河南科技大学林业职业学院公文处理办法
更新时间:2024-05-18 10:42:01 阅读量: 综合文库 文档下载
河南科技大学林业职业学院公文处理办法
为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)和《河南省林业厅公文处理办法》的有关要求,结合我院的实际情况制定本办法。 一、基本原则
1、公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
2、公文处理要坚持实事求是,精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
3、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘案的安全。
4、各系(部)、各部门的负责人和有关工作人员必须高度重视公文处理工作,认真遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。 5、院长办公室是行政公文处理的管理部门,主管全院行政公文处理并指导学院各系(部)、各部门公文处理工作的开展。
6、学院各系(部)由秘书(系为行政秘书)负责公文处理工作,其他部门设兼职人员负责公文处理工作。公文处理工作人员应忠于职守、廉洁正派,具有一定专业知识,能胜任本职工作。 二、公文种类 1、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。 2、公告
适用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。 3、通告
适用于在一定范围内公布有关方面应当遵守或者周知的事项。
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4、通知
适用于发布学院行政法规;转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达各系(部)、部门需要周知或者共同执行的事项;任免人员。 5、通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 6、报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。 7、请示
适用于向级机关请求指示、批准。 8、批复
适用于答复各系(部)、部门请示事项。 9、函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复事项。 10、会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
三、公文格式
公文一般由眉首部分、正文部分、文尾部分组成。
1、眉首部分。主要包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人。
(1)学院行政公文眉首部分,《河南科技大学林业职业学院文件》占公文首页的三分之一。文件版头横线中间不加五角星,与正文等宽。 (2)公文密级、急缓标志要清楚。秘密公文应按照有关规定确定密级并在发文机关左上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”;急缓标志标在密级标志之上。
(3)发文字号包括机关代字、年号、序号。《河南科技大学林业
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职业学院文件》的机关代字为“豫林院”,党内发文代字为“豫林院党”。标明发文年份须使用六方括号。
2、正文部分。主要包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间。
(1)标题应准确、简要地概括公文的主要内容和公文种类,一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(2)主送机关指公文的主要受理机关,应使用全称或者规范化简称、统称。
(3)如有附件,应在正文之后,成文时间之间,注明附件的顺序和名称。报送、转发、批转件不作为附件处理。
(4)除会议纪要外,公文均应加盖印章。印章的下部边缘压盖成文时间。
(5)成文时间,以领导签发日期为准。
(6)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。 3、文尾部分。主要包括主题词、抄送机关、印发部门、印发日期。
(1)公文应当标注主题词。上行文,应按照上级机关要求标注主题词。主题词标注在抄送栏上左侧,词目之间要有一个字的空白间隔。
(2)抄送单位可用全称或规范简称。
(3)在抄送栏下,署公文印发部门全称及印发日期。 4、公文用纸必须采用国际标准A4型(210mm × 297mm),左侧装订,张贴的公文用纸大小,可根据实际需要确定。 四、行文规则
1、行文范围,上行文指对省林业厅、教育厅等领导机关行文;平行文指对省林业厅、教育厅等领导机关的所属各部门行文;下行文
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指对学院各系(部)、部门行文。如因特殊需要超越上述范围行文,可按特例处理。
2、学院机关处室之间不得相互行文。学院直属单位一般不得以本单位名义向学院以外的上级机关行文。
3、请示应逐级上送,无特殊情况不得越级请示。必须越级请示时,应抄报被越过的上级机关。
4、“请示”和请示性的“函”,应当一文一事,不能一文多事;一般只主送一个主管机关,如需同时送其他机关的,应用抄报或抄送形式。除上级领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导个人。 5、“请示”与“报告”要严格分开,“报告”中不得夹带请示事项。
五、公文办理
1、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
2、上级来文由院长办公室文书负责签收、拆封、登记。收文登记要注明来文机关、发文字号、标题、来文日期、收文编号等,一般抄件可视情况确定是否登记。
3、凡送学院并需办理的公文,由院长办公室提出拟办意见,分送院领导批示或送有关部门办理。需几个部门办理的,须明确一个部门主办,由主办部门会同有关部门办理。对急需办理的公文,要标明急件,并提出办理时限。
4、承办部门应按要求抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的,应速退院长办公室。 5、院长办公室负责对上级来文的拟办、分办进行检查催办。紧急公文要跟踪催办、查办,重要公文要重点催办,一般公文要定期催
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办、查办。对下发的重要公文要及时了解反馈执行情况。
6、学院发文的程序:由主办系(部)、部门承办人拟稿,负责人审核。院长办公室核稿,院领导审阅签发,院长办公室登记编号、缮印、封发。
六、拟办公文基本要求
1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,符合省教育厅和交通厅的有关法规和政策。
2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点正确,篇幅力求简短,拟文用原稿纸誊清。
3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
4、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。结构层次序数可越级使用,但不可逆用。 5、必须使用国家法定计量单位。
6、用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。
7、根据内容和行文对象,正确使用公文种类。
8、拟稿人根据实际需要,确定主送、抄报、抄送单位,并注明印数。
9、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数码。
七、公文签发应注意的几个问题
1、公文文稿中凡有涉及其他系(部)、部门的问题,主办系(部)、部门应主动与之协商、会签。
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、会签由主办部门承办。对会签稿如有重大修改,应重新送院领导审签。
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3、院发文在送院领导签发之前,由院长办公室审核。审核的重点是:是否需要行文;是否符合国家的法律、法规和方针、政策;是否符合省和林业厅、教育厅的有关法规和政策;是否与有关部门协商、会签;文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。 4、在不改变原意的情况下,核稿人可对文稿进行删节和文字加工。需对文字进行较大修改时,应提出修改意见会商主办部门修改。 5、稿面不清、字迹潦草、涂改勾划较乱的文稿,送院领导审签前应由拟稿部门清稿(并将原稿附后)。
6、公文经院领导签发后,院长办公室应注意院领导对文稿内容有无修改,必要时做适当文字处理。
7、院发一般公文,按院领导分工,由主管院领导签发或由院领导授权办公室负责人签发;上报或下发的重要公文,由院长或授权副院长签发。
8、签发人签发公文应有明确意见,并签署姓名和签发时间。签发人对所签发的公文内容全面负责。
9、拟办、修改和签批公文,必须使用钢笔、签字笔或毛笔,用黑色、黑蓝色墨水书写。不得使用铅笔、圆珠笔和其他笔。不得在文稿装订线外书写。 八、公文归档
1、公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
2、归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
3、归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
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4、拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 九、其他事项
1、院长办公室应根据上级部门有关行政公文的处理办法,及时健全学院公文处理的制度。
2、上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,机关或系部门负责人需翻印文件,必须经院长办公室主任批准,方可翻印。翻印时,应当注明翻印的部门、单位、日期、份数、印发、传阅范围。 3、公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。 4、不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室主任批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。 5、部门撤消或合并时,全部公文应当随之合并管理,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。 十、本办法自2004年1月1日起施行。
河南科技大学林业职业学院
2004年1月7日
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