355号附件 宜巴高速公路工程竣（交）工文件材料立卷归档管理办法

湖北宜巴高速公路工程

竣（交）工文件材料立卷归档管理办法

湖北宜巴高速公路建设指挥部

二〇一〇年十一月

目 录

第一章 总 则 ............................................................................... 1 第二章 组织与职责 ........................................................................ 2 第三章 归档文件材料的收集范围、要求、时间 .............................. 4 第四章 竣工文件材料的整理 ........................................................ 17

第一条 术语 ..................................................................................... 17 第二条 组卷及书写要求 ................................................................. 17 第三条 案卷与卷内文件的排列 ..................................................... 18 第四条 案卷构成与编制 ................................................................. 18 第五条 案卷排列 ............................................................................. 19 第六条 公路工程竣工图归档 ......................................................... 20 第七条 施工文件的有关规定和说明 ............................................. 20 第八条 案卷装订的要求 ................................................................. 21 第九条 工程声像档案归档的要求 ................................................. 21 第十条 工程档案的整理 ................................................................. 22 第五章 分类编号 .......................................................................... 23

第一条 编制依据 ............................................................................. 23 第二条 分类编号原则 ..................................................................... 23 第三条 分类与编号 ......................................................................... 23 第四条 分类编号结构例图说明 ..................................................... 23 第五条 分类编号 ............................................................................. 23

第六章 施工文件形成过程中需注意的问题 ................................... 27

第一条 检测方法填写不实的问题 ................................................. 27 第二条 工程行为先天不足带出的资料问题 ................................. 27 第三条 工程缺陷资料 ..................................................................... 28 第四条 容易忽视的原始资料问题 ................................................. 28 第七章 竣工图表组卷要点 ............................................................ 30

第一条 竣工图表编制内容 ............................................................. 30 第二条 竣工图表编制要求及方法 ................................................. 30 第八章 归档文件材料的移交 ........................................................ 33 第九章 附 则 .......................................................................... 34 第十章 附 件 .......................................................................... 35

附件1 竣工文件、案卷目录、竣工图封面 .................................. 35 附件2 卷内目录（样表） .............................................................. 41 附件3 竣工图图框及竣工图章 ...................................................... 43 附件4 施工文件案卷封面、目录样表 .......................................... 45 附件5 监理文件案卷目录样本 ...................................................... 49 附件6 竣工图清单样本 .................................................................. 51 附件7 机电工程施工文件案卷目录 .............................................. 52

第一章 总 则

第一条 为加强规范湖北宜巴高速公路（以下简称本项目）工程竣（交）工文件材料立卷归档工作，对竣（交）工文件材料的形成、收集和立卷归档实施全方位管理，保证本项目工程档案质量和文件材料的真实、规范、完整、合法，有效克服竣工文件（尤其是施工、监理文件）滞后于工程进展的通病，使相关工作做到标准化、规范化、程序化、日常化。根据《中华人民共和国档案法》、交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、（交通部《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65号）、交通部《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部令2004年第3号）、《交通部关于颁发〈交通部科学技术档案分类编号办法〉的通知》（87）交办字315号）、湖北省交通厅和湖北省档案局联合下发的《湖北省交通建设项目文件材料立卷归档管理办法》（鄂交办[2005]450号），《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）的规定和要求，并结合本项目实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称项目文件材料是指从建设项目立项、审批、勘察、设计、招标、投标、开工至工程竣工验收结束全过程形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的全部记录。

第三条 本办法中的科研类文件、前期准备工作文件、设计文件、财务文件、决算文件、审计文件等专业性较强的文件，按相关主管部门的有关规定组卷。

第四条 本办法要求本项目所有参建单位必须高度重视竣工文件材料的收集、整理及归档工作，确保工程建设项目竣工文件材料的安全、完整、准确。

第五条 本办法对施工文件、监理文件的归档范围、组卷要点和注意事项，作了较为详细的论述，为提升本细则的实用价值，编制了案卷目录样本、施工文件相关组卷目录等重要附件，供各参建单位借鉴。

第六条 本办法适用于参加湖北宜巴高速公路建设的所有参建单位，解释权属湖北宜巴高速公路建设指挥部。

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第二章 组织与职责

第一条 本项目文件材料的立卷归档工作由湖北宜巴高速公路建设指挥部综合办公室组织，各部门配合管理。

主要职责：

1、就本项目文件材料档案管理问题做出决策。

2、本项目对各部门、施工、监理机构必须组卷归档的文件材料作出相关规定；负责各类归档文件材料的日常管理工作；负责督办勘察、设计单位、专项检测（监控）单位和有关科研、协作单位提交符合要求的文件材料；

3、负责施工文件、监理文件的检查验收，并对相关人员进行业务指导； 4、负责组织、协调本项目竣工文件的统一整理、编号归档；

第二条 档案是由文件材料有条件转化而来。为确保档案质量，提高其使用、参考价值，档案形成者必须高度重视自身职能活动中形成的文件材料的相关管理工作。此外施工、监理资料还需符合产生及时、数据准确及可追溯的要求。

第三条 本项目各部门应将文件材料管理视为工程管理的重要组成部分，按照本项目的要求，认真履行本部门文件材料的管理和外委、合作单位相关文件材料的收集职责，并将归档范围的文件材料按要求（完整、分类、按目编录、按规定时间）移交给本项目综合办公室，不允许出现丢失和错漏。详见第三章附件

第四条 施工、监理机构必须健全档案管理工作的保障体系，落实经费，设置专班、确定专人、建立专室、明确专责，自始至终将竣工文件编制工作置于重要的议事日程，做到文件材料的形成、收集、整理、组卷工作与工程进展同步进行，杜绝平时放任自流，临时突击整理，甚至发生胡编滥造的违规行为。各参建单位应将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制。施工单位的总工程师和监理机构的高监（或副高监）为档案管理工作的主要负责人，专职资料管理人员要求业务熟悉、工作认真、作风过硬。专职人员一经确定，不准随意调换。监理机构对施工文件必须履行检查、辅导、配合与督办职责，不允许任何形式的敷衍和懈怠。此外，本项目严禁监理资料由施工单位代做。

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第五第、本项目将采取施工现场突击检查资料、计量支付审查质保资料、不定期系统检查归档资料等方式，做到及时发现问题、及时纠正整改，促使施工、监理文件材料的相关工作始终处于规范有序的主动状态，为最终的组卷归档工作打下坚实基础。同时在对检查中的弄虚作假、管理不力等问题，按有关规定予以处罚。

第六条 本项目工程交工验收之前，各施工、监理单位必须提交完整、准确、合法的相关资料供省交通运输厅质监局验收检查。

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第三章 归档文件材料的收集范围、要求、时间

第一条 各参建单位、省指各部门应按照统一领导、分工负责的原则，依照本章附件“宜巴高速公路竣工文件归档范围、要求”的规定执行，及时收集整理各自职责范围内文件材料，满足组卷归档的要求。

第二条 本项目从项目立项至竣工验收全过程中所形成的各种文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时收集齐全、分类组卷，如实反映施工的整个过程，不能有任何增加、减少和更改；施工文件和监理文件中的工序资料和试验检测资料应该是与工程同步产生的原始文件，且能满足湖北省公路工程建设管理综合体系查阅资料的要求。

第三条 本项目文件材料按下列分工收集：

1、在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成的文件材料及工程管理性文件材料，由交通主管部门和省指挥部各承办部门负责收集；

2、项目勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；

3、项目施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包公路工程建设项目全部文件材料；

4、工程监理文件由监理单位负责收集。工程施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责分包项目全部资料的收集、整理并提交总承包单位汇总，与总承包单位相关资料配合组卷。总承包单位负责对分包单位文件材料的审核把关，并编写统一的案卷目录，统一报送本项目验收。凡由本项目分别向几个单位发包的，由各施工单位负责收集各自合同内工程项目全部文件材料，统一归档组卷，报送本项目验收。

第四条 部分工程表格（含试验资料）正式填写之前产生的现场记录，是十分重要的原始记录，必须妥善保存，随时备查。属施工文件的原始记录由施工单位保存，属监理机构的原始记录由监理机构保存。

第五条 各施工单位的竣工图表应提供不可擦除型光盘一份，随同书面图表

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（一式二份）经监理机构审核无误后，连同符合要求的全部施工文件报送本项目验收。

第六条 中途调离本项目工地相关人员的施工日志和监理记录必须留在原施工单位和监理机构资料室，不得自行带走。

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附件1：

宜巴高速公路指挥部竣工文件归档范围、要求

序 号 归 档 文 件 归档单位 审查单位 组卷要求 移交时间 办公室 协调处 办公室 协调处 以工程项目为单元组卷 一 项目立项文件（YB 1—1??） 1 2 3 4 项目建议书及批准文件 工程可行性研究报告及批复 环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件 文物调查、保护等文件 二 设计文件（YB 2—1??） 工程地质、水文勘测文件及专家评审意见、总结、论证文件、技术、方案 水文、气象等其他设计基础材料 各类施工设计变更图及变更函件等文件 初步设计文件及审批文件 各类施工设计及复核审查批复文件 与设代来往文件及设计合同管理文件 设计总结文件 总体规划设计、技术设计、施工图设计的批复文件以建设项目为单位组卷；初步设计、技术设计、施工图设计和设计问题回复单以合同段为单位组卷 1 以合同段为单位组卷 2 3 4 5 6 7 以阶段、性质、内容组卷 协调处 办公室 以阶段、性质、内容组卷 办公室 技术处 技术处 设代处 三 工程管理文件 （YB 3—1??） 1 征地拆迁资料 ? 征地拆迁工作总结 ? 征地拆迁文件（征地批文、征地拆迁合同协议） 协调处 征地拆迁图表（占地图、征地土? 地数量一览表、拆迁数量一览表）

以阶段、性质、内容组卷 － 6 －

序 号 ? 2 归 档 文 件 土地证（复印件）及公路建设用地呈报文件 招投标资料 归档单位 协调处 审查单位 协调处 办公室 组卷要求 以阶段、性质、内容组卷 移交时间 ? 招投标文件 ? 评标报告 ? 合同协议书 ? 技术规范补充文件和修改文件 3 项目实施期间管理文件 技术处 办公室 安全处 办公室 办公室 技术处 办公室 按内容、时间顺序组卷 按内容、时间顺序组卷 技术处 办公室 技术处 合同处 办公室 合同处 勘察设计、施工承包、监理服务招投标文件和合同协议书以合同段为单元组卷 ? 建设单位往来文件 ? 项目安全生产、廉政建设等相关管理文件 四 施工文件 （YB 4—1??） 1 竣工图表 施工单位 办公室 技术处 按问题、重要程度组卷 交桩和复测报告以合同段为单元组卷；图纸会审记录以单位工程组卷 施工组织总设计可单独组卷；阶段性进度计划以年度为单元组卷，卷内资料按年、季、月顺序排列 以单位工程为单元组卷 ? 变更设计一览表 ? 变更图纸 ? 工程竣工图 2 工程管理文件 ? 行政管理文件 ? 交桩和复测报告、图纸会审记录 施工单位 ? 施工组织计划资料 技术处 办公室 ? 试验段实施方案和总结报告 － 7 －

序 号 归 档 文 件 归档单位 施工单位 审查单位 技术处 办公室 组卷要求 移交时间 ? 技术交底记录 3 施工质量控制文件 按题、重要程度组卷 ? 工程质量文件 ① 工程质量往来文件 工程质量自检报告、施工检验结② 果汇总表及单位、分部、分项工程质量检验评定资料 ③ 安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件 施工单位 质量处 办公室 ④ 桥梁竣工验收荷载试验报告 桥梁基础、梁的预制等强度、完⑤ 整性检验资料 施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测⑥ 记录及观察记录、对工程质量影响分析 ⑦ ⑧ 交工验收施工单位的试验、检测、评定资料 开工报告、分项工程开工申请批复单及附件 以单位工程为单元组卷 ? 试验、检测报告 ① 各种原材料试验报告、原材料出厂质量证明 质量处 试验室 质量处 办公室 按类别、品种、用途和单位工程分别整理归档 ② 混凝土、砂浆配合比试验报告 ③ 原材料、外购成品、半成品抽检、试验资料 ④ 击实试验报告 ⑤ 路面结构层配合比设计报告 ⑥ ⑦ 外购材料（产品）合格证书及检验报告、质量鉴定报告 机电设备、监控设备成品合格证、试验、调试记录

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序 号 归 档 文 件 归档单位 质量处 试验室 审查单位 质量处 办公室 组卷要求 移交时间 路基、路面、桥梁、隧道、互通⑧ 立交和交通安全设施施工试验报告和检验记录 ? 施工原始资料 ① 路基工程 i ii 地表处理资料 不良地质处理方案、施工资料、检测资料 分项工程质量评定表与其施工检验记录一起组卷 以合同段为单元组卷 施工单位 iii 分层压实资料 iv 路基检测、验收资料 v 分段资料汇总 质量处 办公室 按处理方法分类，以处为单元组卷 以合同段为单元组卷 ② 构造物及防护工程 i ii 基坑开挖、处理试验、检测资料 各工序施工记录、检测、试验资料 施工单位 质量处 办公室 以处为单元组卷 iii 成品检测资料 iv 砂浆（砼）强度试验 ③ 小桥工程 i 基坑处理、检测记录 施工单位 质量处 办公室 以座为单元组卷 ii 基础施工、检查、试验记录 iii 各分项施工检查、施工、试验记录 iv 质量检查记录 ④ 排水工程 i 各工序施工、检测记录 施工单位 质量处 办公室 以合同段为单元组卷 ii 砂浆、砼强度试验资料

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序 号 归 档 文 件 归档单位 审查单位 质量处 办公室 组卷要求 移交时间 iii 成品检查记录 施工单位 iv 分段质量检测资料汇总 ⑤ 涵洞工程 i 基坑开挖、处理记录 以合同段为单元组卷 ii 各工序施工、检查记录资料 施工单位 iii 砂浆、砼试验资料 iv 成品检查资料 ⑥ 路面工程 i 压实度检测资料 质量处 办公室 以座为单元组卷 ii 强度检测、试验资料 施工单位 iii 材料配合比检测、试验资料 iv 各工序施工检测记录 v 检查资料汇总 质量处 办公室 按路面结构层次以分项工程组卷（按桩号顺序排列，左右幅分开） ⑦ 桥梁工程 i ii 基坑开挖、处理施工记录、检查资料 基础施工检查资料，桩基检测资料 施工单位 iv 预制构件施工、检测资料 v 预应力张拉、压浆检查资料 质量处 办公室 预应力构件、张拉器具检验按器具种类、检验时间顺序组卷；支座、伸缩缝检验报告按生产厂家、材料种类、检验时间顺序组卷；桩基检验、桥梁荷载试验以结构物为单元组卷；水泥砂浆、砼抗压强度试验按单位工程组卷；桥梁施工检验记录以分部工程为单元组卷（当项目较大、资料较多时也可以分项工程组卷） iii 现浇构件施工、检测、试验资料 vi 外构件检查记录 vii 按施工工序各中间环节检查记录 － 10 －

序 号 归 档 文 件 归档单位 审查单位 组卷要求 移交时间 viii 砼、砂浆强度试验资料 ix 各部位检查、验收资料 x 引道工程、防护工程施工、检测、试验资料 施工单位 质量处 办公室 试验报告按单位工程组卷；洞身开挖、锚喷支护、衬砌、总体、洞口以分项工程为单元组卷；隧道路面按路面工程要求组卷 ⑧ 隧道工程 i 洞身开挖施工、检查资料 ii 衬砌施工、检验资料 iii 隧道路面工程施工、检查记录 iv v 照明、通风、消防设施施工、检查记录 洞口施工检查记录 施工单位 质量处 办公室 vi 各种附属设施检验施工记录 vii 各环节工序检查、验收资料 viii 隧道衬砌厚度、砼强度检验资料 ⑨ 交通安全设施 i 各种标志牌制作安装检查记录 ii 标线检查资料、施工记录 iii 防撞护栏、隔离栅及附属设施施工、检查资料 施工单位 质量处 办公室 以分项工程为单元组卷 iv 照明系统施工、检测资料 v 各中间环节检测资料 vi 成品检测资料 ⑩ 收费站等房建施工资料 施工单位 房建专班 办公室 机电专班 办公室 应按建筑部门有关法规、资料编制办法管理、汇总 收费、监控、通讯系统施工、检测、验收资料应按有关行业标准整理汇总。 ○11 收费、监控、通讯系统 施工单位 － 11 －

序 号 归 档 文 件 绿化工程等施工资料 归档单位 施工单位 施工单位 审查单位 办公室 技术处 质量处 组卷要求 移交时间 ○12 ? 缺陷责任期资料 4 施工安全及文明施工文件 ? 安全生产的有关文件 ? 安全事故的调查处理文件 ? 文明施工的有关文件 5 ? 进度控制文件 进度计划（文件、图表）、批准文件 施工单位 施工单位 施工单位 安全处 安全处 安全处 施工单位 办公室 合同处 合同处 合同处 办公室 合同处 办公室 合同处 原件按原装订模式归档；作复印件时将其复印在标准A4纸上 施工单位 办公室 质量处 按内容、时间顺序组卷 ? 进度执行情况（文件、图表） ? 有关进度的往来文件 6 7 8 计量支付文件 合同管理文件 施工原始记录 ? 施工日志 ? 天气、温度及自然灾害记录 ? 测量原始记录 ? 各工序施工原始记录（未汇入施工质量控制文件的部分） ? 会议记录、纪要 ? 施工照片、音像资料 ? 其它原始记录 五 监理文件 （YB 5—1??）

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序 号 1 归 档 文 件 监理管理文件 归档单位 审查单位 办公室 质量处 组卷要求 移交时间 ? 监理规划、细则 监理单位 ? 行政管理文件 2 工程质量控制文件 以驻地监理办为单元组卷 按问题、重要程度组卷 ? 质量控制措施、规定及往来文件 监理单位 办公室 质量处 按问题、重要程度组卷 原材料抽检报告按类别、品种、用途和单位工程整理归档；标准试验批复、平行试验报告按单位工程组卷； 参照第四章施工文件有关组卷要求 ? 材料试验、检测资料 监理单位 ? 监理独立抽检资料 ? 交工验收工程质量评定资料 3 工程进度计划管理文件 监理单位 办公室 合同处 办公室 质量处 按问题、重要程度组卷 工程变更以单位工程为单元组卷；工程延期、费用索赔、争端与仲裁、违约以事件为单元组卷；工程分包、保险以合同段为单元组卷；计量支付以每期计量支付月报为组卷单元； 原件按原装订模式归档；作复印件时将其复印在标准A4纸上 4 工程合同管理、计量支付文件 施工单位 合同处 5 6 其他文件 其它资料 办公室 质量处 ? 监理日志 办公室 质量处 ? 会议记录、纪要 监理单位 工地会议纪要按年度组卷；现场协调会以单位工程为单元组卷 监理月报以年度为单元 ? 工程照片、音像资料 － 13 －

序 号 归 档 文 件 归档单位 审查单位 组卷要求 组卷；工程检查通报以年度为单元组卷；工程像片、音像资料按内容、时间顺序组卷 移交时间 ? 监理机构及人员情况 ? 各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度 监理单位 办公室 质量处 六 竣工文件 （YB 6—1??） 1 竣（交）工验收文件 办公室 质量处 办公室 质量处 技术处 施工单位 办公室 质量处 技术处 机电专班 施工单位 房建专班 技术处 ? 竣工验收文件、竣工验收鉴定书 施工单位 ? 交工验收文件、交工验收报告 ? 各参建单位总结报告 ① 建设管理工作总结 ② 设计工作总结 ③ 施工总结 参建单位 ④ 监理工作总结 ⑤ 质量监督工作报告 ⑥ 工程决算、审计报告 ⑦ 环保工程验收报告 ? 其他文件 ① 竣工图 ② 工程交接表 2 单项工程验收文件 ? 机电工程验收文件 ? 房建工程验收文件 ? 环保工程验收文件 － 14 －

序 号 归 档 文 件 归档单位 施工单位 审查单位 办公室 组卷要求 移交时间 ? 档案验收文件 3 决算和审计文件 ? 支付报表 ? 财务决算文件 ? 工程决算文件 ? 项目审计文件 ? 其他文件 七 科研资料 （YB 7—1??） 1 2 3 4 科研、课题成果和论文著作 施工单位 财务处 办公室 按研究课题组卷 新技术应用资料 任务书、批准书 协议、合同委托书 科研项目技术管理处 承担部门 办公室 八 外事文件 （YB 8—1??） 外监管理类、外事往来（中英文）谈判协议、议定书、谈判记录、质量管理谈判过程中外商提交的材料（中处 英文） 国外各设计阶段文件、技术问题来往文件等文件、出国考察及收集来的有关材料 办公室 1 办公室 质量管理处 按内容、时间顺序组卷 2 办公室 九 声像资料（YB9—1?） 参建单位 指挥部处室 1 工程声像资料 办公室 十 财务文件（YB10—1?） 1 财务管理文件 财务处 财务处 办公室 － 15 －

序 号 2 3 归 档 文 件 财务报表、账本 归档单位 审查单位 财务处 办公室 组卷要求 移交时间 财务处 财务评审 － 16 －

第四章 竣工文件材料的整理

第一条 术语

1、科学技术文件材料（以下简称科技材料）

是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

2、科学技术档案（以下简称科技档案）

是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

3、案卷

由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 4、卷内目录

登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

5、卷内备考表

卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 6、档号

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 第二条 组卷及书写要求

1、工程竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循工程竣工文件材料的自然形成规律和成套性原则，保持卷內文件的有机联系，注重分类科学，便于查找利用。

2、案卷内文件材料内容，必须准确反映工程项目及其管理活动内容的真实情况，材料要齐全、完整。

3、归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，禁止使用不易长久保存的书写工具（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等），凡易褪色的热敏纸和复写纸应附一份复印件，纸张便于长期保管，格式统一，文字材料纸张尺寸为297mm×210mm（A4型），图纸纸张尺寸为420mm×297mm（A3型）。

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附件3 竣工图图框及竣工图章

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竣工图图章式样

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附件4 施工文件案卷封面、目录样表

湖北宜巴高速公路施工文件

案 卷 目 录

土建一期第X合同段

（起止桩号KXXX+XXX~KXXX+XXX）

编制单位： 编制日期：

注：1、本案卷目录引用的是已建成高速公路事例，本项目施工单位使用时，一般情况下应将案卷题名缩编为20个字以内。

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案 卷 目 录（样表）

项目名称及合同段: 编制单位：

序号

案 卷 题 名 － 46 －

编制时间 卷内件数 卷内页数 备注

湖北宜巴高速公路施工文件

案 卷 目 录（样表）

路面工程第X合同段

（起止桩号KXXX+XXX~KXXX+XXX）

编制单位： 编制日期：

注：1、本案卷目录引用的是已建成高速公路事例，本项目施工单位使用时，一般情况下应将案卷题名缩编为20个字以内。

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4、归档文件材料必须是原件，因组卷需要，不可避免的复印件必须说明原件的存放处。

第三条 案卷与卷内文件的排列

案卷按本细则湖北宜巴高速公路建设指挥部竣工档案分类编号办法依次排列。

1、管理性文件按问题或重要程度排列；

2、项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列；

3、设备文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等材料顺序排列；

4、竣工图按里程、专业、图号顺序排列； 5、质量保证资料按本细则相关规定排列；

6、案卷内文件材料排列应文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

第四条 案卷构成与编制

案卷由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。 1、案卷封面和脊背的编制：

案卷封面采用案卷外封面形式，外封面印刷在案卷盒的正表面。 由下列项目组成：

1）案卷题名，案卷题名应简明、准确地提示卷内科技文件材料的基本内容，应包括工程建设项目的、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名一般由立卷人拟写。

2）编制单位，案卷形成单位； 3）编制日期，案卷形成日期； 4）保管期限，填写其划定的保管期限； 5）密级，依据保密规定填写；

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6）档号，应依据湖北宜巴高速公路建设指挥部提供的建没项目竣工档案分类编号办法，填写档案的项目代号，分类号和案卷顺序号。

卷脊需填写案卷题名、档号、保管期限，桩号打印要求为“字头向右”。 2、卷内文件目录的编制：

1）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注，一个文件一个号；

2）文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；

3）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责者，可采取通用的标准简称；

4）文件题名，应填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；

5）日期，应填写文件材料形成日期；

6）页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终标注起止号；卷内文件材料有书写内容的页面均应编写页号，页号编写的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号，图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号，只需在卷内文件目录页次中填写册书。各卷之间不连续编页号。

7）备注，需要时填。

卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。 3、卷内备考表：

备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

1）立卷人：由责任立卷人签名； 2）检查人：由立卷审查人签名； 3）立卷时间：填写完成立卷的日期。 第五条 案卷排列

案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，根据本项目保管期限的规定，将组成的案卷划分

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为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。

归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一。禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具书写。凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存。

第六条 公路工程竣工图归档 工程竣工图归档应符合下列要求：

1、竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征；

2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；

3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章；

4、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；

5、图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图不折叠，平放在专用图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。

第七条 施工文件的有关规定和说明

1、遵循文件材料的自然形成规律和成套性原则，施工文件在不同案卷出现某些资料的重复是不可避免的。例如，分项工程开工申请批复单既出现于“××分项工程开工报告及附件”的案卷，又出现在该分项的施工资料案卷；有些中间交工证书涉及几个分项或者较大的范围，不同的分项工程（或不同的范围）施工资料案卷势必出现同一份中间交工证书；沥青性能和沥青混合料的车辙、冻融劈裂等试验资料，出现于“沥青混凝土面层目标配合比及面层开工报告附件”的同时，又将分别出现于“沥青混凝土面层原材料试验”和“沥青混合料试验”案卷，重复出现的资料必将采用复印方式。另一方面施工文件的产生、收集、整理、组卷是一个较为复杂的过程，受各种条件的制约，在某些范围内收集的文件材料只有复印件而没有原件的情况也是不可避免的。为解决此类问题，特规定由总监办对受外界制约出现

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的不可避免的复印件签字盖章视为有效；对内部重复出现的资料（工作失误造成原件丢失除外），由编制单位注明原件的出处即可，并在备考表中加以说明。

2、施工单位和高监办必须妥善保管工程变更和计量支付文件材料中的原始文件，避免因原件丢失不得已用复印件组卷的问题出现。

3、资料中相关责任人员必须亲自手写签名，不准代签，确需代签的，应办理委托代签手续，报高监办备案。原始资料在产生过程中如出现差错，不准随意涂改（字上改字、用涂改液或擦刮后改字），必须改正时应将错字划一斜杠，紧挨错字处写上正确的文字（数据），并在结论栏（备注栏）内对修改部分及修改原因予以说明，同时由质检工程师签字确认。

4、文件材料中的图表和字母说明，必须使用国家法定计量单位和符号（见“12.3 国家法定计量单位及符号一览表”）。

第八条 案卷装订的要求

1、工程归档文字材料在装订前，必须取掉金属物，采用三孔一线方法，用白色档案专用线装订（具体装订尺寸见“附件 11.3 科技档案案卷装订方法”）；

2、装订时靠装订边和下边取齐，表头置上或置左，左侧装订；

3、 对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件（非案卷形成单位的过错），可适当补贴或折叠；

4、图纸可不装订，但每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次；

5、案卷必须重视装订效果，即牢固、平顺和整洁，每本案卷以不超过400页为宜。不允许出现文件内容被切除，卷内文件方位颠倒、页次不顺或折叠资料被订死不能翻阅等错误。

第九条 工程声像档案归档的要求

1、工程声像资料应与工程进展同步产生，做到随时拍摄，随时按要求整理，避免丢失与损坏、避免只能事后补拍（摄）工程外观的无奈。

2、照片资料的文字说明内容要具备五要素：事由、时间、地点、人物、背景。要求文字简洁、语言通顺，一般不超过200字，文字说明应打印。

3、案卷题名：一卷要拟写一个案卷题名，写在封面上，案卷题名应概括案卷

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内全部照片的基本主题（责任者、问题、名称等）。

4、照片、声像资料的归档范围

1）国家领导及部领导人视察工程项目的录音、录像带及照片。

2）省、市及行业主管部门领导视察、检查工程项目时的录音、录像带及照片。 3）反映工程建设项目的重大活动，如招标仪式、开工典礼、通车典礼等形成的录音、录像带及照片。

4）记录工程建设项目重大事故，自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。 5）工地会议、工程关键工序、缺陷工程整改和隐蔽工程施工时的照片。 6）新材料、新工艺、新技术的相关照片。 7）与工程变更密切相关的照片资料。

8）工程照片必须使用统一的、符合国家标准的专用照片档案盒，必须填写卷内目录，归档文件材料中用数码相机拍摄的工程照片，必须是冲印件。

9）工程录像资料每盘必须标明拍摄日期、地点、人物、背景、主题等说明。 第十条 工程档案的整理

全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责组织，其内容包括： 1）制定统一的项目档案分类编号体系。 2）对全部项目档案进行统一的分类和编号。

3）对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。

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第五章 分类编号

第一条 编制依据

《中华人民共和国档案法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）、交通部《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65号）、湖北省交通厅和湖北省档案局联合下发的《湖北省交通建设项目文件材料立卷归档管理办法》（鄂交办[2005]450号。

第二条 分类编号原则

遵循公路工程文件材料的自然形成规律，保持成套性、完整性、有机联系性原则。

确保分类科学、简单、便捷查找。 第三条 分类与编号

宜巴高速公路建设项目档案共分十类：前期准备阶段类、设计类、工程管理类、施工类、监理类、竣工类、科研类、涉外类、工程声像资料、财务类，依次用1、2、3、4、5、6、7、8、9、10表示。

宜巴高速公路建设项目分类编号结构由字母”YB”（项目名称宜巴高速公路）和阿拉伯数字组成表示类别，例：YB4.1.1—1??其中“.”类别分隔号，“—”表示保管单位流水号。

第四条 分类编号结构例图说明

YB 5· 1· 1—XXX

案卷顺序号

四级类目（土建第一合同段） 三级类目（土建施工） 二级类目（施工文件） 一级类目 （宜巴高速公路）

第五条 分类编号 YB 1 前期准备阶段文件

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YB 1—1?? 项目建议书及批准文件；工程可行性研究报告及批复；环境影响评价及批准文件，水土保持批准文件；文物调查、保护文件等。

YB 2 设计文件

YB 2—1?? 初步设计文件及审批文件；工程地质、水文地质勘察报告、地质图、重要土岩样及说明等文件；总体规划设计；施工图设计文件；设计变更文件及审批文件；与设计单位来往文件。

YB 3 工程管理文件

YB 3·1—1?? 征地拆迁合同协议、公路建设用地呈报及审批文件、征用土地数量一览表、公路占地图及土地使用证、施工阶段的环保和文物保护文件等。

YB 3·2—1??招标文件及批准文件、投标文件、资格预审文件、清标文件、评标文件、中标候选人公示、中标公告、施工许可手续、其他文件及资料、合同书、协议书、技术文件及补充文件。

YB 3.3—1?? 工程低碳管理文件。 YB 3.4—1?? 项目实施期间管理文件。 YB 4 施工文件

YB 4·1—1??按照合同段以工程顺序编号。

标段总体开工报告及施工组织设计、施工方案等附件； 分部或分项工程开工报告及附件；

工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、施工设计图情况反馈表、其他重要会审纪要；

商品购件（产品）的生产许可证及质量鉴定报告； 交桩和复测报告；

试验段实施方案和总结报告； 其他工程管理文件； 质保体系文件； 工程质量检验评定资料； 试验、检测报告； 施工原始资料；

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安全管理、廉政建设、环境保护文件； 施工原始记录； 专项检测及监控文件； 施工总结。

YB 5 监理文件YB 5·1—1?? 监理管理文件

监理综合性文件，开工令，总监办各职能部门管理文件和通用函件，专项检测试验报告等文件。本项目采用的规程、规范和标准的目录清单。

YB 5·2—1?? 工程质量控制文件

中心试验室试验检测资料和总监办外委的试验检测和专项监测监控文件。 YB 5·3—1?? 计量支付文件

承包人计量支付文件按照合同段以工程顺序编号，土建工程、路面路程、交安工程、机电工程、附属区工程等文件。

YB 5·4—1?? 费用变更文件

工程变更文件由各参见单位按照合同段以工程顺序编号，土建工程、路面路程、交安工程、机电工程、附属区工程等单独组卷，交高监办统一归档。

YB 5·5—1?? 其他资料（监理日志、会议记录、工程照片、音响资料、监理机构、责任制度等）。

YB 6 竣工文件

YB 6·1—1??竣（交）工验收文件

竣工验收鉴定书；交工验收文件；各参建单位总结；厅质监局的工程质量检测意见书；交工验收质量检测报告；交工验收证书；工程缺陷责任期终止证书；交工验收产生的其他文件；对参建单位的初步评价；

YB 6·2—1??单项工程验收文件

机电工程验收文件、房建工程验收文件、环保工程验收文件、绿化工程验收文件、档案验收文件。

YB 6·3—1??决算和审计文件

项目审计文件；工程决算文件；财务决算文件；缺陷责任期文件。 YB 7 科研类文件

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YB 7.1—1?? 科研计划、合同、课题报告、技术鉴定、成果申报、审批及推广应用；

YB 7.2—1?? 新技术应用材料、计划研究报告； YB 7.3—1?? 设计研究、计划文件及其他文件； YB 7.4—1?? 协议、合同委托书。 YB8 涉外文件

YB 8·1—1?? 外监管理类文件及外监月度季度报告（中英文）； YB 8·2—1、外事往来文件（中英文）；

外事往来谈判协议、议定书、谈判记录、谈判过程中外商提交的材料、出国考察及收集来的有关材料等文件。

YB 9 声像电子资料

YB 9—1?? 照片档案及声像资料 YB 10 财务类文件

YB 10.1—1?? 财会管理文件、审计文件 YB 10.2—1?? 财会报表、账本 YB 10.3—1?? 财会评审文件

建设过程中形成的党政工团、精神文明、人事机构等文件不纳入到项目建设档案内容，将其作为文书档案另行整理。

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第六章 施工文件形成过程中需注意的问题

第一条 检测方法填写不实的问题

某些项目不能如实填写检测方法。如中线偏位测量，施工单位用全站仪代替经纬仪检测，但在相关资料栏目中却照抄规范填写“经纬仪”；路基压实度检测方法栏目不填写灌砂、环刀或者核子仪等具体操作方法，而是机械照抄规范中的“密度法”，不能反映真实的检测情况。

第二条 工程行为先天不足带出的资料问题

1、灌砂法测压实度用酒精燃烧代替烘箱测含水量，且分取的土样占粒料总重的比例过低，不符合规范要求，试验结论的可信度也不高，属于不合格资料。用核子仪测压实度前未按规定与灌砂法（沥青面层与芯样压实度对比）进行对比试验，未按规定求出两者之间的相关关系确定修正系数，或虽有修正数据而不予落实。用燃烧炉测沥青混合料油石比前，未按规定与抽提法进行对比试验。钢筋保护层厚度及复合桥面水泥砼铺装层厚度合格率低而编造资料数据。

2、测定路基上路床回弹弯沉的标准车，不重视轮胎充气压力和单轮传压面当量圆直径的测量，相关资料栏目的数据只能编造。

3、三期工程（如交通安全设施、机电土建工程）往往不能严格遵守施工监理程序，相关现场检测资料，砂石、水泥、钢材等原材料试验资料，水泥混凝土抗压强度资料，不能及时和真实的产生。有的项目甚至忽视开工报告，绘不出名符其实的竣工图纸。

4、受条件限制，部分项目的试验检测，承包人委托符合资质要求的单位完成（简称外委试验），如：桥梁工程的预应力钢绞线、锚具组件、伸缩缝装置、外掺剂、橡胶支座等试验检测；路面工程的沥青、面层石料的试验检测；沥青混合料车辙、冻融劈裂等试验检测；交通安全设施的标线涂料、标志牌、隔离栅、护栏钢材等试验检测；排水设施的PVC管试验检测；机电类土建工程硅芯管、玻璃钢电缆管箱、镀锌分歧钢管试验检测等。

外委试验资料容易出现的主要问题是：施工单位没有送检（或频率不足）、或未将外委试验报告妥善保管而丢失。

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5、部分承包人对原材料、商品购件的出厂资料审查不严，不是缺合法的产品证明，就是缺有效力的质量检测资料，这样的出厂资料不具说服力，不具备归档价值。

6、应定期检验标定的与“量”有关的仪器、设备（如预应力张拉中的千斤顶和油压表、试验室的压力设备等），不能按要求标定，既影响了测试结论的可靠性，又缺少相关标定资料组卷归档。

7、若监管力度稍不到位，各类原材料（主要是矿料、水泥、钢材和沥青）、水泥混凝土试件（水泥砂浆试件）和沥青混合料的试验频率往往达不到规定要求，某些质量指标（如基层混合料的塑性指数、钢筋的冷弯）甚至不做试验。各类试验路段（路基、路面基层和面层）产生的相关参数与正式施工的数据脱节，形成两张皮，经不起分析，经不住追溯，容易忽视相应的调整说明文件材料。

8、有些工程变更附件容易忽视一一对应的、能体现规范运作的支撑资料；忽视变更前后的图纸应同时参与组卷的重要性；有些工程竣工数量（实际结算数量）与竣工图相关数据和几何尺寸不相符合，与工程量结算清单不一致；预制梁板编号因安装就位被打乱，势必影响今后相关资料的查阅。

第三条 工程缺陷资料

施工过程中，工程缺陷将从外观目测、现场检测、室内试验发现，这些缺陷经处理整改后，有些工作人员不重视保存相关过程的质量保证资料（含处理整改后达到设计要求的认可证明文件以及整改过程的声像资料），对工程项目而言失去了有保存考查价值的追溯资料。

第四条 容易忽视的原始资料问题

1、记录施工过程的文件材料主要是各类专用表格，这些表格组成的案卷每页资料都具有相对的独立性。资料形成过程中，承包人部分工作人员不重视每页资料必须满足内容真实、填写规范、项目完整、计算（用词）准确的基本要求，由此产生的资料问题往往在整理组卷时才被发现。

2、各类工艺试验（含路基、路面试验路段）、标准试验（含混合料配合比、各种标准击实试验）报告容易漏掉监理的审批意见。

3、防护、排水、砌筑工程中容易漏掉经监理认可的开窗检查资料。

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4、沥青面层施工中，不重视三个打印（沥青混合料拌合楼自动打印记录每盘拌合结果、马歇尔试验及燃烧炉测油石比自动打印每次实验结果）重要资料的收集入卷。

5、桥梁支座垫石与橡胶支座底面、梁板与橡胶支座顶面密贴情况和四氟板滑动支座与梁板整体受力情况的检查资料容易被忽视。

6、梁板湿接缝（含封端）凿毛和钢筋检查资料；桥面泄水管安装效果资料；梁板安装中有关部位缝隙尺寸检查资料；钢筋砼工程中的预埋件位置；各部位钢筋焊接所用焊条规格型号等资料容易被忽视。

7、试验资料存在数据修约不规范、试验结论不准确、不具体、针对性不强的问题。

8、开工报告中的施工工艺、质量保证措施、环境保护措施、安全管理措施存在照抄其他工地的相关内容，未结合本项目工程实际予以取舍和完善的通病。施工组织设计中的相关参数与试验段数据不一致、与项目业主的规定不一致也是容易出现的错误。

9、缺少填写工程表格之前的原始记录或者原始记录被丢失。

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第七章 竣工图表组卷要点

第一条 竣工图表编制内容 1、竣工图总说明书 2、路线平、纵面竣工图 3、路基、路面竣工图 4、桥梁、涵洞竣工图 5、隧道工程竣工图 6、路线交叉工程竣工图 7、交通安全工程竣工图 8、机电土建工程竣工图 9、环保工程竣工图 10、机电工程竣工图 11、房建工程竣工图

第二条 竣工图表编制要求及方法 1、一般要求

1）竣工图按工程类别组卷，竣工图编号同施工设计图。

2）所有竣工图上的桩号均为连续桩号，凡有断链的合同段均要换成连续桩号。 3）施工工艺图应按招标文件的要求绘制 4）竣工图的绘制

竣工图的总体布局应与设计图相吻合，但竣工图的绘制内容应能准确反映全部施工实际造型与特征，不得引用通用图，以提高竣工图的适用性。竣工图由高监办逐页加盖竣工图印章；竣工图应重视线条文字的清晰和卷面整洁；竣工图中的工程竣工数量必须与工程结算数量一致。竣工图中的数字标注、文字说明必须是肯定用语，如设计地基承载力不小于350kpa，在竣工图中应该是实际测量的地基承载力510kpa；设计图的沉降缝设置间距4-6m，在竣工图中应该是肯定的5m或者6m。在竣工图中应逐页说明属于变更的部位，并注明相关的变更文号。

5）施工单位应将竣工图按规定装订成册（用A3纸绘制，不必折叠）。

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6）组成案卷的竣工图必须按顺序编写卷内文件页码。 2、竣工图绘制标准

1）竣工图中计量单位一律用英文符号，注释文中计量单位一律用中文。 2）竣工图字体用FSDBF、FSOB，英文宽高比为1，中文宽高比为0.7。 3）竣工图中局部图和表格的标题文字采用5毫米字高，表格内文字采用4毫米字高，表格中数字采用3毫米字高。

4）竣工图中尺寸标注采用3毫米字高。

5）图注、备注文字采用4毫米字高，数字采用3毫米字高，页数号和图号采用4.5毫米字高。

6）图框中签署字高规定：单位名为6毫米字高，工程名称和图名单行时采用6毫米字高，双行时采用5毫米字高。

7）图中断面编号采用1、2、3……阿拉伯数字或A、B、C……英文大写字母，字高5毫米。

8）Ⅰ级钢筋符号用φ，Ⅱ级钢筋符号用 φ，混凝土标号符号用C表示（如C30）。

9）各种线形的宽度规定：图框内边线：0.6毫米实线；图框签署格线：0.35毫米实线；构造物轮廓线：0.35毫米实线；钢筋图轮廓线：0.2毫米实线；钢束轮廓线:0.2毫米实线；钢筋图钢筋线：0.35毫米实线；钢束图钢束线：0.35毫米实线；图中各部分标题下划线：上线0.6毫米实线、下线0.2毫米实线；尺寸线：0.2毫米实线；文字线：实线0.2毫米，虚线0.2毫米；点划线：0.2毫米；阴影线：0.2毫米实线。

10）其余参照《道路工程制图标准》GB50162-92 3、竣工图总说明书不可缺少的内容

工程项目简要概述，竣工图绘制情况和方法说明，图例一览表，新旧桩号对照表，总里程及断链桩号一览表，平面、高程控制点一览表，桥涵工程一览表，交桩记录、控制点复测资料。

4、竣工图封面、竣工图框

竣工图封面、竣工图框格式见“附件：竣工文件、案卷目录、竣工图封面”及“附

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件：竣工图框及有关要求”中规定的格式。

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