办公用品管理制度
更新时间:2024-01-24 08:58:01 阅读量: 教育文库 文档下载
河北首朗新能源科技
有限公司
办公用品管理制度
为更好的控制办公消耗成本,规范公司办公用品的发放、领用和
管理工作,特制定本规定。 一、管理范围:
办公用品的分类:按用途和使用性质分为固定资产类(如电脑、打印机、空调等)和消耗类办公用品。其中消耗类办公用品分为:A一般办公用品B生活用品、C保洁用品、D劳保用品、E其他五部分,其中每个部分又分为易耗品01和耐用品02。 二、 办公用品的采购:
1.常用物品(A、B、C、E)(单价低于200元,低值消耗类如笔、本、复印纸、档案盒、文件夹等)由综合管理办公室专员根据消耗情况和每月盘点数量(每月25日之前办公用品仓管员完成盘点汇总)填写“计划采购需求单”(附件1)提交至部门主管审批,审核通过后,每月5号之前完成采购。计划之外的紧急需采购的
物品,填写“临时采购需求单”,通过部门级领导审批后进行采购;
2.高价值类办公用品(单价200元以上,如墨盒、硒鼓、文件柜电话机、装订机等)由综合管理办公室专员根据需求提交OA系统“采购申请单”,通过公司级领导审核后进行采购;
3.劳保用品(D),由安全保卫部负责人员制定安全库存,然后根据每月的劳保盘点和安全库存制定每月的采购计划填写“计划采购需求单”(附件1)提交至部门主管审批,审批通过交由综合管理办公室进行购买;
4.其他部门专用办公用品的采购,由需求部门提交OA系统“采购申请单“进行审核,将审核通过的单据交给综合管理办公室,由综合管理办公室专员负责采购,如财务专用打印机、扫描仪等。 三、办公用品的验收入库:
1.常用物品(A、B、C、E)和固定资产类办公用品的验收由综合管理办公室库管员负责,到货后根据采购申请单对物品的数量和质量情况进行验收,填写“验收单”(附件3)提交至部门主管审批;
2.劳保用品(D)的验收由安全保卫部负责人员负责,到货后根据采购申请单对物品的数量和质量情况进行验收,填写“验收单”(附件3),部门主管审核通过后提交至综合管理办公室,综合管理办公室库管员负责接收并填写“物品接收单”(附件7);
3.其他部门专用办公用品的验收由需求部门负责,到货后根据采购申请单对物品的数量和质量情况进行验收,填写“验收单”(附件3),经部门主管审核通过后提交至综合管理办公室,综合管理办公室库管员负责接收并填写“物品接收单”(附件7); 4、综合管理办公室库管员根据“验收单”和“物品接收单”办理入库,填制“办公用品出入库表”(OA系统),建立台账。 四、办公用品的保管、领用和发放:
1.备用的办公用品由仓管员统一封闭保存,做好出入库工作建立台账,并且每月25号之前完成盘点。盘点内容包括库存情况和固定资产类办公用品的使用和保管情况,并让相应的保管人签字确认(如电脑),以确保使用效率。 2.个人办公用品的发放:
(1)新入职员工的基本配置:文件栏1个、笔筒1个,中性笔1支、A5笔记本1本、档案盒1个。
(2)以上物品由综合管理办公室进行发放,填写“办公用品领取记录表”(附件4),若下月新来员工比较多人力资源部应提前通知。 (3)劳保用品如工作服、劳保鞋、安全帽由安全人员发放,综合管理办公室库管员协助发放。 3. 耐用品的领用:
(1)耐用品包括:计算器、订书机、文件栏、文件夹、档案盒、
笔筒、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器等。
(2)耐用用品原则上领用后不再增补,若破损、残旧需更换的必须以旧换新(第一次使用除外),同时填写“办公用品领取记录表”(附件4)。 4.易耗品的领用:
(1)易耗品包括:记号笔、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、修正液、档案袋、打印纸等 (2)根据“河北首朗办公用品发放标准“每月都可以领取的物品,按部门领取,领取部门填写“物品领料单”。(附件8) (3)部分用品如白板笔、中性笔芯、中性笔、修正液、各种电脑硒鼓等实行以旧换新原则(第一次使用除外),同时填写“办公用品领取记录表” (附件4)
5劳保用品的领用:由安全组部门人员签字确认后发放,按安全部门负责人提供的发放标准发放。(附件5)
6.部分公共生活用品和保洁用品(B、C)由综合管理办公室专员进行领用如桶装水、350ml水等,领用时同时填写”领取记录表”。 7.办公用品为公司资产不得挪作私用,任何人不得用公款购买办公用品自用严禁私用或带回家。
8.人员有调动或离职时需办理办公用品的移交手续。
9.办公设备出现故障,应及时联系综合管理办公室专员,由综合管理办公室专员负责协调和联系退换、保修和维修事宜。
10.各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费,能重复使用尽量重复使用。如有遗失由个人或所在部门赔偿或自购。 五、物品的报废:大型物品的报废如打印机、文件柜等需报废部门填写“办公用品报废单”。(附件6)领导审核通过后才可进行报废。 六、各类办公用品A以“河北首朗办公用品发放标准主表一和附表一为准”。
附件1
河北首朗新能源科技有限公司 办公用品计划采购需求 计划购买月份:2016年12月 填表日期: 序编码 号
部门主管: 审核人: 属性 名称 单位 数量 备注 申 请人 附件2
河北首朗新能源科技有限公司 办公用品临时采购需求 序号 编码 部门主管:
属性 名称 审核人: 单位 数量 申请人: 备注 购买日期: 填报日期: 附件3
河北首朗新能源科技有限公司验收单
制表时间: 年 月 日 单位:元 序名称 号 规格型号 购进时间 数量 位 合 计 经办人:
验收人:
审核人:
单 单价 金额 备注 附件4
办 公 用 品 领 取 记 录 表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 统计: 库管员:
审核人: 部门主管: 物品名称 单位 数量 领取日期 领用部门、领用人、备 注 附件5
劳 保 用 品 领 取 记 录 表 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 统计: 库管员: 库管员: 库管员: 库管员: 库管员: 库管员: 日 期 名 称 数 量 批准人 领用人
附件6
办 公 用 品 报 废 申 请 单 编号: 报废物品 使用人(部门) 报废原因 申请人 年 月 日 部门审核人 年 月 日 部门批准人 年 月 日 注:本单一式二联,一联存行政部,一联存财务部。
附件7
办 公 用 品 领 料 单
领取部门:
序号 名 称 规 格 标准(每人、每月) 人 数 领取人: 合 计 领 取 数 量 1 2 1.此表由领取部门按月统一填写。 2.此表部允许修改。
附件8
物 品 接 收 单
序 号 名 称 规 格 单 位 数 量 备注 物品提交人: 物品接收人:
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