档案专业考试复习题

第一章 档案概述 1、（名）档案：国家机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录（历史文件）。

(简)档案定义的含义：

（１）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的； （２）档案是保存备查的历史文件；

（３）档案信息的记录方式和载体是多种多样的； （４）档案是原始的历史记录。

2、（名）文件“办理完毕”：指完成了文书处理程序。 3、文件转化为档案的条件： （１）办理完毕的文件； （２）具有查考价值的文件；

（３）按照一定的规律保存起来的文件。

4、分析档案的本质属性：原始记录性。

（１）档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用； （２）档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。

5、分析档案与图书、资料、文物之间的区别与联系：

档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。它们之间有部分重合关系、彼此转化关系、相互补充关系等各种情况。

（１）档案、图书、报刊、资料，都是知识的载体，记录了各种信息，也都是人们有意识地作为信息储存的手段而保留起来，以供人们研究的，从这一点上，它们有相似之处；

（２）档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。档案的产生并非为了供众多人们去阅读，而是事过之后仍有用处，所以保存起来的。从这一点上，档案与文物有相似之处；

（３）档案的形成及其性质，与文物又有所不同。文物被保存是无意识的，而档案是有目的地选择和保存起来以备日后查考的。

6、档案的一般属性：知识属性、信息属性

7、原始信息：指用数字和文字等对某一项活动所做的最初的直接的记载。 加工信息：对原始信息进行不同的加工处理即成加工信息

8、档案信息的特性：原始性、回溯性 9、档案的种类的划分：

（1）按来源标准：国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案 （2）按内容标准：一是直接分为党务、行政、诉讼、军事、外交、科学技术、会计档案等。二是先分为普通档案和专门档案，再具体分

（3）按载体标准：金石、甲骨、泥板、缣帛、纸质、胶片、磁带档案等； （4）按记录信息方式：文字、图形、音像档案等； （5）按时间标准：古代档案、近代档案、现代档案 （6）所有权标准：国家所有、集体所有、个人所有档案 （7）常见划分方式：文书档案、科学技术档案和专门档案

文书档案：在党群工作、行政管理工作中形成的档案。

科技档案：不是人类自我管理活动的记录，而是人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。

专门档案：除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记档案等。其反应的活动一般具有特定的流程，或记录的方式有一定的特殊性。（08年考）

10、档案的一般作用：行政管理的查考凭据，生产建设的参考依据，政治斗争的必要工具，科学研究的可靠资料，宣传教育的生动素材，维护国家、集体和个人权益的法律书证。

11、档案的基本价值：凭证作用、参考作用 档案具有凭证作用的原因：

由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。

（１）从档案形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，客观记录了以往的历史情况

（２）从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记，如亲笔手稿，亲笔签署等。

12、档案参考作用的特点：原始性、可靠性

13、（简）辩证地理解档案的真实性：

一方面，档案是历史上执行特有任务时，作为表达工具而使用的文件转化来的，所以总的说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，也比其他资料较为可靠。另一方面，就每份特定的文件或部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。但即使档案内容有虚假部分，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。它仍是真实的历史记录。

14、档案的第一价值：档案对机关的作用。 档案的第二价值：档案对社会的作用

15、社会档案意识：指在档案学上个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度。

16、（论）档案发挥作用的规律（性）： （1）档案作用的时效律和扩展律；

（２）档案机密性递减律和社会性递增律； （３）档案行政作用弱化律和科学作用强化律； （４）档案发挥作用的条件律。

17、（论）档案作用（价值）的两种扩展：（１）档案的作用从机关向社会扩展；（２）档案的作用向多元化扩展

18、掌握档案发挥作用规律的实践意义：

研究和掌握档案发挥作用的规律性，有助于科学地组织档案工作和进行业务处理，正确地使用档案，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

19、分析时间因素对于档案价值的影响：

档案的价值和作用同时间的关系极为密切。在不同的条件下档案会发生失值、降值、增值等不同的变化。如有些档案只在某一段时间内有查考作用，而随着时间的推移，这些档案的作用则逐渐减小，以至消失。（１）许多档案的信息内容，超过某种时限之后其价值则缩小或失去作用；（２）档案信息载体的自然老化难以避免，也将导致档案的利用价值逐渐减小，甚至完全丧失。 20、如何才能充分发挥档案作用：

（1）档案利用实践。这是档案价值实现的最基本的条件，必须解放思想，使档案信息资源得到最大限度的利用，并以利用实践为基础提高鉴别档案价值的能力；

（2）社会发展水平。不同的社会发展阶段，一定的社会制度以及有关的方针、政策，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用；

（3）社会档案意识。凡是人们对档案认识较明确的地方或单位，人们能够有意识地保管和利用档案，档案作用发挥得就较好；

（4）档案管理水平。必须运用科学的原则和方法，对档案进行妥善的管理，深入开发档案信息资源，提供优质的利用服务，才能切实地发挥档案的作用。

加：1、档案的基本价值包括( )A．凭证作用B．参考作用C．理论作用D．凭证价值 E．情报价值 ABDE

2、档案所具有的信息属性是（）A．不可替代性 B．可替代性 C．可传输性 D．可分享性 BCD

我国设置的三种类型档案馆分为（）A、专门档案馆 B、各级国家档案馆 C、联合档案馆

D、部门档案馆 E、企事业单位档案馆 （BDE）

中华人民共和国成立以前的档案，按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案

第二章 档案工作概论

1、档案事业的主要工作领域：档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等

（名）档案工作：用科学的原则和方法管理档案和档案事业的活动。

2、档案业务工作的基本内容：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计 3、档案业务工作各环节功能及它们之间的相互关系：

（１）收集的功能：对需要保存的文件进行挑选，集中保存起来，以便更广泛地发挥档案应有的作用；

（２）整理的功能：对档案进行分门别类，便于保存和系统地提供利用；

（３）鉴定的功能：对需要保存的档案进行“检简”，去粗取精，使最有价值的档案更充分地发挥作用；

（４）保管的功能：对需要保存的档案采取保护措施，延长其寿命，进行系统管理，便于更长远地利用档案；

（５）检索功能：通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供检寻档案材料的手段，满足特定查找利用要求；

（６）编研的功能：对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料，满足更多的利用者各种不同的利用要求；

（７）利用的功能：通过各种方式和方法，向利用者提供档案材料，进行咨询服务，满足实际利用的要求；

（８）统计的功能：对档案和档案管理等的状况进行数量的观察和分析研究，掌握情况及其规律性。

相互关系：从档案工作各个环节的作用中，可以看出它们之间一条最基本的关系：收集、整理、鉴定、保管、检索、统计等各项环节中，都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求；同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用。

4、档案业务工作中基础工作和利用工作之间的关系：

（１）收集、整理、鉴定、保管、统计和检索等项工作是整个档案业务工作的基础； （２）利用工作是在此基础上提供档案为社会需要服务的主要环节；

（３）基础工作为利用工作提供物质前提，创造工作条件，没有基础工作便无法开展利用工作； （４）利用工作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作则失去存在的意义和工作的目标。因此，既要重视基础工作，又要重视利用工作，两者不可偏废。

五、档案工作的基本性质：（１）档案工作是一项管理性的科学性的工作（２）档案工作是一项服务性的条件性的工作（３）档案工作是一项政治性的工作

6、我国档案工作的两个阶段：

（１）新中国成立以后，档案工作为社会主义事业服务的过程中，得到了前所未有的发展 （２）在档案工作的服务作用不能得到充分发挥的情况下，档案工作就发生停滞甚至倒退的现象

7、档案工作管理性：

一方面，就总的档案工作看来，它是一项专门的管理业务。另一方面，从特定的部门、一定机关单位的档案工作看来，它又是某种工作管理的组成部分

8、档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基础：

在社会历史的各个阶段，档案工作都必然为一定的经济、政治、文化服务 9、档案工作政治性的主要表现：

（１）档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现（２）档案工作机要性也是档案工作政治性的表现之一。

10、根据档案工作的性质分析档案工作者应具备的职业道德：

（１）必须加强党性，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，实事求是，要有立档不怕杀头的精神，保护档案的真迹不受破坏和歪曲；

（２）应当积极地提供档案用以编修史志，用档案印证历史，校正史实，使档案得到正常的利用；

（３）要同一切破坏档案，歪曲历史的行为进行坚决的斗争。

11、（论）档案工作基本原则所包含的三个部分：

统一领导、分级集中地管理国家全部档案；维护档案的完整与安全；便于社会各方面的利用。 12、我国档案工作的基本原则的制定：

（1）1955年1月17日，中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》在我国第一次明确地规定了档案工作的基本原则

（2）1956年4月16日，国务院颁布《关于加强国家档案工作的决定》中，确立了全国范围内的“档案工作的基本原则”；

（3）1959年1月7日中共中央《关于统一管理党、政档案工作的通知》，充实了档案工作的基本原则；

（4）《档案法》规定，进一步发展了档案工作基本原则。 13、“统一领导、分级集中地管理国家全部档案”的基本内容： １）档案事业由党和政府统一领导；

２）国家所有的档案由各级档案机构分别集中统一管理；

３）全国档案工作由各级档案行政机构分层负责统一监督和指导。

16（论）分析档案工作基本原则三方面思想内容的关系（2008年考）： 档案工作的基本原则三个方面的思想内容，互相联系，相互作用：

（１）实行档案的集中统一管理，才能切实地维护档案的完整与安全，从而便于社会各方面的利用；

（２）实行档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，都是为了便于社会各方面利用档案； （３）要做到便于利用，必须实行集中统一管理和保证档案的完整和安全。

由此可以说，集中统一管理和维护档案的完整与安全是手段性的，便于社会利用档案是目的性的。我国档案工作的基本原则，是一个辩证统一的有机整体，具有丰富的思想内容。

14、维护档案的完整的含义：

（１）从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；

（２）从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌数量完整与质量完整是因果关系。

15、维护档案的安全的含义：（1）力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，即物质安全（2）保护档案免遭有意的破坏，档案机密不被盗窃，不失密。

17、全国档案工作组织体系:档案室、档案馆、档案行政机构 18、档案室的类型：普通（机关、文书）、科技、音像、人事、综合、联合档案室。

（名）档案室：各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

（名）综合档案室：是指统一管理本机关全部档案，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一、综合管理的档案室。

（名）联合档案室：是指同一地区，特别是在同一市镇内的一些机关联合起来设立一个，负责保存和管理这些机关档案的机构。

（名）科技档案室：企业和事业单位集中统一管理科学技术档案的机构。

19、档案室的地位、作用：

（１）档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手； （２）档案室是整个档案工作的基础。

20、档案室的基本任务：

集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。

21、档案室的具体任务：

（１）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

（２）接收和保管本机关各单位交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编研，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊资料，配合档案提供利用；

（３）定期把具有长远积存价值的档案向档案馆移交。

档案馆的职能是什么？

①接收与征集档案，为国家积累档案财富；

②科学地管理档案，维护档案的完整与安全；

③开展档案的利用工作，传播档案信息为社会服务；

④编缉出版档案史料，参与史志的编修工作，提供原始凭证维护历史真实面貌；

⑤承担宣传教育职能，以陈列展览档案等多种形式，对公民进行爱国主义、革命传统教育等等。 22、（论）档案馆的性质及其主要表现： 档案馆的性质：科学文化事业性质。 主要表现：（１）从档案馆管理的对象来看，是历史上政治、经济、军事、文化、科学技术等活动的记录；

（２）从档案馆的活动方式和工作成果来看，档案馆工作是一种研究性的工作；

（３）从档案馆机构及其社会职能来看，档案馆不是党、政领导机关，不是企业生产部门，而是一种文化事业单位。

23、档案行政机构的性质和基本职责： 性质：既是党的机构，又是国家的机构。

基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。

24、为什么说档案馆工作是国家档案工作的集中体现： （1）考察档案馆能了解档案局对它的业务指导状况； （2）考察档案馆能了解档案室的移交情况；

（3）考察档案馆最能清楚该地区的档案工作水平。

加：按照党中央、国务院有关机构改革方案的规定，1993年，中央档案馆、国家档案局合并为一个机构。

2、（多选）按照1992年《全国档案馆设置原则和布局方案》，我国主要设置的档案馆是（） A.各级国家档案馆 B.部门档案馆 C.企业事业单位档案馆 D.中国人民解放军档案馆 ABC

在我国，对档案及其管理问题的专门研究，出现于二十世纪的二、三十年代。

第三章 档案的收集

1、档案收集：指接收与征集档案及有关文献的活动。

2、档案接收：指档案馆收存档案的活动过程。

（名）档案征集：指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。 3、档案收集工作的具体内容：

（１）机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的文件的接收； （２）机关、企业、事业单位对那些未及时归档的文件的补充收集；

15、《中国档案分类法》中设置的四个分类表及其使用范围：

（１）中华人民共和国档案分类表，适用于类分1949年10月1日中华人民共和国建立以后形成的档案；

（２）新民主主义档案分类表，适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案；

（３）民国档案分类表，适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案；

（４）清代档案分类表，适用于类分清代档案，其一级类目还适用于清代以前各历史时期的档案

16、比较复分与仿分的同与异：复分与仿分的道理完全一样，区别在于，对于普遍的和大量的共同类目采用复分的方法，按专门编制的复分表进行细分；而对于少量共同的类目则采用仿分的方法。仿分即在细分类目时仿照某一类目的下位类来设类，不必专门编表

17、主题词限定注释：是指明该主题词的使用范围，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分

含义浅释：是说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分 18、主题词表参照系统的作用：用来说明款目主题词在语义上的等同关系、属分关系和相关关系

19、《中国档案主题词表》的使用方法：

（１）按汉语拼音音序、调序、字形笔画参照天头提示，从主表或附表中查找标引用的主题词； （２）按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词（３）所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者，应转换为正式主题词作标引词；

（４）在主表中查到的主题词，如不能恰当反映文件主题时可参考该词的词间关系进行校正，也可按该词的范畴号或族首词在索引表中查选更恰当的词；

（５）从词族索引中查找属性相同的一族词，选定最专指的主题词；

（６）应用计算机进行标引、检索时，可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检，以提高标引速度和查全率、查准率。

20、（名）档案著录：指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，称为案卷目录。

档案著录中的排检和编号项包括五小项：分类号、档案馆（室）代号、档号、缩微号、主题词。 21、段落符号式著录格式：指著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。

22、档案著录规则的作用：建立、健全我国的档案目录体系，开展档案的报道与交流，逐步实现档案检索的自动化的主要内容：著录项目、标识符号、著录条目格式、著录用文字和著录信息源。

23、著录级别的选择：（１）对于案卷内容比较单一的可以案卷为著录对象；

（２）对于同一案卷内反映同一问题的文件，可作为一组文件著录； （３）对于相同题名的若干案卷可作为一组案卷著录

著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm。

（名）26、档案标引：指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。

档案标引按照给予的检索标识的不同，可以分为主题标引和分类标引。其中，给予文件或案卷以分类号标识的过程，称为分类标引；给予文件或案卷以主题词标引的过程，称为主题标引。

简：著录、标引的区别： 2者都是形成档案检索条目必须的步骤：

1、 著录和标引虽然都从档案内容入手，但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析，以选出需揭示的全部特征，并把它们反映出来；标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征，为用户提供查找的线索，所以只需分析档案的基本内容。2、 表达方式不同。著录反它

所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式，即用自然语言直接表述；标引则须语言的转换：用检索语言来表现档案的主题内容，这是2者最根本的区别。

27、自由标引：指不借助检索语言直接使用未经规范的自然语言进行的标引 受控标引：指使用统一的规范化语言进行的标引

28、标引网罗度：又称穷举度，是指标引工作中确认档案所有主题的程度 专指度：指检索标识表达档案内容的精确程度

一致度：指选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度

（简）29、档案标引的质量指标：标引的网罗度、专指度、一致度

30、审校的内容：

（１）档案主题是否提炼得准确全面；主题概念是否准确恰当；是否遗漏了隐含的主题； （２）是否存在过度标引和标引不足的问题；

（３）分类标引是否符合分类标引规则；主题标引是否符合主题标引规则和组配规则； （４）标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写得是否正确无误；

（５）对同一主题的标引是否前后一致审校的程序：自校、互校、总校。 31、（论）分类标引规则的内容：

（１）档案分类标引的依据是以国家机构、社会组织从事社会职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征；

（２）档案分类标引应以《中国档案分类法》及其使用手册为依据；

（３）档案分类标引时，要正确理解类目的含义和范围，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地理解类目的含义；

（４）档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案具体内容和用途，确定适当的标引深度；

（５）档案分类标引必须按专指性的要求，分入恰当的类目，赋予准确的类号； （６）档案分类标引应保持一致性。

32、主题标引的一般规则：

（１）主题标引应以档案论述的客观事物和研究对象为依据，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬； （２）标引档案的主题词必须是词表中的正式主题词，非主题词一般不能作为标引词使用； （３）要选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引，一般不得以其上位词或下位词进行标引；

（４）当词表中单个主题词能准确表达文件、档案主题概念时，不得采用组配形式标引； （５）当词表中没有单独的专指主题词时，则应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引；

（６）如果组配仍不能达到要求时，方可选用最邻近的上位主题词或相近的主题词进行靠词标引；

（７）当上位主题词标引不合适时，可采用关键词进行标引；

（８）每一件档案的标引深度，原则上应以能完整地表达档案主题内容、充分提示出有检索意义的档案信息和该检索系统的处理能力为依据。

33、主题词组配标引规则：

（１）组配必须是概念组配，而不是字面组配； （２）组配不能越级组配；

（３）组配的结果，只能表达一个主题。

34、计算机自动标引中加强质量控制的必要性：

（１）计算机自动标引虽然好，但是由于计算机尚未达到高智能化水平，特别是对那些隐含主题计算机根本无法识别；

（２）档案标引软件本身也还存在这样那样的问题，在概念转换中不能完全符合档案标引规则；

（３）一旦形成了大量低质量的数据，将长期对档案检索系统的检索效率发生严重的影响。因

此目前不能完全依赖于计算机进行标引，必须加强对自动标引结果的质量控制，以保证标引质量。

35、计算机自动标引中加强质量控制的方法：

（１）选择软件：选择性能好、与本单位档案实际相适当的自动标引软件； （２）加强审校；

（３）根据需要调整标引软件。 36、常用检索工具的种类及含义： （１）按编制方式分：

①目录：将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。

②索引：将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。

档案存放位置索引可以分成全宗存放位置索引和库房存放位置索引。

③指南：是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具 （２）按载体形式分：

①书本式检索工具：亦称簿式检索工具，是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。

②卡片式检索工具：是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。 ③缩微式检索工具：是以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。 ④机读式检索工具：是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具 （３）按检索范围分：

①全宗范围：以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。

②档案馆范围：以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。

③专题范围：以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。

④若干馆范围：以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具

（４）按功能分：

①馆藏性检索工具：是反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具。

②查检性检索工具：是脱离档案实体排列顺序，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具。

③介绍性检索工具：是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。

37、档案检索工具的职能：存储、查检。档案检索工具在档案管理中的作用：桥梁作用、交流作用、管理作用

38、案卷目录的作用：（１）固定档案整理顺序； （２）保管和统计档案的重要依据； （３）检索档案的工具。

40、档案馆指南的主要内容：说明或序言、目录、档案馆概况、馆藏档案情况介绍、馆藏资料情况介绍、附录

全宗指南的主要内容：立档单位和全宗的历史概况、全宗内档案概况、档案的内容与成分。

41、比较不同载体形式的检索工具的特点：

（１）书本式检索工具：优点：体积小，便于管理；可印刷出版，便于各档案馆间进行情报交流和馆外查询；编排紧凑，便于阅读；手工检索扫描速度快；成本较低。缺点：缺乏灵活性，编制时需要一定时期的积累材料，编制完成后不便于增减条目和调整条目间的顺序。

（２）卡片式检索工具：优点：有较大的灵活性，便于逐步积累材料；便于增减条目；便于调整条目之间的顺序；由于每一条目独立存在，复印后可编制不同的检索工具；由于卡片纸质较好，比较耐翻检；缺点：卡片数量多、体积大，不便管理；不便于传递和交流，一般只能馆内使用；手工检索时逐张翻检，扫描速度较慢；成本较高。

（３）缩微式检索工具：优点：密集存储，节约空间；体积小，便于携带和交流，便于拷贝复制；耐久性好，便于长期保存和使用。缺点：需要具备一定的拍摄和阅读条件才能制作和使用。

（４）机读式检索工具：优点：存储密度高；检索扫描速度快；可进行多途径检索。缺点：需要配置计算机、检索软件等。

42、（简）比较馆藏性、查检性、介绍性检索工具的功能：

（１）馆藏性检索工具功能：固定和反映档案整理顺序，档案管理人员可借助它了解和分析馆藏情况，便于按照档案整理顺序查找。

（２）查检性检索工具功能：建立多种检索标识，提供多途径检索；不受档案整理顺序的限制，可以打破全宗、案卷等档案实体单元的界限进行检索；可以选择任意的检索深度。

（３）介绍性检索工具功能：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。

43、检索策略：指人们进行检索的方案和计划

44、档案计算机检索的特点：检索方式自动化、检索速度快、检索途径多元化，检索效果好，检索灵活方便，对计算机检索系统的依赖性

另：1、主题词款目中的“参照系统”包括（ ）A．代项 B．分项C．属项D．族项 E．参项 ABCDE 2、（选）综合性档案馆对价值较大或珍贵的档案著录应主要以 文件级 著录级别为主。 专题目录：按照特定专题，以一定的次序编排而成的一种目录。 （论）著录与立卷归档同步完成的流程及其好处？

（1）、①各机关在形成文件时，由撰稿人对文件进行主题标引，以揭示文件主题。 ②对需要审核的稿件，核稿人应同时对标引主题词给以审核。 ③将主题词印制在文件上。

④将机关收发文登记与著录合为一体。

⑤立卷时检查文件处理阶段著录的内容是否正确，对未著录的文件进行著录，将著录结果与案卷一并归档。

（2）实行档案著录与归档同步完成的好处是：第一，可及时保证档案著录工作的完成。第二。有助于保证档案著录的质量。第三；在机关完成档案的著录工作，可使本机关及时利用其著录成果编制检索工具，改善机关档案检索系统并为机关档案检索的自动化奠定基础。

第八章档案利用

1、（名）档案提供利用工作：亦称“档案利用服务”，是档案馆、室以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

档案提供利用方式主要通过以档案原件、档案复制品、以综合档案内容编写的参考资料、档案证明、咨询服务、网上查询提供利用。

2、（简）档案提供利用工作的基本要求：档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案的利用效果。

3、档案提供利用工作与档案信息开发工作的关系：

档案提供利用工作与档案信息开发工作，既有区别又有联系。 它们的区别主要表现在工作任务与工作内容两个方面。

开发工作的任务：主要在于寻找和获取较为集中系统或有特定价值的档案信息。

利用工作的任务：在于及时、准确、全面有效地为档案用户提供所需的档案信息材料。 开发工作的内容：鉴别筛选、加工整序、编目汇纂社会所需的档案信息材料。

利用工作内容：熟悉馆藏档案的内容成分，了解社会需要，开展档案咨询与接待等服务工作，满足利用需要。

它们的联系：（１）它们的活动宗旨相同，都是为了发挥档案的作用，实现档案的使用价值；

（２）工作对象相同，都是以能够满足档案用户需要的档案为对象的； （３）两者在实际工作中，又是相互衔接、相互促进的，缺一不可。 4、（简）档案提供利用工作的指导思想： （１）全面地为档案用户服务

（２）及时地为档案用户服务 （３）准确地为档案用户服务 （４）有效地为档案用户服务

5、档案提供利用和保密之间的关系：

（１）从根本上讲，两者是一致的，都是为了更好地发挥档案对机关与社会的积极作用，同时，避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。

（２）保密的目的，也是为了更好地利用档案信息资源。只是相对地把档案文件的使用限制在一定的范围内。

（３）档案在什么情况下可以提供利用，在什么情况下需要保密和控制使用，都必须服从党和国家及人民的根本利益，在这个大前提下，将两者有机地统一起来

６、（名）制发档案复本服务：指档案馆（室）根据档案用户的合理需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制、摘录等手段，向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。 7、档案证明：指档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况而摘抄编写的一种局面证明材料。

8、档案利用的基本途径：

（１）提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要；

（２）通过提供档案副本或复制品，………………； （３）通过提供档案信息加工品，…………………。 9、档案提供利用的主要方式及应该注意的问题：

（１）档案阅览服务； （２）档案的外借服务； （３）档案展览与陈列服务；（４）制发档案复本服务； （５）制发档案证明服务； （６）档案目录信息服务； （７）档案咨询服务。

10、档案陈列与展览的作用：

（１）两者本身就是提供档案信息的现场，档案用户从中可以获得较为集中系统的档案信息内容与线索，甚至发现从未见过的、难得的珍贵史料信息；

（２）机关和档案馆能在一定范围内组织较多的用户参观，服务面较广泛；

（３）经过精心选择和组织展出的有代表性的、典型的档案信息材料，能够以其原始性、真实性和形象鲜明见长，给参观者留下深刻的印象，起到生动的宣传教育作用；

（４）两可以展示档案馆（室）藏档案内容之丰富及档案的特殊作用，引起人们的注意和兴趣，从而也宣传了国家，建设和发展档案事业的必要性。

11、说明档案陈列与展览的形式： （１）长期性的档案展览； （２）短期档案展览。

13、档案咨询服务：指档案收藏部门答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。 定题咨询服务：是档案馆（室）依据用户利用需要，在了解其利用档案信息的专题范围的基础上，有计划地为档案用户搜集相关专题档案情报，编辑档案参考资料，主动协助档案用户实现其利用需求的一种特殊服务方式。

跟踪咨询服务：指档案馆（室）在初步满足档案用户利用需求之后，继续为用户搜集相关的档案信息线索，主动为之提供新的情报信息的一种服务方式。

事实性咨询：指档案馆（室）解答档案用户关于特定的事项或数据的询问。

指导性咨询：指档案馆（室）对用户在查阅档案与资料时发生的疑难问题进行指导服务。 检索性咨询：指档案部门根据有关档案用户的利用需求，对已经确定的工作、科研或生产等项活动，主动地提供有计划、有组织的档案情报咨询服务

16、档案咨询服务的种类：

（１）按内容性质：事实性咨询、指导性咨询、检索性咨询；

（２）按难易程度：一般性咨询和专门性咨询； （３）按咨询的形式：口头咨询和书面咨询。 17、档案咨询服务的步骤：（１）接受用户咨询； （２）分析用户咨询问题； （３）帮助用户查找档案； （４）答复用户咨询； （５）建立咨询档案。

18、档案用户调研：指通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握档案用户利用需求材料的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。

19、学术利用：指在档案中查找有关学术研究所需的档案信息材料，是一种推理性的利用。 实际利用：指在档案中查找可以直接用于作出工作、生产或科研等方面决定的相关信息材料 普遍利用：指普通公民为解决自身的社会或生产问题，而利用档案馆（室）藏档案。 20、档案用户调研的原则：

客观性原则、针对性原则、全面性原则、服务性原则 21、影响用户需求的因素：

（１）社会因素：社会政治因素、经济因素、科学文化因素；

（２）档案工作因素：档案工作的方针和政策、档案管理工作的水平、档案利用服务工作的质量；

（３）档案用户自身因素：档案用户的职业因素、知识水平、工作经验。

22、档案用户需求的规律：（１）档案用户需求行为与社会环境及有关单位工作任务的同一性； （２）对档案信息的宣传报道程度与档案用户需求强度的同一性； （３）档案用户需求心理的求便规律；

（４）档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响规律。 23、分析各类档案用户需求的特征： （１）机关档案部门用户需求的特征：

Ａ、职能机构的办事人员的需要具有较强的专指性和较明显的随机性； Ｂ、中枢秘书机构的办事人员的需要具有较强的系统性和全面性； Ｃ、机关领导者对档案的信息需求具有浓缩性和间接性。 （２）档案馆的档案用户需求特征：

Ａ、研究者的利用需求具有全面性、系统性； Ｂ、机关工作者的利用求救具有一定的时效性；

Ｃ、工程技术人员的利用需求具有成套性、具体性；

Ｄ、工人、农民、市民的利用需求具有偶发性，没有连续性。

24、开放档案：是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

具体含义：（１）确立了开放档案的范围；

（２）明确了开放档案的用户对象；

（３）简化利用手续是开放档案的基本特征之一。

25、《档案法》中关于档案开放期的规定：自档案形成之日起满30年。

26、档案解密：指根据国家有关规定，解除档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会开放的非密档案

档案降密：指通过一定的方式与方法，降低档案文件原有的保密等级。

27、开放档案的依据：理论依据、实践依据、法律依据、

28、开放档案的鉴别：确定开放期、开放档案临别工作的组织领导、档案的解密、降密。 29、开放档案的公布权：

（１）属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；

（２）未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布；

（３）集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定。 加：（名）利用效果登记：是档案机构对每一次利用的成效结果所进行的跟踪调查。 （简）开放档案的要求和措施：

①继续解放思想，提高认识，正确处理开放与保密之间的关系。②建立、健全必要的开放档案的规章制度。③积极扎实地做好基础工作。④加强档案检索工具体系的建设。⑤加强编研工作。

档案使用过程中的维护与保护包括：登记与交接制度、使用行为的管理与限制制度。 《各级国家档案馆开放档案办法》发布时间1991年12月。

档案管理工作顺应社会发展的需求，作出适时、适势的改革和改变，主要体现在以下四个方面： （１）改变传统观念，树立为全社会提供全面信息服务的开放性档案管理思想。 （２）加强档案宣传、沟通社会联系，提高档案界的社会意识和社会的档案意识。 （３）变被动式提供利用为被动主动并举，大力开发档案信息资源。

（４）以开发利用档案信息作为档案管理工作的内在推动力，做好各项工作。

第九章档案编研

1、档案编研：是档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑和研究工作。 编研工作内容中，应该以编研档案史料为主。

2、（简）档案文摘：是对档案原文的缩写，它以简练的文字概要地揭示档案文件的主要内容，是一种档案二次文献。

档案参考资料：是根据档案内容加工编写的一种书面材料。

档案参考资料的种类通常有大事记、组织机构沿革、统计数字汇集、专题概要、会议简介等。 3、档案文献汇编的特点：原始性、系统性、易读性

4、档案文摘的作用：可以作为一种检索工具编制和使用，起到介绍、报道档案文件内容的作用，可提供具体查找线索。

5、（简）档案编研工作的意义：

（１）它是档案馆（室）主动地、系统地、广泛地开展提供利用服务的一种方式； （２）是提高档案馆（室）工作水平的一个重要途径；

（３）是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施；

（4）是档案馆工作发展的重要标志，有利于扩大档案馆工作影响，促进档案事业发展。 6、（论）档案编研工作的特点：研究性、思想性和政策性 7、（论）分析档案编研工作中应该注意的政策性问题：

（１）要遵守《档案法》中有关档案公布权限、开放时间、范围的规定； （２）《保密法》中对保密问题的规定； （３）《宪法》中对保护集体、公民个人权益问题的规定； （４）对有关科技成果档案的编研要注意保护专利； （５）在出版编研成果时要注意知识产权问题等。

8、法规文件汇编：指对党和国家各级权力机关及其所属业务主管部门颁发的，以强制力推行的，用以规定各种行为规范的文件加以汇集。

发文汇编：指将本机关的发文定期集中成册。

9、法规文件汇编的特点：权威性、准确性、资料性 在选材中应注意的问题：

（１）要收录按照法定程序发布的法律、行政法规等规范性文件，非规范性文件不应列入； （２）收录的文件应现行有效，对于已经废止的可将其目录附后供参考，但不需收入原文。 10、发文汇编的编辑方法：

汇编时应将本机关一定时期的发文收集齐全，可在发文时留出若干份，除一份连同定稿立卷归档外，其他用于编辑发文汇编，汇编内文件按发文号顺序排列，发文汇编的使用范围：一般仅供本

机关内部使用。

11、会议文件汇编的编辑方法：

12、（简）档案文摘汇编的特点：

（１）文摘言简意赅地揭示文件的主要内容，文摘汇编信息密度高、容量大，利用者可用较短时间获得大量信息；

（２）文摘具有引导利用的作用，利用者可借助文摘汇编选择自己所需要的档案原件，有针对性查阅利用；

（３）档案文摘汇编编辑出版形式多样，可及时报道各种文件中的最新信息。

13、档案文摘正文的编写要求：

（１）要忠实于原文，客观、如实地叙述文件的主要内容，不能带有编写人员的主观意识； （２）档案文摘应具有自含性和独立性，使读者不阅读原文也能从中获得必要的信息，可以独立使用；

（３）文字要简练、准确，表达要清楚，要注意使用标准科学术语，一般不用图表、公式、缩写词等，篇幅一般在200－400字左右。

14、法规文件汇编的编辑出版机关：有权制订法规的机关。

15、重要文件汇编的选材标准：在综合考虑文件内容的重要性和查阅利用的经常性这两方面因素的基础上，与业务部门共同拟定选材标准。

16、公报、政报的发行机关：党和政府的领导机关。

选材范围：有关方针政策的规定性、领导指导性文件，一般以正式下发的文件为主，选用领导讲话时要确保内容的准确无误。

17、大事记：是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。 18、大事记种类：按记载对象和内容：机关大事记、国家或地区大事记、专题大事记、个人生平大事记。

19、大事的选择标准：

（１）从影响方面分析：在大事记所记述对象的范围内属全局性、典型性的事件以及对现实工作和历史发展有重要影响的事件和活动应作为大事，反之则是小事；

（２）从特色方面分析：反映大事记对象的性质、任务、主要职能活动等方面特点的事件和活动应作为大事；

（３）从背景方面分析：在大事记所记述的历史时期中反映党和国家的方针政策以及本地区、本机关中心工作的事件和活动应作为大事。

20、大事材料的核准（步骤）：

（１）编写人员要认真分析和研究每一条材料，遇有不确切、不合理的地方，一定要设法考订清楚再收录编写；

（２）大事记初稿完成后，可印发下属机关或机关内部机构广泛征求意见； （３）在定稿前还应由该地区或机关领导审阅把关，如发现问题应及时修改。

21、（简）大事条目的编写要求：

（１）大事时间应力求记载准确的日期；

（２）大事记述不仅要有较高的思想水平，知识素养和文字能力，也要讲究编写技巧： Ａ、大事记述须一条一事，不可将几件事放在一个条目中综述记述；

Ｂ、大事记述文字要简明；Ｃ、大事的记述要注意将其始末因果交代清楚；Ｄ、要以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，注意观点的正确；

Ｅ、可在客观记述的基础上作适当评价。

编写大事记的目的和读者对象应写入（编辑说明）

编写大事记时，如果有关大事的发生年度不清楚应当如何处理? ( )A．附于大事记的最后B．放在大事记的开始部分C．放在附录中D．一般不记 D

编写大事记时，对某些不易理解内容的说明，应写入（）A.编辑说明 B.序言 C.注释 D.附录

C

22、（名）组织沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。

特点：内容的专题性、事实的连续性。

23、组织沿革的作用：

（１）便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况；（２）可以为研究国家机关史、地方史、革命史以及各种专业史提供组织建设方面比较系统、全面的参考资料；

（３）可以为档案馆（室）编写立档单位历史考证提供系统材料，并有助于提高档案收集、整理、鉴定等业务工作的水平；

（４）可以帮助利用者了解立档案单位的情况和认识档案的价值。

24、组织沿革的种类：机关组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。 25、组织沿革的体例及适用范围：

（１）编年法：历史较短，规律较小，组织机构不大稳定的机关可以考虑；

（２）系列法：组织机构比较稳定，且各自独立性较强的机关以及地区或专业系统的组织沿革可以考虑；

（３）阶段法：具有一定发展历史的机关、地区、专业系统可以考虑。 26、组织沿革的编写要求： （１）内容全面，材料翔实；

（２）结构合理，脉络清晰；

（３）组织沿革可以采用文字叙述和图表的形式，也可以图文并茂。 27、组织沿革的选材途径和方法：

（１）组织沿革的材料大部分来自于档案的正式记载，其他材料应慎用；

（２）在一个全宗中有关组织问题的材料大多集中在机关综合部门、组织部门和人事部门，可作为收集材料的重点；

（３）某些通过调整而形成的新机关，形成之初的文件往往保存于其前身机关中；

（４）本机关没有正式记载的问题，有时可从其他材料中得到证实；

（５）对于记载不确、证据不足的材料一定要认真考证，实在考证不清者要加以说明，宁缺勿错。

28、专题概要：是用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。

29、专题概要的特点：

（１）主题鲜明，内容专一； （２）材料系统，重点突出； （３）体裁灵活，适应性强。

30、专题概要的选题和选材：

选题应从社会需要和馆（室）藏特点两方面的实际出发。首先，在选题时必须充分了解和认真分析社会各方面的需要，为科学研究或解决实际问题提供有价值的参考和借鉴选题还要立足馆藏实际，充分考虑材料基础，以保证编出的专题概要内容实在，资料丰富，具有较高的参考价值。

选材要求：专、全、实 31、（简）专题概要的编写要求： （１）内容全面，材料翔实； （２）叙中有议，评介得当； （３）叙述准确，文字朴实；

（４）文图结合，不拘一格。

32、(名)会议简介：是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。

统计数字汇集：又称基础数字汇集，是以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情况的参考

资料。

33、编写会议简介应注意的问题：

（１）事实清楚、准确，无论是会议基本情况还会议内容都不能出现重要遗漏或失实现象； ２）语言简练，要点突出，会议情况可从简，会议报告、决议可稍详；

（３）一次会议的简介要眉目清楚，对于同类历届会议的简介，可按届次顺序依次排列，汇集成册并编制目录。

34、（简）统计数字汇集的作用：（１）可以为领导干部和工作人员了解情况、研究问题等提供系统的数据，作为制订计划、指导工作的参考和依据；

（２）可以作为宣传教育的典型材料，用真实的数据来反映某一方面的发展和变化情况。 （名）统计数字汇集：是依据档案内容，以数字的形式反映有关方面基本情况的一种档案参考资料，又称为基础数字汇集。统计数字汇集必须以数据的形式为内容，一般分为综合性统计数字汇集和专题性统计数字汇集。

35、统计数字汇集的编写要求： （１）科学地确定统计指标；

（２）选好采集数据的年代断限； （３）数据准确；

（４）根据主题特点可进行适当的统计分析； （５）表式清晰。

36、说明会议简介的主要内容：会议名称及届次、会议的时间、地点及主持人、会议参加人员、会议的主要议程及内容。

37、统计数字汇集中数据的选用应注意：

（１）汇集中选用的数据要力求准确无误，各种数据要以来自权威部门正式公布的数字为准； （２）如有疑问，应认真查证核实，查不清楚时应加以注明； （３）数据的统计单位要统一。 档案文献汇编成果的题名有（ ）

A.选集B.辑录C.丛刊 D.选编 ABCD

3．大事记的结构一般包括（）A．题名B．序言C．编辑说明 D．目录 E．附录 ABCDE

第十章 登记与统计

登记与统计在档案工作中(涉及档案管理领域所有重要事实与数据)。

1、（名）档案登记工作：是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时随地的记录。

主要内容：档案状况登记和档案工作登记。

2、档案状况登记的主要形式及其作用：

（１）案卷目录与卷内文件目录，作用：最基本的记录、反映档案数量与存在状态。 （２）档案收进登记簿，作用：专门记录档案进入档案机构情况。 （３）全宗名册，作用：对其所管全宗进行逐个登记。 （４）全宗单，作用：详细登记每一全宗情况；

（５）全宗卡片，作用：随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况；

（６）档案成分和数量变化情况报道表，作用：随时报告其所管档案的变化情况；

（７）案卷目录登记簿，作用：对所有案卷目录进行登记；

（８）总登记簿，作用：全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况。主要应用于档案室

2.档案状况登记一般可分解为档案数量、存在与保管状态及其变化情况三个基本方面。 3、档案工作登记的主要形式及其作用：（１）工作日志，作用：逐日记录每一天的工作内容及其进程和问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材（２）人员进出库房登记，

（３）档案出入库登记，（４）档案清点、检查登记（５）档案利用登记簿（６）利用者登记卡（７）档案借出登记簿（８）档案复制、摘抄登记（９）利用效果登记，实质上是档案机构对每一次利用成效所进行的跟踪调查。

4、（名）档案统计工作：是运用一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策提供坚实可靠的数据支持。

档案统计工作的规模应以（大范围的专门性统计为主）

5、统计工作的基本特征：

规范化、科学化、制度化、体系化。

6、档案统计工作的四个阶段：

（1）统计设计：对统计工作的具体任务、目标、方法、进程等进行筹划设计。 （2）统计调查：从现实中获取原始数据。

（3）（名）统计整理：对经统计调查所获取的原始数据进行分组、归类、审核、计算等处理，使之规范化、系统化的工作活动。

（4）（名）统计分析：指对统计整理的结果进行分析、研究，最终形成统计结论的工作

7、档案统计分析的目标：从统计数据中发现确定性、趋向性、规律性的情况与问题，并对这些情况与问题产生的原因及相关因素进行研究，以得出明确可靠的结论。

8、我国档案统计工作的体系：

（１）由国家档案局组织实施话并受国家统计局监督指导的全国档案事业基本情况统计； （２）由国家行业主管机关组织实施的专业系统档案工作统计； （３）由地方档案行政机关组织实施的地方档案工作统计；

（４）各档案馆和档案室对本馆和本室档案工作所进行的自我统计。

9、一般统计工作的基本要求：重要性原则；可量化原则；科学化原则；真实性原则；规范化、体系化、制度化原则

10、（简）档案统计工作的专业要求：

（１）统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素；

（２）具体统计项目的设置、统计方法的使用应力求对上述各方面情况有精确具体的描述； （３）控制工作规模、类型及频率。

11、档案统计调查的方式：制度化的综合性调查、专门调查。档案行政管理性统计工作所采用的基本调查方式是（制度化的综合调查）

12、档案统计整理的主要方法：统计分组、统计表

13、档案统计分析的主要方法以及各方法的特点与应用范围：

（１）对比分析：又称比较分析或比较研究，其基本特征是对可比对象及因素等进行对照比较，以发现其异同、差距乃至规律。

（２）相关分析与因果分析：相关分析：是对成因众多且复杂多变的现象所进行的相关因素分析。因果分析：是对具有“线性”因果关系的现象及原因进行分析。

（３）静态分析与动态分析：

（４）综合分析：又称全面分析。

（５）系统分析：是一种对具有系统性的工作现象和过程进行分析研究的方法。

第十一章人事档案

（名）1、人事档案：是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。

2、人员的主管单位：指机关人员所担任最高职务的管理机关。

3、人事档案的正副本制度：人事档案分为正本和副本。

正本是由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成。

副本是由反映一个人主要情况的材料构成，副本内容的材料，通常是由正本中的履历材料、考

核材料、学历材料、任免材料、工资级别等主要材料的重复件或复制件构成。

正本主要供主管干部的人事部门保管使用；副本主要供协助管理干部的人事部门保管使用。 4、人事档案的特点：

（１）人事档案的立卷与其他档案立卷方式不同； （２）人事档案内容的动态性；

（３）人事档案是随着人员的主管单位变动而变动的； （４）人事档案具有较强的机密性。 5、人事档案的作用：

（１）用人治事的重要依据；

（２）研究人事宏观管理的信息源； （３）编史修志的史料；

（４）宣传教育、文艺创作的素材。

6、分析人事档案发生流动的原因：

人事档案发生流动的根本原因，是工作人员主管单位的变动，干部档案的流动，并不完全是因干部工作单位的调动而流动，只有在所担任的职务改变了管理权限后档案才向有，管理该职务权限的机关流动，这是由我国人事管理工作的体制要求所决定的。

7、人事档案的工作内容：

（１）收集、鉴别和整理人事档案材料，充实人事档案内容，为国家积累档案史料； （２）保管人事档案，保证人事档案材料的完整与安全； （３）为人事档案的提供利用和咨询工作；

（４）登记人员职务变动、工资变动情况；

（５）转递人事档案，对下属单位人事档案管理工作进行业务指导； （６）定期向档案部门（馆、室）移交死亡人员档案。 8、在人事档案工作中贯彻档案工作的基本原则： （１）根据人事管理权限，集中统一管理人事档案； （２）维护人事档案的真实、完整与安全； （３）便于人事工作和其他有关工作的利用；

（４）机关人事档案工作，要置于组织、人事部门的领导之下。

9、人事档案收集工作：是人事档案管理部门根据本机关人事管理权限的范围及人事档案的收集归档范围，将有关部门形成的人事档案集中起来，统一保管的工作。

10、收集人事档案的指导思想：按照“德才兼备”的方针指导收集工作。

11、（名）人事档案鉴别：是人事档案管理部门根据人事档案的归档范围、要求，对收集起来归档的文件进行审查甄别，判定文件真伪和保存价值，确定能否归入人事档案。

12、人事档案的收集范围：是机关人事工作和其他有关工作中形成的应归档的文件范围。 （１）通过组织、人事部门收集人事工作中形成的人事档案；

（２）通过筹备党代会、人代会等群众团体代表会议的部门收集代表登记表、委员登记表和个人政绩材料；

（３）通过教育、培训部门收集学历登记表、报考登记表、学生成绩表等材料；

（４）通过评审聘任专业技术职称、职务工作的部门收集评定申报表、考绩材料、审批表等材料；

（５）通过党委组织部门收集组织建设中形成的加入共产党志愿书、申请书等材料； （６）通过共青团组织收集团的组织建设中形成的入团志愿书、申请表等材料； （７）通过有关部门收集表彰奖励活动中形成的先进工作者登记表等材料；

（８）通过纪律检查、监察、司法及有关的行政部门，收集形成的处分决定、本人检查等材料； （９）通过本人和报刊杂志及有关部门收集发明创造、科研成果等的目录；

（１０）通过卫生部门收集工作人员因病、工伤及意外事故致残的体检表或有关材料。

13、人事档案收集工作的方法：

（１）建立、健全收集人事档案的制度；

（２）掌握信息、做好集中收集； （３）疏通收集渠道；

（４）加强档案内容完善的研究，提出补充收集的措施； （５）跟踪收集。

14、人事档案收集工作的要求： （１）保证人事档案的质量； （２）严格掌握收集的范围；

（３）及时、细致地开展收集工作。

15、人事档案归档工作的内容：

（１）判断文件是否属于人事档案；防止归错，避免张冠李戴； （２）判断归档的文件是否属于办理完毕的正式文件；

（３）核查归档的文件是否完整齐全、文字清楚、对象明确，是否注明作者时间； （４）审核文件是否手续完备； （５）判定文件是否有保存价值。

16、（简）鉴别人事档案的原则：

（１）必须以中央有关人事管理及人事档案的文件规定为依据； （２）严格执行收集归档范围的规定；

（３）必须坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点； （４）正确处理鉴别出的不符合归档要求的材料。

17、人事档案整理：是将收集起来并经过鉴别的人事档案，按照有关规定和要求，以个人为全宗，进行分类、排序编号、登记目录、技术加工、书写卷名和装订成卷，并在此基础上不断地对档案内容进行补充的活动。

18、人事档案“完整、真实、精练、实用”的含义：

完整：包括两层意思：一指一个人的材料实行高度集中，以反映其人的全貌。二指档案中每件材料要求有头有尾，系列材料必须齐全。

真实：指档案必须是经过组织认可归档的，文件内容也应当是真实的。 精练：指档案中所保存的文件必须是有保存价值的材料。

实用：指整理档案要从人事管理工作的需要出发，对档案的内容、材料的分类排序和技术加工乃至立卷装订，都要保证实际应用

19、人事档案清理：指清出、存入档案材料的活动。 20、清理人事档案的依据：（１）是中央和有关部门就某一历史事件专门制定的清理档案材料的规定；

（２）是涉及清理人事档案材料方面有关落实干部政策的文件。 21、人事档案整理工作的步骤：鉴别分类、复制、技术加工、排序编号、编制卷内目录、打孔与装订、书写卷名、检查验收。

22、人事档案清理工作的意义： （１）维护人事档案内容的真实性；

（２）清理档案中的冤、假、错案材料，是落实党的干部政策、知识分子和侨务政策的需要，对安定团结均有重要的政治意义；

（３）保证人事档案内容的精练，清出无保存价值的文件，使之更精炼实用，利于保存。 23、（简）说明人事档案整理工作中复制文件的作用：

（１）人事档案中有些用铅笔、圆珠笔和复写纸书写的材料，天长日久字迹模糊不清，对于这些材料需要加以复制以便使原件内容保存下来。

（２）人事档案副本材料也需要通过复制获得。

24、比较保持文书档案真实性与人事档案真实性的不同做法：

（１）文书档案真实性是指档案材料是真实的。比如有的人处理错了，后来进行了甄别平反，文书档案要求保存全部过程的文件材料，因为它都属于真实的历史记录。

（２）而人事档案则不同，它要求材料内容是真实的，以便于人事工作利用，防止一些迭起的内容影响对人的正确评价和使用。因此凡是冤、假、错案及不实之词的档案材料，都要按规定清出、处理。

25、人事档案调整底账：

26、人事档案的检索方法（排列顺序）：笔形编号法、姓氏笔划编号法、汉语拼音字母编号法、部门编号法、职务编号法、大流水统一编号法等。

27、人事档案保管范围的划分： （１）对现职人员人事档案的保管

Ａ、人事档案的正本由主管人员职务的部门保管。 Ｂ、人事档案副本由主管和协管人员职务部门保管。

Ｃ、军队人员兼地方职务的，其档案正本由军队保管；地方人员兼军队职务的，由地方有关部门保管。

Ｄ、干部档案，由各级机关组织、人事部门保管。

Ｅ、职工档案一般属劳资部门或机关政工部门保管，也有的在干部人事部门保管。 Ｆ、学生档案，一般学校设专门部门保管。

（２）对退（离）休人员档案的保管，一般由原保管部门保管。 （３）对死亡人员档案的保管

Ａ、中央和国务院管理职务的干部，死亡后，其档案由原管理单位保管五年后，移交中央档案馆保管；

Ｂ、中央、国家机关各部委，各省、市、自治区管理的司局级职务的干部，全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、知名人士，死亡后，由原工作单位保管五年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，定期移交同级档案馆保管。

Ｃ、处级以下一般人员（包括工人、学生）死亡后，其档案仍由原单位保管，五年后移交本单位档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

（４）对其他人员人事档案的保管

Ａ、退职、自动离职、辞退人员的人事档案，另谋职业者，将其人事档案转至有关组织、人事部门或所属人才流动服务中心保管

Ｂ、被开除公职的人员，未就业的，其人事档案由原单位保管

Ｃ、受刑事处分和劳动教养人员的人事档案，由原单位保管

Ｄ、出国不归、失踪和逃亡等人员的人事档案，由原主管部门保管。

28、人事档案检查核对工作的作用：

（１）发现存放差错可及时纠正，以便检索； （２）对该转出而未转的档案，发现后可及时转出，防止管人与管档长期脱节而造成“无头档案”； （３）发现短缺档案可以及时追查，防止天长日久无法寻找，丢失档案。

29、人事档案提供利用工作的基本要求：在维护人事档案的秘密与安全的前提下，积极稳妥地为利用者提供优质服务。

30、（名）人事档案转递工作：指人事档案管理工作部门之间、人事档案管理部门与形成人事档案材料部门及利用部门之间转出和接收人事档案或人事材料的活动。

31、“无头档案”：指查不到档案人下落的人事档案。 32、人事档案提供利用的方式：

（１）在档案室或阅览室提供档案查阅； （２）外借；

（３）出具证明材料；

（４）提供综合整理的有关材料； （５）咨询服务。

33、人事档案转递的原因：

（１）由于人事档案的保管范围与人事管理权限不相一致；

（２）人事材料形成部门多而分散，形成的人事档案材料需要向主管单位集中； （３）借阅人事档案或人事材料的过程中，有的也需要通过转递向利用单位提供。 34、人事档案转递的方法：

（１）一般是通过内部派人取送，或通过机要交通转递，不允许公开邮寄或交本人自带； （２）必须办转递手续；

（３）县级以上组织人事部门才能直接转递人事档案；（４）收到人事档案的单位，应在核对无误后签名盖章，并且要及时将回执退回；

（５）转出的档案必须经过认真鉴别整理，并全部转出，不允许留部门文件分批转出，以维护档案的完整性。

35、（简）“无头档案”产生的原因：

（１）人员主管机关变动与档案的流动未同步进行； （２）转递工作不准确； （３）收进转出登记制度不严。

36、防止“无头档案”产生的措施：

（１）机关人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息；

（２）机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案的重要性，及时转递；

（３）建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。 37、（简）对“无头档案”的处理方法： （１）认真鉴别档案材料的保存价值；

（２）仔细分析，认真查询档案人的下落；

（３）经过多方查询，确定找不到下落的“无头档案”，根据规定可转档案人原籍档案馆保存。 38、说明人事档案提供利用中应该注意的问题：

（１）查阅、借用人事档案必须是因工作需要，并按规定办理查阅、借用人事档案的手续； （２）每个机关人事档案管理部门，都要根据本机关人员职务的级别层次，根据有关文件规定的要求，制订自己的查阅范围、要求、批准权限以及履行登记手续等制度，以保证提供利用工作有章可循；

（３）严格掌握查阅、借用人事档案者的政治身份；

（４）借阅人事档案者应注意保护个人隐私权；

（５）不允许本人查阅、借用人自己和直系亲属的人事档案； （６）明确规定查阅、借用人事档案的注意事项。 颁发《干部档案工作条例》的年代是（1990年）。

第十二章 会计档案

1、(名)会计档案：是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。

（简）定义的基本含义：（１）会计档案的来源广泛；

（2）会计档案是会计核算的产物；

（3）会计档案的主要类别是会计凭证、会计账簿和会计报表。 2、会计档案的特点：广泛性、严密性、稳定性。

4、会计的类型：工业会计、农业会计、商业会计、银行会计、行政事业单位会计等。

5、会计文件的归档范围：包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料。 6、会计档案收集工作的要求：

（1）认真贯彻执行“统一领导、分级管理”的原则； （2）要遵循会计档案的形成规律；

（3）要保证会计档案的齐全、完整和准确。

7、运用1984.6年制的《会计档案管理办法》的规定，确保会计档案的齐全完整：

8、会计年度——形式——保管期限分类法：这种分类方法，首先分开会计年度，再把一个会计年度的会计档案按报表、账簿、凭证三种形式分为三大类，然后在三大类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

单位预算会计凭证作为档案保存的时间是（15年） 会计帐簿一般保存(15年至25年 )

9、（简）学习掌握会计档案三种分类方法的适用范围：（1）会计年度—形式—保管期限分类法：适用于单位预算会计、企业会计；

（2）会计年度——保管期限——组织机构分类法：适用于各级总预算会计单位；

（3）会计年度——会计类型——形式——保管期限分类法：适用于专业性强的各级税务机关的会计档案。

10、会计档案的永久保存：指在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应该永久保存。

属于永久保管的有：年度决算报表、涉及外事和对私改造的会计凭证、账簿等。

11、会计档案的定期保存：在一定时期内具有查考作用的会计档案属于定期保存的有：会计账簿、凭证和月份报表。

12、会计档案鉴定工作的步骤与方法：

（1）初步鉴定，是会计部门在年终对需要归档的会计材料进行整理、编目、装订，确定保管期限；

（2）复查鉴定，是档案部门会同会计部门定期对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定，或延期，或销毁；（3）销毁鉴定，对可销毁的档案，由档案、会计部门再次共同鉴定，确无保存需要的，造具清册，经批准销毁。

13、会计档案销毁需要编制销毁清册与销毁审批报告。 会计档案中的会计凭证可分为原始凭证和记帐凭证。

第十三章 声像档案

1、声像档案：亦称音像档案、视听档案。指国家机构、社会组织以及个人从事各种活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。

定义的基本含义：（1）形成于一定的专业单位或部门 （2）声像档案的形式、功能及处理程序有明显的特色； （3）声像档案必须辅以文字说明。

2、（简）声像档案的特点：形意结合，形象逼真；时间感、空间感强烈，易复制，原件与复制件难区分。

3、掌握声像档案的特点，做好声像档案工作的宣传： 4、（名）照片档案：指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

5、照片档案的种类：（从体裁分）新闻照片档案、科技照片档案、艺术照片档案 6、照片档案的归档制度：

7、照片档案文字说明的编写：文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等6个要素，它综合运用上述六个要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片文字说明可另纸书写，一同保存。

8、照片档案的提供利用方式方法： 借阅、复制、展览、咨询、宣传、编辑画册出版。 9、（名）磁带录音、录像档案：是利用电生磁原理、磁记录设备将记录的信息转变成电信号，使文件载体的磁性层发生选择性磁化来保存信息；通过磁重放设备又将文件载体磁性层上的磁信号转变成电信号重放出来的方式，保存具有保存价值的历史记录

10、磁带录音、录像档案的验收：

1）检查登记表中的各项内容是否填写清楚，手续是否完备；

（2）根据登记表记载的内容听音观看，其目的是为了核对内容和技术状况，视听时要以文字材料为依据；（3）保存录音与录像档案的档案部门，应备有视听设备，以便进行物理性能与电磁性能的检查。

11、磁带录音、录像档案的编目方法：其应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，并写明题目（内容）讲话人、录制日期、盘（卷）数、编号、带长、时间等项目。盒内还附有文字材料，并统一编号

12、磁带录音、录像档案的保护条件与方法： （1）适宜的温湿度，（15-25℃，45％-60％）；

（2）磁带应卷绕平整，不能有折皱、弯曲，防止带体损坏； （3）定期复制与转绕，以释放磁带内部压力，延长保存期限； （4）磁带要竖放，使其受力均匀，避免卷边或变形；

（5）磁带使用与保存处所应避免靠近磁场，以免磁带退磁或磁化，造成信号失落，影响重放效果。

13、保管照片档案中的底片、库房内昼夜温度变化不应大于（±3℃） 3.《照片档案管理规范》实施日期1990年7月1日）

第十四章档案工作的现代化

1、（名）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。

电子档案：将电子文件归档后即形成电子档案。

2、目前电子文件所采用的存储介质的种类：磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 3、电子档案的特点：

（1）信息的非人工识读性；（用数字代码人无法直接识读，只有通过计算机特定程序解码，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它）

（2）信息存储的高密度性；

（3）信息与载体之间的可分离性；（可在不同的载体上同时存在或相互转换） （4）多种信息媒体的集成性；（文字、图形、影像、声音等信息形式加以有机组合，称为“多媒体文件”）

（5）系统依赖性； （6）信息的易变性；

（７）信息的可操作性。

4、电子文件的种类：

（1）按信息存在形式分：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件

(2）按文件的功能分类:主文件、支持性、辅助性、工具性文件。 （3）按文件的生成方式分类：计算机系统中直接生成的原始文件；将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

5、简述文件生命周期理论的基本内容？（可能性小）

（1）文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程； （2）这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；

（3）文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。

电子文件划分为三个阶段：设计阶段、形成阶段、维护阶段。

6、试述电子文件生命周期理论？

（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；

（2）这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段，不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；

（3）电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；

（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。

澳大利亚档案学者弗兰克。厄普沃德提出了连续保管模型。他的理由是纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的，同一份文件的不同版本可以在不同的领域使用。

电子文件生命周期理论是电子文件全程管理原则和前端控制原则的依据和基础。

7、电子档案管理中应遵循的几项原则： 完整性原则、可读性原则、可靠性原则

8、纸质文件和电子文件双套归档的必要性：

（1）在没有充分的技术保障、相关立法和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件；

（2）电子文件的归档也有其积极的意义。

10、逻辑归档：指计算机网络上进行，不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

物理归档：指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上而实现的向档案部门移交的过程。

（填）电子文件的（ ）归档可采用实时方式。其（ ）归档应定期完成，归档时间可参照国家关于纸质文件归档的规定办理，即管理性文件在次年年初归档，技术文件在项目完成后归档。（逻辑 物理）

11、电子文件的归档时间：采用实时归档 12、（论）电子文件的归档要求： （1）完整齐全；

（2）真实有效；

（3）经过整理和划分保管期限； （4）统一规定载体形式、质量要求； （5）填写归档电子文件登记表； （6）履行归档手续。

13、电子档案鉴定的两方面内容： 内容鉴定和技术鉴定

内容鉴定为核心，以技术鉴定为保障。内容鉴定分为归档前鉴定和期满鉴定两种。技术鉴定由于电子文件保管环境的变换需进行多次，第一次是在文件归档前，以后每次迁移后一般都需重新鉴定文件的技术状况。

\职能鉴定法\由波兰档案学者卡林斯基提出，\行政官员鉴定论\由英国档案学者詹金逊于1922年提出，\利用决定论\是谢伦伯格得出来的。

电子文件内容鉴定的步骤

（1）制定电子文件保管期限表；

（2）将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护；

（3）鉴定归档前的文件； （4）鉴定期满文件。

38、简述电子文件的技术鉴定： （1）真实性鉴定； （2）完整性鉴定； （3）可读性鉴定； （4）无病毒鉴定； （5）介质状况检测。

14、电子档案整理工作的意义：

（1）从电子文件在其形成、处理、归档、档案馆接收的全过程综合考虑，进行必要的整理有利于各阶段的使用和管理；

（2）在各种计算机文件管理系统中可借助经整理而形成的目录结构对某一部分文件进行加密管理和利用控制；

（3）在文件形成阶段对文件分门别类，建立原始文档，对于保持文件之间的历史是很有意义的。 15、电子档案的整理原则： 有机联系原则、简单性原则

16、机关电子文件的分类方法：

第一步，将机关电子文件按其形成规律和自身特点划分几部分，分别整理，通常可分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件四部分；

第二步，为部分电子文件制订分类方案； 第三步，为目录和文件命名。

17、电子档案内容鉴定中应该注意的问题： （1）关于“微观文件”问题； （2）关于“保存效益”问题； （3）关于“依附价值”问题。

18、电子档案技术鉴定的主要内容：

可读性鉴定、无病毒鉴定、介质状况鉴定。

19、电子档案的鉴定程序：

一步，是在归档之前选择确定归档文件，并划分保管期限；

二步，是当机关档案室接收归档文件时进行一次包括内容鉴定和技术鉴定在内的全面鉴定； 三步，再鉴定，非永久保存档案由机关档案室在文件保管期限满时再鉴定，将确实无保存价值的删除销毁。

20、电子档案存储介质的要求：应选择性能稳定、检索方便，显示还原容易的载体 21、电子档案的保管条件： （1）库房温湿度要相对稳定；

（2）库房内要清洁、无腐蚀性气体、通风良好，地面不打、不铺地毯，电子档案装具应洁净无尘；

（3）库房及档案装具要具有防火、防尘、防水性能，远离强磁场，并与有害气体隔离，防止紫外线直射。

22、电子档案的日常管理措施：

（1）由于电子档案和纸质档案的保管条件、管理方式不同，可实行统一归档、分库保管； （2）归档的两套电子档案应分别存放，一套封存，一套提供利用；

（3）归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层，载体应直立存放，注意避光、防尘、防变形；

（4）档案室的计算机禁止使用来历不明的非法软件，以免感染病毒；

（5）建立电子档案库房管理制度，坚持观测温湿度，定期除尘，定期检查电线、插头、开关等，杜绝火灾隐患；

（6）日常管理要注意操作方法，管理人员不能用手直接触摸光、磁介质，不使电子档案接触不

清洁表面。

23、电子档案的检测与维护措施：

（1）为防止因设备更新换代而造成的电子文件读出障碍，每隔一年，应对电子文件形成单位和档案部门的设备更新情况进行一次登记；

（2）每隔两年，应对馆藏电子档案进行一次抽样检测，抽样率不低于10％； （3）设备更新前应确认入库电子档案与设备的兼容性；

（4）存储在磁性载体上的电子档案，每四年应复制转存一次，转存后原载体继续保留不少于四年；

（5）定期检测结果应填入电子档案管理登记表。 24、元数据：描述文件的编排与内部结构的数据。 背景信息：描述文件形成和使用情况的信息。 25、（简）电子档案利用的特点：

（1）复用性好，重复利用不会留下老化的痕迹； （2）利用服务形式多样； （3）系统依赖性； （4）便于传输。

26、（论）电子档案利用中应注意的问题： （1）提高电子档案信息安全意识；

（2）制定电子档案的利用制度；

（3）加强电子档案信息综合利用技术的研究和开发。

附：文本文件：是一种典型的顺序文件，其文件的逻辑结构又属于流式文件。它是以文本方式存储的文件，它除了存储文件有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）外，不能存储其他任何信息，因此文本文件不能存储声音、动画、图像、视频等信息。

（多）2.根据电子文件的信息存在形式和用途分类，以下哪几项代表电子文件的种类？（ ） A.草本文件 B.法规文件 C.科技文件 D.声音文件 E.命令文件 DE

4.根据电子文件的信息存在形式和用途分类，以下哪几项代表电子文件的种类( )。 A.数据文件 B.法规文件 C.科技文件 D.图像文件 E.命令文件 ADE

前端控制：是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。

30、1984年法国档案学者（哈罗尔德·瑙格勒）首次明确提出（电子文件双重鉴定）的思想。 附：

1、 周朝对档案又称为中 2、 全宗名册，是指档案馆登记所保存的每一个档案全宗状况的名册。

中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》

1．范围

本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求，整理程序和保管条件。 本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。

2．规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 7156 文献保密等级代码 GB/T 15418 档案分类标引规则

档案/T 18 档案著录规则 档案/T 19 档案主题标引规则

JGJ 25 档案馆建筑设计规范 《中华人民共和国档案法实施办法》

《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》国档发[1987]27号 《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》 3．术语和定义

下列术语和定义适用于本标准

3.1

照片档案 photographic archives

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

3.2

芯页 photo holder

用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。 4．照片档案的收集 4.1 收集范围

4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

4.1.1.2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

4.1.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

4.1.2 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

4.1.3 其他具有保存价值的照片。 4.2 收集要求

4.2.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。

4.2.2 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

4.2.3 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。

4.2.4 底片、照片、说明应齐全。

4.2.5 底片与照片影像应一致。

4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。

4.2.7 照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。 4.3 收集时间

4.3.1 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。

4.3.2 依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

4.3.3 档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。

5．照片档案的整理 5.1 整理原则

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

5.2 照片、底片的鉴定

5.2.1 保管期限

保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。

5.2.2 密级

密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T 7156及有关规定执行。

5.3 底片的整理

5.3.1 底片的编号

底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：

全宗号—保管期限代码—张号

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。 张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。

5.3.2 底片号的登录

5.3.2.1 宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处（刻写不下时，前段可不写），不得影响画面；也可以采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。

5.3.2.2 底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。 5.3.3 底片袋的标注

底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

5.3.4 底片的入册

5.3.4.1 底片册一般由297mmX210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。 5.3.4.2 应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。 5.3.4.3 芯页的插袋上应标明相同的底片号。 5.3.5 大幅底片的放置

对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

5.3.6 册内备考表

5.3.6.1 册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。册内备考表见附录A。

5.3.6.2 本册情况说明：填写册内底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明、并签名、标注时间。

5.3.7 底片册的封面

底片册的封面应印刷“底片册”字样。 5.3.8 底片册的册脊

底片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、起止张号、册号。底片册册脊见附录B。 5.3.9 底片册的排列

底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列、上架保存。 5.4 照片的整理 5.4.1 照片的分类

应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

5.4.2 照片的排列

应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

5.4.3 照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：

格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号 格式二：全宗号—保管期限代码—张号

若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法（影像相符的照片、底片编号相同）。选用合一编号法宜以照片、底片齐全为基础。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。

册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。

5.4.4 照片的入册

5.4.4.1 照片册一般由297mmX210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式参考示例见附录C。

5.4.4.2 应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

5.4.5 大幅照片的放置

对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。

5.4.6 单张照片说明的填写

5.4.6.1 说明的格式

说明应采用横写格式，分段书写。其格式如下： 题 名： 照片号： 底片号： 参见号： 时 间：

摄影者： 文字说明：

5.4.6.2 说明的内容

5.4.6.2.1 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可

能齐全。

5.4.6.2.2 照片号按5.4.3。

5.4.6.2.3 底片号按5.3.1。

若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。

5.4.6.2.4 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下： （相关档案种类）档号

注：括号内为选择性著录内容。 示例1：文书档案 0113—2—18 示例2：科技档案 G—J—21

照片档案由档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。 5.4.6.2.5 照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。

示例：1953年3月2日写作19530302。

5.4.6.2.6 摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。

5.4.6.2.7 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照

片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

5.4.6.2.8 密级应按GB/T 7156所规定的字符在照片周围选一固定空白处标明，使用印章亦可。

5.4.6.3 说明的位置

单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧，左侧或正下方书写。

5.4.6.4 大幅照片的说明

对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

5.4.7 组合照片说明的填写

5.4.7.1 一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

5.4.7.2 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。 5.4.7.3 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

5.4.7.4 同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。

5.4.7.5 整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

示例：相关照片 长期—4—⑥

上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。

5.4.7.6 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。 5.4.8 册内备考表 按5.3.6。

5.4.9 照片册的封面

照片册的封面应印刷“照片册”字样。 5.4.10 照片册的册脊

照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。

照片册册脊的格式：照片号为格式一的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（一）；照片号为格式二的照片册册脊见附录B中的照片册册脊（二）。

5.4.11 照片册的排列

照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 5.5 照片档案目录的编制

5.5.1 目录的著录 5.5.1.1 著录项目

照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。

5.5.1.2 条目的著录单位

以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录或为照片档案目录的条目。

5.5.1.3 组合照片的著录

5.5.1.3.1 以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。

5.5.1.3.2 以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。

5.5.1.4 大幅照片的标注

对于大幅照片、底片，应在备注栏内标明“大幅”和存放地址。以一组照片为单位著录时，还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。

5.5.1.5 著录与标引的要求

照片档案著录与标引的方法和要求，应按照档案/T 18、GB/T 15418、档案/T 19执行。 5.5.2 目录的编制 5.5.2.1 目录种类

照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。 5.5.2.2 基本目录

照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。照片档案基本目录参考示例参见附录D。

5.5.2.3 册内目录

册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于最前面。册内照片目录参考示例参见附录E。

6．照片档案的保管 6.1 包装物与装具 6.1.1 底片袋

底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其PH值应在7.2—9.5之间，a—纤维素含量应高于87%。

底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。 6.1.2 底片册、照片册

底片册、照片册所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作，其PH值应在7.2—9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。

6.1.3 贮存柜架

底片、照片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、抽屉、有门的书架或文件架等。

贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀，还可能挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪色。贮存柜架的喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响。

对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部热循环流通。 6.2 温度、湿度要求

6.2.1 推荐的存贮最高温度和相对湿度见表1。 6.2.2 底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，

相对湿度变化不应大于±5%。中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变

化不应大于±10%。 6.2.3 所推荐的温度、湿度条件，应在各单独的贮存器具内或整个贮存室加以保证。

6.2.4 底片、照片贮存的温、湿度与提供利用房间的温、湿度若存在较大差别，应设缓冲间，在其提供利用前应在缓冲间过渡几小时。

表1 推荐的存贮最高温度和相对湿度 类型 中期贮存 最高温度/℃ 25 相对湿度/% 20—50 长期贮存 最高温度/℃ 21 黑白底片 15 10 2 -3 相对湿度/% 20—30 20—40 20—50 20—30 20—40 彩色底片 25 20—50 -10 黑白照片 彩色照片 25 25 20—50 20—50 18 2 20—50 30—50 30—40 注：1、中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。 长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存100年。 注：2、推荐值内较低的温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。

6.3 空气调节和净化要求

6.3.1 空气调节要求

6.3.1.1 为保证贮存库的温、湿度条件，应配备独立的空气调节系统。 6.3.1.2 贮存库的气压应保持正压状态，以防止外界空气渗入。

6.3.1.3 去湿应选用恒温控制的自动制冷型除湿机。加湿应选用可控式加湿机，不应使用水盆或饱和化学溶液，以免导致湿度过高。

6.3.2 空气净化要求

6.3.2.1 进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤，以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。过滤器宜采用干介质型，应不可燃，其捕捉率应低于85%。

6.3.2.2 应使用洗涤或吸收等空气净化装置，去除空气中的二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸性雾气、氨和氧化氮等气体杂质。

6.3.2.3 油漆的挥发气体是一种氧化污染源，应控制使用。若贮存环境新刷油漆，应在三个月后投入使用。对其他存有污染源的新贮存环境，亦应搁置一段时期后再投入使用。

6.3.2.4 硝酸片基胶片会释放出有害气体，因此，不应与其他胶片同处存放，也不应与其他胶片使用同一通风系统。

6.4 库房有关要求

库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。

6.5 保管要求和措施

6.5.1 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。

6.5.2 照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

6.5.3 接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘。

6.5.4 底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。 6.5.5 珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供使用，以便更好地保存母片。

6.5.6 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

-10 黑白照片 彩色照片 25 25 20—50 20—50 18 2 20—50 30—50 30—40 注：1、中期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存10年。 长期贮存是指胶片、照片在表中规定的温、湿度条件下至少能保存100年。 注：2、推荐值内较低的温度、湿度环境，更能延长胶片、照片的寿命。

6.3 空气调节和净化要求

6.3.1 空气调节要求

6.3.1.1 为保证贮存库的温、湿度条件，应配备独立的空气调节系统。 6.3.1.2 贮存库的气压应保持正压状态，以防止外界空气渗入。

6.3.1.3 去湿应选用恒温控制的自动制冷型除湿机。加湿应选用可控式加湿机，不应使用水盆或饱和化学溶液，以免导致湿度过高。

6.3.2 空气净化要求

6.3.2.1 进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤，以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。过滤器宜采用干介质型，应不可燃，其捕捉率应低于85%。

6.3.2.2 应使用洗涤或吸收等空气净化装置，去除空气中的二氧化硫、硫化氢、过氧化物、臭氧、酸性雾气、氨和氧化氮等气体杂质。

6.3.2.3 油漆的挥发气体是一种氧化污染源，应控制使用。若贮存环境新刷油漆，应在三个月后投入使用。对其他存有污染源的新贮存环境，亦应搁置一段时期后再投入使用。

6.3.2.4 硝酸片基胶片会释放出有害气体，因此，不应与其他胶片同处存放，也不应与其他胶片使用同一通风系统。

6.4 库房有关要求

库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。

6.5 保管要求和措施

6.5.1 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则。

6.5.2 照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

6.5.3 接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘。

6.5.4 底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆在下面的底片、照片受压后造成粘连。 6.5.5 珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供使用，以便更好地保存母片。

6.5.6 每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

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