史 - 上最全的人事行政部全套制度表格流程

弗布克1+1管理工具箱系列

行政部

规范化管理工具箱

1

目 录

第一章 行政部组织结构与责权

一、行政部组织结构图 二、行政部职责 三、行政部权力 四、行政总监岗位职责 五、行政经理岗位职责

第二章 前台接待管理

一、接待主管岗位职责 二、接待专员岗位职责 三、客人来访登记表

1．公司前台来访客人登记表 2．前台接待来访记录表 3．物业公司前台来客登记表 四、前台接待日志表 五、函件收发登记表 1．信函与快件签收登记表 2．信函与快件寄送登记表 六、前台接待管理流程

1．预约客人来访接待工作流程 2．来电转接流程 七、收发文件管理流程 1．信函收发工作流程 2．接收信函、快件工作流程 3．寄送信函、快件工作流程 4．传真发文工作流程 5．传真收文工作流程 6．收文背签流程

2

八、前台接待流程 九、来电处理流程

第三章 办公事务管理

一、办公事务主管岗位职责 二、办公事务专员岗位职责 三、行政办公秘书岗位职责 四、办公用品订购审批单 五、办公用品台账 六、报废物品清单 七、办公用品领用表 八、办公设备登记表 九、办公文书会签单

1．文件会签单 2．行文单 3．目录表 十、印章使用登记表

１．印章使用审批表 ２．印章使用登记表 十一、文书档案借阅审批表 十二、办公用品管理流程

1．办公用品购买流程 ２．办公用品领用流程 十三、办公设备购买流程

１．办公设备购买审批流程 ２．办公设备询价流程 ３．办公设备比价流程 ４．办公设备采购流程 十四、文书档案管理流程

１．发文管理流程

3

2．收文管理流程 3．档案归档流程 4．档案借阅归还流程 5．档案销毁流程 十五、往来信件管理流程 十六、公司印章管理流程 1．制刻申请流程 2．使用流程 十七、公司证照管理流程

第四章 行政人事管理

一、行政主管岗位职责 二、行政人事管理专员职责 三、费用报销标准 四、员工考勤登记表 五、年度考勤汇总表 六、员工请假申请单 七、员工加班申请表 八、员工出差申请表 九、差旅费报销清单 十、公司会议记录表

1．公司会议记录表一 2．公司会议记录表二 十一、提案管理记录表 十二、员工提案评定表 十三、员工奖惩记录表 十四、员工违纪处理表 十五、会议管理流程 十六、出差管理流程 十七、提案管理流程

4

十八、会议工作评估表

第五章 安全保密管理

一、安全主管岗位职责 二、安全专员岗位职责 三、电梯设备巡视记录表 四、电梯维修保养记录

1．电梯月维修保养记录 2．电梯季维修保养记录 3．电梯年维修保养记录 五、值班登记日志表 六、保安执勤日志表 七、外出员工登记表 八、来宾出入登记表 九、安全状况检查表 十、防火设施检查表 十一、安全事故报告书 十二、突发事故报告表 十三、事故统计汇总表 十四、人员出入管理流程 十五、消防安全管理流程 十六、安全检查管理流程 十七、突发事件处理流程

第六章 车辆管理

一、车辆主管岗位职责 二、司机岗位职责 三、车辆登记表 四、车辆检查表

1．车辆检查日志 2．车辆检点表

5

五、车辆请修表 六、保养记录表 七、车辆加油表

1．车辆加油申请表 2．车辆加油记录表 八、用车申请表

1．用车申请表 2．车辆使用申请表 九、派车记录单 十、车辆事故单

1．车辆事故现场记录单 2．车辆事故报告单 十一、用车记录表

1．司机用车记录表 2．车辆使用日志表 3．车辆使用状况月报表 十二、车辆费用表

1．车辆费用报销单 2．车辆费用月度统计表 十三、事故处理流程 十四、车辆管理流程

1．车辆使用流程 2．车辆加油管理流程 3．车辆安全管理流程 十五、肇事处理流程图 十六、车辆费用额度控制程序图第七章 总务后勤管理

一、总务后勤主管岗位职责 二、总务后勤专员岗位职责

6

三、宿舍管理专员岗位职责 四、食堂管理专员岗位职责 五、保洁人员岗位职责 六、绿化人员岗位职责 七、食堂卫生检查表 八、住宿人员管理表

1．住宿申请表 2．住宿人员资料卡 3．宿舍分配申请表 4．住宿登记表 5．宿舍检查登记表 6．宿舍物品借用卡 九、清洁卫生管理表

1．卫生区域划计划表 2．清洁工作安排表 3．卫生状况检查表 4．清洁卫生评分表 十、员工宿舍管理流程

1．宿舍管理方案制定流程 2．员工入住宿舍管理流程 十一、员工食堂管理流程 十二、清洁卫生管理流程 十三、企业绿化管理流程

第八章 公关事务管理

一、公关事务主管岗位职责 二、公关事务专员岗位职责 三、商务接待安排表 四、公务接待审批表 五、公关活动策划表

7

六、危机预警处理表 七、危机记录分析表 八、重要接待流程 九、危机处理流程 十、媒体宣传流程 十一、接待规格表 十二、例外事项工作安排表

8

第一章 行政部组织结构与责权

9

一、行政部组织结构图

行政总监 行政经理 安全保密主管 人事行政主管办公事务主管 后勤总务主管 前台接待主管 公关事务主管 车辆 主管 安 全 专 员 行政 专 员 办公专员秘 书 后勤专员 宿管专员 食 堂 管 理 专 员 保洁人员 绿化人员 接待专员 公关专员 司 机

10

二、行政部职责

职责1 职责2 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作 职责3 公司会议组织、记录及记录归档工作 职责4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作 负责公司日常安全保卫及消防管理工作 负责公司车辆调动管理工作 负责公司总务后勤管理工作 负责公司对外宣传、公关工作 牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案 完成公司高层临时交办的工作

11

三、行政部权力

职责1 职责2 根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力 职责3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权 职责4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权 职责5 职责6 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力 部门内部员工聘任、解聘的建议权

四、行政总监岗位职责

职责1 职责2 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案 职责3 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作

12

五、行政经理岗位职责

职责1 职责2 在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作 行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度 职责3 负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划 职责4 本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合 负责召集本部门的有关工作会议 负责组织编写公司年度大事记 负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理

13

第二章 前台接待管理

14

一、接待主管岗位职责

职责1 制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批 职责2 协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行 职责3 对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质 职责4 协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况 职责5 主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦 职责6 参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施 职责7 受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理 职责8 与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等 职责9 督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率 职责10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核 职责11 负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作 职责12 正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决 职责13 协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系 职责14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理

15

二、接待专员岗位职责

职责1 职责2 服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 职责3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息 职责4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见 职责12 完成领导交办的其他或临时工作

16

三、客人来访登记表

1．公司前台来访客人登记表

年 月 日

序姓名 号 1 2 3 4 5 ? 所在单位 人数 预约 姓名 部门 来访是否被访人 事由 到达 离开 注 时间 备编制： 审核：

2．前台接待来访记录表

来访人 姓 名 单 位 来访人 时间 来访 接待人 接待 内容 简况 处理意见： 处理结果： 编制： 审核：

17

3．物业公司前台来客登记表

年 月 日

序号 1 2 3 4 5 ? 姓所在单位 名 人数 方式 预约 被访人姓名 事由 进入 离开 注 来访联系是否被访单位及 来访 时间 备编制： 审核：

18

四、前台接待日志表

日期 姓名 考 勤 记 录 收发记录 接待记录 电话记录 备注 年 月 日 签到时间 记录人 姓名 签到时间 编制： 审核：

19

五、函件收发登记表

1． 信函与快件签收登记表

日期 来件单位 编号 数量 密（速）级 接受部门 签收人（签字） 编制： 填表人：

2． 信函与快件寄送登记表

日期 送寄部门 编号 数量 密（速）级 送达单位 接收人 送寄人（签字） 编制： 填表人：

20

六、前台接待管理流程

1．预约客人来访接待工作流程

前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门 开始 ①整理当天 告知来访者预约记录 情况 ②确认与提醒 配合 访问事宜 ③来访登记 来访 ④通知被访者 客人等待 ⑤确认来访 告知相关事宜 ⑥引领会见 准备接待 来访客人 接待来访 客人 ⑦来访信息录入， 审核 记录汇总 送走客户 ⑧存档 结束

21

2．来电转接流程

前台接待专员 外部单位人员 各部门或员工 开始 ①听到电话铃响 拨通电话 ②拿起话筒接听 ③倾听来电事由 范 范围内 围 外 ④ 处理 ⑤转接 在单位 明确被访人在否 接电 不在 ⑥告知情况 ⑦留言记录 结束

22

七、收发文件管理流程

1．信函收发工作流程

行政部经理 前台接待专员 开始 各职能部门 ①接收信函 审核 ②登 记 ③分 信 有 是否有明确收信人 无 ④拆 信 接 收 审核 ⑤回 信 ⑥寄 信 ⑦登记信息 结束

23

．接收信函、快件工作流程 前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 外部单位 开始 ①签 收 发来信函、文件 ②登 记 ③筛 选 ④分 送 接 收 ⑤记录存档 结束

24

2

3．寄送信函、快件工作流程

前台接待主管 前台接待专员 各职能部门 开始 外部单位 ②签 收 ①交待寄送信函、文件事宜 ③登 记 ④联络相应单位 ⑤接到服务要求 处理发送 结束

25

4．传真发文工作流程

行政部经理 前台接待专员 员工 开始 审批 填写申请表 ①提出申请 ②登 记 ③发传真 ④原件存档 结束

26

．传真收文工作流程

行政部经理 前台接待专员 各部门或员工 开始 ①收 文 ②登 记 ③复 印 ④存 档 签收 ⑤转交文件 接收 结束

27

5

．收文背签流程

总经理 前台接待专员 各部门或员工 开始 审核 ①递交文件 ②签 字 ③转 交 ④存 档 结束

28

6

八、前台接待流程

开始 看到客人，礼貌招呼 问明来访事由，登记 通知被访人 安排客人等待地点 引领客人到达等待地点 奉茶或饮料，请客人稍等 微笑离开 结束

29

九、来电处理流程

开始 电话接通，礼貌招呼 问明来电事由 电话处理 电话留言记录 电话记录归档 结束

30

第三章 办公事务管理

31

一、办公事务主管岗位职责

职责1 职责2 组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核 起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批 职责3 负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作 职责4 建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作 起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况 搞好与有关部门的协调及联系 受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理 负责检查本部门的安全、消防工作 负责办公事务突发事件 负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议 职责12 完成公司领导临时交办事件的处理

32

二、办公事务专员岗位职责

职责1 职责2 协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作 积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务 负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作 职责3 职责4 负责办公用品的登记、发放管理 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 负责制定办公家具、设备、用品的采购流程 负责监督办公设备的日常使用、维护 负责计算机信息资料管理 负责公司图书、资料、合同等文档的管理 提出办公事务合理化建议，不断改进工作 对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查 职责10 职责11 职责12 协助其他部门作好会议、接待工作 完成领导临时交办的其他工作

33

三、行政办公秘书岗位职责

职责1 职责2 协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作 负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作 职责3 负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作 职责4 妥善管理传真机、复印机等办公设备 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 严守公司机密，妥善保管各类文件 及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作 起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。 按照上级领导安排，出席某些会议 陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作 协助公司领导起草各项规章制度 按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动 职责12 完成领导临时交办的其他工作

34

四、办公用品订购审批单

部门 序号 订购原因： 部门主管审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日 如果金额超过审批权限请行政总监签批 意见： 签字： 年 月 日

物品名称 规格 使用人 数量 单位 特殊要求 填表时间 需求时间

35

五、办公用品台账

项 目 物品名称 编号 数量 单价 入库时间 备 注 编制：行政部 填写人（签字）：

六、报废物品清单

物品编号 以上物品本部门 申请报废处理意见： 部门主管（签字） 办公事务专员 办公事务主管 □同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务专员（签字）： □同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务主管（签字）： 物品名称 数量 单价 出厂时间 使用时间 报废类型 报废原因

36

七、办公用品领用表

年 月 日

部门 序号 物品名称 规格 领用人 数量 单位 用途 核发 单价 总价 领用人： 主管： 保管员：

八、办公设备登记表

年 月 日

设备名称 出厂时间 规格 价格 主要用途简介： 管理部门 负责人 使用部门 责任人 编号 购买时间 颜色 存放地点 厂名或品牌 使用年限 附属设备 环境要求

37

九、办公文书会签单

1．文件会签单

发文单位 时限 标题 单位 1 会签顺序 2 3 备注 注：会签文件附在会签单后。

月 月 日 日 时 时 月 月 日 日 时 时 月 收文时间 日 时 月 普通件 急件 特急件 发文文号 密级 发文时间 日 时 会签人（签字） 普通 发文日期 秘密 年 月 日 机密 绝密

38

２．对外行文单

编号：

日 期 拟稿人职务、姓名 行文字号 行文标题 内容简介 经济审核人 法律审核人 行政部经理 总 经 理 备 注

39

３．发文目录表

文件号 文件标题 领导签发 拟稿部门 密级 发放范围 份数 登记日期 发出日期 明细 封号 帐页 备注

十、印章使用登记表

１．印章使用审批表

编号 公章类别 文件名称 备注： 用章人（签章） 批准人（签章） 用章部门 盖章次数 盖章时间 文件发文号 注：请在备注栏中简要说明盖章用途。

40

２．印章使用登记表

盖章时间 文件名称 发文号 公章类别 盖章次数 使用人 批准人 备注

十一、文书档案借阅审批表

编号 文书档案名称 密级 起草人 起草部门 起草日期 归档日期 借阅原因： 借阅人（签字）： 年 月 日 行政部意见： 主管（签字）： 年 月 日 批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日

41

十二、办公用品管理流程

１．办公用品购买流程

供应商 行政部 开始 ②挑选物品 ①确定购买计划 验收物品购货发票 ③提货 办公用品入库 结束

42

２．办公用品领用流程

相关部门 行政部 开始 ①填写领用单 否 否 ②审核 ③审核 是 是 ④按清单发放 ⑤信息存档 结束

43

十三、办公设备购买流程

１．办公设备购买审批流程

相关部门 行政部 行政总监 采购人员

开始 ①购买申请单 否 ②审核③审核 是 结束 ④审核 采购程序 ２．办公设备询价流程

行政部 行政总监 开始 ①搜寻 价格信息 否 ②整理成 价格报告 可行 是 ③办公用品比价流程 结束

44

３．办公设备比价流程

行政部 行政总监 开始 ①筛选供货商 ②分别与 商家洽谈 否 确定候选商家 审核 是 ③办公用品采购流程 结束 45

４．办公设备采购流程

采购部 行政部 行政总监 相关部门 开始 收集价格资料 编写询价报告 否 ①审批 ②审批 ③审批 是 是 洽谈价格 购买设备 办理入库 领用设备 结束 资料存档

46

十四、文书档案管理流程

１．发文管理流程

相关部门 行政部 有关部门 行政总监 开始 草拟文本 否 ①审核 ②审核 否 ③会签否 是 会签 ④审核 校稿、更正 复印、盖章 寄发公文 正式公文 结束

47

2．收文管理流程

公司领导 行政部 相关部门 外部单位 开始 行政主管审核 是 领导审阅 ①领导阅否 核定文件 外部文件 是 ②传阅否 否 ③秘书回复 ④具体办理 传阅 资料存档 结束

48

相关部门 行政部 开始 搜集资料 ①准备资料 ②资料汇总 ③重新整理 是否合格 否 是 分类归档上架 结束 49

3．档案归档流程

4．档案借阅归还流程

行政总监 行政部 相关部门 开始 借阅申请单 否 否 否 ①审核 ②审核 是 是 ③审核 是 办理手续 机密否 否 档案使用 归还后检查是否损坏 是 办理注销 否 按相关规定处理 结束

50

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/ccjw.html