社区常用应用文写作讲义(1) - 图文

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社区常用应用文写作

主讲

刘琦

高级教师

应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。

社区应用文中有常用的行政公文和事务文书。行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，如通知、通告、请示等。事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的除法定公文以外的其他文体。它属于处理公务所运用的一种工具，不过没有公文那么严格、缜密。如计划、总结、会议记录等。

公文格式中包括文头（版头）、主体和文尾（版记）三部分，这里我们主要学习公文格式中的主体部分，即是标题、主送机关、正文、署名（印章）、成文日期。

第一节通知通告

（一）通知

一、通知的含义

发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员等。

二、通知的特点

（一）应用的广泛性：通知可以用来指导工作、转发公文、传达有关事项、知照情况及任免人员等，其应用性相当广泛。

（二）法定的权威性：通知的精神，往往是国家的政策、法令的具体化，要求下级机关和有关人员贯彻执行和实施，因此有较强的权威性。

（三）对象的专制性：

通知大多是专门针对特定机关和特定人员发的，因此具有专指性特点。不像公告、通告那样具有泛指性。

三、通知的适用范围

通知适用于：

（一）批转下级机关公文。

（二）转发上级机关和不相隶属机关公文。（三）传达要求下级机关办理、周知或执行事项。（四）传达需要有关单位周知或执行事项。（五）任免人员。

四、通知的类型

（一）转发通知，用于“批转”或“转发”公文的通知。 1、批转通知，批转下级机关文件，要求有关单位执行或参照执行的通知。如《国务院批转〈编辑干部业务职称暂行规定〉的通知》。

2、转发通知，将上级机关或不相隶属相关的文件转发给下级机关的通知。如《江苏省教育厅转发教育部关于妥善处理高等学校学生退学后有关问题的决定的通知》。

（二）印发通知，如《××学院关于印发〈教职工报到路费、

行李费以及探亲路费报销标准的规定〉的通知》。

（三）部署通知，即传达要求下级机关办理事项的通知。（四）知照通知，指传达需要有关单位和人员周知或执行事项的通知。

（五）任免通知，用于任免和聘用干部的通知。 ☆通知主要是一种指挥性、知照性下行文。

五、通知的写作格式。

属正式公文的通知，由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关署名、印章、日期等项构成。

（一）标题：

1、一般 “发文单位名称＋事由＋文种”或“事由＋文种”两种形式。

2、转发性的通知标题：发文单位名称＋“批转（转发）”＋

被转发公文的标题＋“的通知”

3、日常事务性通知的标题可只写“通知”二字。（二）主送机关：文件送达部门或单位。

（三）正文：不同类型的通知，正文写法有所不同。 ●用惯用语“请遵照（参照、照此、贯彻）执行”、“特此通知”等收尾。但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在收尾处再用此类惯用语。

（四）落款：发文机关署名、印章、成文日期

1、署名：在正文右下方写明发文机关名称，如发文机关在标题中标明，落款时可以省略。

2、成文日期：写在文末，年、月、日要写完整。如：2009年8月22日。

六、通知范文：

在社区工作中，如需要专职委员撰写一份关于社区居民体检的通知，范文如下：

（二）通告

一、通告的含义

通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。

二、通告的特点

（一）法规性。通常用来颁布地方性法规，一经颁布，特定范围内的部门、单位和民众都必须遵守、执行。

（二）周知性。通告内容要求在一定范围内的人们或特定

人群普遍知晓，以使他们了解有关政策法令，遵守某些规定事项，维护社会公务管理秩序。

（三）实务性。通告直接指向某项事务，务实性比较突出。（四）行业性。不少通告都具有鲜明的行业特点，如税务局关于征税的通告、房产管理局。关于对商品房销售面积进行检查的通告等等。

三、通告的适用范围

通告适用于社会有关方面应当遵守或周知的事项，是一种高级机关和基层单位都可使用的文体。行政机关可制发，社会团体、企事业单位在自己职权范围内也可制发。

通告是面向社会发布的，大多是限定在一个特定社区范围内，内容也多指向一个特定的人群，要求他们遵守或周知。

四、通告的分类

通告有法规性通告和知照性通告两大类型。以法规性的强弱不同为标准来区分，二者之间没有绝对的界限。强制性措施较多，属于法规性通告。如《关于坚决清理非法占道经营的通告》；没有强制性措施，主要起通知事项的作用，属于知照性通告。如《关于因施工停水停电的通告》。

五、通告的写作格式

由标题、发文字号、正文、署名及日期、印章等项构成。

（一）标题：可为完全式标题：即发文机关十事由十文种。可省去发文机关或事由其一，或都省去。

（二）正文：一般包括两个内容： 1、发通告的原因、目的、依据。

2、告知的事项或规定。* 结尾处可用“特此通告”或“本通告自发布之日起实施”作结束语。

（三）署名、盖章：标题有发文机关名称时，可不署名，只加盖公章，标题无发文机关名称的，则应署机关名称并盖章。

六、通告范文

在社区工作中，有很多需要居民周知或遵守的事项，专职委员可以按照上面的格式和范文拟写通告，开展工作。

第二节请示

一、请示的含义

请示，是指下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。

二、请示的类型

“请示，适用于向上级请求指示、批准。” （一）请准类－－请求批准办某件事。

（二）请帮类－－请求给予思想上或物质上的帮助。 1、请求给予思想上的帮助，即请求指示。

2、请求物质上的帮助，包括资金等方面。实际上还有一种请帮：即有些涉及到机关、单位、地区间的问题，需要上级机关出面协调、解决的。

三、请示格式

（一）标题：一般用“事由＋文种”构成。（二）要有签发人姓名。

（三）主送机关。必有，不可省略。（四）正文： 1、请示理由

2、请示事项

3、结束语。常用的有：“以上请示，请予批准”；“请批示”；“妥否，请批复”；“当否，请指示。”；“当否，请核批”（一般只用于请求物质、资金上的帮助的请示）

* “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

四、请示范文

如果专职委员在社区工作中涉及一些活动经费的申请，那么专职委员如何来撰写请示呢?范文如下：

五、请示与报告的区别

（一）请示须在事前，报告一般在事后（汇报工作、反映情况的报告）。（这是从时间上看）

（二）请示侧重说明理由与要求，报告侧重陈述情况与意见。（这是从内容上看）

（三）请示要求上级给予答复，报告一般不要求答复。

六、写作要点：

（一）遵守请示行文的规则 1、应一文一事；

2、一般只写一个主送机关 3、一般不得越级请示

4、受双重领导的机关向上级机关请示时，?应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

（二）理由要充分，要求要合理（三）语气要委婉、格式要正确。

第三节计划总结

（一）计划

一、计划的含义

计划是机关、团体、企事业单位或个人对一定时期的工作预先作出设想、打算和安排。它属于社区常用的事务文书。

二、计划的特点

（一）预见性：计划是在开展实践活动之前制定的，在撰写计划时，必须尽可能准确地预测出事物发展的趋势，并对可能出现的问题进行分析，提出切实可行的方案。

（二）指导性：计划的内容是对未来要做的事情的打算和安排。为了保证计划顺利实施，工作的开展和时间的安排等必须严格按计划执行。

（三）可行性: 在制订计划时必须十分重视其可行性，要写明完成计划的具体办法、措施、完成任务的具体时间，以保证计划的实施。

三、计划的别称

四、计划的分类

分类的角度计划的种类按性质分生产计划、工作计划、经济业务计划、学习计划、科研计划等按内容分综合计划和专题计划 12

按时间分按效率分按形式分

长期计划、中期计划和短期计划等指令性计划、指导性计划、一般性计划条文式计划、表格式计划和文表结合式计划五、计划的写作格式

计划由“标题＋正文＋落款”三部分构成。

（一）标题：计划制定者（单位）＋计划期限＋计划内容＋文种。

如《XXXX公司2008年生产计划》（二）正文：

1、前言：主导思想和依据，短期计划可不写。

2、主体：目标和任务——做什么；措施和方法——怎么做；步骤——什么时候做（与前面的措施方法结合着写。）

3、结尾：自然结尾，或者提出号召和希望，或者此计划至制定之日起实施。

计划正文写法有以下两种可以借鉴：

（1）常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作。

（2）变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的。

（三）落款：制定计划的单位或个人及成文日期。上报或下达时要加盖公章。

六、计划范文

专职委员在工作过程中，对每一项具体的工作都要做好计划安排，社区中的青少年也应得到重视。如果让你拟定一份关于关于“少年之家”的工作计划，该如何撰写呢？范文如下：

※计划写作格式小结：

标题：计划制定者＋计划期限＋计划内容＋文种。正文：内容三要素：目标、措施、步骤

1.目的和依据：为什么做、依据什么做、能不能做。 2.目标和任务：做什么、做到什么程度。 3.措施和步骤：怎样做、什么时候完成。 4.结尾：执行要求、希望、号召。

落款：单位名称和日期。上报或下达时要加盖公章。

（二）总结

一、总结的含义

总结是对本地区、本部门、本单位或本人过去一段时期的工作、生产、学习、思想情况或完成某一任务情况进行系统回顾反思，通过分析研究，作出客观的评价，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，从中找出规律、得出结论或经验教训，为发扬成绩、纠正错误、提高认识，以指导今后实践的文书。总结属于回顾反思性事务文书。

二、总结的特点

（一）内容的回顾性：对过去实践活动的回顾与反思。（二）对象的个性化：以自身的实践活动为对象，必须写出自身的个性特征，需用“第一人称”行文。

（三）认识的规律性：是从自身的实践中归纳出带规律性的

东西、从零散的感性材料中概括出正确的观点。它的实质就是在正确理论指导下，经过分析综合，把零散的肤浅的感性认识升华为带规律性的体现本质特征的理性认识。

（四）效用的经验性：总结关键是将实践的成功经验概括出来，将失败的教训分析出来，做出正确的评价，得出科学的结论，指导今后的实践。它既可成为自身的经验积累，又可提供他人作为经验借鉴。

（五）表述的简明性：作为常用事务文书，总结要求用简明扼要的语言表达。它主要用概述，而不用具体描写，用高度概括的具体事实作简要说明，而不旁征博引；作直接议论，而不必多方论证。

三、总结的分类

（一）按内容分：有工作总结、生产总结、学习总结、科研总结、教学总结、思想总结等；

（二）按时限分：有时间性总结和时段性总结，前者如月度总结、季度总结、年度总结等，后者如阶段性总结等；

（三）按对象分：有个人总结、班组总结、单位总结和部门总结等；

（四）按功能分，有汇报总结和经验总结；

（五）按性质分：有专项（专题）总结与综合总结；（六）按范围分：单位总结、部门总结、班组总结、个人总结。

四、总结的写作格式

五、总结范文

专职委员工作看似简单，实际需要你的热心、耐心和细心。要做好专职委员，就要时时做好你所做过工作的总结，才能一步一个脚印、稳步前进。学会写总结，是做好专职委员的良好开端。

第四节会议记录

一、会议记录的含义

会议记录是如实记录会议的基本情况、会议中的报告、讲话、发言、决定、决议、议程以及各方面的意见等内容的一种重要的应用文。

会议记录是会议文书之一。机关、企业、事业单位等，各种会议都离不开会议记录。

二、会议记录的分类

会议记录的分类不在记录上，而在会议的种类上，常见的分

类方法有以下四种分法：

（一）按性质分，有党委会议记录、群众团体会议记录、企业、事业行政会议记录等；

（二）按内容分，有工作会议记录、座谈会议记录等；（三）按范围分，有大会会议记录、小组会议记录等；（四）按记录方法分，有摘要会议记录、详细会议记录等。

三、会议记录的特点

会议记录具有原始性和凭据性的特点。

（一）原始性。指按会议发展顺序，将发言人的讲话内容、研究认定的问题，如实记录下来，一般不许加工、整理。

（二）凭据性。指会议记录是会议原始情况的真实记录。因此，更为可靠，是会议查对情况的真凭据。

四、会议记录的格式

标题+会议基本情况+会议内容+会议结尾

（一）标题。标题即会议的名称。一般写法是单位名称、会议事由（含届、次）加上记录组成。如，《××大学校长办公会记录》。

（二）会议基本情况。这部分要写清开会时间和会议地点，出席人、缺席人和列席人，即不属于本次会议的正式成员，但与会议有关的各方面人员；主持人，写明主持人的姓名、职务；记录人，写上记录者的姓名，必要时注明真实其职务，以示对所作记录的内容负责。上述内容，要在会议召开之前写好，不可遗漏；倘若会议记录要在报纸上公开发表，则可删去。

（三）会议内容。主要写会议议程、议题、讨论过程、发言内容、会议决议等。这一部分是了解会议意图的主要依据，是会议成果的综合反映，是日后备查的重要部分，要着重记录。

（四）结尾。会议记录没有固定的格式。一般要另起一行，空两格写“散会”字样。在会议记录的右下方，由会议主持和记录人签名，以示负责。

五、会议记录范文

社区工作会议繁多，作为专职委员要记录好每一次会议，以备日后工作所需。

六、会议记录的作用

（一）重要依据：会议记录可作为研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议，后期总要总结，有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改，这一切的重要依据，都是会议上的各种“记录”。同时，会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。

（二）通报信息：会议记录有的可作为文件传达，以使有关人员贯彻会议精神和决议；有的可以向上级汇报，通报信息，使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。

（三）参考资料：会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础、重要的参考资料。

（四）档案凭证：会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面，起着无可替代的凭证作用。

培训小结：

前面我们学习的行政公文有通知、通告、请示，它们的书写格式都是一样的，但具体到主送机关、正文等内容就各有不同。而事务文书的格式就没有行政公文那样缜密。在公文格式需要注意一下几点：

1、要符合国家法律、法规和其他规定；