公文课程复习资料

公文课程复习资料

?行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有（法定效力和规范体式的公文）文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

?公文的特征：政治性、权威性、规范性、指令性、实用性 ?公文的种类:

（1）按其行文方向，可分为:上行文、平行文、下行文 （2）按紧急程度，可分为: 特急件、急件、普通件

电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （3）根据涉密程度分为“绝密”“机密”“秘密”

?公文的特征：政治性、权威性、规范性、指令性、实用性

?行文总规则（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。

（3）一般不得越级行文。 ?向上级机关行文的规则

（1)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 (2)政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(3)下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

?公文写作的特点及语言要求：①明晰②准确 ③简朴④庄重得体 ?公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸 ?页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

?字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。 ?行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

?公文格式各要素的划分：本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。 ?版头：包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。 ?主体：包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

?版记：包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期 ?格式总结： 版头部分：

份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 主体部分：

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标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。转发、印发文件类的通知，用3号楷体_GB2312。 层次序数：第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层 （一）“” （楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ； 第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 （“1）” （仿宋）（必须有标点）。

附件说明：3号仿宋，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 发文机关署名、成文日期和印章

①加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 ②不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 ③加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

④成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

⑤特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行（左下方）。

一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。 字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。 如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行（不再空1行）。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。根据工作实践，请示、报告、函这3个文种必须标注附注，其他文种视情况而定，下行文也可用附注。

附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。 附件应排在版记之前。

附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。

被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。

版记的格式（4号仿宋） 版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送

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机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

?页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 ?公文的生效日期即为签发日期。

?为加快公文传输速度可采用多级传文。

?通知是一种上级对下级、组织对所属成员传达信息或布置工作常用的公文形式。 ?通知的作用：执行办理，告知。

?通知的特征：功能的指导性，应用的广泛性，较强的时效性，职能的多样性。

?通知的适用范围：①批转下级机关的公文或转发上级机关和不相隶属机关的公文；②传达要求下级机关办理和需要有关单位周知和办理的事项；③任免人员

?通知的分类①批转、转发、颁发型通知②指示型通知③告知型通知（会议通知）④任免通知

?会议通知常见要素1、召开会议的原由和根据2、会议的主题或议程3、与会人员条件及名额4、会议的时间、地点5、应备的有关材料6、报到时间、地点及有关联系事宜7、其他事项

?报告是行政机关广泛采用的公文。它是机关单位向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见，以及答复上级机关询问的文件。

?报告的特点：单向性、陈述性、事后性

?报告的适用范围1.向上级机关汇报工作。2.向上级机关反映情况。3.答复上级机关的询问。4.向上级机关提出建议。

?请示与报告的主要区别: 1、请示与报告的共同点： 一定要上级机关给予审批或答复；而报告属于陈 都是上行文，都是下级机关同上级机关联系工述性公文，一般不需要上级机关给予答复。 作，反映情况，陈述意见。 C. 行文时限不同 2、主要区别 请示必须在事前行文，批准后才能去做，其在A.行文目的不同 批准前是不允许办理或执行的，否则就是违犯组 请示的的目的在于请求上级机关批准某一工作织原则；而报告在事前、事中、事后均可行文。 或某一问题；而报告的目的在于向上级机关汇报D.内容含量不同 工作，反映情况，为上级机关提供信息和经验，请示内容单一，必须坚持“一事一文”或“一文一事”便于上级机关指导工作。 的原则，即一事一请示；而报告内容则比较广泛，B. 性质要求不同 尤其是综合报告 请示属于请求性公文，内容必须是提出请求事项，

?函适用于平级机关、不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 ?公文的行文关系;隶属关系、业务指导关系、平行关系、不相隶属关系。 ?函被喻为公文“轻骑兵”、“轻武器”。 ?通知是平民化、常用的公文。

?撰写函件应注意的问题：首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。 ?计划分为规划、方案、安排、设想、打算、要点。 规划——是具有全局性的、较长时期的长远设想。

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方案——是从工作方法到工作步骤，作出全面细致的部署与安排。 安排——是对短期内的工作进行具体布置。 设想——是初步的草案性的较长期的工作框架。 打算——是短期内工作的要点式计划。 要点或意见——是列出工作主要目标的计划。 ?计划的特点：具有预见性、可行性、指导性。

?计划的写作要求：从实际出发，统筹兼顾；突出重点，主次分明；目标明确，步骤具体；敢想敢干，勇于创新。

?总结的基本特点：经验性、概括性、理论性、典型性。

?总结写作须知：点面结合，突出典型；实事求是，一分为二；大小结合，写出新意；善找规律，名实相符。

?总结容易出现的错误：

?述职报告的特点：自述性、自评性、报告性。

?请示是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请求性的上行公文。凡是下级机关无权决定、无力解决而确需上级机关给予明确指示、批准或帮助的事项，都应该以请示行文。

?请示的特点：期复性、单一性、针对性、时效性。

?就请示的内容和性质来分，可以分为： 1. 请求指示的请示2. 请求批准的请示 3. 解答性请示4. 请求批转的请示

?讲话稿，是为在某些公开场合讲话时所拟写的书面稿件。讲话稿具有传达政策、阐发思想、指导工作、宣传鼓动、体现外交礼仪等重要作用，是机关、团体、部队、企事业单位常用的一种事务公文。 ?撰写讲话稿的基本原则：(一）符合党的政策和国家的法律、法规 （二）要符合本地区、本系统的实际 (三）要符合讲话者的意图和身份 （四）符合与会者的职业特点和接受能力 （五）要符合不同类

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型会议的特点

?作为起草讲话的人员，要做到以上两个方面的一致，自身必须具备三个方面的素质：1、广博的知识结构。这是写好不同对象、不同内容的讲话稿的关键。2、细致地心理分析。要多学点领导心理学，在起草之前，对领导的气质、风度、性格爱好、知识、口才进行全面的心理分析。3、自觉地主体转移。起草之前应该有一个主体转移的过程，也就是起草者要进入领导的角色，当好领导的“外脑”，替领导想问题、提建议、出点子。即关起门来当领导。不在其为谋其政。

?讲话稿写作技巧（一）领会意图，确立观点，把握特点，做到主题鲜明，重点突出(二）反复比较，精心安排，做到布局合理，层次清楚 （三）广积薄发，反复提炼，做到材料翔实，丰富多彩 （四）立足风格特点，注重表达效果，做到语言准确，朴实，简洁

?写作讲话稿八忌。①忌闭门造车。②忌道听途说。③忌夸大其词。④忌妄下结论。⑤忌移花接木。（移时间、移地点、移过程、移结果）。⑥忌用语模糊。⑦忌孤芳自赏（⑧忌掠人之美（把别人写的当作自己写的东西）。

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