龙蟒集团销售部OA系统技术方案书

龙蟒集团销售部OA系统技术方案书

龙蟒集团销售部OA系统

技 术 方 案

成都伟丰信息科技有限公司

二00九年六月

龙蟒集团销售部OA系统技术方案书

目 录

第1章 项目概述 ............................................................................................................................. 5

1.1 项目背景 ................................................................................................. 5 1.2 项目目标 ................................................................................................. 5 1.3 项目预期效果 ......................................................................................... 5 1.4 方案特色 ................................................................................................ 6 1.5 本系统使用对象 ...................................................................................... 6 1.6 系统开发实施步骤 .................................................................................. 6

第2章 系统方案介绍 ..................................................................................................................... 7

2.1 网络拓扑图 ............................................................................................. 7 2.2 系统逻辑结构图 ...................................................................................... 8 2.3 系统功能介绍 ......................................................................................... 9

2.3.1 库存管理 ................................................................................................................. 9 2.3.2 订单管理 ............................................................................................................... 10 2.3.3 合同管理 ............................................................................................................... 11 2.3.4 储运管理 ............................................................................................................... 11 2.3.5 发货管理 ............................................................................................................... 12 2.3.6 商检登记 ............................................................................................................... 12 2.3.7 装箱单管理 ........................................................................................................... 12 2.3.8 出口核销管理 ....................................................................................................... 12 2.3.9 手机邮箱 ............................................................................................................... 13 2.3.10 手机定位管理系统 ............................................................................................. 13 2.3.11 客户/供应商管理 ............................................................................................... 14 2.3.12 审批流程 ............................................................................................................. 15 2.3.13 即时信息 ............................................................................................................. 16 2.3.14 工作日志管理 ..................................................................................................... 16 2.3.15 工作计划管理 ..................................................................................................... 17 2.3.16 会议管理 ............................................................................................................. 17 2.3.17 内部交流 ............................................................................................................. 18

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2.3.18 统计分析 ............................................................................................................. 18 2.3.19 领导监控 ............................................................................................................. 20 2.3.20 系统接口 ............................................................................................................. 20

2.4 开发工具 ................................................................................................ 20 2.5 服务器运行环境 ..................................................................................... 21 2.6 系统测试 ................................................................................................ 21

2.6.1 测试方法 ............................................................................................................... 21 2.6.2 软件测试工具 ....................................................................................................... 21 2.6.3 测试手段 ............................................................................................................... 23

2.7 系统调试 ................................................................................................ 23 2.8 系统设计原则 ........................................................................................ 24

2.8.1 易用原则 ............................................................................................................... 24 2.8.2 实用性和先进性原则 ........................................................................................... 24 2.8.3 适用性原则 ........................................................................................................... 25 2.8.4 安全可靠原则 ....................................................................................................... 25

2.9 项目质量管理 ........................................................................................ 25 2.10 验收 ..................................................................................................... 26

2.10.1 验收内容 ............................................................................................................. 26 2.10.2 验收标准 ............................................................................................................. 26

第3章 售后服务及承诺 ............................................................................................................... 27

3.1 一般响应时间 ........................................................................................ 27 3.2 故障响应承诺 ........................................................................................ 27 3.3 售后服务 ................................................................................................ 27

3.3.1 提供服务内容 ....................................................................................................... 27 3.3.2 服务承诺 ............................................................................................................... 27

第4章 系统建设总体实施计划 ................................................................................................... 28 第5章 附件................................................................................................................................... 28

5.1 公司情况介绍 ........................................................................................ 28 5.1.1公司概况 .............................................................................................. 28

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5.1.2企业文化及理念： ............................................................................... 29 5.1.3公司组织架构及团队力量 .................................................................... 30 5.1.4公司主要优势及业绩 ........................................................................... 31 5.1.5部分产品及案例简要介绍 .................................................................... 32 5.2 投标方公司营业执照副本 ...................................................................... 33 5.3 典型用户名单 ........................................................................................ 33 5.4 投标方主要参与技术人员技术经验和简历 ............................................ 33

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第1章项目概述

1.1项目背景

龙蟒集团公司拥有是一家集生产、国内贸易、国际贸易一体的大型集团公

司，为了解决公司无纸化办公、实现电子化流程管理，将生产、库管、销售、日常办公纳入到电子化管理范畴之内，提高生产效率，解决企业内部信息孤岛问题，需要建立一个集成OA功能、销售管理、库存管理、移动办公等功能的自动化办公系统。

1.2项目目标

1. 打造决策支持系统，解决高层管理人员做决策时参考数据不准确的难题； 2. 建立信息管理系统，解决中层管理人员在授权范围内无法及时获取信息

及无法有效管理信息的难题；

3. 建立实时事务/业务处理系统，提供销售人员可以准确、高效、愉快工作

的环境。

4. 规范业务流程，提高工作效率。

5. 消除部门间信息孤岛，使部门间信息通畅。

1.3项目预期效果

1. 打造企业内部异地实时、联机、互动、协作办公平台 2. 实现工作流程的自动化 3. 实现文档管理的自动化

4. 建立库存信息发布与销售通信平台 5. 授权销售情况在集团网站平台上实时发布 6. 集团网站电子商务订单实时通知销售部 7. 领导实时监控销售情况

8. 集成手机商务办公，办公无处不在

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9. 节省办公费用支出

1.4方案特色

1. 分步实施，减少风险。

2. 智能商务决策支持系统，图表系统轻松辅助决策。 3. 支持手机/PDA/计算机登录系统，短信审批,随时随地办公。 4. 联通多个部门，沟通无障碍，责任明确，操作日志有案可查。 5. 完全共享原有系统数据，提供多种数据输入/输出接口。 6. 量身定制，简单易用，客户端无须安装。 7. 无用户站点数限制，大大降低成本。

1.5本系统使用对象

1. 供销公司总经理及销售部各位部长 2. 国际部所有销售人员 3. 国内销售部所有销售人员 4. 销售内务 5. 储运人员 6. 商检人员 7. 财务人员

1.6系统开发实施步骤

根据目前了解到集团公司现状，系统开发一步到位的方式比较困难，为了让项目成功实施，减少风险，稳扎稳打，建议至少分为三期来开发实施本系统： 第一步：

开发出日常办公系统基本模块，搭建系统基础框架，为后期的开发做好准备，并培训员工使用，目的是让员工先熟悉无纸化办公管理模式。 第二步：

开发营销业务管理系统，能满足日常国际业务部和国内业务部的日常办公

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需要，重心为日常营销业务管理，目的是解决目前最棘手的问题。 第三步：

在有前二步成功实施的基础上，开发统计分析系统，方便领导管理，追踪，分析，决策和其它扩展，并开发WAP移动办公应用。

本公司目前有现成的OA办公系统，可以先培训后使用。在使用的过程中，我们同时实施第二步骤，着手营销业务管理系统的开发工作。二个步骤不冲突，可以同时进行。

第2章系统方案介绍

2.1网络拓扑图

系统结构如上图所示，由：

WEB服务器 实现WEB访问功能。 OA服务器 承担日常办公服务等功能。 数据库服务器 储存业务数据。 防火墙 保障数据安全。

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核心交换机 搭建内部局域网

客户端 分为浏览器客户端和手机客户端，客户端无须安装软件，

通过浏览器完成客户端功能。

2.2系统逻辑结构图

本系统从业务逻辑上分为国内业务与国际业务二大部分：

国内业务与国际业务的销售数据，客户数据分开，二个部分数据互不干扰，也不能查看对方数据，业务员只能管理自己授权范围下的所有销售数据，客户数据。只有高层领导可以查看二个部分的汇总报表数据。

本系统从用户访问方式上分为Web访问和WAP访问二种方式：

Web访问方式是指用户可以通过计算机，输入软件访问地址，输入经过授权的帐号密码方式进入本系统，与平时上网方式一样基本相同。

WAP访问方式是指用户可以通过手机，PDA等便携设备，不限时间、空间，输入经过授权的帐号密码方式进入本系统。

用户操作的每一个关键步骤，都做到有案可查，责任明确，可以做到责任追溯。

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本系统有K3数据接入接口，有Excel/Word/PDF等数据导出接口，保证了数据流的通畅性，同时本系统内部核心数据经过严密的加密处理机制，保证了数据的安全性。

以下对系统中主要核心模块做一个简单介绍，以便从系统总体设计角度了解整体系统概况，主要分为库存管理，订单管理，手机邮箱，手机报表，手机定位管理，客户管理，审批流程，统计报表，文档管理，公共事务，档案管理，信息交流，协同项目管理，邮件系统，网络会议等。

2.3系统功能介绍 2.3.1库存管理

库存管理满足目前异地多个仓库的需求，根据发货计划，发货通知发送货物，实现产品销售数据出库管理，实时更新发货仓库的库存数据。由储运部衔接工厂与销售部，将了解到的信息及时更新产品信息，库存信息。

系统默认设置仓库类别分为：生产仓库，车站仓库，港口仓库，可以灵活自定义仓库类别管理。

库存管理在整个系统中，起到一个非常重要的作用，整个系统的数据都从库存初始化开始，经过销售流程，审批流程，出货管理最终到财务结账结束。

库存初始化数据可以有二个数据来源： 1.可以从其它系统如k3系统接口读取 2.也可以手动初始化。 主要分为以下模块

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2.3.2订单管理

实现所有仓库的各种产品库存数据与国内业务部，国际业务部销售数据的实时同步更新，从而有效解决目前集团内部存在的各部门信息孤岛棘手的问题。

本系统从仓库读取库存产品信息，包括产品名称，型号，数量，价格，包装等，从生成订单开始，经过领导授权审批通过，系统自动通知储运部，在客户付款后，可以进入发货流程，该产品自动从仓库中扣除本次销售的数量，在订单审批过程中，该产品的库存数量信息将临时冻结，至到该流程处理结束后将根据销售情况决定是释放还是扣除该数量。

系统自动按设置的佣金比例计算佣金，部长及以上领导可以授权业务人员可以查看自己的佣金状况。

该子系统可以与K3系统的财务系统对接，由K3系统提供财务子系统接口，本子系统提供数据来源。

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2.3.3合同管理

销售内务登录系统后，可以看到要处理的新合同，可以交给领导审核，系统在流程处理完毕后，自动存档。

2.3.4储运管理

储运部登录系统，可以接收到系统发出的待处理事项提醒信息，每天可以查

看从销售人员实时产生的新增订单，可查看正在处理的订单，可查看需业务员确认的订单，对需要根据发货计划对产品的运输信息进行管理，包括货代，船名，

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航次，提单号，ETD,ETA,装货方式进行记录，历史记录自动存档，做到责任明细，有案可查。

2.3.5发货管理

也叫出货管理，主要内容是出口货物放货通知表。包括：目的港、发票号、

品种、包装、编码、唛头、件、吨数、货代、箱量、签字人、签字时间。

2.3.6商检登记

完成出口业务的商检等流程管理。

2.3.7装箱单管理

对装箱单等实现录入、查询、统计等管理功能。可通过手机进行操作。

2.3.8出口核销管理

2.3.8.1收汇确认

结汇、收回确认与提醒功能。

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2.3.8.2佣金管理

佣金比例可进行设置，并自动根据销售人员情况进行计算。

2.3.9手机邮箱

可以通过手机随时登录系统，收发自己的邮件，和日常收发邮件类似操作。

2.3.10手机定位管理系统

销售公司通过使用位置通业务，综合运用LBS等定位技术以及地理信息系统GIS等相关技术，实现对本销售人员的统一监控、调度、管理，提高企业工作效率，降低企业管理成本。

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2.3.11客户/供应商管理

客户管理主要是对直接经销商和间接经销商，大客户，小客户名单进行管理，客户分为不同等级，本系统由低到高预设五个等级， 记录客户名称，客户地址，电话，邮编等信息。

可以客户的付款方式进行管理，主要有信用证，赊销，现款后货等三种方式。 每个销售人员只能管理自己所属客户，部长即以上领导可以管理授权范围内的所有客户，客户信息可以导出为Excel等格式文档，也可以按规范格式导入到系统中。

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2.3.12审批流程

审批流程主要用于领导与员工日常事务处理，审批流程一般有固定的流程，也可以自定义流程，一般审批后有二种结果：审批通过，审批不通过。

审批通过的事务按原定流程进入下一个处理人，也可以临时选择处理人，系统将记录临时处理人处理的时间及处理结果。

审批不通过，流程自动终止，系统自动记录终止时间，发出负责人及终止原因。

包含类别主要有费用审批，请款申请，订单，发货，潜在客户登录，加班，请假，用车类别等，可以自定义新的流程类别以适用部门需要。

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2.3.13即时信息

内部短信由系统策略自动生成，将自动通知到相应责任人，以语音加文字的方式提醒到责任人的计算机桌面上。

IMA是的即时通讯工具，类似QQ，可用于局域网的即时消息、文件传递，也可利用其内置的OA精灵快速进入OA所有功能。非常适合不允许QQ的企业使用，显著提高局域网内工作效率

2.3.14工作日志管理

用户可以“新建日志”，日志分为工作日志和个人日志，新建工作日志时，每天可以新建多篇日志，可自定共享范围，

“最近日志”列出最近的10篇日志， 日志以列表方式按时间排列，用户可以编辑自己的日志内容，在日志中，可以方便的看到目前该日志是否有人做过点评，可以点击查看点评的内容。

日志可以由别人点评，点评者必须是角色权限高于本人，并管理范围包含本部门的人员，用户可以“最新点评”中看到近期有人做出的点评。

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2.3.15工作计划管理

工作计划分为今日计划，本周计划，本月计划，下月计划。可按照指定条件新建与查询自己的计划，可以设置计划类型设置。

2.3.16会议管理

网上语音会议 网上视频会议、 网上文字会议等功能

同时实现会议通知、会议室预定、会议纪要录入、会议纪要查询等管理功能。

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2.3.17内部交流

讨论区可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。选择一个讨论区主题进入该讨论区。当有回复时，发帖人不能再删除帖子。管理员和版主可以看到匿名贴子的真实姓名。当用户以真实姓名发帖或回复发短消息，匿名时不发短信息提醒。

网络会议是由具有“网络会议管理”权限的用户创建的，在此建立网络会议后，在下面的“网络会议”模块中进入会议。

网络会议可以是对全体员工开放，也可以是仅对某个部门开放。点击会议主题，进入该会议，如果点击视频会议，则进入免费的网络视频会议系统。网络会议主要是以文字形式进行，操作方式与网上常见的聊天室是类似的。用户可通过点击网络会议界面右下角的“离开会场”可以返回网络会议列表。

网络会议有密码功能，也可以不设置密码，如果设置了密码，有密码的人才可以进入。

互动会议。进入后，如未使用过Net meeting，系统会自动提示进行Net meeting 的设置。使用此功能需安装相关硬件如麦克风、摄像头等。

2.3.18统计分析

可以按指定条件统计系统中的各种报表，报表以直观的图形方式展示，可以分为饼图，直方图，曲线图等。

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龙蟒集团2009年销售部业绩图

龙蟒集团2009年销售部磷产品系列销售比例图

龙蟒集团2009年磷制品公司产品销售业绩对比图

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