用友T3采购模块操作手册

采购系统日常业务流程

采购系统与其他系统的关联：

1.1． 部门职责

采购部门的日常工作在ERP系统中主要有：

1. 对供应商进行询价，做到货比三家，进行供应商资料的维护；

2. 及时根据与供应商之间的采购合同或其它采购协议录入采购订单，修改并完善采购订单信息，审核，为生产部门安排采购和生产做依据；

3. 根据供应商到货情况在采购系统中参照采购订单生成采购入库单； 4. 采购助理在系统中参照采购入库单生成虚拟采购发票，并做采购结算处理； 5. 跟踪采购订单、采购发票的执行情况； 6. 作好各种采购统计，为决策层提供分析数据；

1.2 日常操作流程：

(1) 采购订单：

流程：录入订单 → 订单审核 →关闭订单（即订单执行完毕）

采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。

(2) 采购入库单：

采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进

出仓库方向划分为：蓝字采购入库单、红字采购入库单。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。此处建议采购入库单参照采购订单生成，这样能在订单与入库单之间建立关联。

单击选单 选择参照采购订单

1) 表头项目中，入库单号由系统自动生成或手工编号，入库日期为实际入库日期，仓库选择实际入库仓库，收发类别选择“采购入库”；

2) 表体项目中，录入具体的“存货编码”，其中填明“单价”、“金额”栏。

注：表头的入库类别注意填写正确，入库类别决定着核算模块生成凭证时带出的会计科目。

(3)采购发票：

采购发票按发票类型分为：专用发票、普通发票、运费发票。货款结算如

果是现结：要整单结清，否则形成应付。采购发票在复核后会形成应付账款。

对发票进行确认 与入库单进行自动结算

(4)采购结算： 采购结算

采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审

批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；从单据处理上分为正数入库单与负数入库单结，正数发票与负数发票结，正数入库单与正数发票结，费用发票单独结算等方式。采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。 （取消结算在结

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