公司文档资料管理办法

公司档案管理制度

为规范公司文档资料管理，加强文档资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文档资料，为公司各项工作提供便利，提高公司文档的实用性和有性，结合公司的实际情况，制定本管理办法。

公司文档范围确定为：文书文档、电子文档、声像文档

技术部、市场部、办公室、财务室项目负责人完成的各种文档，除个人备份外，要主动交办公室存档备份，并填写文件交割清单，交接人双方签字确（财务室除外），如因不履行文档交割存档制度造成的重要文件丢失，公司实施问责。

文书文档分为：基础文档、技术文档、市场文档、项目发展文档

一、主要存档范围：

（一）基础文档：

1. 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

2. 公司股东会、董事会形成的文件材料；

3. 公司管理制度、流程；

4. 财务、会计及其管理方面的文件材料；

5. 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

6. 教育培训方面的文件材料；

7. 公司资质

8. 知识产权、商标保护文件

9. 奖励决定、媒体宣传文件

（二）技术文档：

1. 设计文件；工艺文件；

2. 技术研发资料、调研资料、技术图纸、技术文档、技术合作合同等；

3. 合作单位资质、产品检测报告等证明材料；

4. 产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料；

5. 仪器仪表、机器设备方面的文件材料；

6. 施工日志、检测数据、不同施工阶段垃圾样品及照片、工艺视频资料。

7．各种总结报告；

8. 对外技术合作文件（三）市场文档

1. 市场营销方面的文件材料包含PPT等；

2. 技术设计服务方案

3. 市场信息、调研情报方面的材料；

4. 技术宣传方案

（四）项目发展文档

1. 区、市、国家对口单位的项目咨询、明细文件

2. 上报项目呈文稿件

3. 项目跟踪以及立项文件

4. 各项政策、规定、法律、法规等文件。

二、文书文档管理办法：

公司办公室在主管副总的领导下，具体负责文书文档管理、协调。

（一）负责公司文件和有关资料的收集、汇总、整理、分类、保管、保护、计等工作，贯彻执行公司各项规章制度，严格做好文件资料保密工作；

（二）. 协助做好公司各种宣传活动的开展工作，收集整理展览会资料、广彩页、装订成册；

（三）. 公司内部产品图纸、工艺文件、技术数据、质量保证体系文件及更单的正本存档、建档、保管；

（五）. 管理公司重要资质证件, 收集建档外部文件；

（六）. 管理公司非技术资料、公司文件、公司制度的归档，公司员工人事档案的保存；（七）. 公司培训、教育文档，负责公司宣传网站内容的定期更新；

（七）. 对其他部门文件、资料工作进行监督、指导和检查，组织业务学习与培训，发挥文件资料的信息源作用；

（九）．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

（十）．文档分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类（企业管理文件、人事、体系文件、技术类文件、外来标准、国际标准、国标、行业标准等）外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。建立的档案目录、

编号方法。

（一）．公司存档文件调阅权限由副总经理以上领导掌握，部门需要调阅文件时要经副总经理批准。

（二）．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时设法补救，超过一天的借阅应填写文件交割清单签字确认。

（三）．公司内文件资料利用的方式有：1）提供文件资料原件；2）提供文件资料复印件；3）提供文献索引、目录资料；4）提供相关的电子文档。（十四）、公司技术部文档包括工地施工日志、技术数据记录、图纸、工艺文件等相关文字材料要做到分类清楚、日清日结，及时录入微机存电子档。每周主动交由办公室存档。

三、技术资料归档管理办法公司的仪器设备档案是公司重要的技术储备，为充分发挥仪器设备档案在工程实施、科研中的作用，规范公司仪器设备资料的归档管理工作，结合公司实际，特制定本规范。

（一）、仪器设备资料归档范围

1、作为公司固定资产的仪器设备，凡价值在500 元以上的购置计划、审批文件、购货合同、随机技术资料等均属归档范围。

2、价值在5000 元以上的仪器设备，还应包括《仪器设备验收报告》，价值在10万元以上的仪器设备（包括大精设备和进口设备），还应包括可行性论证报告。进口设备应包括在洽谈和引进过程中形成的技术商务文件。

3、有关设备管理文件，未生效的合同、协议书，仪器设备广告宣传品、说明书等资料。

4、固定资产设备在运行、维修方面应予归档的资料有：

①大精设备和进口设备的使用记录；

②保养记录、故障维修记录；如需要将出具周期检测证书。

5、仪器设备报损、报失、报废的有关申报、审批文件。

6、固定资产设备在异动、调剂、报损、报失和报废等设备处置方面应予归档的资料有：

①报废、报损、报失的仪器设备，必须将处置申请报告、《报废报告单》、《资产

处置申请表》、资产价值凭证（固资卡片）归档。

②调拨和异动的仪器设备，必须将调拨报告、批复、《设备异动报告单》归档。

（二）、仪器设备资料归档步骤

1、固定资产到货后，设备采购和验收人员应及时对随机技术资料进行清点，做好

验收登记工作。

2、设备采购责任人，必须将该设备的有关归档资料一并移交档案员签收登记，移

交清楚设备资料收集、移交手续。

3、档案员对收集的设备资料，应按要求分类登记、整理，作好保管或移交工作。

4、价值10 万元以上的贵重设备，归档资料整理完毕后及时存档。

（三）、仪器设备资料归档要求

1、各设备接收部门，在办理设备出入库手续时，必须首先完备资料归档手续。

2、设备运行、维修、处置资料，应在第一时间归档。

3、公司设备接收部门负责仪器设备资料的收集、整理和归档移交工作，设备占有

使用部门，必须将应归档的设备资料原始件归档。

4、仪器设备文件材料，必须使用蓝黑墨水书写，严禁使用圆珠笔或铅笔。字迹要工整，图样要清晰，文面要整洁，不得涂改。

5、对不合归档要求的仪器设备资料，应采取措施及时补齐后，方予办理出入库手续。

6、批量同型号设备技术资料，可只上交其中一套，其余资料随机由使用部门保存。

7、设备技术档案存档交原始件，复印件由使用部门、负责人保存。查阅技术资料按《公司档案管理办法》的规定执行。

四、电子、声像文档管理办法电子文档是公司办公文档的重要组成部分1．为防止文

件资料的损毁，延长资料的使用寿命，维护资料的安全，及时做备份更新工作，刻制光盘

保存。

2．文档要分类管理，目录加密，每季度进行光盘、硬盘备份。

3．文档电脑要专人专用，密码管理。各部门员工电脑的设置密码统一报由办室保管。4．不能私自更改电子文档内容。

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