办事处财务管理办法

某公司驻外办事处财务管理办法。

办事处财务管理办法

办事处财务管理办法

为了规范公司驻各地办事处的财务管理，维护公司的整体利益，确保公业务运转流畅，特制定本管理办法。
一、 各地分支机构的设立形式
根据集团公司目前的发展情况和管理需要，考虑经营的规模效应，各公司以后相当一段时间内在异地直营都将以“办事处”的形式出现，各公司产品进入当地商场直接与各公司总部签定进场和相关结算协议，原先为子公司的分支机构并与当地商场或经销商签定了进场协议或经销协议的，应逐步变更为各公司总部与对方签定的协议，结算款项直接汇回公司总部。在变更之前，其银行帐户只能用于收款和将款项汇回公司总部，不得用于费用开支。
二、 各地办事处的财务人员配备和工作职责
各公司驻各地办事处为公司下属非独立核算分支机构，其财务事项由各公司财务部集中管理，在办事处配备会计人员一人，分别对各公司财务部负责。同时将仓库保管员和销售统计员纳入财务人员的管辖，成立财务组，财务人员任组长。各人员的主要职责为：
1、会计组长
（1）负责办事处备用金的保管；
（2）负责办事处业务人员费用的严格审核；
（3）负责每月费用预算的编制和监督控制使用；
（4）按月将费用报销原始单据并附上明细清单寄回公司
（5）财务部补足备用金；
（6）登记周转备用金明细帐；
（7）负责直营商场进销存汇总表和周转仓库收发存报表的审核、汇总；
（8）每月五日将上月商场进销存汇总报表和周转仓库收发存报表寄回公司财务部核对和审核；
（9） 每月向公司财务部提供开具增值税发票的清单并及时催促商场回款；
（10） 每月组织商场和仓库的货物盘点并撰写盘点报告；
（11） 负责办事处固定资产的管理和核对。
（12） 按月督促将仓库收发存报表、商场日报单、商场进销存报表、商场结算单互相核对一致后装订整齐按季带回公司财务部。
2、仓库保管
（1）负责周转仓库货物的收进、发出、保管和盘点；
（2）负责仓库货物收发存明细帐的登记；
（3）负责每月仓库收发存报表的登记；
（4）负责每月与销售统计的核对；
（5）分析库龄及残次废品等情况，并提出处理建议；
（6）按月装订保管收货单、发货单和收发存
报表。
3、销售统计
（1）负责各商场销售日报单的输入、汇总；
（2）负责各商场每日进、销、存货物明细帐的登记；
（3）负责各直营商场进销存报表的审核和盘点，并与自己的明细帐核对；
（4）核对后每月五日前汇总各直营商场进销存报表；
（5）将商场结算单与商场进销存报表核对；

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（6）每月装订保管销售日报单、商场收货单、进销存报表。
以上职位根据办事处的规模和工作量的大小可以由不同的人担任也可以由同一人兼管。
三、费用管理
1、各办事处费用实行预算管理制度
（1）各地办事处财务人员于每月25日前依据下月的业务计划编制下月的费用预算，及时报送公司财务部。
（2）各办事处费用报销依据已经审批的费用预算执行。如有临时支出项目需追加预算的，经公司总经理审核签批后报送集团公司财务管理中心批准。
（3）公司财务部负责各办事处费用预算执行情况的监控，并于每月出具费用报表报各办事处负责人。
2、备用金制度
（1）各公司财务部依据各办事处费用开支情况，核定其备用金限额，并报集团公司财务管理中心审批备案。如需调整限额，由办事处负责人提出申请后报公司财务部审核，经集团财务管理中心审批后备案。
（2）各办事处会计组长依核定的备用金限额办理借款手续，并对资金的安全性负责。
（3）各办事处备用金于每月费用报销时予以补足。
3、办事处费用报销程序
（1）各办事处业务人员于报销相关业务费用时，应在原始单据填制粘贴完毕后交于办事处财务组长进行初审，办事处负责人审核签字后交财务组长领取现金。
（2）办事处会计组长按月将费用报销原始单据并附上明细清单寄回公司财务部补足备用金，公司财务部对不合理的费用开支将予以扣除。
(3)各办事处人员工资统一由公司人力资源部按照公司的标准结合当地的情况核定，每月在发放工资时由财务部直接汇往每人银行卡上。
4、费用报销标准
（1）驻办事处的武汉户口人员在办事处工作期间，总经理（或办事处主任）每月享受生活费及市内交通费补助800元，一般人员每月享受生活费及市内交通费补助500元。办事处的当地户口人员在办事处工作期间不享受此补贴。
（2）办事处人员必须在当地租房住宿，公司不再报销出差住宿费。租房标准每年核定一次。集团公司鼓励各公司办事处人员合租住房，以节约费用，费用由各公司协商分摊。
（3）办事处电话费、办公费、广告费、进场费以及其他日杂费用严格按预算执行。
三、 库存周转限额的确定
根据各办事处的年度经营目标确定，其
计算公司为：库存周转额（按零售价计算）=年度销售目标/365*平均结算期各公司在发货时，严格按以上公式计算库存控制现额（按零售价计算），超过库存限额后停止发货。
四、 货款的结算对于直营商场的货款，由各公司总部直接开具增值税发票，将货款汇回公司总部。对于分销商，由公司总部直接签定经销协

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议，发货和收款直接由公司总部进行，各办事处只起协调、联系的作用。
五、办公设备、用具管理制度
1、购置
（1） 办公设备、用具是指使用年限在半年以上，单价在500元以上的办公用品；
（2）需购置办公设备、用具的办事处应先造购置计划报各公司行管部，审批后在当地购买，并报公司行管部备案登记，属固定资产支出，要同时报财务备案登记，办事处将保修卡及发票复印件妥善保管，以备保修、维修时使用；
（3）购置后，由经办人、验收人分别在发票上签字，报公司行管部审批后转财务部报销。
2、领用登记 领用人填写办公设备领用登记表。
3、使用保管办事处领物后要妥善保管使用，不得私自转借、转让，否则造成的损失由责任人赔偿，办事处财务组长对固定资产、办公设备等统一管理责任，如发生损失要负管理责任，给予相应的处罚。
4、报修、报废
（1） 办公设备用具报修，由专人负责，查明损坏原因，如属物品质量问题，由购买人与商家协商处理；如属人为故意损坏，由责任人负责赔偿。
（2） 办公设备、用具报废时，由办事处财务组长递交报废报告，详细报明情况，由公司行管部批准处理，然后转公司财务部销帐。
六、财务交接各地办事处财务人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。
1、接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。
2、财务人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：
（1）已经受理的经济业务尚未处理完毕的，应当处理完毕。
（2）整理应该移交的各项资料，对未了事项填写出书面材料。
（3）编制移交清册，列明应当移交的凭证、账簿、报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；
3、财务人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。会计组长交接，由公司财务部经理负责监交；销售统计和仓库保管交接，由会计组长负责监交。
4、移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交；接替人员要逐项核对点收。
（1）现金要根据账簿有关纪录进行点交。库存现金必须与会计账簿纪录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清
。
（2）凭证、会计账簿、进销存报表和销售日报单、商场结算单等其他会计资料必须完整无缺。有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。
（3）各种财产物资的明细账户余额要与实物核对相符，包括存货、固定资产、办公家具等。
5、 交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签

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名或者盖章。并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。
6、移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

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