关于管理体系构建的一般规律

关于管理体系构建的一般规律

谢 钰

在管理创新过程中，往往存在一开始缺乏整体设计、顶层设计，仅从局部改变、环节改变入手，在推进过程中逐步涉及到整体管理体系的调整、构建等问题。这种调整或者是新的管理体系的构建，会大大延长其实现期限，并在调整或改变的过程中处于不断应对碎片化问题的状态，缺乏系统的思路和管控。为此，本文拟从管理体系构建的基本流程和必要环节、内容出发，探讨其一般性规律，为管理创新项目的实施，特别是一些重大的涉及管理体系构建的项目的实施作一个参考。

一、建立组织机构

建立组织机构，对一项管理工作的推行实施具有非常重要的作用。一是设立组织机构，能保证整个管理项目分工明确，职责清晰，保证管理项目的推进运行，同时保证整个组织管理流程的畅通。避免职责不清无人负责、相互推诿。二是设立组织机构有利于对管理项目的推进进行协调，减少摩擦，提高效率。三是有利于对管理项目进行管控、监督、督促、考核，保证管理项目按照计划和目标完成。 二、制定方案和计划

管理创新项目往往是以前没有或有所差异的管理内容的实施。为此，为了管理项目成功实施，应该制定方案和计划。这两者基本是一致的，因为方案基本上要包括计划，没有计划的方案不具有可操作性，难以称之为方案；计划基本上是建立在方案的

基础上，没有一个统领性的方案，一般也没有必要去专门制定计划。所以，两者是一致的，可以统称为××方案或××计划。

1.制定（方案）计划的重要作用

制定（方案）计划非常重要。古语云：“凡事预则立，不预则废”，不做计划，管理创新项目的开展过程、进度、效果等就难以准确把控。做好计划，就是管理者要在一定时间段内为实现特定目标体系，围绕其展开的各项活动所做出的统筹性策划安排。“计”是为完成特定目标体系而对即将展开的各项活动所处的综合环境、企业内外影响因素以及历史数据等项因素的归纳总结和科学分析，“划”是依据“计”所得出的结论，制定相应的措施、办法以及执行原则和标准。

（方案）计划的主要作用在于以下几个方面：

（1）明确管理创新项目各成员的工作任务、落实各成员的工作责任以及工作职权、限制项目中各个阶段的完成时间。通过计划明确职责和责任、期限，能够提高工作效率，保证项目进度按照合理顺序完成，克服了无计划时的时间拖延，责任推脱，使得项目有序高效进行。

（2）促进项目组成员及相关部室、车间之间的沟通，使得项目各项活动的目标协调一致。通过计划明确管理创新项目相关成员、部室、车间的信息交流和沟通要求以及相应的责任，能够保证信息及时有效沟通传递，从宏观上保证项目各项工作的一致性，并在协调关系中可以了解到新的影响因素。

（3）为项目推进始终处于高效有序的状态提供保障。计划明确了项目各阶段以及各成员的实施步骤、工作措施、进度要求、成效、期限等，使整个项目始终处于可控状态，提高了项目按期实现的可能性。

（4）利于以最小的成本实现项目资源的最有效配置。通过计划，可以分析清楚各个阶段需要的资源以及费用，确保了以最小的成本及最少的资源需求实现项目目标。

（5）作为进行分析及调整项目内容、进度等变化的基础。计划的制定，为项目的实施提供了一条基线，便于以后度量项目的进度、计算项目的偏差及制定预防措施，方便对项目变化进行管理和调整。

2.如何制定（方案）计划

（1）明确项目范围。包括实施项目的意义以及项目的基本框架，有利于管理者系统、清晰地掌握项目的核心内容、关键问题及相关因素。

（2）明确项目进度。明确项目中各项工作的开展顺序、开始及结束时间，设定总体进度计划、分项进度计划、年度进度计划等，有效地控制和管理项目的进度。

（3）明确项目费用。主要统筹考虑项目实施的各个阶段用什么样的资源以及用多少资源，从而进行费用估算、预算，确定项目执行的费用基线。

（4）明确项目将要采取的工作措施、方法。

（5）明确项目所要达到的成效（目标）。明确项目各个阶段所要达到的成效，并规定如何进行成效评价和监控，如何进行计划调整（如滚动调整、定期调整等）。

三、建立制度保障体系

一个管理创新项目，尤其是重大的创新项目，必须建立制度保障体系，新设立的组织机构以及制定的方案（计划）、项目推进管理办法、奖惩激励办法等，尽可能地以文件方式下发，形成制度，项目推进一切工作，都要按制度执行，以此保障管理创新项目的实施实现常态化、规范化。

四、完善管理流程

有些车间自主实施的管理创新项目不需要特地去制定相应的管理流程，但是对于涉及多个车间、部室甚至跨厂际的项目，则需要视协调复杂情况制定完善项目推进的各项管理流程，任何成员都要按照流程来处理、实施相关的工作，保证项目成员有序开展工作，不至于陷于混乱之中。

五、明确推进措施（方法）

对于管理创新项目采取什么方式推进，可以进一步明确，如采取项目管理的方式（矩阵式管理）、USB团队（战略业务单元）、全员发动、样板先行方式（摸索总结项目规律、形成推进模板）、工业工程方法等，既可以单独采取某种方法，也可以采取组合式的方法。

六、建立激励约束机制

对于管理创新项目，如果没有制定相应的激励约束机制，那对于员工来说，就是工作以外的任务，就成了负担，即便做得再好也是徒劳无益，因而导致这些员工消极怠工。其实，绝大多数员工非常渴望在工作中做出成绩，并通过工作绩效实现个人发展。

这就必须建立一个考核评价、激励约束机制，有比较、有激励才有动力，这是管理理论最起码的常识。

1.建立有效的激励约束机制需要符合下列原则：

(1)简明。激励系统的规则必须简明扼要，容易被员工理解和把握。

(2)具体。模糊的表达和宽泛的标准容易给管理者留下很多的自由裁量空间，给员工留下讨价还价或者推诿扯皮的余地，长此以往，将极大地影响激励效果，导致目标难以按期达成。员工们需要准确地知道到底希望他们做什么，达到什么标准、目标，能够实现什么样的奖励与惩罚。

(3)公平公正公开。激励约束机制的制定一定要公平合理，公正公开，让每一个员工都有合理的机会去赢得某些他们希望实现的绩效，让绝大多数员工都认可、赞同。

(4)可评价测量。如果项目投入的资源费用、项目成员做出的业绩、项目各阶段以及最后取得的成效不能有效地进行比较准确客观的评价测量，那整个考核激励机制的科学性、公正性就无从体现，也就不可能产生良好的激励与约束作用。

2.建立有效的激励约束机制，需要按照以下步骤进行： (1)制定较高的工作绩效标准。低标准往往会滋生出“自我满足”的不良倾向，较高的工作绩效标准并不意味着高不可攀，只要员工“跳”得足够高，就会实现这样的目标，从而要让所有的员工明白，他目前的工作不是最优秀的，他可以完成得更好，可以实现更优秀的工作业绩。

只有那些经过一定的努力可以达到的标准，才能对员工产生激励作用。美国某家著名的个人电脑经销公司的总经理就经常制定一些富有挑战性的标准，来激发员工的工作热情。他曾经和一位女业务员打赌：如果她连续几个月都创下销售收入60万美元的业绩，就将赢得一部宝马新车。于是这位女业务员勤跑生意，不但赢得了这部车，而且创下每个月销售收入100万美元的好成绩。 标准应当定期评估调整。考核的标准制定出来以后，并不是一成不变的，随着形势和竞争环境的变化应该进行定期的评估调整，否则考核评价就失去了导向作用和激励作用。

(2)建立起准确、可行的工作绩效评价系统。工作绩效的评价，必须着重于工作规范与工作成果的评价标准。标准的制定一定要符合实际，依据工作目标、具体的技术经济指标，对员工进行考核。考核既要针对团队，也要落实到成员个人身上，比如现在流行的积分管理制就很有效。当工作策略、计划有变更时，注意要重新检查、核对绩效评价标准。

如何制定有效的考核标准？对于生产操作员工，相对来说容易量化评价，如最简单的“计件”管理办法。但是，对于不直接生产产品的工作，考核标准应当怎样做到具体呢？例如某家公司对其人力资源部招聘主管的考核标准是这么规定的：得到人力需求的信息后，能够迅速（时间期限）招收到合格的人员；员工的招募成本比较低（标准）；求职信能立即予以答复（时间期限）??这样的标准就是不具体的：“能够迅速招收到合格的人员”-——到底什么是迅速，一个月，两个月，还是一个星期，两个星期，

这和没有标准又有什么区别呢？“招募成本比较低”-——怎么才算低呢？比登广告的费用低，还是比给职业介绍所的费用低，这无法让人有一个清楚的答案。立即答复求职信，也存在同样的问题。那么招聘主管的考核标准应怎么规定才是具体的呢？应该这样来规定：得到人力需求的信息后，3周内招收到合格的人员；员工的招募成本，应比通过职业介绍所寻找的费用低；求职信应在两个工作日内予以答复??。也就是说，要明确基本的期量标准。

(3)将奖励与工作绩效紧密相联，这里的要点是紧密，要使员工深切体会到两者关系的密切。对员工绩效的评价最终都应在奖励上找到对应的坐标，哪怕奖励是微不足道的，也要“始终不渝”地进行。因为这样做，会使员工们认识到确实有什么东西值得自己去努力一番。

(4)激励约束应与职务晋升、职业发展紧密相联。每名员工都希望实现职务晋升、职业发展。在管理创新项目中从事的工作及其工作表现，应该与员工的下一步职位调整、晋升等联系起来，以此来充分调动员工的积极性，增加团队成员忠诚度，提高团队的效率。

七.建立知识管理体系

管理创新项目实施之后，形成的有效的管理措施、方法、标准等，要以文件、制度等形式固化下来，同时，最好把相应的内容整合成一个管理体系，建立从方案、制度到考核激励、成果推广应用的全面的知识管理体系。

八.进行管理整合或扩展应用，尝试建立一体化管理体系。

管理创新项目完成后，要注意是否能够进一步与相关的管理进行整合或扩展。例如精益管理项目，可以进一步与5S管理进行整合；设备故障管理项目可以与设备维修、备件管理等进行整合。整合之后，可以尝试建立一体化管理体系，例如公司把质量、安全、健康管理整合为一体化管理体系。

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