公文处理办法

公文管理办法

1.本公司使用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、会议纪要等。 1.1通知

用于批转上、下级的公文，转发政府部门和不相隶属单位的公文，发布企业规章制度，要求下级办理和有关单位周知或共同执行的事项，员工职务任免等（此类为最常用的公文种类）。 1.2通报

表彰先进，批评错误，奖惩员工，传达重要事项（部门对员工奖惩，凡涉及《员工手则》中嘉奖和处惩条款的必须报请人力资源部批准）。 1.3报告

用于向政府机关、业务主管部门或上级领导汇报工作，反映情况，提出意见、建议或答复政府机关、上级的询问（不需要有回复的公文种类）。 1.4请示

用于向上级或政府机关请求指示、批准（需要有回复的公文种类）。 1.5会议纪要

用于记载和传达会议情况和议定事项。 2. 公文格式

2.1公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、行文单位、印章、成文时间、抄报、抄送单位等部份组成。 2.1.1发文号的编排

A. 公司制作的公文，由办公室编排发文号,形式如下：

XXX字（××××） 第×××号 年代号 序号 具体的排版格式见附件1。

B. 公司二级单位发出的各项通知及会议纪要不参与公司编号,但需有标识（如日

1

期）。

2.1.2公文要素

A.公文标题，应准确简捷地概括文件的主要内容，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

B.公文如有附件的，应当在正文之后、落款之前顺序注明。

C.公文须加盖印章或经批准人签发之后方为有效版本，印鉴应骑年压月。

D.成文时间以批准人签发的日期为准。

2.2 公文用纸

除报告、请示、会议纪要使用标准A4纸（长297mm，宽210mm）外，其它公文，首页使用公司发文纸，其余用A4纸。不论使用何种纸张，均需双面打印。

2.3 公文打印排版规范见附件2。 3. 行文规则

3.1行文应根据各自的隶属关系和职责范围确定。 3.1.1部门的发文权限

A. 向业务往来的单位发出的工作联系文件。 B. 向属下发出的通知、知会、征询、奖惩等文件。

C. 涉及费用、人事的事项，报请经理批准后再发出的文件。 3.1.2 公司发文权限

A. 向政府、法人单位发出具有具体实质性内容的文件。

B．涉及财务、人事、项目分包、防火防盗、防灾安全等重大事项的文件。 C．向属下发出的通知、知会、征询、奖惩等文件。

3.2部门因业务需要，提请以公司名义发文时，由办公室主管据实决定。 3.3向分判商行文，应当同时抄报直接主管领导。

3.4部门不得越级请示。特殊情况须经公司主管领导批准。

3.5“请示”应当一事一文；只写一个主送单位，主送单位为业务主管领导或部门的，可同时抄报主管领导或经理；如需同时报送其它单位的，应当采用抄送的形式，但不得同时抄送下级单位或不相隶属的单位。

3.6“报告”中不得夹带请示事项。

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3.7受双重领导的部门向上级请示，写明主送单位和抄送单位。 4. 公文处理

公文处理主要有发文处理和收文处理。

发文处理包括拟稿、会签、打印、校对、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

收文处理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、分发、查办、立卷、归档、销毁等程序。

4.1公文制作及发文处理 公文制作流程详见附件3。 4.1.1拟稿要求

A．符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

B．实事求是、观点鲜明、逻辑清楚、言简意赅、用字准确、打印工整。 C．时间、地点、人物、数字及引文准确。引文的顺序是标题、文号、年月日。 D．结构层次序数，第一层为“1.”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，四层为“A.”,第五层为“a.”。

E．法定计量单位使用英语+阿拉伯数字，数目字使用阿拉伯数字，其余使用汉字。 F．遣词用字准确规范。使用简称时，应先用全称，再注明简称。

4.1.2会签人在留存文件签发印鉴上签名；不需会签时，由拟稿人在会签栏上划斜线。

4.1.3 打印、校对

拟稿人将草拟的公文电子版交文员排版打印，并由原拟稿人校对。 不使用易水化或不易长久保持的油墨打印。 4.1.4签发权限及方法 A．签发权限

公司发文，由经理签发。

部门发文由部门主管签发,涉及较广影响较大的，必需由上级主管领导签发。 B．签发方法

公司内部使用的公文，由签发人在文件落款处签名签发，不再加盖发文单位印鉴。

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对上级公司的发文按内部发文处理。

对外发文，公文打印完成后，签发人在签发章上签名，并加盖发文单位印章。 C．原始稿件的销毁

公文打印完成后，拟稿及修改稿的原始稿件均应及时用碎纸机销毁。

4.1.5登记、分发、立卷、归档、销毁等程序由文员负责，详见程序文件《文件和资料管理程序》。

4.1.6公文的发出

A.发出的公文应是原件，复印件留存，制作章印模盖在留存件首页右上角空白处。 B.涉及费用收支的，经领导批复后，原件用于办理财务手续，部门决定存否。 4.1.7限期送达的公文，可用传真或电子邮件发送；重要的，原件可事后补送。发送传真时，发送成功的记录纸，随文件保存或销毁。

4.2收文

4.2.1收到公文，由主理部门文员填写《收文处理纸》，将文件及收文处理纸一同交相关负责人批办。紧急公文应按时限办理。

4.2.2对不属于或不适宜本部门或本人办理的公文，应及时退回原处。

4.2.3送公司领导批示或有关部门、个人办理的公文，办公室或部门文员要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

4.2.4 传真公文的处理

A．部门收到传真公文后，由文员做好收文登记。

B．涉及费用、人事的传真件，文员应填写《收文处理纸》并复印，将传真件连同复印件交负责人签署意见，随即销毁传真件，此复印件视同公文的原件。

C．凡传真件涉及到其它部门的，主办部门应主动与其它部门协商处理。 5. 公文立卷、归档和销毁

每年的三月一日前应将上年度公文立卷、归档。由专人负责。 5.1立卷

5.1.1应根据档案材料形成的规律、特点，保持其有机联系，方便利用。 5.1.2联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其它部门保存复印件。

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5.1.3归档档案的页数应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制，不同年度的档案一般不得放在一起。

5.1.4档案的正文与附件、请示与批复、转发文与原文不得分离,不缺页少行。 5.1.5卷内目录、总目录及档案盒内容要求用不褪色油墨电脑打印。要求内容齐全完备，便于检索。

5.2存、借制度

5.2.1存入、借出和移交，均使用专用登记簿逐笔登记。 5.2.2经档案资料的管理部门主管批准，方能借出或复制。 5.2.3借出的档案资料到期，管理员应及时催还。 5.3保存年限及销毁批准人

无保存价值的公文，须列出清单，经销毁批准人鉴定和批准，定期由不少于二人进行销毁，档案资料的保存年限及销毁批准人详见下表：

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单档案内容 位 公 通知 请示、报告；上级批示、批复事项完成后一年（重大事项除外） 等 工作计划、总结、会议纪要 财务预算、计划 人事任免、奖惩通知、通报 按财务管理制度 按人事管理制度 长期(变更后原文保存10年） 财务部主管 办公室主管 经理 办公室主管 保存期限 销毁批准人 司 制度、规定、办法 通知 部 请示、报告；上级批示、批复事项完成后一年（重大事项除外） 等 工作计划、总结、会议纪要 年度收支财务预算等 五年 五年 长期(变更后原文保存10年) 部门主管 门 人事任免、奖惩通知、通报 制度、规定、办法 6.本办法自二零零五年一月一日起执行，凡与本规定不一致的，以本规定为准。

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附件1：公司发文格式 XXXXXX（发文编号）

XXXXXX（标题）

XXXXX（主送单位）：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 。

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（正文）。

附件：1. XXXXXXXXXXXXX

2. XXXXXXXXXXXXX

xxx有限公司

对外此项空缺 XXX经理

XXXX年XX月XX日

抄报：XXXX 抄送：XXXX

页码处

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附件2：

公文打印排版规范

1．页边距设置

上：2.7cm ，下：2.0cm；左：2.6cm，右：2.6cm。 2．字体设置 2.1 使用黑体字

发文编号用小四号，标题用小二号字。 2.2 使用仿宋GB2312体字

正文、落款、日期、主送、抄送或抄报等均用四号字；页码用小四号字。 2.3 数字使用Times New Roman格式 3．段落的设置 3.1行空的设置

发文编号之前，空2-3行；正文标题的前后，各空1-2行；附件与落款之间。空2-3行。

3.2固定行距的设置

文号前的行距为25磅，文号后的行距为固定值20-25磅，正文间行距为20-25磅，主送单位的段后行距为6磅，附件的首行为段前行距6磅。

3.3文字较少，可安排在一个版面的，在不影响版面美观的情况下，段落设置可灵活控制。

4．其它设置

页码设在页角下端的中央（只有一个版面的公文可不设置页码）。 “抄报或抄送单位”靠近页面底端。

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附件3：公文制作流程

拟稿

否 直接上级核、改电子稿 是是 否 文员排版、校对电子稿

是是否 负责人审核打印稿

是是相关人员签名 使用制作印章

签发/加盖发文单位印章 文员发文及存档、销毁草稿 9

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