文件档案记录管理制度

更新时间：2023-04-11 17:48:01 阅读量：实用文档文档下载

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文件、档案、记录管理制度

1.目的

确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。

2.适用范围

适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。

3.主要职责

质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律

法规、技术标准的备案管理。

各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。

办公室负责公文的管理和科技档案的保管。

4.工作内容及要求

文件的分类

文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。

4.1.1管理文件

管理文件包括：

a)管理手册

b)管理目标

c)管理制度

d)支持性文件

e)管理过程中所形成的记录

4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。

4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。

4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。

4.1.5 公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。

文件的编制、评审、批准

4.2.1 《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。

4.2.2 法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。

4.2.3 工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。

4.2.4 文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。

4.2.5 当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。

文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。

文件的修订

4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。

4.4.2 法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。

文件、记录的使用和保管

4.5.1 文件记录要进行标识，并保证记录的内容准确可靠、字迹清晰、有可追溯性,按发生的顺序与类别进行保存，以便于检索查阅。查阅记录时，需经保管人员同意，保管要确保不损坏、丢失。

4.5.2 文件的借阅要经文件管理部门负责人批准，借用期间不得擅自复印，借阅人填写《文件借阅登记表》。

4.5.3 文件、资料的领用人要妥善保管好领用的文件和资料，未经归口管理部门同意不得将文件、资料复印或转借他人。

4.5.4 当文件遗失时，领用人要办理申请补发文件手续，经归口管理部门确认无法寻找后，方可重新补发。