）变动方式类别增加

变动方式类别增加如表29所示。

表29 代码 方式名称 凭证字 摘要 对方科目 002.004 报废 记 报废固定资产 固定资产清理 操作要点 16

管理人员 应发合计

（1）如果要求系统对固定资产变动业务自动生成相应的记账凭证，就必须在固定资产变动方式设置窗口中的“对方科目代码”对话框中输入对方科目代码。同时选择该类业务凭证相应的凭证字、录入摘要内容和核算项目。

（2）已使用的固定资产变动方式不能删除。 （二）卡片类别管理，见表30.

表30 卡片类别管理表 代码 名称 年限 净残单位 预设资产这就减值编是否值率 折旧科目 科目 准备 码计提方法 规折旧 则 001 房屋50 5% 幢 平均1601 1602 1603 FW- 不管及建年限使用筑物 法状态（基如何于原一定值） 提折旧 002 交通10 3% 辆 工作1601 1602 1603 JT- 由使工具 量法 用状态决定是否提折旧 003 生产10 3% 台 平均1601 1602 1603 SC- 由使设备 年限用状法态决（基定是于原否提值） 折旧 004 办公5 5% 台 动态1601 1602 1603 BG- 由使设备 平衡用状法 态决定是否提折旧 Investment 投资50 5% 栋 平均1601 1602 1603 TZ- 不管property 性房年限使用地产 法状态（基如何于原一定值） 提折旧 （三）存放地点 存放地点设置如表31所示。

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代码 01 02 03 三、初始数据录入 初始数据见表32。

表31 名称 车间 办公室 车库 表32 初始数据表 资产编码 FW-001 JT-001 SC-001 名称 办公楼 小汽车 车床 类别 房屋及建筑物 交通工具 生产设备 计量单位 幢 辆 台 数量 1 1 2 入账日期 2012年12月31日 2012年12月31日 2012年12月31日 存放地点 车库 车间 经济用途 经营用 经营用 经营用 使用状态 正常使用 正常使用 正常使用 变动方式 自建 购入 购入 使用部门 行政部 销售一部、销售二部（费用生产部 比例各 50%） 折旧费用科管理费用——折旧产品销售费用——折旧费 制造费用——折旧目 费 费 币别 人民币 人民币 人民币 原币金额 1000000 400000 600000 购进累计折无 无 无 旧 开始使用日1992年12月1日 1999年6月1日 2001年4月1日 期 已使用期间 180 工作总量：30万公里，已使80 用18万公里 累计折旧金280000 220000 400000 额 折旧方法 动态平衡法 工作量法（计量单位：公里） 双倍金额递减法 折旧政策 常用折旧政策 常用折旧政策 常用折旧政策 操作要点 （1） 入账日期只能是初始化期间以前的日期。 （2） 变动方式选择取得固定资产的方式。

（3） 设置部门、折旧费用科目时必须保证部门、科目、核算项目对应的一

致性，因为折旧凭证中的科目、核算项目信息就是从此获得的，因此必须对应设定完整，否则系统无法自动计提折旧。 （4） 购进原值指的是取得固定资产的价值。

（5） 购进累计折旧指的是取得固定资产前已存在的累计折旧值。 （6） 累计折旧指的是从取得固定资产到系统启用期间为止，固定资产本单

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位已计提的累计折旧额。

（7） 预计使用期间数录入时，注意把预计使用年限折算为月份数后，再进

行录入。

四、结束初始化

一旦结束初始化操作，则固定资产初始数据将不能再修改，如确需修改的须反初始化，其具体操作方法为，按住键盘的【Shift】键，点击“工具”菜单，选择当中的“反初始化”选项。 五、日常业务处理

（一）新增固定资产

新增固定资产见表33。

表33 新增固定资产表 资产编码 BG-001 资产编码 BG-001 名称 电脑 折旧费用科目 管理费用——折旧费 类别 办公设备 币别 人民币 计量单位 台 原币金额 24000 数量 3 购进累计折旧 无 入账日期 2012年12月15日 开始使用日期 2013年1月20日 存放地点 办公室 已使用期间 0 经济用途 经营用 累计折旧金额 0 使用状态 正常使用 折旧方法 平均年限法（第一种） 变动方式 购入 折旧政策 常用折旧政策 使用部门 财务部 操作要点 （1） 在新增卡片时，入账日期只能是当前或以后期间的时间。

（2） 如当期新增的固定资产是全新的固定资产，在“原值与折旧”卡片中

的“购进累计折旧”无需录入，该项目指的是固定资产在购入前已存在的累计折旧。

（3） 在录入同类型的固定资产时，可通过选择“新增复制”选项复制卡片

信息。

（二）减少固定资产

将SC-001固定资产卡片中的一台车窗报废，如表34所示。

表34 清理日期 清理数量 清理费用 残值收入 变动方式 2013年1月201 500 4500 报废 日 注：清理费用以现金支付；残值收入存入银行。 操作要点

（1） 进行清理操作后，所产生的变动记录是不能直接通过“删除”按钮进行删

除操作，只能重新点击“清理”按钮进入清理界面，选择“删除”才能进行删除操作。 （2） 卡片清理后，该固定资产的价值将为零，并且从企业的固定资产管理系统

中消失。

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（3） 多数量的卡片作部分数量减少时只清理了一张卡片中的部分数量，不会影

响其余固定资产。

（三）固定资产计提减值准备

固定资产“办公楼”按原值比例5%计提减值准备。 操作要点

（1） 可对多项固定资产同时计提减值准备 （2） 可按资产组计提减值准备 （四）固定资产其他变动

将JT-001固定资产卡片中的小汽车的使用部门由销售部转为行政部，折旧费用科目也由“产品销售费用——折旧费”转为“管理费用——折旧费” 操作要点

（1） 同一张固定资产卡片每期只能做一次变动，如当期确需要多次调整，

可合并成一次处理，同时做多个项目变动。

（2） 不涉及金额的增减调整（如原值调整、累计折旧调整等）的固定资产

变动，无需生成凭证。

（五）利用“凭证管理”功能制作增加、减少固定资产的记账凭证 操作要点

（1） 生成记账凭证时，如果“变动方式”中预设的对方科目等信息不全，

则系统会提示是否手工调整，选择“是”可打开凭证进行修改保存即可。

（2） 固定资产系统所生成的记账凭证会自动传递到总账系统。 （六）查看固定资产清单等各种账表 操作要点

（1） 设定查询方案时，期间选择“初始期间”表示只查看初始数据。 （2） 方案设置的报表项目卡片里，可设定要显示或不显示的固定资产报表

项目，并对固定资产按一定方式小计、汇总，但汇总前必须先设排序方式。

六、期末处理

（1）输入本月工作量2000公里 （2）计提固定资产折旧

（3）利用“自动对账”功能进行固定资产管理系统和总账系统的对账 操作要点

（1） 一旦结账，对于已结账会计期间的业务将不能再进行修改和删除 （2） 如需对已结账期间业务进行修改，可通过按住【Shift】键，单击“期

末结账”图标，选择“反结账”功能，返回到上一期进行数据修改。

附录F 应收款管理系统练习

目的：掌握已收款管理系统的操作流程及日常发生业务的具体处理方法。 要求：（1）对应收账款系统进行正确的初始化设置，录入初始数据。 （2）对日常发生的各种赊销等欠款业务、收款业务进行处理。 （3） 对发生坏账、坏账收回等特殊业务进行处理。 （4） 进行往来业务核销，查看各种账表，期末结账。 资料：如下。 一、 系统维护

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（1） 系统设置

坏账计提方法：备抵法当中的应收账款百分比法。 坏账损失科目：管理费用——坏账损失。 坏账准备科目：坏账准备。

计提坏账科目：应收账款计提比例：0.5%。 （2） 其他参数

单据审核人与制单人可同为一人。 二、 初始数据录入

初始数据见表35。

表35 初始数据表 客户职单据类日期 部门 业务事由 往来科发生商品 数单员 型 员 目 额 量 价 长城 销售发2012年6月销售王林 销售 应收账52650 A产品 50 500 票 23日 一部 款 应收单 2012年9月销售赵立 借款 应收账35000 B产品 100 200 12日 二部 款 宏基 销售发2012年9月销售赵立 赊销 应收账50000 A产品 100 500 票 25日 二部 款 商业承签发日 票号 销售 20000 B产品 兑汇票 2012年12001 月9日 张华 应收单 2012年12 职员其他应5000 月8日 借款 收款 天达 期初坏2012年7月销售王林 逾期 5000 账 2日 一部 未还 操作要点 （1） 要填好应收款余额的明细框，它提供了余额的分段录入，在统计账

龄时，系统将按录入的应收日期来统计应收款金额的账龄，使账龄计算更精确。

（2） 通过发票录入初始数据时，可通过单击“商品”按钮选择调出销售

商品明细表录入销售时详细的商品信息，或隐藏销售商品明细表省略录入销售商品信息的工作。

（3） 发生额后面的“本年”复选框，它将影响对本年发生额统计正确性。 （4） 录入初始数据时，要注意设定往来科目的借贷方向，否则在应收款

数据传递到总账时数据会不正确。

（5） 初始数据录入时，可以根据需要将多张发票汇总输入，也可按每一

张发票进行明细录入，汇总录入时，相同收款时间的金额可汇总反映在收款明细中，这样可以减少初始数据录入的工作量，但以后将不能按照单据进行初始化业务跟踪管理。

（6） 如果录入初始数据时，出现发生额小于应收款余额时，可通过拆分

数据的方式，把此数据拆分分两笔业务录入。拆分方法是首先把上年余额拆分出来，当做一笔业务录入，录入时，发生额的本年选项不要选择，然后把拆分出来的余额输入发生额和应收款余额项目中；其次，再把本年的发生额部分当做另一笔业务输入，不同的是

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应收日期 2013年1月5日 2013年2月1日 2013年1月15日 到期 2013年3月9日 2013年1月8日

此笔业务必须把发生额中的本年选项选中，以此反映出本年发生额数。

三、结束初始化 操作要点

（1） 如果总账系统未录入应收款初始数据，并且未初结束初始化的，可

在应收系统结束初始化之前，通过“转余额”的按钮将应收款的初始数据传递过去。

（2） 一旦结束初始化工作，所有初始数据将不能再修改。确需修改的，

单击“工具”菜单的“反初始化”选项，即可回到初始化状态。进行反初始化时，系统会自动进行以下操作：所有业务单据取消审核；所有业务单据取消核销及取消坏账处理；所生成凭证全部删除；应收票据背书等处理全部取消，因此再进行反初始化时应谨慎处理。

（3） 结束初始化后，销售系统中先于应收系统结束初始化之前录入的发

票将不能传递到应收系统，因此应收系统必须先于或与销售系统同时结束初始化。

四、日常业务处理

（一）联系各种单据的制作

（1）5日，销售一部王林赊销一批A产品给天达公司，数量100件，不含税单价200元/件，增值税率17%，发票哈256430，预计收款日期1月15日。

（2）10日，销售二部赵立赊销一批产品给长海公司，其中A产品数量50件，不含税单价250元/件，B产品数量100件，不含税单价500元，增值税率17%，发票号325641，计划1月20日收回货款。

（3）15日，职员李萍因私向公司借款5000元，预计2月15日归还。 （4）20日，收到长城实业签发并承兑的一带息商业承兑汇票一张抵消应收账款，到期日4月20日，票面金额50000元。票据编号002.

（5）9日，将上年12月9日宏基公司签发并承兑的商业汇票拿去建

行贴现，贴现率3%，手续费10元。结算科目“银行存款——建行”。

（6）15日，收到天达公司本月5日所欠货款，结算方式支票，部门

销售一部。（按应收单号生成收款单）

（7）20日，收到长海公司还来前欠货款70000。结算方式电汇，部

门销售二部。

（8）25日，职员张华怀来上年个人借款5000。 （9）26日，销售一部王林收回天达公司初始坏账5000元当中的3000

元。结算方式为现金。

注意：如果用户购买了销售管理系统，销售管理系统所录入的发票

在本系统中只可查看，不能对其进行审核、生成凭证等操作，但可以修改发票的收款计划。无论该发票在销售管理系统中是否进行了审核或制证，如发票在应收系统进行了核销处理后，将不能修改。

（二）将以上各种单据通过“凭证处理”功能生成记账凭证 注意：各种单据必须经过审核后才能生成凭证。 （三）坏账处理 （1）31日，将宏基公司逾期未还，且明显无法收回的前欠货款50000

元中的10000列为坏账。填制坏账损失处理单并制作凭证。

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（2）26日，收回天达公司期初坏账中的3000元。填制坏账收回单

并制作凭证。

注意：坏账损失、坏账收回、坏账准备的记账凭证都不在“凭证处理”

模块中生成，而在坏账处理模块生成。 （四）计提当年坏账准备

注意：如果取消计提的坏账准备，只需删除坏账准备的计提凭证即

可。

（五）核销往来业务

（六）查看往来对账单及账龄分析表等有关账表 操作要点

（1） 要注意区别本位币与综合本位币，如果选择本位币，则输出的

汇总表只是本位币的原币发生额，它不包括外币折合的本位币数额。

（2） 查看账龄分析表时，如要设定账龄分组，只需在“天数”栏目

中直接修改，标题栏中的信息也会相应修改。

五、期末结账 操作要点

（1） 进行期末结账时，必须注意要确保本期应收款业务已处理完毕并

数据正确无误，否则一旦结账上期的有关数据将不能再进行修改。如要修改上期记录，必须进行反结账处理。

（2） 反结账的操作只有系统管理员才能进行。

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