证照管理办法(2012-12-15)

证照管理办法

1、目的和范围

1.1 为加强集团总部、各分、子公司证照的管理，确保所属证照在受控的情况下正确使用，起到降低公司运营管理风险的目的，特制定本办法；

1.2 本办法所指的证照分为两类，分别为：公司证照和个人证件；

① 公司证照是指：经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的资质证、许可证、产权证、登记证、合格证等有效证照；

② 个人证件是指：经相关部门认证核发给个人的执业、资格、上岗证等有效证件、证书； 2、职责

2.1 行政管理部：是公司各类证照管理的归口管理部门。负责公司证照的申报、登记、变更、年检、注销以及各类证照的造册登记、保管、备案以及经营场所悬挂有关证照的具体工作落实。

2.1 人力资源部：负责公司个人证件的申报、审验、升级、办理或收缴工作； 3、证照管理的内容与要求 3.1 证照、证件办理

3.1.1 公司应依据政府职能部门的规定，及时办理有关证照，积极参与职能部门或行业协会举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。

3.1.2 在办理证照过程中，公司证照办理由行政管理部牵头，公司各职能部门及相关部门根据各自职责承办部分事项或全部事项，个人证件办理由人力资源部牵头，公司相关部门或个人根据情况承办部分或全部事项；

3.1.3 公司证照在办理完毕后，其相关文件和材料移交行政管理部统一负责收集管理，发证机关有要求的，按要求做好正照上墙工作，无要求的造册登记后入柜，并指定好专人负责管理。

3.2 证照、证件的保管

3.2.1 证照、证件的保管工作必须指定专人负责，妥善保管好各类证照、证件，如出现损坏或丢失，应立即报告公司，以便即刻与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；

3.2.2 证照保管人必须建立《证照登记台帐》（附件一），对所属证照进行登记造册，在日常借出、归还使用中还须建立《证照借用登记表》（附件二）以备工作查考；

3.2.3 因公司业务需求和经营需要，部分岗位人员的资格、执业证书由人力资源部于员工入职时收缴，交由公司统一管理，公司统一为个人办理的证件及其相关材料须由公司统一管理，作为公司资源使用；

3.2.3 证照保管人须及时关注证照的相关信息，对有需要变更、审验、注销的证照，有责任提醒相关人员及时办理相关手续；

3.2.4 证照管理员应对所有证件的扫描件进行电子加密措施，防止非预期使用情况发生； 3.2.5 证照保管人工作调动时，必须办理工作移交手续。按规定进行证照移交，移交程序为：移交人（原证照保管人）列清目录交出证照→接收人（新证照保管人）接管证照→监交人（行政部负责人）监督移交工作全程。三方签字确认后《移交单》一式三份，移交人、接收人、监交人各持一份。

3.3 证照的使用

3.3.1 因公需要使用证照复印件时，领用人必须先填写《证照借用申请表》（附件三），明确填写相关内容，按以下程序申请：领用人填写申请→部门负责人审核→行政部经理复核→保管员发放复印件。

3.3.2 证照的复印件由证照保管员负责保管，提供复印件时，须严格按申请数量提供并加盖“再次复印无效”及“仅限 使用 ”章；

3.3.3 证照复印件需要加盖公章时，还需要办理印章使用申请，履行审批程序后由印章保管员只在印有“再次复印无效”及“仅限 使用 ”的复印件上加盖公司印章；

3.3.4 除证照年检外，证照原件原则上是当天借，最晚必须于当天下班前归还公司行政部证照员，办理借用时，领用人须填写《证照借用申请表》，根据业务类型分类按以下程序进行申请：

① 财务、税务类证照原件借出的工作程序：领用人填写申请→部门负责人审核→主管财务负责人审批→保管员发放复印件→办理归还手续。

②业务类证照原件借出工作程序：领用人填写申请→部门负责人审核→运营副总审批→保管员发放复印件→办理归还手续。

③行政、人事类证照原件借出工作程序：领用人填写申请→部门负责人审核→主管行政人事副总审批→保管员发放复印件→办理归还手续。

3.3.5公司证照未经行政管理部经理以及高管层领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，原件外借原则上当天必须归还，有特殊情况的必须提前说明。

3.3.6 公司所属证照，原则上不做任何各种担保和证明所用，如特殊情况必须经相应领导审批后方可进行；

3.3.7 行政管理部具体管理人员要及时按照规定填写《证照借用登记表》做好证照使用记录台帐。

3.4 证照管理工作监督

3.4.1 为消除证照管理工作的安全隐患，严格证照管理工作，每季度末的20－30日期间，财管部门、运营部门、行政人事部门各抽调一人，对照证照管理的各项执行情况进行检查；

3.4.2 检查结束后，检查工作小组必须于3个工作日内向集团总经理递交检查报告，报告内容包括以下内容：

① 检查小组成员、检查方式、检查人员、报告编制人；

② 证照存放是否安全，证照原件、复印件借出、交接程序和记录是否齐全； ③ 证照使用情况及使用频率；

④ 证照保管人是否严格执行职责，是否存在证照私用和不规范操作； ⑤ 针对发现的问题提出整改意见，制订有效的整改措施； 4、附则

4.1 本规定由行政管理部负责组织起草并解释。 4.2 本规定自总经理签字发布之日起执行。

附件一：证照登记台帐

证照登记台帐

保管人： 日期： 年 月 日

注册 公司名称 资金 表人 法定代 经营地址 经营 范围 企业类型 证 照名称有效期证 照编号

附件二：证照借用登记表

证照借用情况登记表

单位： 编证照名称 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 证照类型 审批人 时间 借出人签字 申请表编号 时间 保管人签收 借出信息登记 归还信息登记

附件三：证照使用申请表

证照使用申请表

编号： 字第 号 证件名称 借用部门 借用时间 用途 借用人 所需类型 拟归还时间 □ 原件 □ 复印件 份 经办人 部门经理 行政部经理 主管副总 注：此表由借用人填写，经审批后由证照管理员备案存档

证照使用申请表

编号： 字第 号 证件名称 借用部门 借用时间 用途 借用人 所需类型 拟归还时间 □ 原件 □ 复印件 份 经办人 部门经理 行政部经理 主管副总 注：此表由借用人填写，经审批后由证照管理员备案存档

附件三：证照使用申请表

证照使用申请表

编号： 字第 号 证件名称 借用部门 借用时间 用途 借用人 所需类型 拟归还时间 □ 原件 □ 复印件 份 经办人 部门经理 行政部经理 主管副总 注：此表由借用人填写，经审批后由证照管理员备案存档

证照使用申请表

编号： 字第 号 证件名称 借用部门 借用时间 用途 借用人 所需类型 拟归还时间 □ 原件 □ 复印件 份 经办人 部门经理 行政部经理 主管副总 注：此表由借用人填写，经审批后由证照管理员备案存档

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