海棠湾餐饮有限公司编码规则及文件管理制度 (2)

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山西晋中海棠湾餐饮集团有限公司

制度文件

编号：HTW/XZ-005-0608E2

编码规则及文件管理制度

1 目的

为有效管理和利用公司所拥有的资源，便于公司的标准化管理，为使海棠湾酒店文件管理规范化、科学化，特制订本规则。 2 编码对象和职责

2.1 公司的所有文件； 2.2 公司行为和事件；

2.3 编码的确定及后续编码的增加由董事会秘书确定。 3 编码字段的分配

编码均以HTW打头，代表海棠湾大酒店（HTW）。 HTW01—— 部门字段，用以定义公司的部门。

HTW02—— 文件编码字段，用以定义公司的各类文件。 HTW03—— 合同、协议编码字段。 HTW04—— 投资项目编码字段。 HTW05—— 未定义、备用。 HTW06—— 合同、协议字段。 4 公司的部门代码及简称

4.1 部门及岗位编码规则：

部门代码：HTW01 XX；岗位代码：HTW01 XX XXX。 4.2 部门代码：HTW01 XX

HTW01 01 —— 股东会

HTW01 02 —— 董事会/董事长 HTW01 03 —— 监事 HTW01 04 —— 总经理 HTW01 05 —— 财务部

HTW01 06 —— 董事会秘书处

HTW01 07 —— 管理公司/管理团队

HTW01 10 —— 投资项目 从10开始依次编写

5 文件的编码方法

5.1 支持性文件

5.1.1 支持性文件包括公司的各类管理制度。其编号为： HTW02 SP XX XXX XX

文件附件序号（两位数）

文件序号（三位数） 要素序号（两位数）

文件类别（支持性文件） 公司文件字段

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5.1.2 要素序号：

要素序号根据所涉及的管理要素确定，用文件归口管理部门代号表示。 5.2 记录文件

5.2.1 记录文件编号为： HTW02 SP XX XXX XX

记录文件序号（两位数）

文件序号（三位数） 要素序号（两位数）

文件类别（支持性文件） 公司文件字段

5.2.2 要素序号：

要素序号根据所涉及的管理要素确定，用文件归口管理部门代号表示。 5.3 行政公文 5.3.1 通用格式 XX发 （XXXX） XXX

顺序号（001-999）

年份（用阿拉伯数字表示） 下发部门

5.3.2 派遣文书 XX派（XXXX） XX

顺序号（01-99）

年份（用阿拉伯数字表示） 下发部门

5.3.3 公函

海棠湾 XXX

顺序号（001-999）

年份（用阿拉伯数字表示）

5.3.4 决议

海棠湾 XXX

顺序号（001-999）

年份（用阿拉伯数字表示）

5.4 合同、协议编码规则：

HTW03 XX（部门代码）+XXXXXX（年月日）+XX（序号） 5.5 投资项目编码规则

HTW04 XXXX XXX （项代码+年份+项目序号） 6 文件的管理

6.1文件的产权

公司文件是公司的财产，如何人员都不得把公司的文件传给不参与公司管理或者和公司业务没有关系的人员。

6.2文件的授权使用

公司文件一律采取统一管理、统一发放、授权使用的原则。

6.3文件的密级

6.3.1 公司的文件根据保密级别分为3级。

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普通文件：没有保密级别，由使用人归档；

一级保密级别：不得对外发放，内部限制传阅，由公司授权有关部门保管归档；

二级保密级别：不得对外发放，不得内部传阅，总经理授权使用，总经理授权有关人员保管；

6.3.2 公司员工必须严格遵守保密规定，严格遵守文件保密制度。 6.3.3 公司文件必须注明保密级别。

6.3.4 任何财务资料及涉及公司商业秘密的文件一律作为一级保密级别文件处理。

6.4文件的格式

6.4.1 公司所有文件必须使用固定的文本。公司已经定义文件模板的，必须使用模板。

6.4.2 公司文件必须显示有文件类型、文件名称、编号、版本号、生效日期、密级、编制人、审核人、批准人等。

6.4.3 文件的字体一律使用黑体字，正文使用5号字体，标题用小4号字体；序号用阿拉伯数字，二级以上子序号的间隔符使用英文句号；段落行距设为单倍行距；文件名称、标题或关键主题词可加粗。

6.4.4 文件格式的变更或增加必须由变更申请人书面申请，公司确认后由董事会秘书负责变更。

6.5文件档案的管理

6.5.1 董事会秘书按照文件的级别规定保存管理所涉及的文件，是文件档案收集、归档、借阅、还档的第一责任人。

6.5.1立卷

（1）总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（2）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

（3）归档编号：

年份 序号 文档编号

归档部门代码

文档类别（用汉语拼音表示）

（4）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

（5）上年度形成的文件材料，要求在下年度2月份以前整理完毕。 7 附则

7.1 电子格式的文件统一存放威望实业公司的服务器上，按照指定的位置保存，并由威望实业公司信息化管理员负责备份，备份资料将由文档室负责保管和跟踪及归档。公司信息化管理员负责电子文件的安全性和可靠性。

7.2文件存档时文件夹必须存放在相应的目录。 7.3本制度由董事会秘书处负责解释的修订。

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